Зачем визуализировать процессы
Одна из задач в управлении проектами — проинформировать команду о деталях и общей картине проекта. Это та самая прозрачность, когда каждый понимает цель и шаги для её достижения, выполняет свою часть и видит прогресс.
Визуализация как раз создаёт и поддерживает прозрачность.
Визуализация процессов в управлении проектами — это метод организации и отображения бизнес-процессов с помощью графиков, диаграмм, картинок.
Графики и рисунки — противоположность скучным спискам и Excel-таблицам. Одна хорошая диаграмма или график заменят десятки обсуждений цифр из метрик и кипы сухих отчётов.
С использованием визуализации в работе:
- Сложное становится простым. Абстрактные и громоздкие бизнес-процессы переупаковываются в универсальный язык схем и картинок.
- Подсвечиваются узкие места. Схематичное отображение помогает заметить «поломку» на отдельных этапах работы и придумать, как чинить её.
- Коммуникация между участниками проекта упрощается. Визуализация показывает связь между разными частями процессов, зависимости между отделами и этапами.
- Всё становится краше и веселее. Яркие графики, цветастые диаграммы, картинки и фотографии радуют глаз 🙂
3 основных метода визуализации
Как порядочные представители мира IT мы спросили ChatGPT о методах визуализации бизнес-процессов. Вот его ответ:
- Диаграмма Ганта
- Доски Kanban
- Mind Maps (Майндкарты, ментальные карты)
- Диаграммы потоков данных (DFD)
- Swimlane Diagrams
На самом деле, самые популярные — это Диаграмма Ганта, Канбан-доски и ментальные карты. Остановимся на них, потому что остальные частично повторяют их функциональность.
Диаграмма Ганта для визуализации процессов
Диаграмма Ганта — это общий график работ по проекту из двух осей: на вертикальной располагаются задачи, на горизонтальной — сроки их выполнения.
Сам график состоит из полосок, выстроенных вдоль горизонтальной оси времени. Каждой полосе соответствует задача из списка слева. А задачи-полоски располагаются как лестница одна под другой: по приоритету или по логике выполнения.
Как работает Диаграмма Ганта как визуализация
«Полоска» задачи показывает, сколько длится её выполнение. Если ты посмотришь на горизонтальную ось, то увидишь конкретные сроки — дни или недели. И сможешь сделать вывод о сложности задачи и решить, как распределить ресурсы.
Благодаря лестничному виду диаграммы ты видишь, какая задача последует за предыдущей. Ты заметишь, как они связаны — а именно, что нужно сделать, чтобы перейти на следующий этап, — и сможешь распланировать работу.
Понимание сроков выполнения задач (даты начала и конца) и длительность этапов, вех и связи между этапами, а также исполнителей задач — в этом главная задача Диаграммы Ганта.
Плюсы диаграммы Ганта
- Вид сверху на весь проект.
- Наглядность приоритетов и последовательности.
- Понимание ролей и распределения ответственности.
- Возможность быстро проверить статус всего проекта.
- Упорядочивание задач и подзадач в порядке выполнения.
Минусы диаграммы Ганта
- Надо приложить немало усилий, чтобы создать диаграмму, а после управлять ею — а при изменениях надо перестраивать весь график.
- Можно допустить ошибку в зависимостях, и она поставит под угрозу весь проект.
- Есть планы, а есть реальность — диаграмма не панацея и не гарант 100-процентного успеха.
❗ В Agile-мире диаграмма Ганта считается устаревшим инструментом, потому что идея создать план проекта, который сработает без сбоев, иллюзорна. Что-то точно пойдёт не так, плюс гибкость решений никто не отменял. Но Гант помогает не пустить ресурсы на второстепенную задачу, когда важно сосредоточиться на приоритетном этапе и не потерять текущую задачу в потоке дел.
Канбан-доски для визуализации процессов
Если диаграмма Ганта составляет общую картину проекта, долгие процессы и общие планы — то Канбан работает на текущих делах.
Канбан-доска — это пространство, доска, где отображается рабочий процесс. Пространство делится на колонки, которые отражают стадии работы над проектом. Базовые стадии: To do, In Progress, Done (К работе, В работе, Готово).
Как работает Канбан-доска как визуализация
Доска может быть пробковая, магнитная, маркерная или цифровая. Суть не меняется — перед тобой по колонкам распределены задачи, которые находятся на определённых стадиях выполнения.
Визуализируются здесь две вещи — объём работы и текущие процессы. Ты получаешь ясную картину того, сколько и каких дел находится в работе.
Например, на доске удобно смотреть, как движется разработка приложения, написание текста, подготовка макетов и прочее.
В методе Канбан есть правило — не больше шести задач в одной колонке. Если следовать ему, то, во-первых, не будет пробуксовок и чрезмерной загрузки задачами, во-вторых, будут видны сложные и долгие этапы процессов.
Плюсы Канбан-досок
- Прозрачность процессов и простейшая визуализация.
- Выше продуктивность.
- Выше уровня сотрудничества в команде.
- Фокусирование команды на тех задачах, которые находятся в работе.
Минусы Канбан-досок
- Не дают понимания общей картины работы над проектом.
- Эффективны, пока они не становятся слишком громоздкими для использования командой.
- За досками надо постоянно следить и действительно продвигать по колонкам задачи.
- Подходят только для небольших команд и недолгих проектов.
❗ Использование Канбана предполагает следование определённым правилам: количество задач в колонке, время выполнения, передвижение задачи по колонкам.
Есть адепты неукоснительного следования этим канонам, но гибкость метода позволяет ввести собственные. Например, можешь сделать доску с книгами, которые ты хочешь прочитать. Тогда у тебя будут колонки «Хочу прочитать», «Читаю», «Готово». Ясно, что в первой колонке будет много задач, но это не помешает продвижению задачи по доске.
Ментальные карты для визуализации
MindMap, или ментальная карта — это визуальное представление информации, идей или концепций в виде схемы из центральной темы и связанных с ней ключевых идей и ассоциативных линий.
Ментальные карты выглядят как солнце с лучами или паутина: в центре цель, от неё в стороны отходят линии с направлениями работы для достижения цели, каждое направление разбито на рабочие процессы, а процессы можно разбить на задачи.
Как работает ментальная карта как визуализация
В центре находится главная цель — проект, идея. Это связующее звено остальных элементов. Подтемы — этапы проекта, составные части идеи — располагаются вокруг центральной темы и соединяются линиями. Их можно делить на дополнительные подтемы, создавай тем самым структуру ветвления — ту самую паутинку.
Такой подход помогает увидеть всю картину целиком, определить зависимые элементы, найти решение, составить план действий, сгенерировать идею. Перед тобой — легко читаемая схема реализации идеи и развития.
Плюсы ментальных карт
- Легко и интересно создавать.
- Наглядность взаимосвязи процессов.
- Действенный способ разгрузить голову.
Минусы ментальных карт
- Работает, если соблюдать лаконичность в тезисах и выводить на карту небольшое количество идей.
- Не получится детализировать задачи.
- Не подходят для краткосрочного планирования и операционной работы.
- Нужны специальные сервисы, в которых можно составить карту.
Как выбрать подходящий метод визуализации для проекта
Выбор инструмента визуализации зависит от характера вашего проекта, размеров команды, типа задач и процессов.
Для чего подходит Канбан:
- Проекты с относительно коротким циклом реализации.
- Любые проекты с конкретными этапами каждого процесса.
- Для планирования и ретроспективы спринтов.
- Управление веб-разработкой, продажами, маркетингом.
- Для поиска «бутылочного горлышка» в работе — там, где больше всего проблем и есть перегрузка задачами.
- Для небольших команд.
Это идеальное решение для команд, работающих по Agile и Scrum — при быстром темпе работы и необходимости сохранять гибкость. В остальных случаях доски рискуют стать громоздкими без постоянного контроля, а общая картина может потеряться.
Для чего подходит Диаграмма Ганта:
- Для длительных проектов и стратегического планирования.
- Для управления кампаниями.
- Для запуска продукта.
- Под планирование мероприятий.
- Проекты крупных компаний и больших команд.
Это идеальное решение, когда необходимо видеть даты начала, длительность проекта и сроки исполнения задач. Расстановка задач в хронологическом порядке позволяет эффективнее подбирать исполнителей и планировать ресурсы, а визуализация взаимосвязей понимать, как сходятся воедино отдельные части проекта и где могут быть проблемы.
Для чего подходит ментальная карта:
- Структурирование и конспектирование информации.
- Чтобы провести мозговой штурм или сгенерировать креативные идеи.
- Под долгосрочное планирование и составление стратегии.
- Для проведения анализа больших пластов информации и составление схем для быстрого усвоения данных.
- Для сегментации данных и информации: например, при анализе аудитории.
Ментальная карта — идеальное решение, когда нужно свести потоки мыслей и идей воедино и структурировать их. Это особенно важно, если перед тобой большая слон-задача, и ты не понимаешь, как к ней подступиться.
