Как дизайн-отдел косметической компании увеличил эффективность в два раза

Косметическая компания CosmoBeauty ушла от чат-менеджмента и Trello в WEEEK, построила процессы декомпозиции и постановки задач — и повысила эффективность дизайнеров в два раза

CosmoBeauty — чебоксарская косметическая компания, в линейке брендов которой уходовая косметика Likato, EpilProfi, L’Avant и другие. Около года назад компания выбрала для работы наш сервис, ушла от чат-менеджмента и отстроила стройную систему внутреннего ведения задач. Татьяна Марьянова, лид в команде дизайна CosmoBeauty, рассказывает про переезд команды из 13 человек в WEEEK и как это помогло компании.

О команде CosmoBeauty

Привет, я Таня — лид команды дизайнеров в косметической компании CosmoBeauty. В пуле компании восемь брендов косметики, которые продаются на маркетплейсах.

Наш отдел занимается подготовкой креативов для продажи косметики онлайн: это карточки товаров на маркетплейсы, баннеры, презентации, лендинг бренда Likato и многое другое.

Примеры креативов команды для маркетплейсов

В отделе дизайна четыре сотрудника и я, их лид. Все мы работаем в WEEEK. Ещё сервисом пользуются руководитель, проджект-менеджер, контент-отдел, команда SMM, фотограф-видеограф, менеджеры, которые размещают продукты на маркетплейсах — всего около 13 человек.

Наша команда гибридная — несколько человек работает в офисе в Чебоксарах, а часть на удалёнке. Дизайнеры, к примеру, все в разных городах России и даже мира.

Примеры креативов компании для социальных сетей брендов

Как было до WEEEK

Мы пользовались Trello, но там сидели только я и руководитель. Нам мешало то, что проекты нельзя было разделить по доскам, а исполнители подзадач видели сразу все задачи, а не только свои. Поэтому дизайнеров в Trello было отправлять страшно — они бы там потерялись.

Так что дизайнерам я ставила задачи в чатах Telegram — это тоже было ужасно неудобно. Теперь просто не понимаю, как мы это делали.

Дизайнер получал список дел на день, он уходил делать и возвращался с результатом. Я забирала на проверку, приносила правки или одобрение — и ставила новые задачи.

То есть декомпозиция на день и неделю велась в мессенджере, там же передавался фидбек и дальнейшие задачи. Получается, что всё время проверки дизайнер сидел и ждал указаний — это долго, и сотрудник не мог пойти дальше.

Такие пробуксовки и удалось решить с WEEEK.

Пример оформления витрины бренда в магазине сети Золотое яблоко

Как компания CosmoBeauty построила процессы в WEEEK

Рабочее пространство у нас поделено на проекты — отдельно для каждого направления: нашего дизайн-отдела, SMM, фото- и видеоотдела и так далее.

Проекты дизайн-отдела внутри мы делим на доски по восьми брендам, с которыми работаем. На досках для каждого бренда одинаковые этапы-колонки, которые отражают стадии работы над карточкой товара для маркетплейсов.

В начале работы над дизайном мы берём шаблон-карточку задачи. Там прописаны данные, которые нужно собрать: описание товара, артикулы, наши креативы. Карточку-шаблон копируем и начинаем заполнять.

Шаблон задачи команды дизайна CosmoBeauty

Для шаблона мы подготовили строчки под нужные данные в разделе Описание, а ещё — подзадачи. Они дублируют этапы-колонки.

Система оправдывает себя, когда над задачей в разные этапы работают разные люди.

Тогда мы ставим исполнителю не большую задачу со всеми её стадиями, а одну подзадачу — ту, что содержит часть работы исполнителя и его дедлайн. Как раз то, чего не хватало в Trello.

Первой в работу включается наша копирайтер — задача идёт по колонкам «Написание текста», «Согласование текста», «Внесение правок» и «Текст согласован».

Когда текст готов, приходит черёд отдела дизайна. Мы забираем карточку и начинаем создавать креативы. Дизайнеры получают текст и другую информацию, отрисовывают в Figma, приносят мне на согласование в Miro. Там я либо оставляю комментарии, либо ставлю стикер «Ок».

Каждая колонка - отдельный этап работы над карточкой товара

После первого этапа правок дизайнер множит креативы, то есть делает разные форматы — квадратную иллюстрацию, баннер и прочее. Снова приносит в Miro, я ещё раз смотрю и даю обратную связь.

После правок и согласований готовые креативы загружаются на Яндекс.Диск, и ссылка на них прикрепляется к карточке задачи.

Всё — карточка товара готова к загрузке на маркетплейсы, и мы передаём артефакты ответственным менеджерам.

Про грамотное распределение сил команды

До постановки задач дизайнерам я оцениваю их загруженность. Для этого у нас есть табличка в Excel, которую мы пересматриваем в начале недели: распределяем время и приоритеты. Поэтому исполнителей на задачи в WEEEK я ставлю вручную.

Ещё для синхронизации работы у нас есть утренняя рутина — ежедневные созвоны. Работа начинается в 9:00. Ребята смотрят свои задачи на день, а в 9:30 мы встречаемся онлайн на 10–15 минут, чтобы всё обсудить.

Вся команда компании использует WEEEK. Сервис помогает отслеживать операционку, онбординг сотрудников, их дни рождения и многое другое

В процессе я отслеживаю загрузку в WEEEK. Фильтрую по исполнителю-дизайнеру и смотрю задачи в работе. Чтобы зафиксировать фактически затраченное на работу время, запускаем таймер на карточке задачи внутри сервиса.

А ещё где-то раз в полгода я созваниваюсь с дизайнерами, чтобы узнать как вообще дела, какие задачи нравятся, что не нравится. Результаты я, кстати, фиксирую в Базе знаний WEEEK. Командой мы её в работе не используем, зато в личных целях мне пригодилась.

Как в компании строилась система работы в WEEEK

Систему придумала Кристина, наш проджект-менеджер, но в разработке участвовала вся команда. Мы созванивались, обсуждали, как понятно и удобно для всех структурировать процессы. А я общалась с дизайнерами и спрашивала, что нужно учесть для них.

На старте мы определили направления — подготовка дизайна, текстов, SMM и прочее, — и сделали из них проекты в WEEEK. Дальше двигались от них. Проекты разбили на Канбан-доски по брендам косметики. Внутри досок сделали колонки с этапами работы и подготовили шаблон задачи, чтобы оперативно собирать необходимые данные и фиксировать промежуточные этапы-подзадачи.

Я привыкла к WEEEK за неделю или две, следом и команда. Было, конечно, сопротивление новому, говорили «Да зачем нам это нужно» — но сейчас работают, и всем удобно.

Любые дела и задачи фиксируются в WEEEK, за исключением срочных — тогда я сразу скидываю ТЗ дизайнеру в Telegram. Он задаёт уточняющие вопросы, а я могу быстро пойти к заказчику и по горячим следам всё уточнить. Но и в этом случае я потом иду и формирую в WEEEK карточку задачи, чтобы ничего не потерялось.

Что изменилось после перехода на WEEEK

Главное, что произошло для всей команды, — мы перестали терять задачи и соблюдаем дедлайны. Невозможно было держать в памяти задачи из множества чатов: что-то непременно забывалось. Особенно те задачи, что шли на будущее.

Теперь задачи попадают в колонку «В плане» и всегда остаются перед глазами со всей вводной информацией. И мы ничего не забываем.

К тому же с чат-менеджментом коммуникация в команде выходила долгой. Ключевое изменение — теперь дизайнеры не ждут правок, а идут делать следующие задачи, потому что у них уже есть прописанный в WEEEK план с ТЗ и приоритетами.

В WEEEK команда компании ведёт все направления работы

Мы декомпозируем задачи, расставляем их вперёд на день и неделю и не боимся упустить детали. Дизайнеру не нужно следовать строгому списку дел в Telegram. Команда видит приоритетные задачи, а после их выполнения самостоятельно формирует порядок работы.

Я же после выполнения дизайнером задачи в течение дня прохожусь по WEEEK, вношу в дизайны правки или закрываю задачи. Я и сама вижу приоритетные дела и работаю с ними в первую очередь. Всё это ускорило работу.

Раньше мы успевали делать от силы две карточки в день — это очень мало, конечно. А сейчас, к примеру, один из дизайнеров Андрей делает за день пять–шесть карточек. И общая продуктивность команды выросла более чем в два раза. Плюс общие объёмы задач растут, и мы думаем расширяться — и сейчас к этому готовы.