Решения

Chevron

Возможности

Chevron

Задачи

Режим Календаря
Контролируй загрузку с помощью календаря на день и...
Тёмная тема
Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмн...
Режим Досок
Следи за рабочими процессами через полностью касто...
Подзадачи
Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Испол...

База знаний

Текстовый редактор
Блоки помогут создать структурированную базу для х...
Папки
Распределяй документы по разным папкам, чтобы было...
Файлы
Добавляй к документам файлы, чтобы хранить всё в о...
Обложки и аватарки
Кастомизируй документы, как тебе нравится.

CRM

Множество воронок
Создавай неограниченное количество воронок продаж...
Клиенты
Веди информацию о текущих и потенциальных клиентах...
Комментарии
Добавляй важные комментарии к каждой сделке, чтобы...
Компании
Храни информацию о компаниях-клиентах — реквизиты,...

Воркспейсы

Помодоро-таймер
Работай короткими продуктивными сессиями и делай н...
Логирование действий
Отслеживай историю изменений команды внутри сервис...
Чаты для команд
Общайся с командой и обсуждай проекты и задачи.

Возможности

Chevron
← Назад

Tasks

Режим Календаря
Контролируй загрузку с помощью календаря на день и...
Тёмная тема
Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмн...
Режим Досок
Следи за рабочими процессами через полностью касто...
Подзадачи
Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Испол...

Wiki

Текстовый редактор
Блоки помогут создать структурированную базу для х...
Папки
Распределяй документы по разным папкам, чтобы было...
Файлы
Добавляй к документам файлы, чтобы хранить всё в о...
Обложки и аватарки
Кастомизируй документы, как тебе нравится.

CRM

Множество воронок
Создавай неограниченное количество воронок продаж...
Клиенты
Веди информацию о текущих и потенциальных клиентах...
Комментарии
Добавляй важные комментарии к каждой сделке, чтобы...
Компании
Храни информацию о компаниях-клиентах — реквизиты,...

Workspace

Помодоро-таймер
Работай короткими продуктивными сессиями и делай н...
Логирование действий
Отслеживай историю изменений команды внутри сервис...
Чаты для команд
Общайся с командой и обсуждай проекты и задачи.

Как переехать из Telegram в таск-менеджер и CRM

Telegram стал очень популярным мессенджером как у обычных пользователей, так и у фрилансеров, проектных команд и предпринимателей. Но что делать, если команде стало тесно внутри мессенджера?
Как переехать из Telegram в таск-менеджер и CRM

Telegram стал очень популярным мессенджером как у обычных пользователей, так и у фрилансеров, проектных команд и предпринимателей. Он бесплатный, им пользуются практически все, кто связан с digital, маркетингом и IT, а значит не надо просить сотрудников устанавливать новое незнакомое приложение. В Telegram есть возможность создавать каналы и чаты, что упрощает донесение информации. 

Но всё-таки Telegram остаётся мессенджером и его основная функция – передавать сообщения, а значит, рано или поздно команда придет к тому, что нужно что-то ещё для эффективной работы: таск-менеджер, база знаний или CRM.

Культура постановки задачи

Таск-менеджер — это сервис или программа, которая создана специально для управления задачами внутри проекта или нескольких проектов. Таск-менеджер помогает отслеживать всю историю по конкретной задаче, видеть все задачи, назначенные на конкретного человека или отдел и отслеживать эффективность сотрудников.

Чтобы эффективно перевести команду на работу с таск-менеджером, необходимо убедиться, что:
- руководители умеют ставить задачи своим сотрудникам и понятно описывать желаемый результат;

- сотрудники умеют самостоятельно или с помощью руководителя приоритезировать задачи и распределять рабочее время.

Без этих скиллов даже самый современный таск-менеджер не поможет команде эффективно спланировать и выполнить задачи, так как сотрудники будут регулярно возвращаться в мессенджер для уточнения деталей, а руководители будут постоянно спрашивать у сотрудников «ну что там?».

Хорошим подспорьем для руководителей и сотрудников станет матрица Эйзенхауера – это отличный инструмент для планирования и расстановки приоритетов. 

Матрица Эйзенхауэра — это система, которая помогает вычленить из всего потока дел наиболее актуальные и необходимые элементы и распределить остальное по параметрам скорости их реализации и ценности для человека.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает расставить приоритеты для каждой задачи:

- срочное важное

- не срочное важное

- срочное не важное

- не срочное не важное

Внутри карточек с задачами в WEEEK есть два вида категоризации задач – выбор приоритета и расстановка тегов. Приоритет выбирается из четырёх: высокий, средний, низкий и отложенный.

Приоритеты для каждой задачи в WEEEK

Теги могут быть любыми, для удобства тегами можно помечать разные типы контента, этапы работы или ответственные подразделения.

Пример оформления тега внутри карточки с задачей в WEEEK

В интернете очень много статей на тему того, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра и расставлять задачи в соответствующие квадраты, поэтому я не буду останавливаться на этом и расскажу, как перевести команду в таск-менеджер.

Перевод команды в таск-менеджер и CRM

Как и любое нововведение, переезд команды из Telegram в таск-менеджер не должен быть чем-то вроде «грома среди ясного неба». Сотрудникам нужно время, чтобы перенести задачи, привыкнуть к новому инструменту и использовать его на регулярной основе.

Первый месяц стоит потратить на наблюдение и сбор обратной связи от команды – насколько коллегам удобно пользоваться таск-менеджером? Какие возникают вопросы и сложности, что нравится и какие результаты заметны уже в первое время?

Не стоит сразу убирать Telegram из рабочих процессов и запрещать им пользоваться, но определенно нужно объяснить разницу между чатами и задачами: 

  • чаты нужны для обсуждений или быстрого получения ответа
  • таск-менеджер нужен для фиксирования договоренностей и отслеживания результатов. 

Telegram для обсуждения идей, уточнения отдельных моментов. А всё то, что из идеи превратилось в задачу, переноси в таск-менеджер. Там же, в таск-менеджере, фиксируй прогресс и добавляй комментарии к задаче, чтобы в любой момент руководитель или коллега мог получить полную картину твоей работы.

Попробуй таск-менеджер WEEEK бесплатно для команды до 5 человек – для этого зарегистрируйся в сервисе и выбери тариф Team.

На втором месяце команда уже полностью переезжает в таск-менеджер и учится эффективно выстраивать работу с помощью нового инструмента. Теперь главное – выработать привычку заносить все задачи, проставлять статусы, добавлять комментарии.

Для лучшей интеграции нового инструмента, я рекомендую устраивать еженедельные встречи, на которых каждый сотрудник рассказывает, что сделано, и что планирует делать на неделе, подтверждая это списком задач.

Третий месяц это период сбора цифр и статистики. Сколько задач в среднем выполняет сотрудник? Как много времени нужно на выполнение задачи со срочным типом приоритета? Сколько задач было в начале месяца на команде, сколько осталось незакрытых задач и почему?

Вся эта статистика собирается внутри таск-менеджера и обсуждается на коллективном совещании. Цифры помогут лучше понять, где в процессах остались слепые зоны, что является «узким горлышком» и как его преодолеть.

Внедрение CRM

Подобный алгоритм подходит и для переезда из Telegram в CRM-систему – первое время команде, возможно, придется работать в двух сервисах, но постепенно коллеги полностью перейдут на работу с заявками в CRM, потому что это удобно для сотрудника и руководителя, так как вся история работы с клиентом сохраняется в одном окне и не нужно лишний раз искать информацию по чату в Telegram или просить сотрудника предоставить информацию по конкретному клиенту.

В WEEEK есть встроенная CRM-система, с которой удобно работать в режиме «одного окна». Чтобы познакомиться с этой функцией, запишись на демо, где команда WEEEK подробно расскажет про все функции.

В помощь сотрудникам отдела продаж будут скрипты, собранные в отдельном разделе WEEEK – базе знаний.

Что такое база знаний?

При переходе на новый сервис есть большой риск потерять важную информацию, так как перенос занимает некоторое время. Чтобы этого не случилось, я предлагаю сразу переносить все документы и описание рабочих процессов в базу знаний.

База знаний – это единое пространство, в котором собраны все ссылки на важные таблицы и документы, описана структура компании, собраны контакты и регламенты, чек-листы и инструкции.

Единая база знаний упрощает работу с документами, сокращает время на поиск нужного файла или ссылки и помогает новым сотрудникам быстрее пройти онбординг (адаптацию), так как вся нужная информация есть у них под рукой.

Составлением базы знаний в крупных компаниях занимаются HR-специалисты, в небольших командах эту задачу может взять руководитель или отдельный сотрудник.

Как понять, достаточно ли хорошо оформлена база знаний?

Очень просто – если при онбординге на большинство вопросов нового сотрудника есть ответ в базе знаний, значит она хорошо составлена и является таким же рабочим инструментом, как таск-менеджер или CRM-система.

Важно помнить, что при переходе из Telegram в таск-менеджер, первое, что добавляется в базу знаний, это инструкция по работе с таск-менеджером и рекомендации по постановке задач.

Таким образом, сотрудники привыкнут пользоваться базой знаний для одной своей задачи (переход на новый инструмент работы), а затем постепенно войдет в привычку обращаться к базе знаний и по другим вопросам, дополнять ее своими документами и инструкциями.

В WEEEK есть встроенная база знаний, которая поддерживает форматирование текста, создание таблиц и загрузку изображений. Попробуй создать документ в базе знаний и поделиться на него ссылкой. Любой, у кого будет ссылка, сможет прочитать документ, даже без учетной записи в WEEEK.

logo

Полезные статьи у тебя в почте раз в неделю

Скрыть

Article Другие статьи

Также советуем почитать

Читать другие статьи →