Как правильно ставить задачи внутри команды

Недавно один из наших пользователей озвучил такую проблему: «Я смотрю в WEEEK на задачи и проекты сотрудников — и не понимаю, чем они заняты». То есть из формулировок задач и описания проектов руководитель не понимал, что именно делают сотрудники и что происходит с проектами. Попробуем вместе решить эту проблему на стыке управленческих навыков и тонкостей использования WEEEK.

Как побудить сотрудников правильно ставить задачи и вести проекты

Если ты — руководитель или менеджер, то это одна из твоих задач: рассказать сотрудникам, как им описывать свои задачи. Здесь включаются управленческие навыки. 

И неприятная новость — не получится просто попросить сотрудников правильно ставить задачи 🙂

Лень, сила привычки, традиционное сопротивление переменам — а в вопросе постановки задач сработает ещё и контраргумент: «Я вообще-то работаю, мне некогда заниматься крючкотворством в таск-менеджере». 

Но ты, как менеджер, в праве задать правила и аргументировать их, подсветив преимущества для сотрудников.

Первое, что сделай — заведи регламент. Сформулировать правила постановки задач и описания проектов надо в документе. Ты, возможно, сейчас думаешь: «Блин, ещё один документ надо делать» — но тут хватит всего одной странички. Даже половинки.

Второе, что надо сделать — сразу познакомить с регламентом новых сотрудников. Если ты впервые вводишь такой порядок в сложившемся коллективе, то разошли ссылку на новый регламент всем сотрудникам, скажи ознакомиться и принять к сведению, а также дополнительно проговори новые правила на ближайшем общем созвоне. 

И придётся какое-то время отслеживать выполнение новых порядков. Корректировать задачи и описание проектов, напоминать про регламент.

Ты встретишь сопротивление (но это не точно). Так что третье, что надо сделать, — пустить в ход аргументы. Например, такие:

Как видишь — ни одного «Потому что я так говорю!», зато сотруднику будет ясно, зачем ему это надо (хотя и это не точно).

Как правильно ставить задачи

Теперь к основному — что прописать в этом регламенте про правильную постановку задач и описание проектов.

Пусть тебе помогут следующие советы.

Описание задачи должно содержать глагол совершенного вида в начальной форме

Пусть в формулировке задачи будет ответ на вопрос: что сделать? Глагол сделает задачу понятной и конкретной. Плюс считается, что глагол — слово с сильным эмоциональным весом. Именно поэтому журналистам и авторам говорят выносить в заголовки глаголы. 

Задача должна быть конкретной

Пусть задача будет чётко описывать то, что нужно сделать. Написать «Что там с документами?» плохо. Что за документы, куда, чего? А вот «Проверить готовность документов в отделе кадров» — это уже конкретно.

Не стоит допускать в описании задачи сленг и ошибки 

Шутка в задаче, конечно, прикольно — но какой смысл, если никто твою задачу не поймёт (ещё и шутку не оценит).

То же самое с орфографическими и грамматическими ошибками. Опечатки затруднят понимание, а для кого-то даже заставят подумать, что ты неграмотный. Зачем оно надо? Придерживайся инфостиля, понятных терминов и чистоты написания. 

Задача должна быть сформулирована так, чтобы её можно было легко найти в поиске

Конкретность задачи, чистота написания, стандарт формулировки — вот три вещи, которые сделают из твоей задачи ясную единицу смысла. Такую, которую будет легко найти в поиске.

К тому же в WEEEK есть глобальный поиск по задачам и проектам. Если твоя задача описана не по стандарту, то её никто не отыщет. Да чего уж там, ты тоже можешь и не вспомнить, что там было написано пару дней назад — то ли «Рисую банерочек», то ли «Как там с баннером».

Но если ты или другой человек подумает: «Так, нужно же было сделать баннер для соцсетей» и так и забьёт в поиск задачу «Сделать баннер» — правильно описанная задача точно найдётся. 

Если ставите задачу письменно, повторите всё устно 

Когда в команде есть традиция письменной постановки задачи, не лишним будет проговорить ещё раз всё устно. Волшебный вопрос сотруднику «Как понял задачу?» и просьба повторить её вслух повысят качество коммуникации — как у пилотов самолётов принято повторять команду, переданную с земли.

А ещё лучше лишний раз убедиться, что у человека всё есть для выполнения задачи, и он знает, как к ней подступиться.      

Каждый проект должен содержать описание 

В WEEEK есть возможность добавить описание к каждому проекту. Это можно сделать в разделе Обзор.

Логично прописать там содержание проекта (буквально, чему он посвящён — например, разработка мобильного приложения для ООО «Ромашка»), а также цель и ответственных за работу.

Проекту можно отдельно присвоить сроки в календаре — это удобно, если у вас есть чёткий срок выполнения. Также внутрь можно добавить участников — и ты как менеджер будешь в одном месте видеть список ответственных за ведение проекта.

Если просить сотрудников описывать проекты таким образом, то ты точно не потеряешь нить происходящего и будешь лучше понимать, чем занимается команда.

Внутри проекта нужно отметить процессы

Любой проект можно разбить на процессы. Это удобнее всего сделать на Канбан-доске — по умолчанию на доске в WEEEK создаётся три колонки: К работе — В работе — Готово. На эти три этапа можно разбить фактически любой процесс. Твои сотрудники могут добавить свои этапы, если они отличаются от тех, что по умолчанию.

Статусы процессов из названий колонок досок будут отображаться на карточке Задачи. Так у тебя, как у руководителя, появится понимание, на каких стадиях находится каждое дело.

Ну, и не забывайте с командой проставлять задачам внутри проектов сроки выполнения. Тогда она отобразится не только на Канбане, но и в календарях. 

***

Надеемся, какие-то из этих советов помогут вам с командой прийти к взаимопониманию и повысить прозрачность системы контроля работы в таск-менеджере.

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться