В чём суть Канбан-метода

Что такое Канбан

Когда начинаешь погружаться в тему управления проектами, то замечаешь, что слова «прозрачность», «систематизация» и «эффективность» встречаются в каждой статье. 

В какой-то момент, они воспринимаются как «вода, которую льёт маркетинг», чтобы продать специальные инструменты. На самом деле, это очень важные метрики того, что управление процессами построено грамотно. Именно для этого и внедряют такие инструменты, как Канбан. 

Важно помнить, что это всего лишь инструмент, который сам по себе не приведёт твою команду к многомиллионной прибыли.

Чаще всего можно встретить такие этапы:

Пример канбан-доски

Если ты читаешь эту статью, то скорее всего или запустил свой проект, или только разбираешься в тонкостях управления. В любом случае, у тебя есть проект и стоит задача сделать так, чтобы управлять процессом работы было проще. Самый простой способ – разбить на этапы, прописать задачи и распределить по этим этапам. Например, ты руководишь event-агентством. У вас с командой есть огромное количество задач по всем мероприятиям, которые нужно менеджерить. 

Вы можете создать канбан-доску под каждый проект, поэтапно расписать процесс подготовки мероприятия, прописать задачи, назначить исполнителей. Так перед тобой откроется подробный наглядный план работы, которую предстоить проделать. 

Карточки задач внутри канбан-доски должны содержать подробную информацию о том, что нужно сделать. Каждая карточка внутри канбана должна иметь название, содержать краткое описание задачи, время выполнения и имя исполнителя. Вы с командой сами можете определить, что именно должно быть на карточке, но перечисленные выше – необходимый минимум.  

В чём главная ценность Канбан-метода

Для начала нам нужно разобраться, в чём отличие Канбан от ещё одного Agile-инструмента – SCRUM. При знакомстве с этими методами может показаться, что это одно и тоже.

SCRUM – это метод работы над задачами внутри канбан-доски, но все задачи должны быть выполнены за один спринт. Спринт – это короткий период времени, за который команда должна выполнить заранее намеченный пул задач. Чаще всего спринт длится от недели до двух. Спринты используются в SCRUM-методологии. 

После того, как команда «пробежала» спринт и выполнила все задачи, ставятся новые и команда снова бежит.

Основное преимущество и отличие Канбан от других методов управления проектами – это прозрачность процессов.  

В Канбан-методе мы расписываем процесс без привязки к двухнедельному дедлайну, сроки более гибкие, но мы видим всё – сколько всего задач нужно выполнить, кто исполнители, какая нагрузка лежит на каждом из сотрудников, какие задачи провисают и срочно нужно брать в работу. 

На канбан-доску можно переложить любой процесс. Тебе не обязательно брать их за основу стандартные, как на картинке выше, ты можешь разбить канбан-доску на уникальные столбцы под свои процессы. Разберу на примере, создания видеоконтента для Youtube-канала: 

Пример канбан-доски для создания видеоконтента на Youtube-канал

Когда ты берёшь в работу какую-то тему, то перемещаешь карточку с ней по доске до тех пор, пока видео не будет готово и опубликовано на всех ресурсах. Так ты будешь видеть, сколько роликов необходимо отснять, в какие даты съемка, какое количество вышло, какие темы сейчас в работе и когда можно приступать к новому ролику. Процесс напоминает работу конвейера, только ты стоишь не за ним, а как бы наблюдаешь за процессом.  Ты можешь равномерно распределить нагрузку между сотрудниками и исключить работу, которая никак не повлияет на результат.  

С помощью визуальных подсказок ты можешь легко обозначить приоритетность задач. Например, если ты работаешь на пробковой доске, которая висит в офисе, то можно использовать цветные стикеры, где каждый цвет будет значить приоритет: розовый – очень важные задачи, зеленый – задачи средней важности, голубой – задачи с низким приоритетом.

В WEEEK для этого есть специальный инструмент, он подсвечивает карточки внутри канбан нужным цветом в зависимости от приоритета:

Задачи разбиты по приоритету 

Со временем твоя команда привыкнет и будет быстро ориентироваться в том, какие задачи нужно взять срочно, а какие не требуют быстрого включения и можно сделать в последнюю очередь. 

Если случается сбой и задачи провисают, ты сможешь быстро среагировать, например задать вопрос исполнителю внутри карточки задачи, а если коллега взял в работу несрочную задачу – сменить приоритеты. Канбан практически исключает вероятность того, что твоя команда будет делать работу, которая никак не влияет на общий результат – все задачи уже расписаны, бери и делай. 

Принципы, на которых строится Канбан

Канбан строится на идее бережливого производства – мы делаем только то, что принесёт результат в нужные нам сроки. В основе лежат четыре принципа: 

1. Внедряй канбан-доски для тех процессов, которые уже есть в компании. 

