📖 Мотивация — причина, которая движет нашими действиями. Считается, что она бывает трёх видов:
- внешняя — награда (зарплата, бонусы и звания), власть (желание подняться по карьерной лестнице) и страхи (потерять работу)
- внутренняя — удовлетворение от выполнения задачи
- просоциальная — когда движет необходимость помогать другим и защищать их
Когда команда мотивирована, задачи и проекты выполняются легко, а изменения внедряются без проблем. В противном случае наоборот — сотрудники весь день гипнотизируют стрелку часов, а нововведения воспринимают в штыки.
Но мотивация — штука подвижная: сегодня она высока, завтра снижается. Это то, с чем руководителю и тимлидам стоит постоянно внимательно работать.
🐎 Даже армия Александра Македонского отказалась идти с ним дальше на Восток, когда перестала понимать амбиции военачальника.
Сегодня рассмотрим частный случай — мотивацию команды при переходе на таск-менеджер. Расскажем, как выстроить, удержать или восстановить уровень мотивации команды.
Почему команда сопротивляется
Непонятно зачем
Изначально смысл во внедрении таск-менеджера видит только руководитель — из-за того, что не понимает, чем заняты его подчинённые, не видит статуса задач и хочет повысить эффективность команды.
Перед тем, как выйти к команде с таким решением, он:
1️⃣ Проанализировал рабочие процессы. Заметил, что 20% рабочих задач не выполняются, 30% висят невыполненными месяцами, а треть сотрудников жалуется на переработки и неравномерную нагрузку по команде.
Руководитель пришёл к выводу, что нужно внедрять таск-менеджер, чтобы:
- сделать рабочие процессы прозрачными
- отследить реальную нагрузку команды
- видеть все этапы проектов
- контролировать дедлайны
- улучшать процессы и достигать лучших бизнес-результатов
2️⃣ Протестировал несколько таск-менеджеров и их функции. Нашёл инструмент, который может решить эти проблемы
3️⃣ Сделал выбор и познакомил команду с решением
Команда присоединяется к процессу только на третьем шаге — и для неё это выглядит так:
👤(Руководитель): Переходим в таск-менеджер!
👥 (Команда): Зачем? У нас что, мало дел? Мы и так зашиваемся!
А стоило бы начать с того, что зашивается команда из-за плохих процессов и таск-менеджер помог бы. Без объяснения причин непонятно, зачем менять то, что и так работало.
Неприятие перемен
Вытекает из предыдущего пункта: если команда не понимает причины перемен, то и воспринимать она их будет враждебно. Да и вообще, наш мозг всегда сопротивляется переменам. Любым.
Команда привыкла вести планы в эксель-табличках, записывать входящие задачки в личный блокнот, держать дедлайны и статусы в голове и напоминать о них через чат в Телеграме. И ведь работает же. Каждый сотрудник думает: «Я-то слежу за своими задачами, дедлайны не срываю, ничего не теряю, а других тегаю по надобности». К такой работе они привыкли.
☝🏻 Этот фактор — часть нашего генетического кода. Менять что-то в привычках и жизни сложно и болезненно. Его надо в первую очередь учитывать, во вторую — принять, в третью — совладать с ним. А как, написали ниже.
Отсутствие навыков
Если у сотрудников ещё и нет опыта работы в похожих программах, степень уныния растёт. Надо разбираться, пробовать, учиться, по-новому выстраивать рабочие процессы. Звучит как мучение — поэтому сотрудник не учится, а прокрастинирует.
Бывают люди, которые в принципе не дружат с технологиями. А тут у них и новый интерфейс, и куча непонятных слов, ещё и повышенная ответственность!
Увеличение рабочей нагрузки
Это нежелание сотрудников тратить время на то, чтобы вести задачи. Мол, работу становится сложнее работать, когда помимо текущих задач висит необходимость всё это фиксировать и постоянно отчитываться. Поэтому сотрудники откладывают или саботируют переход в таск-менеджер.
Логика в этом есть.
Но надо копнуть вглубь проблемы — почему они не хотят приложить усилие? Почему им кажется это слишком сложным? Может, не разобрались в интерфейсе? Или так и не поняли причину перехода?
Страх контроля
Сотрудники видят в планировщике Большого Брата, который будет засекать время перекуров, фиксировать смол-токи у кулера и отслеживать прокрастинацию. А если ещё и скриншот экрана будет делать каждые 20 минут — пиши пропало. Узнает, что у тебя открыта вкладочка с маркетплейсом, — поди докажи, что ты там книги по работе смотришь.