Дальше в выборе инструмента можно пройти три простых шага:
- Понять масштаб процессов, которые надо визуализировать, и что именно получить — раскладку по процессам, общую картину больших планов, структурированную информацию?
- Изучить плюсы и минусы, которые я описала выше. Конечно, это только один взгляд на инструменты — поэтому важно сделать и следующий шаг.
- Попробовать переложить процессы на каждый из инструментов. Так все достоинства и недостатки станут очевидны.
Как визуализировать процессы с помощью WEEEK
Из перечисленных выше инструментов у нас есть продвинутые Канбан-доски для визуализации процессов и простая в освоении Диаграмма Ганта. Ментальных карт в WEEEK нет, но ты можешь интегрировать Figma и Miro, если используешь их.
Держи короткий обзор на два инструмента визуализации.
Канбан-доски WEEEK
- В WEEEK Канбан-доски привязываются к проекту (на бесплатном тарифе можно создать до семи досок).
- Внутри Канбан-досок создавай неограниченное количество колонок.
- Колонки на доске автоматизируются — можно настроить их так, чтобы при переносе задачи из одной колонки в другую происходили определённые события: запускался таймер на задаче, назначался ответственный исполнитель (и он получит уведомление), выставлялась дата, приоритет или же задача закрывалась.
- Задачи можно перетаскивать между колонками и между досками, а саму доску можно переместить в другой проект в один клик.
С такими функциями можно визуализировать любой рабочий процесс.
🥖 Давайте представим, что ты — владелец небольшой пекарни, и у тебя вот такие процессы: изготовление выпечки на заказ, изготовление выпечки на продажу в кондитерской, закупка ингредиентов и другие.
Разобьём процесс изготовления выпечки на этапы: заявка на изготовление, внесение предоплаты, назначение кондитера, изготовление, доставка, оплата.
Тебе поступили два заказа — свадебный торт и капкейки. Заказы заносятся на Канбан-доску. Получили предоплату по одному из них, перенесли его на следующий этап. Изучили столбец «Изготовление», чтобы оценить загрузку каждого сотрудника. Назначили кондитера и перенесли в столбец «Назначение кондитера». Сотрудник увидел, что у него следующий заказ, взял его в работу, перенёс на этап «Изготовление».
Когда торт готов, кондитер перенёс заказ в столбец «Доставка». Вы связались с заказчиком, который оформил самовывоз. Заказчик приехал за тортом, оплатил, а карточка с заказом переехала в столбец с оплатой. Такая визуализация позволяет оценивать загруженность сотрудников и понимать, какие процессы предшествуют выполнению заказа.
Визуализируй свою работу с помощью WEEEK — можешь воспользоваться готовыми шаблонами, чтобы не начинать с нуля.
Диаграмма Ганта WEEEK
Диаграмма Ганта также привязывается к проекту и отражает задачи только в рамках этого проекта.
- Поддерживает создание длинных задач, которые последовательно выносятся списком слева на отдельной панели.
- Есть функция построения визуальных связей между задачами для визуализации этапов и вех.
- Можно растягивать сроки выполнения и менять даты, потянув за край полоски и не заходя внутрь карточки задачи.
📝 Помимо пекарни, у тебя успешный блог в Telegram, и ты решил выходить на YouTube! Тут надо составить пошаговый план, чтобы мягко выйти на новую площадку и не растягивать этот план на месяцы.
План может быть такой:
21.09 по 30.09 — анализ конкурентов.
1.10 по 6.10 — разработка концепции YouTube-канала.
4.10 по 16.10 — составление контент-плана и подбор спикеров.
9.10 по 12.10 — разработка плана продвижения YouTube-канала.
12.10 по 30.10 — написание сценариев и предпродакшн.
На каждый этап уходит несколько дней — и часто они пересекаются. Тут как раз и пригодится диаграмма Ганта — чтобы не запутаться. Вот как она будет выглядеть в WEEEK:
Резюме вместо всего текста
- Визуализация — способ переложить абстрактные вещи на простой язык схем и диаграмм. Помогает повысить прозрачность, навести порядок, всё всем объяснить.
- Есть три канонически-классических метода визуализации — Канбан-доска, диаграмма Ганта, ментальные карты. Выбор зависит от целей, которые ты преследуешь.
- Остальные методы визуализации процессов плюс-минус повторяют функции Канбана, Ганта и ментальных карт.
- Если нужно визуализировать процессы — это к Канбану. Долгосрочное планирование и запуск длительных проектов — Гант. Чтобы навести порядок в делах и выделить главное — ментальная карта.
Подписаться