Project-менеджер — альфа и омега проектов. Он держит под контролем процессы, связывает проект и внешний мир и знает, на что способна команда, чего от неё хочет руководство и ждёт заказчик — и как этого достичь. Подробно об этой роли мы уже рассказывали.
За чем нужно следить проджект-менеджеру
Проджект-менеджер — многофункциональный игрок в проекте. Ему не надо писать код или дизайнерить пользовательский интерфейс, но приходится делать много других вещей — и знать нюансы сферы и работы команды.
Планирование и стратегия
- Соотнесение потребностей клиента и возможностей команды
- Выстраивание плана работ по проекту. Как общего, так и детального. Со стартами и дедлайнами, контрольными точками, этапами согласований
- Коммуникация с клиентом. Как часто созваниваться, когда показывать результаты
Отслеживание задач и прогресса
- Отслеживание прогресса. Чтобы задачи вовремя переходили из статуса «В работе» в статус «Сделано».
- Помощь команде. Если не получается уложиться в сроки — проджект подключает дополнительные ресурсы или двигает дедлайн, когда это возможно.
- Контроль процессов. Тут и с заказчиком надо быть в коннекте, чтобы подстраивать работу под его потребности, и с командой — чтобы вовремя замечать, когда что-то не клеится.
- Контроль качества. Команда, может, и не в курсе, что у клиента в брендбуке жёлтый цвет под запретом — а отвечать за яркую кнопку в интерфейсе потом придётся проджекту
Коммуникация и сотрудничество
- Общение с клиентом. Проджект должен не просто ходить на звонки, а вникать в потребности и вытаскивать максимум конкретики
- Общение со стейкхолдерами. PM «мечется» между сторонами проекта и корректирует работу с учётом всех требований и пожеланий
- Менторство команды. Проджект выступает как тренер: направляет команду, иногда пинает и осаживает, защищает команду перед клиентом
Управление рисками
- Расчёт рисков. Для этого нужно не только аналитическое мышление, но и (опять) навыки общения — риски могут возникнуть со стороны команды или заказчика
- Нейтрализация рисков. Заранее продумать план — каких рисков можно избежать, а какие смягчить, если они возникнут
- Контроль рисков по ходу проекта. Что ж, либо антикризисный план не сработает, либо появятся непредвиденные риски. Но задача проджекта — работать с возникающими рисками, не допускать переработок и авралов и управлять конфликтами
Подробно о рисках уже тоже писали.
Документация и отчётность
- Фиксация отчётности. Рутинная часть работы проджект-менеджера. Работа задокументирована, а отчёты сданы заказчику и «подшиты» в портфолио компании. Проджект-менеджер следит, чтобы документы вовремя готовили и передавали куда нужно. Иногда делает их сам.
Короче, у проджекта всё как по полочкам. И в этом ему помогают эльфы-помощники десятки сервисов, в которых можно организовать работу по зонам ответственности. Спойлер: одним ежедневником и напоминалками на телефоне не обойтись.
Без каких сервисов не могут жить Project-менеджеры?
Первым делом мы решили спросить проджектов про их маст-хэв сервисы для управления проектами.
«Для курирования задач в своих командах и отслеживания личных задач пользуюсь WEEEK — он отлично подходит для детального менеджмента небольшой команды. С остальными отделами в компании взаимодействуем в Битрикс24 — так сложилось, что этим сервисом как CRM все пользовались ещё с момента основания компании.
Figma помогает с систематизацией и визуализацией большого потока информации — и для себя, и для кого-то ещё. Google-таблицы использую для хранения и передачи информации между отделами. Ну и старое-доброе — "запиши на первый попавшийся листочек"».
— Кристина Гиневичюс, руководитель креативной группы в Cosmobeauty
«Задачи веду в WEEEK, общаюсь в Discord (внутри команды) и Telegram (вне команды). Ещё в Discord удобно фиксировать баги — там легко за этим следить. Созвоны — в Zoom, Google Meet, Яндекс.Телемост. Во время созвонов — бумага и ручка, потому что печатать, когда человек говорит — неприлично. А для документов пока нет ничего удобнее Google Docs».
