Если ты уже пользователь WEEEK и только собираешься организовывать рабочее пространство, но не знаешь, как всё обустроить, воспользуйся готовыми шаблонами проектов. У нас их больше десятка — про все сейчас расскажем и покажем.
👆 Речь идёт о шаблонах рабочего пространства в планировщике или системе для управления проектами. И поговорим мы о преимуществах шаблонов не только в нашем сервисе, но в любых цифровых помощниках. А покажем шаблоны на примере WEEEK.
Что такое шаблон проекта
Шаблон проекта — готовое решение для организации рабочего пространства. В нём настроены базовые процессы. Шаблон помогает преодолеть кризис белого листа и сделать первые шаги в организации таск-менеджера.
В наших шаблонах ты найдёшь готовые элементы: колонки с названиями, примеры задач, демонстрацию фич, которые могут пригодиться в работе.
Зачем нужны шаблоны проектов
- Преодолеть кризис белого листа — когда вообще не понимаешь, с чего начать. Шаблон даёт понимание, как организовать работу в самом начале и куда двинуться дальше.
- Познакомиться с сервисом. Не все функции и возможности очевидны новенькому в таск-менеджере. А шаблоны могут подсветить неочевидные фичи и показать, как их использовать.
- Получить схему ключевых элементов плана проекта. В хорошем плане (и шаблоне) как правило заложены ожидаемые результаты, объём проекта, хронология, график работы, вехи и ключевые этапы, исполнители. Эти штуки чаще всего отражены на шаблонах.
- Масштабировать решение. К примеру, тебе нужно настроить рабочее пространство с несколькими одинаковыми проектами внутри одного портфеля. Идеальное решение — сделать собственный шаблон и дублировать его из раза в раз.
- Поделиться решением с коллегами и другими пользователями. Если ты придумаешь, как классно решить какую-то задачу или проблему с помощью шаблона рабочего пространства или проекта, то почему бы не создать собственный шаблон и распространить его?
Шаблон проекта снижает порог входа и в сервис, и в бизнес-процессы. Не знаешь, как построить дорожную карту, как разместить колонки на Канбан-доске, как выглядит организация работа по Scrum — открывай шаблон и подсматривай за готовыми решениями.
Преимущества использования шаблонов
Из ответа на вопрос «Зачем мне шаблон?» вытекают преимущества использования — или хотя бы пробы — шаблонов.
- Экономия времени. Ты берёшь готовое решение и обтачиваешь его под себя. И не тратишь время на поиск решений по построению бизнес-процессов в цифровых программах.
- Использование лучших практик на рынке. Продакты и проджекты составляют шаблоны на базе успешных решений в построении бизнес-процессов или реальных кейсах юзеров. Так что использовать шаблон — win-решение.
- Стандартизация процессов. В конце концов, зачем изобретать велосипед. Применять общепринятые решения — это выигрышная тактика. И команда, которая уже наверняка знакома с каким-то практиками, быстрее погрузится в процесс, и у тебя на пути будет меньше ошибок.
- Помогает посмотреть по сторонам. Если долго работать по конкретной методологии или с одним видом проекта, глаз замылится, а ты будешь упускать остроумные решения по оптимизации. Полезно пооткрывать шаблоны и посмотреть, как там и что устроено у других. Вдруг осенит, и ты придумаешь новое оптимальное решение для организации своей работы.
Виды шаблонов в управлении проектами
Шаблоны различаются по видам, назначению, масштабам, методологиям управления. Исходя из этого, мы выделим следующие виды шаблонов проектов:
- Для стратегического управления. То есть планирования проектов, управления масштабными процессами. Это шаблоны дорожной карты, планы проектов на диаграмме Ганта.
- Для конкретных решений, отделов и процессов. Такие шаблоны помогут настроить процессы в разработке, маркетинге, HR, организации удалённой команды и так далее. Сюда же можно отнести шаблоны отчётов или настройки аналитики.
- Для реализации методологий. Те шаблоны, что построены по методологиям управления, — как готовая доска бэклога по Scrum.
- Шаблон целого проекта или отдельной задачи. Шаблон может покрывать целый проект или процесс (дорожная карта, разработка, email-маркетинг) или быть отдельной задачей. Во втором случае это будет шаблон карточки задачи, которую надо использовать и наполнять по стандарту.
