Что такое план проекта
— официальный документ, который определяет объём работ, цели, сроки, ресурсы и ключевые мероприятия, нужные для завершения проекта. План гарантирует, что все понимают направление проекта, приоритеты и свою роль в его успешном завершении
Это второй из пяти этапов жизненного цикла проекта, описанных в руководстве PMBOK® от PMI. Если на этапе инициации формируют общее видение с учётом ожиданий и потребностей стейкхолдеров, то планирование помогает превратить это видение в понятный план действий. Здесь прописывают ключевые задачи, сроки и шаги, необходимые для успешной реализации проекта.
☝️ Не стоит относиться к плану как к документу, который можно сделать и забыть. Он должен быть живым и регулярно обновляемым. Как часто бывает, этап планирования заканчивается только тогда, когда заканчивается сам проект
Для чего нужен
✏️ Без плана нет ориентира. А без ориентира творится бардак и принимаются неправильные решения — всё это может привести к провалу проекта
Предотвратить расширение масштабов. В 39% проектов случается расширение объёма работ — команда выполняет больше, чем было запланировано изначально. Этого можно избежать, учитывая непредвиденные задержки или новые вводные
Соблюдать сроки. Гибкие методологии могут не зависеть от дедлайнов, а вот стейкхолдеры — не могут. Чтобы завоевать их расположение и доверие, проекты нужно сдавать в срок. Но иметь одну финальную дату недостаточно. Важно постоянно убеждаться, что прогресс идёт как надо на каждом этапе
Снизить риски. Нельзя предусмотреть всё, но можно держать риски под контролем. Скажем, план покажет, не тратятся ли слишком быстро бюджетные часы. Если тратятся, можно поднять вопрос про объём работ или финансирование
Объединить и сфокусировать команду. План выстраивает людей вокруг единого видения проекта. Есть видение — значит, более понятны приоритеты, согласованы ожидания и каждый понимает, что делать, чтобы достичь цели проекта
Сохранить прибыль. Без чёткого плана проект чаще сталкивается с незапланированными затратами и потерей времени — а всё это напрямую влияет на прибыльность
Ещё больше интересных статей по теме:
Что включает в себя план проекта
План проекта задаёт структуру и логику работы над задачами. Ниже перечислим основные элементы, без которых сложно как-либо проектом управлять. Но имей в виду, что каждый проект уникален и не всем потребуется всё из нашего списка ниже. Или, наоборот, потребуется больше.
Цели и объём работ. Чёткое определение ожидаемых результатов и целей проекта, а также его границ: что входит в проект, а что НЕ входит
График проекта. Расписание ключевых этапов, контрольных точек и сроков завершения. Для наглядного графика часто используют диаграмму Ганта, которая помогает отслеживать прогресс
Структура разбивки работ (WBS). Описание того, как крупные задачи проекта разбиваются на более мелкие и управляемые части
Задачи и мероприятия. Подробный перечень всех задач и действий, необходимых для достижения целей проекта, с указанием их последовательности и взаимозависимостей
Ресурсы. Что пригодится, чтобы реализовать проект: команда, инструменты, финансирование
Роли и обязанности. Чёткое распределение ответственности — кто и за какие задачи или направления отвечает
План управления рисками. Перечень потенциальных угроз, которые могут повлиять на успешность проекта, а также меры, чтобы предотвратить риски или снизить последствия
Бюджет проекта. Оценка основных затрат и план распределения финансовых ресурсов на протяжении всего проекта
План коммуникаций. Описывается, как будет происходить обмен информацией между членами проектной команды и заинтересованными сторонами, включая то, что будет сообщаться, когда, как и кому
Готовые шаблоны
Мы подготовили два варианта шаблонов: в WEEEK и Google Документах. Чтобы использовать наш, надо кое-что сделать ⬇️
Зарегистрируйся в WEEEK, если тебя там ещё нет. Открой сервис «База знаний». На боковой панели найди «Шаблоны»
В открывшемся окне выбери «Шаблоны рабочего пространства». Далее нажми
на Получить шаблон
Чтобы его получить, нужно вставить ключ: MzU4fDBPRFlWREJoVU9MQ3c5aDNMU1NISWZMTkJQVzRiTU1MT1pZT3dTS290VkNpUENhdzNMaEVKb2NlZkcya2RaSHJpNHNMUXA2YU16dHB1VnRKclAzaE9QYmxBcUVPa3JJbVNzZEhSckYzSnVYQVNTTlZuNWhFaFZRV2dVSVFpZ2NF
После этого нажми Добавить. Перед тобой откроется окно с шаблоном. Выбери Использовать.
После этого шаблон появится в твоих документах в Базе знаний. В боковом меню ты найдёшь название файла. Теперь его можно менять и заполнять, как захочется
А шаблон в Google Документах забирай здесь.
