Содержание:
Продолжаю раскрывать тему Agile-метода в управлении проектами. В этой статье хочу поговорить об одном из главных принципов этой методологии – коммуникация в команде на всех этапах работы над проектом с помощью коротких совещаний или daily-standup meeting.
Что такое Daily Stand-up или стендапы
Стендапы (daily stand-up meeting) – это короткие собрания от 5 до 20 минут в день, на которых каждый участник команды тезисно рассказывает, что происходит в его рабочих задачах.
Стендапы помогают команде поддерживать прозрачность процессов: быстро обмениваться важными новостями о работе, быть уверенными, что все сотрудники на одной волне и движутся в сторону общей цели, помогать оперативно решать спорные моменты в работе коллег.
Если в твоём детстве был летний лагерь, то ты помнишь «свечку». Возможно, у тебя это называлось иначе, но свечка – это вечер, когда все делятся впечатлениями о приезде в лагерь, ожиданиями от смены, рассказывают о себе, передавая друг другу горящую свечу. Так вот daily stand-up по сути – это такой же вечер, который помогает сотрудникам почувствовать свою причастность к коллективу, сфокусироваться на своих задачах и лучше понять, кто за какие задачи отвечает в команде.
Важный момент. Стендапы не работают в отрыве от планирования. Перед внедрением стендапов, важно составить план работы по проекту, разбить его на этапы, распределить зоны ответственности между сотрудниками и прописать задачи для каждого. В этом вам помогут канбан-доски.
Канбан-доска – это инструмент для планирования работы по этапам:
Доска может быть реальной – магнитной или пробковой, и висеть в месте, где будут проводится daily stand-up. Ещё есть онлайн-доски, которые находятся в специальных бизнес-сервисах. Отлично подойдут тем, у кого удалённая команда.
Например, в Weeek ты можешь организовать управление любым процессом с помощью канбан-досок. Ставить задачи и передвигать их по доске по мере выполнения:
Как проводить Daily Stand-up
Есть одно главное правило – в рамках стендапа каждый участник должен ответить на три вопроса о своих задачах:
1. Что я сделал вчера?
2. Что я буду делать сегодня?
3. Какие сложности могут возникнуть/возникают?
Ответы помогают руководителю и сотрудникам увидеть, какую работу проделал каждый. Все смогут увидеть, кто из сотрудников менее продуктивно работает, а кто имеет более высокую продуктивность, станут заметнее сложности в работе и общие результаты.
Тебе и твоей команде очень важно постараться не превратить стендапы в формальные собрания, где все будут скучать и ждать, пока говорящий закончит свой рассказ. Каждый участник должен подготовить тезисы своего выступления и вложиться в 15 минут. По моим наблюдениям, этого хватит, чтобы участники внимательно слушали и были вовлечены в процесс
Каждая команда может выбрать свой способ проведения коротких встреч. Давай разберём, какие форматы бывают:
- 1. Оффлайн. Команда встаёт в круг возле канбан-доски и каждый отвечает на 3 вопроса: что сделал, что буду делать, какие есть сложности. Для большего вовлечения можно передавать друг другу какой-то предмет: бросать мяч, передавать свечу или флажок – выберите свой вариант, чтобы сделать встречи динамичными.
- 2. Онлайн. Здесь можно попробовать 2 варианта: видео-созвоны или daily-канал.
Первый способ немного легче организовать. Команда созванивается в Zoom, Skype, Telegram или в любом привычном инструменте, и каждый сотрудник выступает со своим стендапом. Всем стоит включить камеры.
Если вы выберете второй способ, то нужно создать канал и назначить кого-то модератором. Канал можно создать в любом мессенджере: в Telegram или в специальном корпоративном мессенджере, например в Пачке или VK Teams.
Все участники стендапа скидывают модератору ответs на 3 вопроса, а потом модератор публикует общий Daily Stand-up в канал. Задача сотрудников – прочитать публикацию и поставить реакцию под постом. Так у вас получится небольшое внутрикорпоративное медиа о рабочем процессе. Важно: в daily-канале не должно быть ничего, кроме стендапов.
Для любого формата важно определить точное время проведения, которое не меняется ни при каких обстоятельствах. Стендапы обычно ставят на утро, чтобы быстро обсудить задачи и начать работу.
Универсальное время – 10:00 утра, когда все сотрудники уже на работе. Если у тебя удалённая команда и кто-то работает из другого часового пояса, то можно использовать отложенные сообщения для модераторов канала со стендапами или отправлять свои задачи кому-то из участников, чтобы их озвучили на общем созвоне. Во втором случае разговор нужно записывать и скидывать запись в общий чат видео или текст.
Какую роль Daily Stand-up играет в управлении процессами
Самое важное – есть коммуникация среди коллег и никто не работает в вакууме. Благодаря daily stand-up meeting:
1. Все видят реальную картину – чем занят каждый сотрудник в команде.
Когда вы построили план работ и определили ожидаемые KPI, которые необходимо выполнить, следующий шаг – работа в рамках плана. Часто бывает так, что план не получается выполнить из-за того, что команда распыляется на текучку и отвлекается на мелкие задачи, вместо выполнения приоритетных задач.
Как я уже говорила выше, daily stand-up имеет привязку к конкретным планам, которые отображены на канбан-доске. Когда каждый сотрудник будет озвучивать выполненные задачи и планы на день, то будет понятно действительно ли он сейчас занят делами, которые помогут достичь общих целей. Посмотрев на доску, вы также сможете увидеть это по тому, как двигаются карточки от этапа к этапу.
2. Можно предотвратить будущие проблемы.
Каждый сотрудник работает на общий результат, поэтому от того, насколько ему удаётся хорошо выполнять работу, зависит выполнит ли команда план. Когда во время стендапа он отвечает на вопрос «какие сложности могут возникнуть», команда может вовремя среагировать и помочь коллеге решить проблему или понять, как её можно обойти.
Важно: на стендапе не стоит тратить время на обсуждение проблем. Время выделяется, чтобы описать положение дел. Проблемы можно выписать и отдельно обсудить или же оставить это на ответственность команды: участник озвучил проблему, и знает к кому можно обратиться за помощью или советом, так и сотрудники, которые слушали/прочитали стендап должны включиться и подумать, могут ли они как-то помочь.
3. Коллектив становится более сплоченным и профессиональным.
Каждый сотрудник видит свой вклад в общее дело и может поделиться им с коллегами. Те, кто не выполняет свои задачи и тянет команду назад, покидают команду. Со временем, весь коллектив проходит через «фильтр» и остаются те, чей результат влияет на доход компании.
Команда фокусируется на том, что нужно сделать, что уже сделано и как они могут помочь коллегам, чтобы общий результат был высоким. Появляется согласованность между сотрудниками – каждый понимает, у кого какая зона ответственности. В такой команде не может быть ситуации, когда все делают всё!
Ежедневные стендап-встречи – отличный инструмент для команд, которые заточены на гибкий формат управления. В таких командах задачи не спускаются по иерархии от начальника к подчинённому. При этом есть общий план, которого, как в том меме, команда придерживается. При правильном использовании стендап можем стать отличным способом повышения сплоченности внутри команды и повышения эффективности за счёт того, что каждый занят своим делом и «затыки» в работе своевременно разрешаются.
Стендапы не подходят для обсуждения проблем и брейншторма. Для этого существуют большие совещания и специальные методы. Если тебе интересна эта тема, то советую прочитать эти статьи:
