Как управлять рисками на проекте

Что такое риски проекта

Том Демарко

Программист, автор «Романа по управлению проектами»

Чтобы управлять проектом, достаточно управлять его рисками

Роман по управлению проектами

В теории всё понятно, а вот на практике управление рисками — непростой процесс, которым владеет не каждый. Анализ показал, что 34% менеджеров проектов не внедряют управление рисками в проекты.

А исследование PMCLUB выявило, что 29% всех проектов проваливается по причине плохой работы с рисками.

В Р Solutions тоже изучали причины провалов проектов и заметили, что 37% проектов подвергались риску неудачи. Из них 12% провалились, 25% удалось завершить. Это же исследование включило плохую работу с рисками в пять причин провалов проектов.

Кажется, что 12% — это не так много, но суммарно потери составили 24 миллиона долларов на фирму.

Так что правильная и своевременная работа с рисками: 

Вот почему важно вовремя выявить и уменьшить негативное воздействие рисков. 

Кто управляет рисками на проекте

Обычно за управление рисками отвечает проджект, но остальной команде тоже нужно участвовать в процессе. Тимлиды занимаются рисками, потому что они знают о них всё, спонсоры и заказчики должны учитывать возможные проблемы, так как влияют на принятие решений

Проджект-менеджер

Ключевая фигура в управлении рисками, и именно от него зависит, как риски повлияют на результат проекта. Проджект идентифицирует потенциальные риски на этапе разработки проекта, оценивает их влияние и контролирует выполнение плана по управлению рисками и мониторит текущее состояние рисков.

Команда и участники процесса 

Члены команды участвуют в разработке плана. Как это работает:

Сэм Барнс

эксперт по цифровым технологиям и лидерству

Вместо того, чтобы пытаться определить риски в одиночку, руководитель проекта должен привлечь как можно больше заинтересованных сторон проекта. Проведите семинар по рискам с членами проектной команды

Спонсоры, стейкхолдеры и заказчики

Эти люди будут принимать результат и напрямую влияют на проект — в том числе и на риски. Обычно они согласовывают риски — например, готов заказчик увеличить бюджет, если риск реализуется, или нет. Или участвуют в обсуждении и на брейнштормах.

Дженнифер Бриджес

Сертифицированный специалист по проектному управлению (PMP)

Встреча с заинтересованными сторонами поможет узнать, есть ли риск, о котором знают они, но не знаете вы

5 шагов по управлению рисками на проекте

Согласно своду знаний PMBOK, управление рисками — это процесс идентификации и анализа рисков, определение мер реагирования.

Разобьём это на понятные шаги:

Теперь подробнее про каждый из них.

Идентификация рисков

Происходит в начале планирования проекта и длится весь его цикл. Здесь сработают следующие методы:

Анализ рисков на проекте

После определения рисков их нужно проанализировать. Анализ может быть количественным и качественным:

Количественный измеряет вероятность риска в цифрах:

➡️ выписывается риск: задержка товара

↪️ оценивается вероятность его наступления: 30%

↪️ оценивается влияние на проект: задержка поставки на два месяца

↪️ оценивается ущерб: потеря прибыли в размере 1 млн рублей

↪️ предлагается решение: увеличить страховой депозит на 20%

В качественном анализе привлекают экспертов, чтобы оценить риски в схожих проектах, проанализировать текущий или ситуацию на рынке. Экспертные оценки получают через проведение семинаров по рискам или интервью.

Чтобы провести качественный анализ, нужно:

🔹 Оценить вероятность и влияние рисков — в ходе интервью или совещаний. Участников подбирают с учётом их знаний о типах рисков. Неопасные риски включаются в реестр для мониторинга.

🔹 Оценить другие параметры риска: срочность, управляемость, выявляемость, сопряжённость с другими рисками.

Планирование реакции на риски

Это процесс выбора и подготовки конкретных действий, которые помогут снизить вероятность риска, уменьшить его последствия или вовсе избежать, а при необходимости — быстро среагировать, если он всё же наступит.

В планировании реакции используют три стратегии:

1️⃣ Перенос

Перекладываем риски на третье лицо: например, боремся с риском пожара на складе через страхование товара.

2️⃣ Согласие

Достигаем дзена и оставляем всё как есть. Это эффективно, когда:

а) вероятность риска невысока
б) последствия проблемы мелкие
в) больше ничего и не сделаешь
г) пути обхода риска очень затратные
д) всё вместе.

3️⃣ Смягчение

Минимизируем волну последствий. Лучше иметь несколько планов:

Мониторинг и контроль рисков

Этот этап проходит параллельно с активной работой над проектом. Основная задача здесь — поддерживать список рисков и план проекта в актуальном состоянии. 

➡️ Проджект изучает документы: отчёт по рискам, реестр рисков, план управления рисками, данные и отчёты об исполнении работ

↪️  Анализирует эти данные, проводит аудит и брейнштормы

↪️ Получает информацию об исполнении работ, делает запрос на изменения, обновляет документы проекта и активы процессов

В итоге риски скорректированы, объём оставшихся резервов с рисками проанализирован, а изменения внесены в ход проекта. 

Общение и отчётность по рискам

Управление рисками — это командная игра. Когда все задействованные стороны проекта обмениваются идеями, информацией и фидбеком, это помогает эффективно и своевременно решать проблемы, также минимизирует недопонимания и задержки.

Задача проджекта на этом этапе (да и на всех предыдущих тоже) — создать открытую и доверительную атмосферу в команде и выстроить систему общения — например, создать календарь встреч по проекту.