Как составить план проекта
Создавая план, стоит закладывать немного больше времени, чем ты планируешь изначально. В процессе могут возникнуть препятствия или неожиданные события,
и чтобы не паниковать, зарезервируй ещё несколько дней. К тому же это даст время на более продуманное планирование. Все мы знаем поговорку «семь раз отмерь — один раз отрежь».
Шаг 1. Определить цель
Важнейший шаг в планировании — понять, зачем проект нужен и какую ценность он принесёт. Для этого задайся вопросами:
- Зачем нужен проект?
- В чём его польза?
- Как проект согласуется с целями компании?
- В чём новизна?
Если честно и полно ответить, можно прийти к выводу, что проект запускать не стоит, — и это нормально.
✍️ Формулируя цель, убедись, что она соответствует критериям SMART:
S — Specific (конкретная). Цель должна быть ясно сформулирована и не должна допускать двусмысленности. Если понятно, что именно нужно сделать и зачем, — мы справились с задачей
M — Measurable (измеримая). У цели есть показатели, по которым можно определить, достигнута она или нет (цифры, проценты, сроки, объёмы)
A — Assignable / Achievable (достижимая). Должно быть понятно, кто отвечает за достижение цели и реально ли её выполнить с учётом имеющихся ресурсов
R — Realistic (реалистичная). Цель выполнима в рамках текущих условий, бюджета, команды и ограничений
T — Time-bound (ограниченная по времени). У цели есть конкретные сроки или дедлайн
Шаг 2. Описать всех стейкхолдеров
В число заинтересованных сторон надо включить:
- членов проектной команды
- спонсоров проекта
- другие лица, которые прямо или косвенно вовлечены в проект
Вообще, стейкхолдеров определяют на этапе инициации проекта. При планировании надо описать их профиль, ожидания, требования и уровень вовлечённости — чтобы на протяжении всего проекта учитывать их интересы
и удовлетворять потребности.
Шаг 3. Понять объём проекта
Это определяет масштаб и то, что включено, а что НЕ включено в проект. Также здесь надо разработать структуру декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure).
Эта схема позволяет разбить проект на небольшие части. Ход работ выстраивается иерархически — от общей цели проекта до задач и подзадач. Планировать и следить за прогрессом становится легче.
Собрать WBS можно в формате иерархической таблицы, ментальной карты или на диаграмме Ганта.
Шаг 4. Определить команду, роли и ресурсы
На этой стадии планирования необходимо чётко определить, кто нужен для успешного достижения целей проекта.
Как правило это:
- Проджект-менеджер или владелец проекта, который спланирует проект и ресурсы, распределит задачи и будет следить за сроками их выполнения
- Владелец продукта или заказчик проекта, который решит, какими будут цели и результат проекта
- Стейкхолдеры, которые повлияют на результат проекта и работу команды
- Бизнес-аналитик, который на основе данных о проекте определит, как он будет развиваться с учётом ключевых целей
- Члены команды, которые возьмутся за выполнение задач
Структурировать их отношения в работе помогут матрицы RACI и DACI. Это две таблицы, где расписано, кто и за что отвечает в проекте.
RACI определяет зоны ответственности в задачах, а DACI — ответственность за принятие решений. Их строят и согласовывают на старте проекта.
Матрицы помогают закрепить за каждым игроком команды его роль и зону ответственности, а ещё быстрее решать споры.
🔥 Готовые шаблоны для составления матриц RACI и DACI
💡 Чтобы визуализировать управление ресурсами, подойдут диаграмма Ганта или таймлайн. В документе можно перечислить этапы и задачи проекта, обозначить исполнителей и сроки работы
Шаг 5. Создать календарный график проекта
Нужно собрать на диаграмме Ганта верхнеуровневый план проекта — он будет включать в себя все задачи, промежуточные этапы и дедлайны. В таком документе можно декомпозировать большие задачи, назначать исполнителей, отмечать вехи и многое другое.
💡 Календарных графиков проекта составляют два: для внутреннего и внешнего использования. С первым будет сверяться команда, а со вторым — внешние заинтересованные стороны, например, заказчики или стейкхолдеры
📎 Как создать календарный график проекта
Приоритизируй важные этапы и подзадачи в графике проекта. Срочные будут подсвечиваться красным, несрочные — зелёным, а замороженные — голубым.
Шаг 6. Определить бюджет
Когда мы установили масштаб проекта, ресурсы и создали предполагаемый график работ, станет проще оценить его стоимость. Кстати, чем дольше проект, тем менее предсказуемы будущие затраты (спасибо инфляции и колебаниям цен на рабочую силу).
Шаг 7. Оценить риски
В план проекта важно включить потенциальные риски. Это повысит качество результата, минимизирует непредвиденные ситуации и упростит внесение изменений.