Как выбрать подходящий шаблон
Скорее всего, ты примерно понимаешь свой запрос — нужен тебе шаблон конкретного проекта, или пример применения методологии, или решение для отдельного процесса.
Вот, на что стоит обратить внимание:
- Специализация шаблона проекта. К какому направлению работы он относится: например, для разработки, маркетинга, составления дорожной карты. Такие шаблоны помогают построить конкретный проект и получить готовое решение.
- Вид шаблона. Что он из себя представляет — календарный план проекта, Канбан-доску, диаграмму Ганта. На это следует обратить внимание, если вы с командой уже привыкли к какому-то инструменту.
- Применение методологии управления. Предлагает ли он готовое решение для проекта по конкретной методологии, вроде Scrum, Kanban и другим. Такие шаблоны очевидно пригодятся для поиска готового решения по методикам управления.
- Детализация шаблона. Есть ли там готовые примеры задач, применения тегов, использование продвинутых фич. Такие шаблоны лучше всего помогают познакомиться с функциями сервиса, но могут и мешать лишними элементами.
- Настраиваемость шаблона. Тут надо полагаться не только на сам шаблон, но и на своё понимание процессов, навыки проектного управления. Иными словами, постарайся оценить, насколько готовый шаблон тебе понятен и поддаётся изменениям.
☝️ Рекомендуем протестировать разные шаблоны из разных сервисов — даже те, что напрямую не нужны прямо сейчас под конкретный запрос. Возможно, тебе попадётся неожиданное решение текущей задачи или ты увидишь нынешние проекты под другим углом. Или почерпнёшь для себя что-то новое из других методик управления.
5 простых, понятных и удобных шаблонов в WEEEK
В WEEEK есть несколько десятков шаблонов. Они бесплатны и доступны на всех тарифах. Найти их можешь в левом нижнем углу навигационной панели. Также ты можешь создавать собственные шаблоны рабочего пространства, делиться ими с коллегами и другими пользователями. Старые можно архивировать внутри своего рабочего пространства.
Давай посмотрим, какие крутые шаблоны есть в WEEEK.
Простой шаблон проекта для дорожной карты
В WEEEK есть шаблон дорожной карты на Канбан-досках. Колонки в нём разделены и озаглавлены по названиям кварталам — Q1, Q2, Q3, Q4.
В колонках можно фиксировать крупные этапы проекта и большие задачи. Затем их можно декомпилировать на более мелкие задачи. Они работают как отдельные сущности — можно перекидывать подзадачи на другие доски, назначать им даты и исполнителей.
Пример применения этого шаблона мы описали в гайде по организации бэклога по методам Scrum и Канбан. Этот гайд ищи здесь.
Шаблон проекта по email-маркетингу
В WEEEK есть шаблон для организации процесса подготовки маркетинговой рассылки — также на Канбан-досках.
Колонки в нём разделены на процессы — от идеи рассылки и плана на месяц до проверки и отправки. Внутри ты также найдёшь примеры задач с готовыми статусами приоритетов от сервиса WEEEK.
Шаблон проекта для контент-маркетинга
Также на Канбан-досках можно организовать процессы контент-маркетинга и управления блогом — у нас в WEEEK есть готовый шаблон и для этого.
Внутри ты найдёшь примеры заполненных карточек задач с советами по подготовке описания задач, декомпозицией на подзадачи и примерами по управлению процессам создания текста.
Этот шаблон сделан по образцу того, как мы в WEEEK организовали производство контента, — подробнее кейс разобрали в этом гайде, а в этом тексте рассказали про контент-план как инструмент для достижения целей.
Шаблон проекта разработки по Scrum
Внутри WEEEK есть шаблон организации рабочего пространства по методу Scrum.
Он сделан на Канбан-доске, а вернее — на двух. Первая доска — под бэклог продукта, вторая — под бэклог спринта. Благодаря шаблону ты увидишь, как разделить планирование создания продукта и организацию отдельного спринта, а также получишь настроенные процессы (по колонкам в досках) и примеры задач, которые могут фигурировать на каждом этапе.
- Подробный гайд по организации бэклога продукта забирай здесь.
- А здесь мы рассказываем про использование продвинутых фич WEEEK — WIP-лимиты и спринт-доски, идеальные решения для управления процессами разработки.
Простой шаблон проекта разработки по Канбан — для начала работы
Наконец, самый простой шаблон для организации работы по Канбан в сфере разработки.
Внутри найдёшь одну доску с семью колонками от бэклога до публикации обновлений. Поможет спланировать простые процессы по разработке для небольшой команды, которая умеет гибко работать и хочет простой инструмент.
Примеры использования шаблонов WEEEK
Делимся с тобой двумя кейсами использования шаблонов рабочего пространства, которые придумали пользователи WEEEK.
- Кейс Кубанского университета. Преподаватель Факультета компьютерных технологий и прикладной математики Кубанского государственного университета Арсений Жук придумал организовать работу со студентами с помощью WEEEK, а именно сдачу лабораторных работ. На кафедре учится 58 студентов — под каждого преподавтаель сделал отдельные проекты с ограниченным доступом. Внутри сделал простую организацию по доскам с тремя колонками — «К работе», «В работе», «Готово». Чтобы не создавать 58 проектов, преподаватель подготовил шаблон проекта и масштабировал его, меняя правила доступов.
Целиком кейс и про его результаты читай тут.
- Кейс Cosmobeauty. Чебоксарская компания по производству косметики Cosmobeauty организовала работу по шаблону задачи для своего дизайн отдела. В компании масштабировали процессы подготовки дизайнерских креативов для товаров благодаря WEEEK и увеличили численность команды. Чтобы каждый раз не заполнять карточку задачи с нуля, они придумали шаблон задачи, в которой есть готовые поля для заполнения: описание товара, артикулы, иллюстрации. Это ускорило работу и минимизировало риск ошибок.
Полный кейс Cosmobeauty компании читай здесь.
Адаптация шаблона под себя
Напоследок расскажем тебе, как адаптировать один из наших шаблонов под себя. Посмотрим на примере шаблона разработки цифрового продукта по Scrum.
Переходи в шаблоны, найди нужный и создай по нему проект. Ты получишь две доски — под бэклог продукта и бэклог спринта.
В доске «Бэклог» посмотри на колонки. Первая колонка «Бэклог» подойдёт под все ключевые функции твоего будущего продукта. Во второй колонке — «Следующий спринт» — можно собирать задачи на ближайший спринт. Последняя колонка — «Текущий спринт». Сюда складывай задачи, которые находятся в работе сейчас.
Из колонки «Текущий спринт» забери задачи на доску «Спринт» — просто перетащи их на вторую доску. Все колонки, доски и отдельные задачи в WEEEK можно перетаскивать. А ещё можно настроить автоматизацию, чтобы задачи перемещались на другую доску сразу, без твоего вмешательства.
Во второй доске эти задачи сразу попадут в первую колонку «Бэклог спринта». Отсюда они начнут своё путешествие по процессам.
Декомпозируй задачи с помощью подзадач и распределяй их между исполнителями. Из подзадач можно делать самостоятельные задачи — для этого перейди в карточку подзадачи и определи ей место в колонке на доске, поставь дату и исполнителя.
🤩 Используй статусы, кастомные поля и теги для детализации задач. К примеру, в колонке «Бэклог» ты можешь приоритизировать задачи с помощью одного из четырёх наших статусов: высокий, средний, низкий, замороженный. В колонке «Тест» часто пригождается тег «Баг не ловится» — если у команды не получается найти проблему, о которой сообщает тестистировщик. Тогда тег поможет приоритизировать задачу. А кастомные поля можно использовать, если текущих статусов и тегов не хватает или вам нужно внедрить собственное решение. Как использовать кастомные поля, писали тут.
Заключение: зачем использовать шаблоны
- Шаблоны — как просьба о помощи у опытного и всеумеющего проджект-менеджера. Помогут найти готовое и рабочее управленческое решение в организации таск-менеджера под конкретные проект и команду.
- Виды шаблонов подогнаны под конкретный проект, процесс, проблему или методологию. Ты всегда сможешь найти подходящий под свою ситуацию.
- Лучше попробовать разные шаблоны и даже из разных программ. Это позволит найти неочевидное решение или хотя бы развить насмотренность.
Подписаться 