Так в глазах сотрудников таск-менеджер может превратиться из офисного инструмента в механизм для запуска репрессий.
Кажется, что и тут есть зерно истины. Но всё снова упирается в непонимание, зачем и почему мы всё это внедряем.
Недостаток поддержки
Нельзя просто бросить в чат обучающий ролик на YouTube. Вряд ли хоть кто-то посмотрит его без напоминаний до конца недели. Ещё маловероятнее, что один ролик закроет все вопросы сотрудников.
Если раньше сотрудники не оцифровывали и не визуализировали процессы, не управляли проектами, не общались с коллегами через таск-менеджер — то без поддержки и ответов на вопросы они почувствуют себя брошенными.
Что с этим делать? Сейчас расскажем.
Как помочь команде адаптироваться. 5 конкретных действий
Волшебной формулы для легкой адаптации не существует, но есть ряд простых рекомендаций, которые помогут внедрить планировщик.
Объясняем причины через следствия
Помнишь цепочку из трёх шагов, которые построил в своей голове руководитель? Он проанализировал проблемы, потестировал таск-менеджеры — и потом озвучил решение команде.
Получается, команда пропустила важные шаги по выявлению и анализу проблем — оттого и недостаток мотивации. Даже если просадки в процессах очевидны, коллеги не связывают их решение с таск-менеджерами.
Поэтому важно поговорить с командой и познакомить с первыми этапами цепочки:
✔️ Объясни сотрудникам, почему решено изменить подход к работе — допустим:
- часть рабочих задач не выполняются
- команда неравномерно загружена
- задачи теряются
- непонятно, кто и что делает и к кому идти со своими проблемами
- команда регулярно получает по шапке за потерянные задачи и сопутствующие проблемы
Важно честно довести до команды мотивацию перехода, чтобы люди не отнеслись к нововведению как к «хотелке начальника».
✔️ Любое почему хорошо подкрепит будущая выгода, которую могут получить сотрудники при переходе. Например:
- Будете видеть, чем занимаются коллеги и на ком застряла задача — и не надо бегать по чатам, всех тыкать
- Освободите себе время — наконец возьмётесь за то, что не успевали раньше и будете больше отдыхать
- Меньше потерянных задач, быстрее развивается компания, больше денег, больше зарплата
Методично и постоянно рассказываем о пользе и успокой сомнения
Подсвети преимущества таск-менеджера. Незнающим людям не очень понятно, как трекер поможет находить теряющиеся задачи и разгрузить команду.
Подготовь презентацию и расскажи о преимуществах:
✔️ Благодаря прозрачности работа будет правильно распределена: никто не будет в полной запаре, пока другие отдыхают и плюют в потолок
✔️ Каждый сотрудник будет видеть свои задачи в одном месте. Так проще понимать, что и когда от тебя хотят, а задачи не теряются
✔️ Каждый сотрудник будет видеть чужие задачи. Это важно, если нужно добиться выполнения и соблюдения дедлайнов, если работа сотрудников связана — а так и есть почти всегда
✔️ Когда процессы наладятся, работать удалённо будет комфортнее. Это выгода, преимущества которой трудно переоценить — работа из любой точки мира с минимальным отрывом от коллектива
✔️ Имея на руках конкретные данные о выполненных задачах, сотрудники смогут аргументированно просить о повышении
Ещё стоит успокоить команду и объяснить, что таск-менеджера вводится не для слежки, а для повышения рабочей эффективности. Главная ответственность сотрудников здесь — фиксировать задачи, обновлять статусы и закрывать их
Постепенное погружение и постоянное обучение
Аквалангисты опускаются на дно постепенно, чтобы привыкнуть к повышенному давлению. Так и с командой — на погружение в новый инструмент нужно заложить время, чтобы не закружилась голова от резких перемен.
✔️ Пригласи представителя сервиса показать, как пользоваться таск-менеджером — или собери команду для совместного просмотра обучающего гайда
✔️ Собери серию обучающих гайдов и роликов в одном месте, куда будет быстрый доступ у всей команды
✔️ Сделай отдельный документ — или несколько — о работе в таск-менеджере. Там можно описать и цели внедрения инструмента
✔️ Сформируй флоу постановки задач. В этом документе вы пропишете, как правильно ставить задачи: в форме «Что сделать?», со всеми прикреплёнными файлами, описанием, ответственными и так далее. Каким именно будет флоу, решать тебе и команде
👉 О том, что такое регламент и как его сделать, читай тут
✔️ Поощряй обмен мнениями и опытом команды друг с другом и руководством по вопросам обучения
✔️ Не торопи — успокой команду и заверь, что у всех есть время на обучение и привыкание
✔️ Не переставай отвечать на вопросы. Постепенно их будет меньше, но они могут появиться и спустя полгода после внедрения
Постепенное погружение, терпение и постоянство помогут команде преодолеть фактор сопротивления переменам и привыкнуть к новому.
Вовлекаем команду в процесс
Гарвардское исследование показало, что мотивированным командам нужно позволить экспериментировать и пробовать разные подходы к своей работе. Это работает и в обратную сторону — если спрашивать мнения команды, её мотивация повышается!
✔️ Скажем, выбранный боссом планировщик не понравился команде. Предложи сотрудникам самим поискать подходящий — а затем вместе сядьте и обсудите найденные варианты
✔️ Проводите брейнштормы и обсуждайте инструменты. Обсудите полезные фичи — Канбан-доски, постановку тегов, наличие уведомлений и прочее
✔️ Подключай команду к организации работы в планировщике. Узнавай, какие методы работают, какие нет, удобно ли команде вести задачи предложенным способом. Если нет, опять отпусти бразды и дай людям выстроить систему самим
Цель — чтобы процессы в компании стали понятными и прозрачными, а задачи не терялись. Её достижение первично. Методы вторичны — и если предложенные из учебника способы не работают, пусть команда модифицирует их или вырабатывает свои.
👉 Об эволюционном переходе команды к любым методологиям читай в этом тексте
Показываем своим примером
Как уже писали выше, бросить в команду обучающий ролик и убежать — плохая идея. Нужно оставаться на связи для ответов на вопросы. А ещё важно, чтобы руководитель и сам всегда использовал инструмент, который старается внедрить.
✔️ Прежде чем предложить команде трекер, попробуй фичи сервиса сам
✔️ Веди там свои задачи — и делай всё то же, что требуешь от других
✔️ Создай чат для команды, где она сможет писать про проблемы и опыт в использовании таск-менеджера, и отвечай в нём
✔️ Демонстрируй участие. Если сотрудник жалуется, что у него что-то не получается, — помогай по возможности
Все эти функции руководитель может передать ответственному менеджеру. Само собой, менеджера тоже надо обучить. Но вести задачи самостоятельно обязательно нужно, иначе команды просто не поймёт мотивации руководителя.
Советы от WEEEK: как ещё помочь команде
Список советов выше — не исчерпывающий, поэтому давай разберёмся, как ещё начальник может замотивировать команду.
- Во время собраний сразу добавляй новые задачи в программу. Это продемонстрирует и гибкость инструмента, и его нужность
- Используй аналитику программы для оценки занятости сотрудников — и регулярно ссылайся на неё. Только в период адаптации лучше не подсвечивать, что, мол, у тебя мало записанных и закрытых задач. Просто показывай, что ты регулярно смотришь статистику и ожидаешь от сотрудников, что она постепенно будет улучшаться
- Следи за оформлением задач и актуальностью таск-менеджера. Регулярно напоминай о таск-менеджерской «гигиене» — чтобы задачи правильно оформлялись, закрывались, а рабочее пространство оставалось актуальным
- Хвали и признавай, а не только указывай на пробелы в ведении инструмента. Чтобы мотивировать команду, руководитель должен предоставлять позитивный фидбек в нужное время. 10-летнее исследование сотен тысяч сотрудников показало, что 79% уволились с работы из-за отсутствия признания.
Мотивируем на прочтение выводов
- Мотивация команды связана не только с корпоративной атрибутикой, коктейльными часами или ежегодными бонусами. Лучшие члены команды хотят делать свою работу как можно лучше. Всё, что нужно сделать, — это предоставить им подходящую среду
- Переход на таск-менеджер — дело постепенное. Дай время своей команде привыкнуть к новому
- Не бросай команду один на один с новой программой — запроси демо от представителей сервиса, собери мини-обучающую библиотеку, пропиши регламенты постановки задач
- Поддерживай команду в процессе. Отвечай на вопросы и поощряй обмен опытом.
- Поощряй самостоятельность в команде. Пусть выстроят для себя удобные процессы
- 💙 Приходи к нам на демо, если собираешься переходить на WEEEK и не знаешь, с чего начать
Подписаться 