— Андрей Пьянков, арт-директор в GrowthTask
«За основу работы используем Confluence — там в шапке каждого проекта прописываем все детали: когда старт, какая цель, кто за что отвечает. За каждым исполнителем закреплена чёткая зона ответственности, проекты можно перекликать между собой — удобно. К нему привязываем Google Drive и Google Docs, в которых шарим и структурируем файлы.
Что касается планирования задач и дня — я пробовал десятки инструментов: от банальных to-do листов и самопальных таблиц до Evernote и Jira. Сейчас перевожу всех на Singularity: он замещает мне календарь и планировщик задач (вплоть до минут). Можно планировать на недели, месяцы, кварталы, обмениваться задачами с пользователями. В этом сервисе я веду не только рабочие, но и личные дела и заметки.
Для встреч — Google Meet, нам не нужны функции Zoom или других сервисов. Ещё использую Keeper для хранения паролей и передачи доступов».
— Виталий Курманов, руководитель отдела digital-продвижения в «Нормальных людях»
«Для управления проектами мы используем только YouTrack и отображаем процессы в нём. Я считаю, что ведение задач в нескольких местах — это утопия, это значит, что в каком-то месте информация либо будет не актуальна, либо времени на её актуализацию будет уходить слишком много. Некоторые команды иногда пользуются сторонними таск-трекерами, если этого требуют заказчики, но это, скорее, исключение из правил.
Ещё у нас есть свой инструмент с банальным названием «Генерация отчётов», который автоматически генерирует еженедельные отчёты с затратами для заказчика (это нужно, потому что мы работаем по модели t&m). Логи с часами работ он берёт из таск-трекера. В YouTrack есть генератор отчётов, но нам он не подходит по формату.
Всю коммуникацию мы ведем в Telegram — на старте проекта там заводятся общие чаты: один внутренний, один с заказчиком, если нужно — чаты согласования. Для календаря, созвонов и документооборота используем Google, для документации по проектам — базу знаний YouTrack.
— Виктория Строгонова, руководитель проектного офиса в KTS
Инструменты для планирования и организации
Первый шаг в запуске проекта — создание архитектуры. Нужно описать процессы, разбить сотрудников на команды, определить зоны ответственности, обозначить этапы работ. Так проект можно систематизировать: фиксировать важные моменты, закрывать коммуникацию по задачам в специальном месте и ничего не терять в чатах.
WEEEK
Российский онлайн-сервис для командной работы. Все основные функции для управления и организации проектов и несколько приятных бонусов — База знаний, отдельные сервисы для аналитики процессов и HR, CRM. В Базу знаний можно, например, вносить список требований клиента, а в Аналитике — анализировать прогресс команды за недельный спринт.
Форматы: Web, приложения для Windows и Mac, для Android, iOS
Стоимость: для команд до пяти человек — бесплатно. Далее стоимость базового тарифа начинается от 199 руб. за человека в месяц. Ценообразование гибкое — в зависимости от нужных сервисов.
Преимущества
- Возможности для работы по разным методологиям. Один и тот же проект доступен в виде календарей на неделю и месяц, Канбан-досок, to-do листа и диаграммы Ганта
- Синхронизация с онлайн-календарями, интеграция с сервисами (Figma, Google Документы и Таблицы и другое)
- Быстрый перенос данных из Trello, Notion и Jira
- База знаний для документов
- Аналитика с отчётами по сотрудникам и проектам, которую можно просматривать в сервисе или выгрузить
- Настройки приватности на проектах, документах, портфелях. А ещё гостевой доступ — подойдёт для заказчика
- Открытость пользователям. В Telegram-чат поддержки можно задать любой вопрос — отвечают быстро и честно, в том числе про будущие функции
Недостатки
- Мобильные приложения не доработаны
- Баги из-за частых обновлений
Сервис с большим потенциалом, закроет большинство процессов. Интуитивно понятный, красивый — хотя интерфейс немного перегружен.