Сам по себе метод – не волшебная таблетка, скорее усилитель. Канбан-метод в управлении поможет: построить структуру во всех текущих процессах, увидеть сильные и слабые стороны в работе и постепенно двигаться к более высоким результатам. 

Например, у тебя небольшой магазин кожаных сумок. Есть несколько процессов: производство, продвижение, продажи, работа с клиентами. Каждый процесс может состоять из мини-процессов, например, продвижение включает в себя маркетинг в соцсетях, работу с инфлюенсерами, наполнение сайта и каталога, ведение YouTube-канала. Нужно учитывать каждый из них, когда будете внедрять Канбан-метод. В WEEEK процесс можно организовать так: 

1. Создай проект «Продвижение».

2. Внутри проекта создай канбан-доски с названием каждого процесса.

3. Каждый процесс разбей на этапы.

4. Создай карточки с описанием задач и назначь исполнителей 

Вуаля! У вас с командой  получается общая картина по каждому процессу – все задачи, которые нужно выполнить, перед глазами. 

Этот пункт – ответ на вопрос «зачем нам нужен этот ваш канбан?». Твои сотрудники будут понимать зачем тратить время на внедрение сервиса. Если коротко, то главные тезисы здесь: наглядность, минимальные сбои процесса, понятные результаты в конце месяца. Так твои сотрудники будут воспринимать канбан-доски, как часть работы управления процессами и будут понимать, что это поможет им самим оценивать свою работу на протяжении всего процесса. 

2. Постоянно дорабатывайте процесс с сотрудниками.  

Здесь тебе нужно быть готовым к тому, что канбан-доски и сами этапы могут меняться со временем, если перестаёт отвечать требованиям команды и не помогает ей достигать результатов. 

Основная идея принципа в том, что Канбан не основан на времени так, как SCRUM. Поэтому, если результаты не оправдывают ожидания, то процесс нужно менять на уровне шагов – этапов. 

Может быть сопротивление с двух сторон: со стороны руководства – вам снова придётся потратить время и деньги на выстраивание процессов, а со стороны команды – снова придётся привыкать к изменению в процессах, что скажется на скорости их работы и, возможно, на качестве. 

Например, вы берёте заказ на сумку без предоплаты. В какой-то момент сталкиваетесь с тем, что к окончанию производства покупатели стали сливаться и не оплачивать изделие. Работа выполнена – денег нет. Вам приходится выкладывать эту сумку в соцсети и продавать её с помощью дополнительного действия. Тогда вы решаете пересмотреть процесс работы над заказом: Заявка, Согласование деталей, В работе, Оплата, Доставка. Теперь он будет выглядеть так: Заявка, Согласование деталей, Предоплата, В работе, Оплата, Доставка. 

3. Внедряйте канбан в соответствие с текущими порядками – учитывайте роли, обязанности, иерархию, которая уже существует в компании.

Этот принцип также поможет тебе подготовить коллег к внедрению этого инструмента. Они поймут, что Канбан-метод не берётся разрушить всё, что было построено командой. Канбан – это компромисс, между привычным управлением на словах и структурой.

Управление процессами есть в любой компании, даже если специально никто не занимался выстраиванием этого процесса. Вопрос только в том, на каком уровне оно организованно. 

Представим ситуацию: руководитель проекта – связующее звеном между архитектором и строительной бригадой объекта. Бригада ждёт, пока архитектор закончит план по установке дверей на объекте, они уточняет у руководителя сроки. 

Руководитель говорит, что через 3 дня можно будет приступать. Архитектор понятия не имеет об этих сроках и выполняет более приоритетные задачи, а к дверям приступает только на 3 день, когда руководитель и бригада ждут от него готовый план. В итоге получается ситуация, в которой бригада остаётся без работы, руководитель разводит руками, а архитектор с дёргающимся глазом старается в ускоренном темпе сделать план на двери. 

Если бы этот процесс был организован в канбан, то руководитель мог бы дать правильные сроки бригаде, исходя из: 

То есть, процесс сам по себе не меняется, задачи ставятся по той же иерархии – от руководителя к исполнителю. Меняется только одно – появляется прозрачность и реальные сроки. 

4. Поощряй инициативу от всех сотрудников 

В основе Канбан-метода лежит прозрачность, которая помогает всем участникам процесса видеть картину целиком. Поэтому сила сотрудничества здесь движущая. Там, где руководитель мог не заметить дыру в процессе, команда может подсветить. В конце концов, они главные участники процесса. Так каждый может становится более сильным специалистом, потому что видит проблему, аргументированно сообщает о нет и может взять на себя ответственность за её решение. Если переложить сюда пример из пункта выше, то:

Бригада могла бы посмотреть, когда архитектор начнет разрабатывать план и попросить скорректировать его, если это нужно. 

Используй Канбан-метод, чтобы  вовлекать в процесс всех его участников, растить новых руководителей, давать им возможность брать ответственность за решения и разделять риски.