Отчётность по рискам позволяет выявить и устранить риски до того, как они станут проблемами. Это даёт дополнительное время для манёвра и минимизирует негативные последствия. А ещё отчётность помогает выстроить прозрачные отношения со стейкхолдерами и держать всех в курсе.

Инструменты управления рисками

Инструменты управления рисками — это системы, программное обеспечение или методы, разработанные для помощи организациям в процессе управления рисками. Их основная роль — выявление потенциальных рисков, проведение оценки рисков и реализация мер по снижению рисков в рамках бизнес-операций.

Эти инструменты позволяют командам работать проактивно, а не реактивно.

Реестр рисков (Risk Register)

Реестр рисков — это основной документ для управления рисками в проекте. Он содержит перечень всех выявленных рисков, их оценки, запланированные меры по управлению, ответственных лиц и текущий статус.

Реестр может выглядеть примерно так:

Матрица вероятности и воздействия (Risk Matrix)

Инструмент, который помогает оценить и приоритизировать риски в проекте по двум осям:

Обычно это таблица с цветовой маркировкой:

🔴 — требует немедленного внимания
🟠 — нужно наблюдать и контролировать
🟡 — отслеживать при изменениях
🟢 — допустимый риск, можно просто зафиксировать

Показатели и метрики (KPIs, Risk Thresholds)

Количественные или качественные значения, по которым можно отслеживать уровень риска, вовремя замечать отклонения и принимать меры до того, как случится проблема.

На практике это будет выглядеть как-то так:

Мониторинг и контроль рисков — это постоянный процесс, который помогает замечать изменения в уровне рисков и вовремя на них реагировать

Риск-менеджмент в разных методологиях

В каждой методологии свой подход к управлению рисками. Разберём это на примере Scrum, P3.express и свода знаний PMBOK.

Scrum

Руководство Scrum гласит: «Scrum использует итеративный, поэтапный подход для оптимизации предсказуемости и управления рисками». 

На практике это означает, что управление рисками (как и почти всё в Scrum) привязывается к спринтам. То есть риски просчитывают отдельно на каждый спринт — и чем длиннее спринт, тем больше рисков.

В управлении рисками Scrum-команда руководствуется тремя принципами:

🔹 Прозрачность — низкая повышает риск, высокая минимизирует

🔹 Инспекция — постоянные проверки для выявления возможных проблем

🔹 Адаптация — быстрая реакция на возникающие проблемы

Scrum — одна из методологий семейства Agile, поэтому тут работают правила гибкого управления проектами. Риски снижают за счёт частых итераций и фидбека, а в управлении участвует вся команда.

P3.express

В P3.express управление проектами происходит по этапам, и риски входят в шаг D01. Их вносят в реестр последующего наблюдения.

Цель — реагировать на риски, проблемы и запросы на изменения, а не пускать всё на самотёк. Это помогает лучше контролировать ход проекта и получать лучшие результаты.

Мануал P3.express

Шаг D01

Полагаясь на свою память или неструктурированные записи, вы отнимаете много умственной энергии и рискуете забыть что-то. Заведите простой реестр и проявляйте самодисциплину, чтобы записывать предметы сразу после их обнаружения. На управление всем уходит много времени и сил, поэтому назначьте хранителей. Это помогает объединить всех с целью.

Советы по управлению рисками в P3.express

PMBOK

В PMBOK есть общая схема по управлению рисками. Она включает в себя шаги, вводные данные, инструменты и методы и итоги.

Выглядит это так:

Программы для управления рисками — на примере WEEEK

Можно использовать для управления простые инструменты, например, Google Таблицы или Excel. Но это неудобно для тех, кто всё время работает с задачами и предпочитает хранить всё в одном месте.

Более продвинутый способ — использовать Канбан-доски в таск-менеджере. Показываем, как сделать это в WEEEK.

Создаём доску «Управление рисками». На доске делаем три колонки по типам рисков: Потенциальные, Открытые и Разрешённые.

Прописываем риски. Один риск — одна задача. В подзадачах указываем способы борьбы с рисками — меры реагирования. Каждой подзадаче можно назначить отдельного исполнителя и сроки, а также вынести её на другую доску, если потребуется.

С помощью меток приоритизации можно выделить риск из общей кучи — чтобы сконцентрировать внимание на нём. Особенно это актуально для уже открытых рисков.

Теперь можно отслеживать статус каждого риска и контролировать процессы. 

Управление рисками с помощью Канбан-досок в WEEEK

Отработанный риск перемещаем в колонку Разрешённые.

Подводим итоги

✍️ Риск — это неопределённое событие или условие, которое влияет на результат проекта. Риски бывают позитивными (возможности) и негативными (проблемы)

✍️ В управлении рисками на проекте участвуют проджект-менеджер, команда и заинтересованные стороны — то есть все, кто имеет отношение к проекту

✍️ Управление рисками проходит в пять этапов: идентификация, анализ, планирование, мониторинг, общение и отчётность

✍️ В Scrum рисками управляют в рамках спринтов, а в P3.express — через реестр последующего наблюдения. В PMBOK можно найти описание разных инструментов и методов работы.

✍️ В таск-менеджере можно управлять рисками на Канбан-досках — с помощью приоритизации, подзадач и назначения ответственных.

📚  Что почитать по теме

«Роман по управлению проектами», Том Демарко

Руководство PMBOK 7th Underneath the Surface — книга-толкователь PMBOK от Надер Рада, соавтора самого свода

Мануал по управлению рисками от P3.express — про риски в шагах А06, С02, D01

«Что такое проектные риски?» — видеоурок от проджект-менеджера Дженнифер Бриджес

Руководство по Scrum

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться