О месте и значимости портфельного проектного управления в жизни организации мы рассказали в этом тексте. Ещё разобрались в теме рисков, с которыми сталкиваются отдельные проекты. Теперь погрузимся в то, как риски влияют на целый портфель проектов.
🔹 Для начала советуем изучить тему управления рисками в одном проекте
🔹 Потом возвращайся сюда
Понятие рисков в управлении портфелем проектов
📌 Риски при управлении портфелем проектов — проблемы, связанные с выполнением проектов из портфеля. Это всё, что может повлиять на их реализацию. Поскольку в портфеле много проектов и от них зависит будущее всей компании, ставки высоки.
Рисками в портфеле проектов управляют менеджеры по рискам — они координируют риск-менеджмент, консультируют других участников и анализируют результаты контроля рисков.
❗В зависимости от размера и структуры компании управление рисками могут взять на себя руководители компании, проджект-менеджеры и проектная команда.
Реализовавшиеся риски при управлении портфелем приводят к:
- срывам сроков нескольких созависимых проектов, что в свою очередь приводит к срыву старта других возможных проектов;
- перерасходу бюджета — это тоже влияет на текущие и будущие проекты и нарушает баланс финансового учёта всей компании;
- снижению качества продукции или услуг — потому что приходится нагонять, поступаясь качеством, или закрывать глаза на недочёты;
- потере заказчиков и снижению репутации компании — как следствие плохого качества.
Типы рисков для портфельного уровня проектов делятся на внешние, внутренние и риски взаимосвязанных задач.
Внешние — не зависят от компании:
- Изменения в отрасли — появление новых услуг, смена потребительской тенденции
- Изменения у конкурентов — например, процедуры слияния или поглощения, или переход конкурента на прорывную технологию
- Экономические условия — кризисы, изменения на валютном рынке
- Нормативные изменения — например, государство вводит новые пошлины и сборы для бизнеса
- Новые правовые требования — обязательное декларирование ввозимых товаров, маркировка рекламы
Внутренние — происходят внутри компании:
- Операционные проблемы — изменения в логистике, работе поставщиков, задержки в запуске крупного продукта
- Кадровые изменения — смена руководства, сокращения, перестройка команд
- Некорректные финансовые прогнозы — неправильная оценка будущих доходов, затрат и дивидендов
- Ошибки в управлении — неправильная трансляция стратегии портфеля в план, плохой анализ и переоценка портфеля
Риски взаимосвязанных задач — когда один этап проекта не может наступить без завершения предыдущего. Это, пожалуй, один из самых частых рисков — причём такой, который реально «отловить» до того, как он случится.
Риск взаимосвязанных задач работает по принципу домино:
Предположим, что стратегия портфеля — развитие в городе безопасного и доступного транспорта ➡️ внутри этого портфеля есть программа по развитию велосипедного транспорта ➡️ а внутри программы проекты по модернизации и расширению велосипедных дорожек и открытие пунктов проката. Ситуация: в расчётах не учли все ямы на дорогах, и гравия при засыпке ушло больше, чем задумывалось. Пришлось выйти за рамки сроков и бюджета. В результате асфальтирование дорожек началось позже, чем должно было, а разметку отложили на следующий квартал до выделения дополнительного финансирования. Открытие прокатного пункта пришлось перенести, пока не завершатся работы по разметке, а значит и программа, и портфель поставлены на паузу.
Чем больше таких задач, тем выше риск того, что портфель окажется под угрозой срыва по любой из них. Команда управления портфелем должна проактивно следить за статусами связанных проектов, чтобы предотвратить риски.
Зачем управляют рисками в портфельном управлении
Управление портфельными рисками помогает защитить стоимость портфеля, нивелировать и снижать влияние каждого риска, что позволяет компании смело брать на себя ещё больший риск — и тем самым увеличивать общую стоимость портфеля.
Какие ещё плюсы даёт проекту эффективное управление рисками:
✅ следование бизнес-стратегии
✅ возможность реализовывать более амбициозные планы
✅ поддержание стабильности и развитие компании
✅ укрепление репутации компании. Доволен заказчик — счастлив ПМ
✅ экономия ресурсов
Как идентифицировать риски
Управление рисками на уровне портфеля начинается с их выявления. Для начала нужно в принципе понять: а что плохого поджидает нас за поворотом?
Для обнаружения рисков подойдут следующие методы:
Брейншторм
Собрать команду для генерации идей и обсудить с ней потенциальные риски.
Кого стоило бы позвать:
- проектных менеджеров компании, которые реализовывали проекты в портфеле,
- тимлидов ключевых команд, которые своими руками устраняли случившиеся риски,
- руководителей программы проектов,
- ведущих стейкхолдеров компании.
Диаграмма «рыбьи кости»
Или Диаграмма Исикавы — метод наглядного определения причинно-следственных связей. Диаграмма помогает найти и визуализировать причины, которые приводят к проблеме. Изначально использовалась для управления качеством продукта, а сегодня помогает разобраться в бизнес-процессах и снизить риски при планировании решений.
Правила составления просты: голова рыбы — это риск, а кости — причины, по которым он может случиться. «Кости» могут разветвляться, чтобы показать второстепенные факторы.
Программы управления портфелем и архивная документация по проектам
Программа управления проектами — твой источник потенциальных рисков для связанных проектов. А архивная документация — исторический источник рисков, с которыми когда-либо сталкивалась компания.
При управлении портфелем проектов его руководитель обращается к корпоративной базе знаний, где собраны документы по завершившимся проектам. Это принципиально важная вещь, когда принимается решение о запуске — и, соответственно, о включении в портфель проектов — очередного проекта.
Текущие статусы проектов в программе и активных рисков возможно отследить либо в общении с проектными менеджерами, либо обратившись к общему рабочему пространству в таск-трекере.
PEST-анализ
Это инструмент для оценки разных факторов, которые могут повлиять на бизнес. В том числе он подсвечивает потенциальные угрозы и опасности. Для проведения PEST-анализа нужно собрать факторы, которые влияют на бизнес, оценить их по шкале от 1 до 5 и сделать выводы.
👉 Подробная статья о PEST-анализе
Обмен опытом
Столкнувшись с проблемой в быту, мы часто спрашиваем у близких: «У тебя было такое?» Ответы помогают понять, что делать дальше: какую стиралку купить, какого врача выбрать и всё такое.
В бизнесе это работает так же эффективно: опыт коллег с рынка — отличный инструмент для поиска рисков. Он не только поможет их выявить, но и даст некий план действий на будущее.
Как анализировать риски в управлении портфелем проектов
Анализ рисков — изучение вероятности их возникновения и степени влияния на проект. Первое поможет понять, как приготовиться. Второе — степень влияния — поможет приоритизировать работу с потенциальными рисками.
Вот, что подойдёт:
SWOT-анализ
Это инструмент стратегического планирования. В нём выявляют сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. В результате появляется одна ёмкая таблица с множеством данных. Про метод мы писали тут.
В процессе анализа проводится много работы по выявлению рисков — при этом выявляются и меры реагирования на них. SWOT помогает визуализировать информацию и упрощает её понимание.
Количественный анализ
Это численная оценка факторов, которые потенциально влияют на проект. Количественный анализ выявляет:
- насколько вероятно достичь результатов проекта,
- какая доля рисков представляет наибольшую опасность,
- какое решение будет оптимальным при неопределённости условий и результатов.
Этот анализ производит цифровые показатели воздействия, вероятности и уровня риска, используя данные из разных источников.
Тепловая матрица
Таблица, где на оси Х прописывают вероятность появления проблемы, на оси Y — её влияние на проект. Высокие и опасные риски отмечаются красным, низкие и менее опасные — зелёным.