Как правило, за это отвечает проджект-менеджер, а помочь в оценке рисков могут стейкхолдеры и заказчик.
По PMBOK управление рисками можно разделить на пять шагов:
- Идентификация рисков. Команда собирается на мозговой штурм, чтобы собрать информацию о всевозможных рисках. Учитывается прошлый опыт, кейсы коллег по рынку, SWOT- и PEST-анализ. Далее всё это нужно занести в реестр рисков — список или таблицу
- Анализ рисков. Он может быть количественным, когда измеряется вероятность риска в цифрах, — или качественным, когда для оценки привлекают экспертов
- Планирование реакции на риски. Это поможет определить подходы и планирование мер. Нужно опираться на три стратегии: перенос, согласие и смягчение
- Мониторинг рисков. Важно контролировать риски параллельно с основной работой над проектом
- Общение и отчётность. Для минимизирования возможных проблем, важно поддерживать коммуникацию в команде, обмениваясь фидбеком и идеями по их решению
❗️Описывай риски так, чтобы смысл был понятен всей команде, и задай измеримые критерии успеха. В этом помогут алгоритмы и правила — лучше держать их под рукой, чтобы в случае проблемы решать её оперативно
Шаг 8. Выстроить правила коммуникации
Перед началом работы определяем формат, частоту и каналы общения сотрудников.
О чём стоит позаботиться при составлении плана проекта:
- Планирование. На старте проекта проджект-менеджер предлагает план коммуникаций и согласует его с командой. Например, общаемся только в корпоративном чате с 10 до 19, в личные мессенджеры не пишем
- Ведение коммуникаций, или сам процесс взаимодействия. Команда обменивается статусами и отчётностью, документирует решения и передаёт заинтересованным лицам. Желательно отправлять информацию о ходе проекта в заранее установленное время
- Принятие мер с учётом фидбека. Например, если кто-то из команды выпадает из диалога в нужный момент и подводит остальных. Комментарии лучше всего оставлять по конкретным задачам
❗️Обговори с командой, почему важно следовать плану коммуникаций. Сотрудники будут в курсе происходящего на проекте — это поможет придерживаться общей цели, вовремя выполнять задачи и сохранять вовлечённость
Проведи установочную встречу — не лишним будет письменно оповестить команду и стейкхолдеров о старте проекта. В командном чате или в письме расскажи, почему компания решила взяться за проект, какую пользу он принесёт компании, дай ссылку на дорожную карту и план проекта.
Шаг 9. Определить процесс управления изменениями
В проектах изменения неизбежны — здесь надо уметь ими управлять. Процесс должен описывать, как подают, оценивают, утверждают или отклоняют запросы на изменения. Также стоит указать, кто принимает решения об изменениях и как они могут повлиять на объём проекта, сроки, бюджет и ресурсы.
Шаг 10. Контролировать
Когда задачи получены и сроки оговорены, менеджеру проекта надо выстроить систему отслеживания прогресса. Тут поможет таск-менеджер и другие фичи для управления проектами.
Задача проджекта — отслеживать общие дедлайны и промежуточные результаты, а не мониторить каждую задачу.
На Канбан-доске WEEEK есть статусы задач в колонках — можно начинать рабочий день с проверки, соблюдаются ли этапы и дедлайны. В этом помогут фильтры по Просроченным задачам или Непросроченным задачам проекта.
Ещё один способ эффективного мониторинга — уведомления о перемещениях задач из одной колонки в другую.
Для этого нужно настроить автоматизацию действий в колонках, чтобы приходило пуш-уведомление об изменении статуса задачи.
В WEEEK проджект-менеджер может контролировать ход работы через статус Подписчика задачи и настроить уведомления на события — смена статуса или исполнителя, новый комментарий. Тогда проджект получит уведомления об изменениях в задаче, не будучи исполнителем.
Дополнительно понимать, что происходит с проектом, помогут отчёты по статусам. Там отражают промежуточные результаты, проблемы и риски. Отчёты помогают оценивать прогресс и вовремя отлавливать проблемы.
Отчёты бывают ежедневными, еженедельными, ежемесячными и ежеквартальными. Частоту обмена статусами нужно обговорить с проджектом.
📎 Полный гайд по отчётам по статусам здесь
Шаг 11. Завершить план и запустить проект
Ура, мы на финише!
Редкий проект проходит гладко и без погрешностей. Советуем провести ретроспективу по итогам проекта, чтобы подсветить успехи и обсудить неудачи. Это похоже на работу над ошибками — она поможет качественнее планировать и реализовывать будущие проекты.
Ещё одна важная часть — постпроектные активности (или постпроектный мониторинг). Это нужно, чтобы контролировать, как приживается готовый продукт и насколько он соответствует потребностям аудитории. Как правило, за это отвечает отдельный менеджер, который ведёт подробный отчёт по постпроектному мониторингу.
Пример плана проекта
Теперь, чтобы переварить всё, о чём написали выше, надо посмотреть на пример. Представим, что компания «Рогалик» хочет создать корпоративный портал.
1. Цели и объём работ
Цель проекта — создать единый корпоративный портал для сотрудников компании, объединяющий новости, внутренние документы, инструменты для совместной работы и обучение. Повысить эффективность коммуникаций и доступность информации
2. График проекта (ключевые этапы)
| Этап | Сроки | Контрольная точка |
|---|---|---|
| Анализ требований | 1–2 недели | Согласование ТЗ |
| Дизайн и архитектура портала | 2 недели | Утверждение макетов и структуры |
| Разработка | 4 недели | Первое тестирование функционала |
| Интеграция с системами | 2 недели | Проверка интеграций |
| Тестирование и исправления | 2 недели | Одобрение QA |
| Обучение сотрудников | 1 неделя | Проведение обучающих сессий |
| Запуск портала | 1 день | Портал работает в боевом режиме |
3. Структура разбивки работ (WBS)
-
1.
Анализ и планирование
1.1. Сбор требований
1.2. Определение функционала -
2.
Дизайн и прототипирование
2.1. Разработка макетов страниц
2.2. Утверждение дизайна -
3.
Разработка портала
3.1. Frontend
3.2. Backend
3.3. Интеграция с корпоративными системами -
4.
Тестирование
4.1. Функциональное
4.2. Интеграционное -
5.
Обучение и внедрение
5.1. Подготовка инструкций
5.2. Проведение обучающих сессий - 6. Запуск и поддержка
4. Задачи и мероприятия
- Провести интервью с сотрудниками и собрать требования
- Создать прототип портала
- Разработать дизайн интерфейса
- Настроить серверную часть и базы данных
- Реализовать функционал портала
- Провести тестирование всех модулей
- Организовать обучение пользователей
- Подготовить руководство пользователя
- Запустить портал и собрать обратную связь
5. Ресурсы
| Что | Кто |
|---|---|
| Команда | Менеджер проекта, аналитик, дизайнер, frontend- и backend-разработчики, тестировщик, специалист по интеграции, тренер по обучению |
| Материалы и инструменты | Сервер, лицензии на ПО, инструменты для управления проектом (WEEEK, Confluence) |
| Финансы | Разработка, лицензии, обучение, тестирование |
6. Роли и обязанности
| Роль | Ответственность |
|---|---|
| Менеджер проекта | Контроль сроков, бюджета, координация команды |
| Бизнес-аналитик | Сбор требований, подготовка ТЗ |
| Дизайнер | Создание макетов и прототипов |
| Разработчики | Реализация портала (frontend/backend) |
| Тестировщик | Тестирование функционала |
| Специалистпо интеграции | Подключение к корпоративным системам |
| Тренер | Обучение сотрудников |
7. План управления рисками
| Риск | Вероятность | Последствия | Меры |
|---|---|---|---|
| Срыв сроков разработки | Средняя | Отсрочка запуска | Буфер времени, регулярные контрольные встречи |
| Ошибки интеграции | Средняя | Некорректная работа портала | Раннее тестирование интеграций |
| Недостаток вовлечённости сотрудников | Низкая | Низкое использование портала | Провести обучающие сессии и мотивацию |
| Превышение бюджета | Низкая | Дополнительные расходы | Контроль затрат, приоритизация функционала |
8. Бюджет проекта
| Область | Сумма |
|---|---|
| Разработка | 500 000 ₽ |
| Дизайн | 100 000 ₽ |
| Лицензии и ПО | 50 000 ₽ |
| Тестирование | 50 000 ₽ |
| Обучение сотрудников | 30 000 ₽ |
| Итого | 730 000 ₽ |
9. План коммуникаций
Еженедельные совещания команды проекта
Отчёт руководству: раз в две недели — текущий прогресс, проблемы, решения
Обратная связь от сотрудников: через опросы и пилотное тестирование портала
Документация проекта: в Базе знаний WEEEK, доступна всем членам команды
Какие мысли унести с собой
🔸 Планирование помогает заранее подготовиться к возможным трудностям и даёт проектной команде больше гибкости, устойчивости и уверенности при принятии решений на всех этапах реализации проекта
🔸 Хороший план содержит все цели, задачи, результаты и сроки их выполнения. Он должен быть понятно структурирован, показан всей команде и регулярно обновляться
🔸 Стоит определить, какие работы входят в проект, а какие — нет. Разбей проект
на конкретные задачи с понятными сроками и ответственными, чтобы избежать недопонимания и «расползания» объёма
🔸 Составляй реалистичный график с ключевыми этапами и контрольными точками. Не забудь заложить резерв времени на возможные задержки и непредвиденные обстоятельства
Подписаться 
