Как внедрить метод Канбан с помощью подхода STATIK

Подготовка к внедрению Канбан, или что такое STATIK

📌 Канбан-доски — это инструмент для организации задач с помощью колонок и карточек. Процесс организуется на доске, на которую выписываются этапы работы. По умолчанию колонки такие: К работе, В работе, Готово. По мере работы карточки перемещаются из одной колонки в другую и статус задач меняется. 

Доски помогают увидеть весь процесс работы над проектом, включая долгосрочные этапы и конкретные задачи. Это позволяет контролировать ситуацию и следить за деталями, а также отслеживать проблемные места, где задачи «застревают». 

☝️ Основа Канбан — визуализация рабочего процесса и управление потоком задач

Порой команды сопротивляются изменениям, даже если новый метод эффективный — это нормально, менять привычки трудно. Подготовить команду к внедрению Канбана и перейти на него постепенно и помогает подход STATIK.

📌 STATIK  (от англ. Systems Thinking Approach To Introducing Kanban) расшифровывается как «системный подход для представления Канбана». Он разработан Дэвидом Андерсоном и задумывался как основной подход к внедрению Канбан в компаниях. STATIK показывает, как система ведёт себя в целом, а не через анализ отдельных её частей.

🐘 Питер Сенге в своей книге «Пятая дисциплина» определил системное мышление как дисциплину по видению общей картины и объяснил его метафорически: нельзя рассмотреть одну часть слона, если хочешь научиться с ним обращаться. И слон, и компания — живые организмы, ими нужно управлять с помощью комплексного подхода, а не рассматривать отдельные части.

Получается, что STATIK — это способ целостно взглянуть на текущую систему работы и выяснить, как её можно улучшить.

Когда STATIK полезен:

✅ Сильные стороны STATIK: мягкость и постепенность. Роли или процессы меняются не внезапно, а со временем — в результате постоянных улучшений. Так система не испытывает потрясений, а сопротивление команды снижается. 

STATIK — мягкий и ориентированный на людей подход, при котором скорость внедрения Канбана определяют сами сотрудники.

Какие при этом есть нюансы: 

☝️Чтобы метод заработал, надо подготовить команду. Хотя STATIK — метод «мягкий», сопротивление всё равно возможно. Поэтому важно объяснить сотрудникам принцип работы и главное — рассказать, зачем внедряется Канбан и как это будет происходить.

☝️ STATIK можно использовать только для одного процесса.

Воркшоп по STATIK: 8 шагов

Начало реализации STATIK и внедрение Канбана — воркшоп, то есть формат обучающей встречи или серии встреч. Там участники осваивают теорию и могут сразу применять знания на практике.

Воркшоп проходит в несколько шагов. Поскольку подход итеративный, следовать по порядку необязательно — шаги дополняются и могут меняться местами в зависимости от текущих приоритетов.

Алгоритм подхода STATIK

Шаг 1. Fit for Purpose, или понять исходную точку

Есть такое понятие business as is — или текущее состояние команды и дел в команде и компании. То, что имеем сейчас и с чем работаем. Внутренние и внешние проблемы и процессы, клиентский или рыночный спрос, актуальные метрики и показатели.

Цель первого шага — как раз изучить business as is. Добиться общего понимания процесса, который потом появится на Канбан-досках.

Какие вопросы здесь можно задать:

❓Зачем существует команда?

❓Как проходит рабочий день сотрудников?

❓Кто клиент, который пользуется результатом нашего труда?

❓Насколько клиент удовлетворён результатом нашего труда? 

Собрать данные удобно в таблице и выписать в неё все предложения. Важно, чтобы участники понимали цель своей работы.

Вот два сценария на примере опроса персонала кафе — один ответ зрелый, другой нет:

❌ Мы пишем заказ на бумажку, а потом выносим блюдо — вот и вся наша цель. 

✔️Мы обслуживаем гостей, чтобы быстро и качественно обслужить гостей, а также увеличить сумму чека. 

Шаг 2. Понять, что сейчас идёт не так и почему

Этот этап направлен на выявление и обсуждение проблем.

Источники недовольств делятся на внутренние и внешние. Внутренние — это боли сотрудников, а внешние — боли клиентов, конечных пользователей или владельцев продукта.