Матрица визуализирует риски и их критичность. Она помогает приоритизировать работу над рисками и сфокусировать внимание на наиболее вероятных и опасных.
👉 Шаблон матрицы здесь
Анализ целесообразности затрат
Позволяет понять, стоит ли риск того, чтобы привлекать к его устранению дополнительные ресурсы.
Эксперты определяют минимальный объём производства или продаж, при котором прибыль равна нулю. Считается, что при меньшем объёме нести затраты нецелесообразно — они превращаются в убытки. Оценивать критический объём нужно как при его росте — например, при выходе на новый рынок, так и при снижении — например, падении сезонного спроса.
Метод рейтинговых оценок
Задача этого метода — ранжировать угрозы по степени опасности, вероятности или частоте возникновения.
Оформляется в виде таблицы с уже выявленными рисками, каждой угрозе присваивается балл. В итоге получается рейтинг, который показывает, каких угроз стоит опасаться в первую очередь.
Этот метод используют как самостоятельное исследование или как часть метода экспертной оценки.
Программы управления портфелем и архивная документация по проектам
Вновь пригодится накопленный компанией опыт. Анализ данных о завершённых похожих проектах поможет собрать информацию о том, с какими рисками компания уже сталкивалась и что помогло их преодолеть.
Обмен опытом
Как и при оценке будущих рисков, этот метод помогает проанализировать уже выявленные. Реальный опыт от коллег с рынка — если не лучший, то один из лучших методов анализа рисков.
Методы реагирования
Мелкие риски можно понять и простить — например, если финансовый урон от них невелик. Уровень риска от среднего и выше корректируется разными способами:
🔷 Страхование. Например, оформление страховки имущества от порчи
🔷 Хеджирование. Уменьшение или контроль риска, который может возникнуть из-за нежелательных изменений на рынке. Например, чтобы защититься от падения от цен на сырьё, производитель заключает фьючерсный контракт на покупку этого сырья в будущем по обозначенной цене. Так он защищает себя от повышения цен на него.
🔷 Задействование резервов. И компенсация ими возможных рисков. Например, создание резерва на гарантийное обслуживание поможет избежать ситуации с задержкой сроков ремонта, если заявок будет очень много.
🔷 Избегание. Если есть риск срывов поставки из-за поставщика, нужно искать другого. Если финанализ показал ухудшение показателей, то снижаются лимиты отгрузок с отсрочкой платежа. Или можно отказаться работать с покупателем на условиях отсрочки.
🔷 Диверсификация. Способ уравновешивания риска путём создания портфеля контрактов, программ, продуктов и решений, цена или доходность которых слабо зависят друг от друга.
Мониторинг и контроль
Этот этап помогает менеджерам по рискам следить за изменениями «на ходу» проекта — уже после того, как были выявлены возможные риски и разработан план-капкан.
Инструменты здесь похожи на те, что используются при анализе, но количественные и качественные оценки будут другими ввиду прошедшего времени и новой информации.
Например:
➡️ по новому количественному анализу с начала проекта вероятность, что клиент поменяет требования к проекту, снизилась
↪️ по мнению экспертов, теперь риск стал минимальным
↪️ и не нуждается в дополнительных затратах на его устранение
Кратко о рисках портфеля проектов
- Риски — возможные негативные ситуации, которые помешают выполнению проекта
- Полностью избавиться от рисков невозможно. Роль риск-менеджера — грамотно планировать, идентифицировать, ранжировать риски и подбирать стратегию для работы с ними
- Риски бывают внешние, внутренние и взаимосвязанных задач. Также риски повышаются из-за плохого управления и ограниченных ресурсов на проект
- Реагировать на риски можно по одной из стратегий: страхование, задействование резервов, избегание, хеджирование, диверсификация
- На протяжении всей жизни проекта нужно контролировать риски, вовремя реагировать и идентифицировать новые, если они появились по ходу проекта
Подписаться 
