Написано огромное количество книг по цифровому этикету, тему с задачами в голосовых сообщениях давно растащили на мемы, а у многих сотрудников твоей команды уже дёргается глаз от постановки задач в Telegram и уведомлений из серии «я тебя позавчера задачку просил сделать ASAP. Ну, что? Успешненько?».
Если ты читаешь эту статью, то уже готов к внедрению решения. Тогда мы, как в той рекламе, идём к тебе. Не смотря на то, что многих в команде может явно раздражать такой расклад, переход на новый инструмент всегда вызывает сопротивление. Все привыкли к своим «костылям» и не готовы тратить время на выстраивание нового процесса.
Один из наших пользователей поделился со мной тем, что они никак не могли дойти до релизов своих приложений, пока наконец не внедрили таск-менеджер Weeek. Все явно видели, что результат хромает, но не верили в то, что таск-менеджер может помочь им в процессе. Наш пользователь пробовал внедрять разные решения и только с Weeek у него получилось подружить свою команду. Что мешало в других решениях:
- нагруженный интерфейс;
- баги в интерфейсе;
- трата времени на обучение сотрудников;
- дорогая стоимость.
Для твоей команды актуальнее всего будут первые три пункта. Давай начнём с того, как убедить команду, что вам пора внедрять специальный сервис для менеджмента и постановки задач:
1. Повернуть лицом к проблеме: выписать все что не устраивает команду
У твоих сотрудников однозначно найдётся, что тут сказать. Одни задачи в виде голосовых сообщениях чего стоят. Время поднять все недовольства. Вместе сформулируйте и выпишите все триггер-факторы. Кстати, в одной из своих статей мы уже прописывали их, но больше со стороны руководителя. Возможно, эти мысли помогут тебе сформулировать свои тезисы для команды.
2. Обсудить все возражения. Донести свою позицию.
Вот самые частые, которые могут встретиться и у твоей команды.
а) «Я привык вести свои задачи в заметках, мне неудобно вести их в общем приложении».
Контраргумент: только с помощью общих спринтов мы можем отслеживать и корректировать загруженность команды и персональную для каждого сотрудника. Это не про контроль, а про прозрачность процессов. Ставить задачи, оценивать результат, анализировать путь, вносить коррективы в следующем месяце.
б) «Я веду рабочие задачи вместе с личными, так мне удобнее планировать свой день».
Контраргумент: этот метод имеет место быть. Но тут вытекает еще один момент, который я описала ниже.
в) «Я не хочу, чтобы меня контролировали».
Контраргумент: когда ты работаешь в команде, то задачи могут приходить не только от менеджера, но и от коллег. Гораздо удобнее поставить задачу в общем рабочем пространстве: они могут оценить твою загруженность, поставить задачу с адекватным дедлайном, а также не будут дёргать тебя со славами«Ну, что? Когда там?». Актуальный статус они могут найти в твоих задачах.
г) «Я не хочу тратить время на запись задач, я хочу просто делать свое дело. К чему эта бюрократия. Я написал сообщение в телеге, разве мало?».
Контраргумент: все просто. Прозрачное ведение задач помогает не только руководству понять уровень и фокус в твоей загруженности, также и ты сам можешь отследить на какие задачи делал упор в этом месяце, что наоборот просело.
3. Обозначить какие задачи должен решать таск-менеджер и как вы оцените эффективность после внедрения
Ты можешь опираться на боли команды, которые связаны с постановкой задач в Telegram. Как правило, таск-менеджер внедряют по нескольким причинам:
- улучшение коммуникации в команде;
- повышение прозрачности процессов;
- работа спринтами (есть определённый пул задач для каждого в команде и его нужно выполнить за конкретный промежуток времени — от недели до двух);
- сохранять информацию по рабочим процессам в одном месте;
- искать точки роста и масштабироваться, оптимизируя силы команды.
Наметьте метрики, которые вы будете отслеживать, чтобы понять эффективность. Например, мы будем работать спринтами. Поэтому главный показатель для нас будет достижение цели каждого спринта.
4. Обозначить время, за которое планируете внедрить новый инструмент
Твоей команде может показаться, что внедрение и привыкание к новому инструменту займёт огромное количество времени. Установите лимит, который подходит именно вам. Например, 3 дня на изучение интерфейса и неделя в общем, на то, чтобы привыкнуть к системе. Если лимит превышается, значит сервис вам не подходит. Когда я только пришла работать в Weeek, мне хватило 3 дня, чтобы разобраться с таск-менеджером и изучить другие разделы, которые есть внутри.
5. Внедрять и тестировать совместно с командой
Вовлечение команды в использование сервиса нужно начинать с этапа выбора решения. Если у тебя команда до 5 человек, то вы можете совместно находить и тестировать один за другим сервисы. Если больше, то можно назначить несколько ответственных, которые изучат разные предложения, а потом презентуют всей команде. Кстати, можно совместить с пиццей и домашними лимонадами. Лето же ;) После вы вместе примите решение.
Если вы с командой рассматриваете Weeek, то в этой статье мы подробно описали, как переехать с Telegram на наш сервис.
Важный момент. Таск-менеджер не волшебная таблетка, главный ресурс и возможность добиться успеха кроется в потенциале твоей команды. Создай атмосферу, где команда сможет почувствовать свою принадлежность к исходу событий, вовлекай их в процесс и вы найдёте свой инструмент. Главное преимущество таск-менеджера перед Telegram в том, что вся информация наконец-то будет упорядоченно собрана в одном месте. Она будет вспомогательным инструментом, который поможет вам на пути к достижению результата.
Для легкого входа в сервис, многие команды-разработчики проводят бесплатную демонстрацию по запросу. В Weeek мы за 15 минут проведём экскурсию для тебя и твоей команды, вместе попробуем понять, как наш таск-менеджер может решить твои проблемы. Оставить заявку можно на главной сайта.