На примере персонала кафе таблица будет выглядеть так:

Внутренние и внешние проблемы часто перекликаются — как в этой таблице. То, что беспокоит команду, сказывается на клиентах.

Для более глубокого анализа можно использовать диаграмму Исикава, чтобы найти второстепенные факторы проблем. Как её составить, рассказываем в этой статье.

Шаг 3. Проанализировать спрос

На этом шаге определяем характер спроса от бизнеса, продукта, деятельности компании. Нужно ответить на вопросы:

❓ Кто заказчики? 

❓ Что они запрашивают и как часто? 

❓ Какой объём запроса?

❓ Какие ожидания от запроса? 

Чтобы провести анализ, вспоминаем проекты, ошибки, эксперименты и так далее. Рассмотрим элементы, задействованные в анализе спроса.

Определи типы рабочих элементов спроса

Тип рабочего элемента — это вид запроса, который мы получаем. 

В примере с кафе основное внимание уделяется бизнес-ланчам. Чтобы удовлетворить разные вкусы клиентов, сделаем несколько комбинаций блюд в ланчах.

✔️ Мы разделили бизнес-ланчи на кухни: итальянский, грузинский, европейский ланч, чтобы отвечать потребностям большего количества гостей.

Анализ скорости и характера прибытия спроса

Изучая, как спрос колеблется в течение дня, недели или месяца, можно определить загруженные периоды, когда спрос выше. Эти знания помогают соответствовать ожиданиям клиентов в пиковые периоды. 

✔️ Ежедневно в кафе происходит резкий рост количества гостей в период с 12 до 16 часов во время бизнес-ланчей.

Рассмотри бизнес-риски и ожидания по спросу

В некоторые периоды — сезонные события, распродажи, праздники — спрос резко возрастает.

Например, в кафе спрос стабильно увеличивается в праздники и периоды корпоративов. Предупредив наплыв гостей, мы сможем подготовиться: закупить больше продуктов и сделать больше заготовок популярных блюд.

Шаг 4. Анализ возможностей 

Цель — изучить, как команда справляется с нагрузкой. Это такое «планирование мощностей». На этом этапе нужно определить сильные и слабые стороны и оценить пропускную способность команды. 

На какие вопросы нужно ответить: 

❓Сколько требований выполняем за период работы (месяц, неделю или спринт)?

❓Достаточно ли у нас людей для выполнения цели? 

❓Получили ли мы обратную связь о последней поставке спроса? Успели ли её проанализировать?

❓Есть ли силы отступить от операционки и подумать о стратегии?

❓ Есть ли процессы, где регулярно случаются «пробки» — решения не принимаются, а изменения не двигаются?   

Шаг 5. Модель рабочего процесса

А вот теперь закладываем формат, состав и внешний вид будущей доски. Этот этап позволяет взглянуть на шаги, которые предпринимаются для завершения работы. 

Вопрос для этого шага:

❓ Каковы этапы процессов?

Здесь мы изучаем рабочие процессы, чтобы выявить «узкие горлышки» в работе и внести изменения для улучшения. Сделать это можно с помощью рисунка. Вооружаемся стикерами или маркерами и изображаем процесс: что мы делаем, чтобы довести элемент от запроса до поставки результата по спросу.

На этом этапе не нужно удалять или добавлять шаги, важно оценить то, что есть.

Шаг 6. Определение приоритетов — или классов обслуживания

Это определение политики порядка выполнения работы. То, что определяет приоритеты, закладывает очерёдность задач, степень их важности — и что на это влияет! 

В Канбан-системе так называемые классы обслуживания определяют дисциплину очереди или приоритет тикетов. Всё это — приоритизация задач.

🟢 Например, запрос от клиентов добавить в меню новый сорт чая будет запланирован в обычные сроки — это не влияет на текущие процессы.

🔴 А беседу с грубым официантом важно провести в кратчайшие сроки, поскольку это влияет на посещаемость и репутацию кафе.

Вот вопросы для анализа классов обслуживания:

❓ Каковы типы работы и чем они отличаются? 

❓ Как вы можете расставить приоритеты для каждого типа работы?

