Kanban — это метод достижения целей с помощью разделения пути на этапы. Он позволяет организовать процесс, ставить задачи, следить за их выполнением, и успевать за дедлайнами.

Метод Канбан реализуется на досках (это может быть и лист бумаги). Берёшь процесс и рисуешь на доске колонки. Колонки озаглавливаешь этапами этого процесса, к примеру: К работе, В работе, Готово. Ставишь в колонках задачи. И по мере выполнения двигаешь задачу по колонкам — то есть по стадиям выполнения. В этом и есть суть Канбана, если очень просто.

Kanban — это перевод с японского. Означает «вывеска», «табличка». И это логично, метод ведь основан на передвижении табличек по доске.

А ещё это часть Agile-методолгии и инструмент улучшения работы через визуализацию — если разложить на доске любой процесс на этапы, то легко оценить, в каких объёмах и что сделать, какая нагрузка у сотрудников и как быстро вы двигаетесь. А ещё метод предполагает активную работу над незавершёнными задачами.

История методологии Канбан

Методу Канбан почти 70 лет! Да, весьма взрослый — но всё ещё работает, и очень даже эффективно. Такой вот японский долгожитель и трудяга.

Метод придумали в Японии на заводе Toyota. Правда, тогда он ещё не назывался Канбан. Были физические доски высотой с человека, на них — колонки с этапами, в каждой колонке — карточки задачи, которые двигались от одного этапа к другому. Рабочие завода так передавали друг другу информацию: что в работе, какие детали нужны, когда, кому. Метод помог сократить время на производство одной машины и, став успешным, ушёл в люди.

В цифровой мир Канбан-доски привёл бизнесмен, писатель, популяризатор метода Дэвид Андерсон. Он приспособил Канбан к разработке ПО и усовершенствовал, добавив, например, приоритизацию задач. Тогда метод и получил имя Канбан.

Основные элементы Канбан

В системе Канбан есть несколько ключевых элементов, которые обеспечивают ее эффективность.

Канбан-доска. Пространство, где визуализируется рабочий процесс. Это может быть пробковая, магнитная, маркерная доска, ватман — или цифровая доска. Большое пространство, которое делится на колонки. Эти колонки отражают стадии работы.
Колонки. Те самые стадии рабочего процесса. Дело делается, мы передвигаем задачи по колонкам-стадиям. Основные стадии: К работе, В работе, На проверке, Готово и т. д.
Канбан-карточки (стикеры). На карточках записаны задачи, исполнители, сроки, приоритеты. Когда статус задачи меняется, на физической доске стикер переклеивается в другую колонку. Если доска цифровая — карточка перетаскивается в следующую колонку (метод drag-and-drop).
WIP (Work In Progress) лимиты. Ограничение по количеству задач, которое допустимо на каждой стадии рабочего процесса одновременно — то есть в одной колонке. Это помогает контролировать нагрузку и двигать дела к завершению. В классике Канбана это не больше шести задач. Если в одной колонке накопилось шесть карточек, туда нельзя впихивать новую.

Ценности и принципы Канбан

Чтобы метод Канбан работал и повышал эффективность, нужно соблюдать его ценности и принципы.

Начнём с ценностей Канбана:

Сотрудничество. Не забывать, что вы одна команда
Баланс. Реально оценивать возможности и нагрузку
Прозрачность. Открыто обмениваться информацией
Клиентоориентированность. Помнить, что продукт для клиента
Лидерство. Вдохновлять соратников по команде
Поток. Работать непрерывно (в рамках разумного)
Согласие. Вместе идти к цели
Уважение. Принимать всех участников команды
Понимание. Знать основные цели проекта и команды

Если это напомнило тебе ценности Agile, то всё верно — Канбан и есть инструмент Agile. Два метода про гибкость, подвижность системы, активную работу с изменениями.

А вот четыре основных принципа Канбана:

Использовать то, что есть сейчас

Канбан нужно применять только к существующим процессам. Тогда точно ясно, какие сделать колонки в досках, какие цели преследуются и кому поручить выполнение.

Совершенствовать рабочие процессы

Колонки и доски помогают охватить взглядом все этапы и заметить, где случаются заторы из задач. Наверняка на заводе Toyota наглядность очень помогала вовремя подмечать нехватку деталей.

Поощрять лидерство

Если руководитель пропустил какую-то проблему, сотрудники смогут сами её заметить и обратить внимание всей команды как раз на Канбан-досках. Команда будет проявлять инициативу, брать на себя ответственность и расти.

Контролировать, визуализировать, актуализировать

Не создавать пробки из задач на одной доске, особенно если они одного приоритета. Не плодить кучу похожих колонок. Не забывать двигать задачи по доске. Это ведь приятно: сделал дело, карточку ооооп — и передвинул.

И ещё один экстрапринцип.

✨ Канбан-метод — не строгая концепция. Поэтому многие взяли Канбан-доски и адаптировали их по, можно сказать, авторским методам. И у них прекрасно всё получается!

Преимущества Kanban

Универсальность. Канбан помогает отслеживать прогресс и в крупном бизнесе, и в личной эффективности.
Гибкое планирование. Приоритизация помогает расставить задачи по важности и не зарыться в куче дел.
Контроль дедлайнов. Метод помогает контролировать и прогнозировать время на выполнение задач.
Наглядность. Наверное, один из главных пунктов. Помогает видеть всё и сразу.
Эффективность работы. Наглядно видим слабые места в работе, устраняем их, работаем эффективнее.
Простота. Это и правда лёгкий метод управления задачами. Важно только объяснить принципы работы и придерживаться их.

Канбан-метод действительно хорош для планирования работы и других дел. На досках можно разложить почти любой процесс — от разработки сложнейшего приложения до плана ремонта дома. Но и у Канбана есть недостатки.

Канбан исключительно гибкий инструмент. На доске можно разложить почти любой процесс: от дорожной карты проекта до личного использования для, например, саморазвития, как на скрине ниже

Недостатки Канбан

Не подходит для больших команд. Максимум 10 человек. А лучше пять. Так метод сработает эффективнее: будет меньше путаницы и больше контроля. Отсюда вытекает второй пункт.
В нём сложно масштабировать большие проекты. Если выросла команда и проект, Канбан может не справиться.
Не всегда подойдёт для долгосрочного планирования. Канбан силён в достижении ближайших целей и решении срочных задач.
Успех метода сильно зависит от самодисциплины. Если задачки не двигать по доске, то смысла никакого в Канбане не будет.

В чём отличие между Канбан и Agile, Scrum

Kanban vs Scrum

Scrum — система управления проектами, которая тоже разделяет рабочие процессы на этапы. Вот только:

Этапы Scrum называются спринтами. После окончания каждого из них есть результат, который можно показать заказчику, отправить на тестирование, выкатить в приложение и так далее. В Канбане результаты промежуточные, они важны только команде.
Канбан более гибкий. Ты можешь создать разное число колонок на доске и назвать их по-своему. В Scrum этапы определены: «бэклог», «бэклог спринта», «работа в процессе», «выполненная работа».
Спринт Scrum прерывать нельзя. Это значит, ты не можешь внести изменения в этапы работы. В Канбане не так: можно поменять вообще всё и начать с начала.
Скрам предполагает ежедневные встречи для обсуждения итогов спринтов. В Канбане такого нет.
В Канбане процессы открыты: за работой следят все участники проекта. В скраме чёткие роли: владелец продукта, скрам-мастер и команда.

Kanban vs Agile

Agile-метод — намного более широкое понятие, чем Канбан или Scrum. Это философия, масштабный подход к работе. Главная особенность — гибкость. Команда адаптируется к новым условиям, все равны и обладают базовыми знаниями из сфер коллег. И главное отличие не в подходах, а в уровнях использования. А Канбан и Scrum — это инструменты Agile.

❗В выборе метода управления руководствуйся размером команды и порядком работы. Если команда небольшая, то Канбан подойдёт. Если проект большой, то лучше использовать Scrum-подход. Если есть неопределённость сроков, то Канбан подходит. А если у вас строгие дедлайны и отчётность перед заказчиком — бери Scrum.

Как внедрить систему Канбан

Внедрение Канбан происходит постепенно для всей команды на базе пилотных задач. А дальше идёт масштабирование. Тут не надо торопиться, и стоит подойти к этому «канбанно» — поэтапно.

