- Для кого гайд: для команд, которые работают по Scrum или Канбан-методу и стремятся оптимизировать свою нагрузку
В гайде описали, что такое лимиты незавершённой работы, зачем и когда их стоит применять и как построить свои процессы в WEEEK с учётом WIP.
В начале будет большая теоретическая часть — потому что настроить лимиты можно за пять минут, но реализовывать их придётся в реальном мире. Долго и упорно.
Что такое WIP-лимиты
WIP-лимиты — work in progress, или лимиты незавершённой работы. Это правила, которые ограничивают количество задач на каждом этапе рабочего процесса. Используются в Agile-командах, при разработке ПО, на производстве и в других направлениях — там, где это актуально и применимо.
WIP-лимиты вводятся на Канбан-досках. Там они означают количество задач, которые могут одновременно находиться в одной колонке в течение заданного промежутка времени на конкретном этапе работы.
Самый простой пример — количество задач на недельный спринт. Допустим, команда договорилась, что одновременно в работе может быть не больше шести задач. В колонке доски вставляется этот лимит — и тогда седьмую карточку в такую колонку уже не впихнёшь.
5 причин использовать WIP-лимиты
Контролировать нагрузку на команду
И построить здоровую атмосферу в компании. Лимиты незавершённой работы позволят команде не работать «в огне», не умирать под перегрузками. WIP-лимит позволяет сдерживать бесконечный поток дел — и, собственно, соответствовать этике Agile-методики, когда команда и люди на первом месте.
Сократить простои
Ограничение работы поможет лучше управлять рабочим временем команды. Во-первых, с WIP-лимитами быстро дадут о себе знать проблемные места — так называемые «бутылочные горлышки», где работа застревает. Во-вторых, если у кого-то появится свободное время благодаря WIP-лимитам, то этот быстрый и продуктивный работник сможет подключиться к другим игрокам команды и помочь им.
Научиться делить работу на однородные задачи
В сфере разработки можно разбить работу по лимитам задач, которые будут основаны на требованиях, пользовательских историях или будущих инкрементах. То есть — то, что нужно здесь и сейчас и займёт понятное количество времени. Полезно следить, чтобы на выполнение одной задачи уходило не больше 16 часов. Команда научится уверенно оценивать сложность работы и декомпозировать — процессы пойдут быстрее, и активируется «конвейер» разработки.
Научиться приоритизации, которая реально нужна и работает
Чтобы сформировать WIP-лимиты, нужно выбрать, что мы делаем. То есть ответить на вопрос — что важно сейчас? Команда регулярно будет рефлексировать, сколько задач брать в работу и какими они будут. После практики команда научится быстро принимать решения — что нужно сделать в выбранный отрезок времени.
Использовать сильные стороны команды
В Agile-команде собираются люди с разными навыками, которых можно эффективно перебрасывать с одной части работы на другую. Даже если у вас не Agile, всё равно: команда собралась разная, способности у всех разные, а если ты — руководитель, то должен раскрыть каждого. И тут в помощь сила WIP-лимитов. Если с ограничением задач проявляются проблемы, то можно экспериментировать, распределяя силы людей по застоявшимся или проблемным задачам, — и по пути определять хард и софт скиллы каждого человека. А потом скомбинировать из них звёздную команду мечты.
Ну, и в идеальном мире (а в нашем — спустя время, череду проб и ошибок, успешных и неуспешных экспериментов) с WIP-лимитами построится конвейерная работа без перебоев.
Как внедрить WIP-лимиты в команде
Сразу оговоримся: поставить ограничение на количество задач и полагать, что команда без проблем сживётся с ним, не стоит. В первое время людям, которые никогда не работали по WIP-лимитам будет непривычно. Да и сразу принять правильные управленческие решения — какие задачи брать, а какие не брать — не выйдет.
Поэтому:
- Пообщайся с командой и установите WIP-лимиты вместе. Если ты менеджер и в самоволку придумаешь, что теперь у вас только шесть задач в работе одновременно, то ничего хорошего не выйдет. Сверься с командой!
- Поэкспериментируйте в несколько итераций. Посмотри на протяжении пары спринтов, справляется ли команда или надо уменьшать лимиты.
- Будьте готовы к ошибкам. Чтобы решить, какие задачи входят в WIP-лимит, вам придётся настойчиво подумать — а мы правильно выбрали? Приведут ли нас к результату именно эти задачи? Правильно ли мы приоритизировали задачи?
- Будьте готовы корректировать курс. Если возникают простои и команда умирает под нагрузкой — или, наоборот, курит бамбук, а выбранные задачи не ведут компанию к росту, то рокируйте количество задач в WIP-лимите. Следите за метриками продукта. Спрашивайте пользователей. Снова и снова собирайтесь и обсуждайте. Это же Agile!
- Не поддавайся соблазну повысить лимит или бросить текущую задачу и заменить её другой. Доведите задачу до конца периода — предположим, до конца спринта. Если команда «вывозит», не повышай ограничение. Такова и была цель! Если что-то не работает, то делай выводы о содержании работы и навыках команды, а не о WIP-лимитах.
Где настроить WIP-лимиты в WEEEK
Перейди в доску и выбери колонку, в которой собираешься поставить WIP-лимит. Нажми на три точки справа от её названия. Жми «Настройки». Активируй тумблер «Включить счётчик WIP-лимита» и впиши нужное ограничение. Ставить WIP-лимит можно на количество задач или часы работы. Ограничение отобразится рядом с названием колонки. Имей в виду, что настройки доступны только с тарифом Pro.
Примеры применения WIP-лимитов
В разработке
Мы уже много про это сказали, но давай ещё разок.
Спринты разработки — вот то место, где точно найдётся место для применения WIP-лимитов. Почему? Потому что: а) у тебя и команды есть ограниченный период времени (от 1 до 4 недель), б) плюс-минус понятно, что нужно сделать в ближайшем будущем, чтобы понравиться пользователям, в) примерно понятно, сколько человекочасов уходит на конкретную задачу.
По классике Канбан-метода в одну колонку «В работе» берётся не более шести задач. Это могут быть три крупные, две средние и одна махонькая задача.
Для более эффективного распределения оценивай:
- Сколько в команде разработчиков
- Какой у них грейд
- Что нужно сделать в первую очередь и вот прямо в этот спринт: в помощь тебе результаты custdev-интервью, тестирования и отзывов
Использование WIP-лимитов в разработке ПО — своего рода общее место и закон. В конце концов, никто так не впахивает, как разработчики (уж мы-то знаем). Задача проджектов и продактов — адекватно нагрузить ребят и использовать их сильные стороны.
В контент-маркетинге
В производстве контента такая штука, как WIP-лимиты, тоже пригодится. Почему? Потому что: а) у вас ограниченное количество рук, б) примерно ясно, сколько времени уходит на написание, редактуру и вёрстку текста (или подготовку видео, подкаста).
Здесь уже нельзя опереться ни на правила спринтов, ни на правила метода Канбан. Только на реалии твоего отдела контента.
Вот, что можно сделать:
- Решить, что два автора на аутсорсе могут написать только по одному тексту в неделю
- Принять, что корректор вытянет только четыре текста и два сценария за неделю
- Простить, что верстальщик сверстает лишь семь текстов
- А дизайнер тем временем осилит 15 иллюстраций.
Опирайся на реалии работы, проверяй действенность WIP-лимитов. Это поможет выстроить бесперебойный выпуск контента (мы проверяли, работает).
В обучении и саморазвитии
Последнее, но не по значению. Как пожалеть себя и свою менталочку вместе с WIP-лимитами.
Ограничить себе количество задач вне рабочего времени. Наверняка ты хочешь учиться, читать книги, смотреть и слушать экспертов. В этом WIP-лимиты тоже могут пригодиться. Почему? Потому что: а) у тебя (скорее всего) есть совсем немного личного времени; б) есть вещи, которые тебе точно приходится делать, и они занимают твоё свободное время; в) у тебя есть цели и мечты, которым ты хочешь посвящать время.
Вот, как можно применить силу WIP-лимитов в своей жизни:
- Ограничить количество часов или минут, которые ты каждый день посвящаешь учёбе. Не получится по пять часов в день учиться, если ты работаешь по 8,5 часов и ещё и тратишь на дорогу час-два. Адекватно оцени свободное время и с любовью к себе реши, каким будет твой WIP-лимит.
- Установи количество часов (а не минут) на отдых, время с семьёй и управляемую лень в течение недели.
- А вот более конкретный пример — у нас есть пример с использованием Канбан-досок в личной жизни. Там мы рассказали, как эффективно читать книжки. Так вот, в этом примере придумай WIP-лимит на количество книг, которые ты читаешь одновременно. К примеру, две штуки. Одну для образования, вторую для души. Одну утром за кофе или по пути на работу, вторую перед сном. Одну полчаса, вторую 15 минут. Вуаля, WIP-лимит установлен, работает и приносит плоды.
Подписаться 
