Онбординг – очень важный этап во время адаптации нового сотрудника. Если в крупных компаниях об этом помнят, прописывают регламенты и другие онбординг-документы подробно, то в средних и маленьких этим пренебрегают. Кажется, что достаточно один раз рассказать сотруднику что и как работает, и он тут же всё запомнит. На деле же новому сотруднику требуется в среднем до полугода, чтобы влиться в компанию. Этим фактом с нами поделился коуч Юрий Мурадян в подкасте «Потом доделаю».
Чтобы адаптация прошла успешно, рекомендуем использовать регламенты. В них удобно хранить всю важную для новичков информацию о компании. В статье рассказываем, что такое регламенты, зачем они нужны и как их прописать, а также делимся шаблонами регламентов нашей команды.
Что такое регламент
Регламент — это документ, который объясняет сотрудникам компании, как происходит взаимодействие между структурными подразделениями или между отдельными должностными единицами организации, а также описывает фундаментальные принципы работы в офисе или на удаленке.
Какие бывают регламенты и для чего они нужны
Если ты проходил онбординг в компаниях, то помнишь, как много информации сваливается на новых сотрудников в первые дни работы. Чтобы в ней не потеряться и запомнить базовые правила и принципы работы в организации, компаниям и нужны регламенты. Они позволяют хранить все правила в одном месте и к ним удобно обращаться, чтобы знать. кому писать по поводу отпуска или как поступить, если нужен день на удалёнке, а дергать коллег при этом не хочется. Кроме того, регламенты помогают разрешать конфликтные ситуации в коллективе, если такие происходят, без вмешательства руководителей.
Регламенты могут быть разными, давай рассмотрим несколько видов.
Административные регламенты
Обычно к административным регламентам относят разные нормативные акты. В них прописаны порядок и стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг. С их помощью можно уменьшить процент коррупции и контролировать работу сотрудников компании или госслужащих.
Технические регламенты
В таких регламентах обозначены стандарты и порядок выполнения производственных задач. Они контролируют безопасность сотрудников, окружающих людей, природы и оборудования организации на предприятиях.
Регламенты компаний
Чаще всего они включают в себя инструкции по работе, права и обязанности сотрудников, а также правила работы в компании. Такие документы лучше готовить заранее, чтобы в команде и процессах не было хаоса.
Как составить свой регламент и что там писать
Как я уже сказала выше, в регламенте нужно прописывать всю необходимую для комфортной работы информацию. Когда составляешь регламент, ориентируйся на три правила:
- Укажи цель регламента: для чего он нужен.
- Укажи, в каких ситуациях нужно использовать регламенты.
- Пиши коротко и простым языком.
Заранее позаботься о том, чтобы все документы находились в одном месте. В этом тебе поможет база знаний WEEEK.
Собери регламенты в одном большом документе, как это показано слева на картинке, и добавь к ним поддокументы. Так сотрудники смогут легко найти информацию, которая им нужна, и для этого не нужно будет отвлекать коллег и искать информацию по ссылкам.
Для того, чтобы понять, что писать в регламентах, подумай, что вам важно и какие процессы требуют описания, Вот несколько примеров регламентов от команды WEEEK.
Работа в офисе
Если твои сотрудники работают в офисе, пропиши в регламенте правила офиса: куда вешать и убирать одежду, как ухаживать за рабочим местом, как пользоваться кухней и какие есть правила поведения на кухне. Всё, что сочтешь нужным.
Гибридный график
Если сотрудники работают в гибридном формате или только на удалёнке, пропиши, как им друг с другом взаимодействовать. Также укажи в регламенте, как и кому сотрудник будет отчитываться по задачам, будет ли он высылать план на день и отписываться в конце дня о проделанной работе или же вы будете проводить ревью каждую неделю/месяц. Опиши варианты начала рабочего дня и его конца, чтобы сотрудники понимали, когда можно беспокоить руководителей и коллег, а когда — нельзя.
Выходные и отпуска
Также не забудь прописать регламент по выходным дням и отпускам. Помни, что в разных компаниях работают по-разному и не везде есть стандартные выходные 8 марта или на майские праздники. Открой календарь на год и пройдись по праздничним дням: укажи в регламенте, какие праздники актуальны для вас, а в какие вы работаете.
Совет от Ивана, основателя WEEEK:
«Укажи в регламенте контакты сотрудников, к которым можно прийти с вопросом или обратиться за помощью. Например, в Базе знаний WEEEK можно тегнуть конкретного человека. Поэтому наши сотрудники всегда знают, к кому и по какому вопросу можно обратиться».
Обязательно отметь в регламенте, когда и с кем нужно согласовывать дату отпуска, за сколько дней до этого нужно предупредить руководителей или администрацию или сообщить об изменениях в дате отпуска. Пропиши, сколько отпускных дней положено каждому сотруднику в вашей компании, как их оформлять и кто ответственный за эту часть работы.
Коммуникация
Кроме того, отдельно советуем прописать правила общения и взаимодействия в коллективе. Если у вас бирюзовая компания, то общение строится в горизонтальном формате, если классическая организация, то — в вертикальном. Пропиши, к кому обращаться в конфликтных ситуациях, чтобы разрешить проблему.
Внедрение и контроль исполнения
На этом составление регламентов завершено. У тебя получился «тестовый образец», который нужно будет протестировать и дать почитать сотрудникам. Узнай у них, всё ли понятно и применимо на практике. При необходимости внеси правки.
Однако мало просто прописать правила. В первое время активно следи за их выполнением и проверяй, что каждый сотрудник знает регламенты и ему известно место, где они находятся. Кроме того, обязательно дай для ознакомления регламенты новым сотрудникам.
Чтобы никто не забывал, что такие документы существуют, закрепи за ними ответственного. В случае чего этот человек будет вносить правки в документы и следить за их выполнением.
Надеемся, что эта статья и наши советы помогут тебе наладить коммуникацию и рабочие процессы в команде. Присоединяйся и становись лучше вместе с WEEEK.
Подписаться