Яндекс.Трекер
Таск-трекер с фирменным аскетичным дизайном. Удобен, если команда работает в других сервисах «Яндекса».
Форматы: Web, приложения для Android, iOS, HarmonyOS (смартфоны Huawei)
Стоимость: прогрессивное ценообразование — чем больше команда, тем дешевле. За первых 100 сотрудников по 440 руб. в месяц, ещё за 150 человек — 400 руб. в месяц, за 251+ человек — 360 руб. Для команд до пяти человек — бесплатно
Преимущества
- Помощь с миграцией и обучение
- Нет ограничений тарифов по функциям
- Много аналитических возможностей
- Интеграция с другими сервисами Яндекс
Недостатки
- Дорого, сложное ценообразование
- Супернагруженный, монотонный интерфейс, страдает UI
Такое ощущение — чтобы пользоваться сервисом, надо ну очень любить «Яндекс». Но если поразбираться, тут точно можно много чего выстроить.
Wrike
Большой сервис для организации работы по проектам, подойдёт Agile-командам. Крутая фишка — вшитый ИИ, который поможет с организацией процессов, аналитикой и постановкой задач.
Форматы: Web, приложения для Windows и Mac, — для iOS и Android
Стоимость: базовый тариф $9,8 за пользователя в месяц, бизнес — $24,8. У каждого тарифа есть 14-дневный триал
Преимущества
- В бесплатном тарифе нет ограничения по пользователям (но есть по фичам)
- ИИ помогает анализировать слабые места проекта и пушит о приближении дедлайна
- Есть два максимальных тарифных плана, которые специалисты Wrike подгонят под компанию
- Много детальных обучающих видео — пригодятся, чтобы разобраться в сервисе, если время позволяет
Недостатки
- Даже на максимальных тарифах есть ограничения по объёму хранилища, и расширение надо докупать отдельно
- Много продвинутых функций доступны только на топовых тарифах
- Если хочешь использовать сервис для себя или у тебя супермаленькая компания без корпоративной почты — зарегаться нелегко 🤷♂️
Wrike — масштабный сервис, подойдёт для ведения крупных проектов. Прежде чем вписываться, нужно оценить ресурсы на внедрение и обучение команды.
Инструменты для коммуникации
Или мессенджеры и сервисы для видеоконференций. Если у тебя в команде больше пяти человек, для коммуникаций лучше пользоваться специальными бизнес-инструментами, а не «телегой» или WhatsApp (пожалуйста, не надо). Как минимум, чтобы не перепутать чатик с мемами и переписку с клиентом и случайно не отправить неуместный в рабочий чат.
Пачка
Кайфовый корпоративный мессенджер, продуманный до мелочей. Много возможностей для организации и администрирования команд.
Форматы: на Windows, Mac и Linux, — на iOS и Android
Стоимость: бесплатный тариф ограничивается не по количеству юзеров, а по сообщений — 2000 в месяц. Создатели говорят, что это комфортный объём для команды из пяти человек. Платные тарифы начинаются от 159 руб. за человека
Преимущества
- Есть треды, каналы и чаты. Всё можно сгруппировать
- Созвоны до 100 человек без ограничений по времени — с возможностью пригласить гостей и записью
- На топовом тарифе можно платить за активных сотрудников. То есть если человек ушёл, а удалить его забыли — платить не надо
- Есть встроенный таск-менеджер
- Есть скидки для образовательных организаций, НКО и Open-Source проектов
Недостатки
- 2000 сообщений в месяц на бесплатном тарифе — кажется, что всё-таки недостаточно
Солидный коммуникационный хаб. Разгрузит и перенаправит информационные потоки внутри команды.
Tada.Team
В большинство таск-трекеров встроена минимальная функция чата, здесь — наоборот: это мессенджер с минимальными функциями таск-трекера.
Форматы: Mac, Windows, Linux, iOS и Android
Стоимость: бесплатный тариф до пяти пользователей, дальше — 200 руб. в месяц за сотрудника (или 2000 сразу за год). По условиям для команд от тысячи человек обещают ответить лично
Преимущества
- Сделан по золотому стандарту Telegram
- Есть упоминания и теги и поиск по сообщениям
- Голосовые сообщения с расшифровкой. Иначе это был бы минус 😁
- Аудио- и видеозвонки внутри сервиса
Недостатки
- Только один тариф
- Некоторые жалуются на перегруженность интерфейса, по мне — норм
Можно попробовать закрыть сервисом все коммуникации. Если не нужены суперфичи по управлению проектами — то вообще хорошо.
Zoom
В представлении не нуждается.
Форматы: Web-версия, приложения для Windows, Mac, iOS и Android
Стоимость: $14,9 за пользователя в месяц на профессиональном тарифе, $19,9 — на бизнес-плане. Дешевле, если платить за год. (Дисклеймер: российской картой оплатить не получится)
Преимущества
- Им умеют пользоваться все.
- Бесплатный тариф подходит для небольших команд
- Можно записывать созвоны на бесплатном тарифе
Недостатки
- Теперь на бесплатном плане новую конференцию можно стартовать только через 10 минут после того, как кончилась предыдущая
- Нельзя оплатить платный тариф с российской карты
Что ещё сказать? Zoom — классика. Если его у тебя нет, ты, наверное, родился после 2020. Ну, или до 1970.
Инструменты для мониторинга и управления задачами
Чтобы ставить и отслеживать задачи по проекту — то есть закидывать и распределять задачи по проекту между членами команды. Большинство из них работают по принципу Канбан-досок или календарей и отличаются дополнительным «обвесом».
WEEEK
Сейчас речь про сервис Задачи — таск-менеджер. Много фич по работе с задачами, интеграций, безлимитное хранилище файлов на всех тарифах и другие плюшки.
Преимущества
- Продуманные окна задач со сроками, приоритетом, тегами, учётом времени через таймер и вручную. Можно создавать свои поля
- Уведомления по задачам в Telegram, в личку или групповые чаты — такое очень редко встречается в других таск-трекерах
- Маркировка задач с помощью тегов и приоритетов, гибкая сортировка
- Отображение задач в Канбан-досках, календарях на неделю и месяц и в Ганте
- Есть приватные задачи, подзадачи, повторяемые задачи, кастомные поля в задачах, автоматизация в досках — всё начиная с бесплатного тарифа
Недостатки
- Гостей в задачи можно приглашать только на Pro тарифе
- По элементам нельзя кликать правой кнопкой
В таск-трекере WEEEK много функций, но разобраться в них несложно. Всё можно детально расписывать — это оценят спецы от разработки до маркетинга.
Asana
Известный сервис с базовыми функциями и хорошим бесплатным пакетом.
Форматы: Web, приложения для Windows и Mac, для iOS и Android
Стоимость: $10,99 за пользователя в месяц на тарифе Premium. Тариф Businness обойдется в $24,99. Российской картой оплатить нельзя
Преимущества
- Безлимитные задачи и проекты на бесплатном тарифе
- Длинный пробный период для платных тарифов — 28 дней
Недостатки
- Большая часть расширенных функций доступна только на платных тарифах. Платить придётся даже за диаграмму Ганта
- Нельзя смотреть задачи в разрезе команд
- Цены кусаются
Базовых функций Asana достаточно, чтобы вести небольшой проект с небольшой командой. Но потом придётся сильно раскошелиться на апгрейд.
Shtab
Российский аналог Trello. Неплохо делает то, для чего создан — организовывает работу по проектам.
Форматы: Web, приложение для iOS, версии для Mac, Windows и Linux
Стоимость: бесплатная версия разрешает до пяти пользователей и до четырёх проектов. Базовый платный тариф расширяет команду до 50, а количество проектов — до бесконечности. Стоит от 195 руб. в месяц за юзера (при оплате за год)
Преимущества
- Много видов отображения задач, есть матрица Эйзенхауэра
- HR-блок с возможностью рассчитывать зарплаты по ставке в час — пригодится в работе с фрилансерами
- Команды можно делить на комнаты
Недостатки
- Нет приложения для Android. Зато есть для Linux…
- Нет документов
Подойдёт командам, которым нужен не перегруженный функциями трекер. Для продвинутых возможностей понадобиться апгрейд.