Составь и визуализируй список задач. Сразу можно расставить приоритеты и назначить исполнителей.
Определите правила работы в новой системе с коллективом. Например, сколько можно брать задач в работу одновременно.
Следи за процессом. Особенно в колонке В работе. Сколько там карточек, как часто они двигаются.
Следи за временем, необходимым на задачи. Находи слабые моменты, старайся их исправить. Вместе с сотрудниками!
Обсуждай проблемы и вопросы. Обязательно общайся с коллективом, узнавай, насколько удобно им работать в новой системе.
Экспериментируй. Появились первые результаты? Попробуй изменить процесс. Слегка, не глобально. И следи, как меняется результат.

6 лучших Канбан-досок

Канбан-метод популярен, на нём строятся все современные планировщики. Поэтому программ, где можно сделать Канбан-доску, множество. Я попробовала шесть самых популярных.

WEEEK

Удобная, понятная, современная программа для управления проектами. Ты можешь собрать команду в одном интерактивном пространстве, давать задачи, следить за ходом работы, хранить данные, использовать календарь, анализировать занятость, вести сделки. Это мультифункциональный сервис для работы над проектами.

Плюсы

Автоматизация досок — можно настроить автоматическое выполнение задач, передачу исполнителям, ставить время выполнения задачи в колонке на паузу и использовать другие настройки.
Внутри одного проекта можно создать много досок, а в календаре и списке задач будут отображаться задачи со всех досок.
Задачи можно описывать комплексно — прикреплять файлы, описания, оставлять комментарии.
Уведомления по задачам, в том числе в Telegram.
Канбан-метод — лишь один из пяти вариантов просмотра задач в WEEEK. Есть также диаграмма Ганта, список, недельный и месячный календари.
Постоянные обновления.

Минусы

Функций и наворотов местами слишком много. Нужно привыкнуть!

Стоимость

Есть бесплатная версия с ограничениями по количеству досок — до 10 досок в 7 проектах. Чтобы снять ограничения, нужно 259 рублей за пользователя, тогда и размер команды можно увеличить до 10 человек. Никаких проблем с оплатой российскими картами.

Kaiten

Ещё один российский планировщик задач. И надо сказать, Канбан-доски в нём очень сильные.

Плюсы

Колонки и подколонки, доска в доске — всё для визуализации рабочих процессов.
WIP-лимиты.
Тонкая работа с автоматизацией и настроек досок под себя: можно формировать и вести спринты, настраивать правила продвижения задач по доске и многое другое.
Уведомления о задачах, которые застревают в колонках.
Кастомизация рабочего пространства под процессы и под себя.
Интеграции, экспорт досок, персональные уведомления — очень много важных мелочей.

Минусы

Сложноватый инструмент — надо действительно уметь работать с Канбаном, чтобы полностью использовать возможности программы.
Фоны рабочего пространства по умолчанию очень странные — но это вкусовщина.

Стоимость

Есть бесплатный тариф без ограничений по функциям, но нет дополнительных модулей. Платные тарифы начинаются от 420 руб./месяц. Конечно, проблем с оплатой российской картой нет — это российский сервис.

Trello

Пожалуй, самая известная программа с Канбан-досками. Простая, удобная, лёгкая в освоении.

Trello удаляет российские аккаунты. А WEEEK примет всех юзеров, лишившихся планировщика

Попробовать

Плюсы

Простота. Если тебе нужны только Канбан-доски, то Trello — лучшее решение.
Красивый удобный интерфейс. Его легко поменять под себя.
Множество шаблонов, плагинов и других готовых решений.
Автоматизация досок.
Комплексное описание задач.
Уведомления по задачам.

Минусы

Только одна доска на проект. Между разными досками надо переключаться.
Trello недавно объявил, что все данные российских аккаунтов будут удалены.

Стоимость

Есть бесплатная версия с ограниченным количеством досок. Три платных тарифа от $6 в месяц, оплатить с российских карт нельзя.

Jira

Универсальный сервис для управления задачами. Подходит как для разработчиков, менеджеров, аналитиков, так и для других команд: юристов, бухгалтеров и аккаунт-менеджеров.

Плюсы

Гибкость. Можно максимально настроить сервис под потребности.
Есть аналитика, комментарии к задачам, выставление флажков (приоритетности задач) и другие полезные функции.
Подходит для использования большими командами.

