Московский энергетический институт или МЭИ — ведущий технический университет в области энергетики, информационных технологий и менеджмента. Я — руководитель дирекции международного образования университета, в нашей команде — 5 отделов и 20 сотрудников.
Мы занимаемся привлечением и приёмом иностранных студентов, аналитикой, созданием образовательных программ и многим другим. Активно взаимодействуем с рекрутинг-агентствами и зарубежными университетами-партнёрами.
Задач много, часть рутинная, а часть стратегически важная. Нам было важно отслеживать и не терять задачи, даже с учетом увеличения объема работы.
Тогда
Я понял, что для этого нужен сервис по управлению проектами. Это поможет оптимизировать процессы и ускорит работу над задачами без потери качества.
Сразу скажу, университеты — консервативные организации, поэтому внедрить таск-менеджер и объяснить, что это лучше блокнота — достижение. Ещё и учитывая возрастной разброс в команде — самому старшему сотруднику 60, а младшему 24.
Важно было не только убедить команду перейти на таск-менеджер, но и найти универсальный — чтобы молодому поколению понравился интерфейс и функционал, а более взрослое легко адаптировалось.
Основные критерии поиска сервиса были такие:
- Российский сервис.
- Удобный и современный интерфейс.
- Несколько режимов просмотра задач — чтобы точно были доски и календарь.
- Возможность подгружать файлы.
- Наличие iOS и Android версий.
- Оперативная техподдержка.
В университете есть своя система по управлению задачами и изначально мы пользовались ею. Но в ней мало функционала и нельзя работать удалённо, поэтому совмещали с другими приложениями — Trello, Notion, Miro и другими — кто где. Это неудобно, потому что приходилось комбинировать несколько сервисов — часть информации в одном и часть в другом. В итоге теряли задачи и путались.
Уйти со своего сервиса в сторонний не получалось — не нашли тот, что устроит всех. И в начале 2022 года занялись поисками нового, на котором будет работать вся команда.
Сейчас
Нашли Weeek и решили попробовать.
Выбрали сотрудников, которые 2-3 месяца тестировали сервис и анализировали, как он помогает отделам взаимодействовать. Было важно понять, комфортно ли всем работать в Weeek и как легко возрастные сотрудники интегрируются.
Как я сказал, важный критерий — наличие нескольких режимов просмотра задач. В Weeek их три — недельный план, канбан-доски и списки, месячный календарь. Это идеальный набор — мы хотели не терять операционные и быстрые задачи и отслеживать работу над долгосрочными и сторонними проектами. Операционку ведём в календаре, а для больших проектов завели доски.
Адаптировались не сразу — у нас не самый легкий процесс работы.
Сначала сортируем задачи по отделам, затем по доскам и календарю. Но оказалось это лишь дело привычки и грамотного распределения. Сейчас почти вся команда пользуется Weeek ежедневно. Задачи больше не теряем — более того, теперь проще организовывать совместные проекты сотрудникам из разных отделов.
В Weeek мне нравится:
- Гибкость интерфейса. Могу настроить внешний вид сервиса под себя. Конечно, тёмной темой не удивишь, но приятно, что такая функция есть.
- Встроенный помодоро-таймер. Помогает сконцентрироваться, когда это необходимо.
- Ответственные и подписчики у задач. Удобно, что задачу могут отслеживать несколько человек сразу.
- Оперативная техподдержка. Команда Weeek быстро даёт обратную связь и фиксит недочёты.
Мы ещё на начальном этапе использования сервиса, поэтому задействовали не весь потенциал. Но за короткое время неплохо тут освоились. Планируем перенести нашу базу знаний, чтобы все данные были в одном месте. А ещё ждём улучшения CRM-системы и аналитики выполненных задач сотрудниками.
Надеемся, сервис и дальше будет активно развиваться, а команде желаем успехов!