Инструменты для документации и аналитики
Базы знаний PM нужны для хранения информации в одном месте, куда может обратиться любой член команды. Это регламенты работы, документация по методологии, важные знания по проекту, отчёты. Сервисы для электронного документооборота помогут не париться с кипами бумажек. И, конечно, ничего не потеряется. Часто сервисы для проджектов идут с отдельными модулями для управления документами. А продвинутые помогут и с рутинной аналитикой.
WEEEK
И снова немного про WEEEK — в нём есть отдельный блок по управлению документами и CRM. Простенький, но со своей задачей справляется.
Преимущества
- База знаний напоминает Notion и имеет много аналогичных функций
- До 100 документов на бесплатном тарифе. В платных ограничений нет
- Гибкая тарификация — можно не платить за дополнительные функции
- Скоро будет интеграция CRM с электронной почтой и Tilda
- Есть многоуровневые иерархии документов и группировка по проектам
- Можно прикреплять файлы, тегать пользователей и другие документы, вставлять ссылки и интерактивные вложения из Figma, Google Docs и т.д.
Недостатки
- Нет сервиса для электронного документооборота
- Не подойдёт крупным компаниям
База знаний WEEEK хорошо подходит для внутренней работы с документами и регламентами. И у команды в пайплайне несколько крутых обновлений по документам и аналитике — так что stay tuned!
Битрикс24
В этом гигантском сервисе есть модуль по управлению документооборотом с интегрированным редактором большинства нужных для этого форматов — doc, xls, ppt, pdf и прочими.
Форматы: Web, приложения для Mac, Windows, Linux, iOS, Android
Стоимость: бесплатно — без ограничения по пользователям, но с ограничениями по функциям. Платные тарифы начинаются от 1990 руб. в месяц — сразу за всех.
Преимущества
- Полноценная работа с документами в режиме онлайн
- Есть юридически значимая электронная подпись, цифровые сертификаты подписания и проверка целостности документов
- Всё интегрировано в CRM
Недостатки
- Продвинутые фичи — только на топовых тарифах
Возможностей у Битрикс24 полно, но воспользоваться ими можно только на максимальных тарифах.
Финтабло
Что-то вроде онлайн-бухгалтерии с автоматизацией и основными формами отчётов.
Стоимость: от 1990 руб. в месяц с двухнедельным триальным периодом. За доплату подключайте дополнительные модули
Форматы: только Web
Преимущества
- Высокая степень автоматизации
- Учёт НДС
- Широкие возможности для интеграций, в том числе с банками
Недостатки
- Нет приложений
Финтабло закроет базовые потребности по ведению бухгалтерии на проекте. Особенно радуют дополнительные модули учёта, которые можно подключить за доплату.
Советы от WEEEK по выбору сервисов для Project-менеджера
Подход к выбору инструмента индивидуальный — ведь процессы у всех разные. А вот определиться с выбором помогут следующие вопросы:
- Какие процессы есть у твоей команды и в проекте? Какие инструменты улучшат и упорядочат их?
- Какого размера команда? Учитывай только будущих активных пользователей, без подрядчиков и клиентов
- Пользуешься ли ты методологиями по управлению проектами — и какими?
- Готов использовать разные сервисы (и сколько) — или хочешь закрыть всё одним?
- Какой у тебя бюджет за одного пользователя в месяц? (или ориентируйся на бесплатные версии)
- Какими онлайн-инструментами уже пользуетесь ты и команда? Например, Google Документы, Figma, Excel, онлайн-календари
- Насколько хорошо твоя команда разбирается в онлайн-инструментах? Сколько времени ты готов заложить на внедрение сервиса и обучение?
Подписаться