❓Что определяет приоритетность? Клиентский запрос, запрос от заказчиков, стейкхолдеров, запросы рынка? Всё сразу? 

В Канбане есть следующие классы обслуживания:

Ускоренные: то, что нужно предоставить быстро во избежание потерь — финансовых, репутационных, как в примере выше.

Фиксированные: если это не будет предоставлено в определённую дату, то потеряет свою актуальность — например, обновлённое меню в честь Нового года.

Стандартные: обычная повседневная деятельность.

Нематериальные: для задач с небольшими или нулевыми затратами на задержку.

Шаг 7. Разработка системы Канбан

Вот тут уже начинаем визуализировать работу на досках! И, конечно, описывать правила работы Канбан-системы.

Реши, хватит одной доски под все виды работ или их будет несколько. Далее вместе с командой составьте этапы работы и определите правила — сколько задач может быть в работе одновременно, как расставляются приоритеты и так далее.

✅ У нашего кафе задачи персонала могут меняться местами и даже выполняться одновременно. Для такой работы подойдут базовые настройки досок с колонками: К работе, В работе, Готово.

Как выглядит доска со стартовыми колонками

Шаг 8. Обсуждение дизайна и согласование реализации

Мы на взлётно-посадочной: на этом финальном этапе фиксируем договорённости. Например, обозначаем, как часто будут проходить созвоны и встречи для обсуждения прогресса, выявления и исправления ошибок, обмена опытом.

❗ Присматривай за Канбан-системой, чтобы вовремя замечать, когда что-то идёт не так, и адаптировать процессы под нужды команды и пользователей.

✔️ На этом этапе можно полноценно запуститься и сообщить заинтересованным лицам об изменении в процессах.

Опыт внедрения STATIK

Тренер и коуч по Agile и Канбан Аманда Варелла рассказала, как внедряла Канбан с помощью STATIK в команду из пяти человек. Команда отвечала за поддержку групп доставки с помощью управления конфигурацией, развёртывания, автоматизации, экологических и связанных с ними проблем.

Фух, выговорили! Не переживай, на процесс внедрения подхода и доски эта сложная и нетипичная специализация не влияет.

Внедряли Канбан на семинаре. Для работы команда использовала вот такой холст: 

Аманда собрала команду на открытый разговор и сразу обозначила цель: добиться общего понимания процесса, которое впоследствии и перенесут на доску Канбан.

Источники недовольства команда выписала в таблицу: 

Далее операционную группу попросили вспомнить все услуги, которые они предоставляют группам доставки.

Затем команда рассмотрела каждый тип рабочего элемента, ответив на вопросы:

После ответов на вопросы таблица выглядела так:

Далее Аманда попросила команду нарисовать последовательность шагов для каждого типа рабочего элемента, чтобы выяснить, одинаковые они или нет. 

Команда обнаружила, что у них простейший рабочий процесс из трёх шагов: «Сделать», «Выполнить», «Сделано» — и высокий уровень специализации.  Работа выполнялась только одним специалистом, который инициировал задачи и сам их завершал.

Дальнейшие обсуждения показали, что этот процесс можно улучшить, объединив и поощрив большее количество специалистов-универсалов. Но изменения не вносили, пока команда полностью не разобралась, как всё работало до этого момента.

На следующем шаге команда определила набор политик, описывающих, как и когда должна быть выполнена работа. 

По классам обслуживания команда выделила типы так:

Затем команда составила дизайн доски.

Ранее команда уже проводила ежедневные стендапы (встречи по текущему положению задач), но из-за их плохой структуры самоорганизоваться не получалось. Новая доска помогла команде поддерживать ежедневные стендапы.

После введения стендапов и обучения руководства новой системе команда стала демонстрировать самоорганизующееся поведение.

Компания и команда получили множество выгод, в том числе:

Советы и рекомендации по проведению STATIK-воркшопа

Петула Гимарайнш

по Agile из компании All Thing Agile

По моему опыту, использование STATIK — это не один дневной семинар, а несколько семинаров в течение одной или двух недель, если вы хотите вовлечь людей и быть более структурированным. Что такое неполное время в течение недели в общей схеме вещей?

Источник

Статичные выводы

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться