В январе 2024 года мы собираем кейсы использования WEEEK для нашего конкурса. Три самых крутых кейса получат призы от нас, а четвёртый в списке — приз зрительских симпатий.
Этот кейс подготовил для нас Антон Антипин, CEO Business Set. И это что-то за гранью проджект-менеджерского наслаждения порядком и чёткостью! Насладитесь и вы!
О компании
Business Set — российская консалтинговая компания, основанная в 2009 году. С момента основания и по сей день компания регулярно входит в ТОП-3 лидеров рынка поставки и внедрения системы Business Studio на территории России и в странах СНГ.
Наш клиентский портфель насчитывает более 350 компаний. Работаем по уникальной технологии моделирования процессов — используем авторскую методику, позволяющую описать любой бизнес-процесс за 3 дня. Наше кредо: Клиент — абсолютная ценность Business Set. Всё это обеспечивает безупречное качество каждого нашего проекта.
Сейчас в компании работают восемь человек. Организационная структура компании приведена на рисунке. Все работаем в WEEEK.
О нашей встрече с WEEEK
До знакомства с WEEEK мы работали в Trello. Наш брак с этим продуктом был долгим и вполне счастливым, пока суровая санкционная действительность не разрушила этот крепкий союз.
В поисках альтернативы мы стали выбирали систему со схожими функциями, свободную от санкционных предрассудков (то есть нашу, родную), недорогую и гибкую. Ещё одно требование — быстрый и качественный перенос данных из Trello в новую среду.
Первого октября мы буквально одним днём перенесли всё наше информационное хозяйство в WEEEK, и могу сказать однозначно — ожидания были удовлетворены в полном объёме!
Чем нас покорил WEEEK
- Отечественный продукт. В него можно давать гостевой доступ клиентам из госкорпораций. Для нас это важно.
- Система оказалась простой и понятной. Всё устроено логично. Аккуратный дизайн повышает градус удовольствия от работы в программе и, как следствие, продуктивность работников.
- Качественно и легко организован перенос данных из Trello. Все наши рабочие данные были сохранены в полном объёме. При импорте ни один символ не пострадал.
- Система очень гибкая в настройках. От ювелирной нарезки прав сотрудникам до добавления пользовательских параметров и полей в карточках объектов системы.
- Ну и невероятно бомбическая поддержка! Ребята, это не рекламный ход. Это сладкая правда жизни! На любые вопросы по программе получаю моментальный ответ (часто непосредственно от основателя WEEEK Ивана) в Telegram-канале.
Какие фичи WEEEK мы активно используем
Карта функций системы, без которых уже и не представить нормальную работу нашей организации, приведена на рисунке.
Модуль CRM мы используем для управления взаимодействием с Клиентами в рамках наших основных процессов. Карта процессов компании приведена на рисунке.
Для основных процессов в CRM WEEEK мы сделали две воронки, в рамках которых управляем всеми сделками нашей организации.
Модуль Задачи у нас самый загруженный. Мы — консалтинговое агентство. Одновременно в проработке у нас может быть запущено несколько проектов. WEEEK позволяет их качественно планировать и не менее качественно мониторить.
Создавать требуемые срезы информации в WEEEK неприлично просто. Например, мы без особого труда можем собрать в одно окно все проекты с просрочкой и посмотреть на них глазами товарища Ганта.
WEEEK позволяет эффективно управлять и внутренними проектами. Например, проект описания и совершенствования бизнес-процессов нашей компании мы также ведём в WEEEK.
Личные проекты я веду здесь же, в WEEEK — см. рисунок ниже. Таким образом, WEEEK для меня является единым «капитанским мостиком» (по А. С. Фридману) управления всеми составляющими долгой и счастливой жизни (это уже по Егору Летову).
Так как мы поставляем ПО, мы осуществляем поддержку наших Клиентов. Чтобы тикеты в Service Desk обрабатывались ритмично, мы ведём их на отдельной доске WEEEK. Автоматический отсчёт времени работы над задачей позволяет впоследствии оценить сложность каждого тикета.
Аналогичным образом мы управляем платежами. Через пользовательские поля сумму счёта мы выводим сразу на показ — примеры отмечены стрелками на рисунке.
Основную часть рабочего времени сотрудники проводят на своих персональных досках.
Персональная доска каждого сотрудника организована по единым корпоративным правилам. Структура типовых списков задач на доске сотрудника приведена на рисунке ниже.
Задачи — основной атом работы в Business Set. Крайне важно, чтобы они подвергались регулярному мониторингу. Мониторинг у нас в компании двухуровневый (неделя-день). Процедура мониторинга приведена на рисунке ниже.
Ну а чтобы было, что мониторить, задачи нужно своевременно создавать и назначать. Мы это делаем по утверждённому алгоритму.
Модуль База знаний, прежде всего, мы используем для управления корпоративными правилами работы. Здесь у нас находятся инструкции, регламенты и пр.
Также в Базе знаний мы публикуем внутренние новости компании.
Чтобы сотрудники говорили на одном языке, полезно вести словарь терминов и сокращений, используемых в бизнесе. WEEEK нам помогает и с этим.
Кстати, эта статья также была написана в Базе знаний WEEEK 🔥
Итого
- WEEEK — мощный и в то же время приятно простой отечественный продукт для управления продуктивностью бизнеса.
- За три месяца нам удалось перевести в сервис и взять под полный контроль все ключевые процессы нашей организации.
- Продукт постоянно развивается (регулярно выходят обновления, расширяются функции) и отлично поддерживается отечественным разработчиком.
- Для нашей компании WEEEK стал надёжным и полноценным информационным сотрудником, без которого мы уже и не представляем успешную деятельность.
Желаю разработчикам дальнейшего развития!
Подписаться 