Минусы

Только на английском языке.
Много различных функций и дополнений, постоянные уведомления и статусы, которые могут отвлекать.
Также скоро удалит все российские профили вместе с данными.

Стоимость

Есть бесплатная версия и бесплатный триал-период платных тарифов. Из них можно выбрать между Standart и Premium. И тут тоже не получится оплатить российскими картами.

Asana

Один из сильнейших сервисов по планированию работы. Удобный интерфейс, возможность перестраивать систему под себя.

Плюсы

Задачи и процессы можно отображать не только в Канбан-досках, но в других форматах: в диаграммах Ганта, списках, календарях.
Есть временная шкала для отслеживания выполнения задач
Широкие возможности по интеграции

Минусы

Платформа работает только на английском языке.
Нет уведомлений в месседжерах.

Стоимость

Есть бесплатный тариф Basic. Из платных можно выбрать Premium, Business, Enterprise. Они стоят от $11 до $25 в месяц. Оплатить с российских карт нельзя.

Notion

Это настоящий помощник, любимец множества digital-команд. Причём он полезен не только в работе, но и в обычной жизни. Notion может стать основой для блога или публичной документации, библиотекой знаний, базой для портфолио и даже базой данных.

Плюсы

Понятный красивый интерфейс.
Гибкая система работы с задачами. Можно все настроить под себя.
Внутри программы теперь можно работать с функциями ChatGPT.

Минусы

Нельзя оплатить российской картой. А в остальном — идеал!

Стоимость

Есть бесплатный тариф с ограничениями по запросам к Open AI и времени сохранения логи. Платные: Plus, Business, Enterprise, OpenALL. Стоимость: от $8 до $15. Оплатить с российских карт нельзя.

Ответы на самые популярные вопросы про Канбан-метод

В чём помогает Канбан-подход?

Вовлечь в процесс работы коллектив, вырастить новых руководителей, научить сотрудников брать ответственность за решения. А ещё cократить время на выполнение задач, усовершенствовать процесс работы, выявить слабые стороны.

Что означает WIP в Канбан?

WIP (Work In Progress), то есть лимиты на активные задачи. То, сколько карточек может находиться в одной колонке, и объём работы, который исполнитель принял, но ещё не сделал.

Как определить WIP лимит?

В идеале его определяют сотрудники, которые реально оценивают свои способности и понимают, сколько смогут выполнить задач к сроку. Иногда лимит устанавливает руководитель, но он может ошибиться.

Какое оптимальное количество участников команды для работы с Канбан?

От пяти до десяти человек. Можно и больше, но будет сложнее работать.

Какие метрики нужно отслеживать при использовании Канбан?

Cycle Time — время, которое задача находилась в разработке: от момента, когда ей начали заниматься, до момента, когда она прошла конечную фазу.

WIP — количество задач, которые одновременно находятся в работе.

Lead Time — время от появления задачи до выполнения. Включает Cycle Time и время ожидания в очереди на реализацию.

Wasted Time — время, которое задача проводит в различных очередях, а не в работе.

Effectiveness — процент времени, которое тратится на работу с задачей, а не на ожидания в различных очередях.

Throughput — количество задач, которое может выполнять команда в единицу времени (день, неделя, месяц).

Какие функции должна иметь виртуальная Канбан-доска?

Создавать карточки с задачами, автоматизировать процессы, задавать параметры по работам (приоритет, сроки, исполнители, трудоёмкость), показывать стадию работы, сохранять историю изменений и обсуждений. Это базовые функции цифровой Канбан-доски.

Вместо выводов: если лень читать текст

Канбан-метод — полезный и эффективный инструмент для управления процессами и выполнения задач в небольших командах. Чтобы он заработал, надо:

Правильно разбить работу на этапы. И поэтому внедрять его надо на уже устоявшихся, понятных процессах.
Правильно внедрить его в команду. Объяснить правила обращения с доской и создания задач.
Договориться о лимитах — сколько задач может находиться в колонке одновременно и сколько задач может брать на себя один сотрудник.
Работать на Канбане отделом или командой в 5–10 человек.

А так Канбан — невероятно гибкий инструмент. Можешь внедрить его в работе над серьёзными бизнес-проектами, а можешь планировать на досках ремонт дома или обучение.