Что такое отчёт о статусе проекта
📌 Отчёт о статусе проекта — документ с общей информацией о делах в проекте. Он помогает согласовать действия команды и понять, укладывается ли она в сроки, есть ли проблемы в работе и нужно ли что-то делать.
Если от слова «отчёт» у тебя дёргается глаз — это норма. Сразу перед глазами 30-страничная кипа табличек и текстов, но тут всё не так.
Отчёт о статусе проекта — лаконичное и простое сообщение. Чтобы поддерживать прозрачность работы, команде из здоровых человеков достаточно краткого отчёта с ключевыми моментами дел.
В такой отчёт входят:
- статусы текущих задач
- успехи
- ближайшие планы
- риски и проблемы, которые могут возникнуть по ходу работы над проектом
Для этого достаточно простого документа, письма, комментария к задаче или сообщения в чате.
По такому отчёту реально подвести промежуточные итоги работы и проверить, какие проблемы, какие успехи, как идут дела, укладывается ли команда в сроки. Его задача — дать всем в команде знать, что вообще происходит.
А вот зачем ещё пригодится отчёт.
Зачем нужны отчёты о статусе по проектам
Они помогут:
- Отслеживать состояние проекта — отчёты о статусе содержат общий обзор происходящего в проекте и держат всю команду в курсе событий
- Повысить прозрачность — руководители, стейкхолдеры, коллеги и заказчики имеют одинаковое представление о состоянии проекта, проблемах и будущих задачах
- Проактивно управлять рисками — отчёт позволяет стабильно мониторить происходящее в проекте и вовремя замечать проблемы
- Снизить многозадачность — благодаря отчёту можно оценить промежуточные результаты работы и сразу исправить ошибки, а не браться за все недоделки в конце проекта
- Минимизировать планёрки — потому что лучше отправить один понятный отчёт и не тратить время на проведение созвонов и встреч
- Улучшить коммуникацию с коллегами — когда информация о текущих делах подана понятно и просто, повышаются взаимопонимание и доверие внутри команды
Разберёмся, что писать в отчётах, как часто их делать и кто за них отвечает.
Основы отчёта о статусе проекта
Отчёт о статусе проекта готовится раз в день, неделю, месяц или квартал — в зависимости от договорённостей. Кто его пишет и принимает, тоже зависит от ситуации, компании, размеров команды.
Ежедневный отчёт о статусе проекта
Это информация по статусу задач. В конце текущего или начале следующего рабочего дня сверяют статусы прошлых задач и составляют план на новый день.
Помогает оперативно понять, как команда справляется с задачами и какие проблемы возникают во время работы. Идеален для динамично развивающихся проектов или для периода обострения интенсивности работы.
👤 Пишет рядовой сотрудник, принимают тимлид, проджект-менеджер и продакт-менеджер
📩 Может быть простым сообщением в чате или комментарием к задаче в таск-менеджере. Главное — чтобы он делался быстро и так же быстро читался
💡 Выполнить роль ежедневного отчёта может статус в таск-менеджере. Статус отражается в колонке на Канбан-доске либо с помощью метки на задаче. Чтобы такой метод работал, требуется высокая самодисциплина команды: ведь каждому надо будет вечером пройти по таск-трекеру и выставить актуальные статусы.
Еженедельный отчёт о статусе проекта
Это данные о прогрессе проекта, план действий на будущую неделю, барьеры, риски и то, как их избежать. Такой документ помогает мониторить промежуточные вехи внутри большого плана проекта.
👤 Пишет его проджект-менеджер или продакт-менеджер, принимает руководитель, реже такие отчёты частые требуют стейкхолдеры или заказчики
📩 Может быть сообщением в чате, комментарием к задаче, письмом, кратким документом
Ежемесячный отчёт о статусе проекта
Более важный документ — содержит общую информацию о результатах и планах на будущий месяц. Помогает оценить, насколько эффективно вкладывались ресурсы, нужно ли их перераспределить и выбрать дальнейшие действия.
👤 Пишет проджект-менеджер или продакт-менеджер, принимает руководитель, владелец продукта, а также вновь стейкхолдеры или заказчики — ежемесячные отчёты им нужны чаще
📩 Письмо или документ — только так. Всегда сохраняй отчёт такого уровня в проектной документации под понятным названием
Ежеквартальный отчёт о статусе проекта
Ещё более важный документ — готовится по итогам прошедших трёх месяцев. Содержит все вышеупомянутые моменты. Вдобавок их визуализируют на диаграммах и графиках. Это крайне важный отчёт — нужен для планирования и сверки стратегических целей.
👤 Пишет и готовит руководитель — на базе того, что ему положили на стол ранее. Принимает внешний заказчик или стейкхолдеры, если они есть. Нередко именно такой отчёт показывают всей команде для синхронизации
📩 Письмо или документ — вновь только так. Всегда сохраняй отчёт такого уровня в проектной документации под понятным названием
Признаки хорошего отчёта
✅ Фиксирует результаты. В понятных единицах показывает, что удалось сделать.
Количество лидов увеличено с 30 до 100.
✅ Отражает планы. Ясно, какие действия будут дальше.
Продолжим догрев лидов рассылкой.
✅ Описывает риски. Это ряд проблем, с которыми столкнулась команда.
Значительно возросла нагрузка на команду продажников.
✅ Отражает невыполненные задачи. То есть фиксирует, что пока не получилось, — желательно с новыми сроками и дополнительными сведениями.
Баннер для рассылки ещё готовится, дизайнер сделает сегодня.
✅ Определяет ключевые вехи. Так команде и заказчикам будут ясны важные этапы в работе.
Через две недели запуск обучения на курсе, к этому моменту мы должны иметь 50 активных заявок от лидов.
✅ Содержит информацию о бюджете. В отчёте есть информация, сколько потратили и что нужно на следующий период.
На кампанию потратили 100 тысяч, на серию рассылок нужно ещё 70.
✅ Содержит информацию о следующем разе. То есть об очередном таком же отчёте, созвоне или встрече. Если встреча, стоит указать список участников и тему.
В следующий раз отчитаюсь через неделю. А ещё стоит созвониться — ты, я и Катя. Пятница 12:30 — ок?
Вот и готов лаконичный и бодрый отчёт.
💡 Хороший отчёт отличает краткость — двух страниц будет достаточно. Можно добавить внутрь ссылки на подробную информацию.
5 шагов по созданию отчёта о статусе проекта
Не будем рассказывать, как готовить ежедневный или еженедельные отчёты — выше было достаточно примеров. Коснёмся серьёзных документов: отчётов за месяц и квартал.
Шаг 1. Определить цель отчёта
Кому и зачем нужен этот отчёт?
- Заказчикам — чтобы держать их в курсе работы над проектом и его результатах
- Внутренним стейкхолдерам — чтобы собирать полный обзор состояния проекта, не выходить за рамки бюджета и грамотно распределять ресурсы компании
- Команде — чтобы сообщить, как идут дела, есть ли проблемы, соблюдаются ли сроки
Шаг 2. Собрать данные
Удобнее собирать отчёты в том же инструменте, где идёт сама работа. Например, в таск-менеджере со встроенной базой знаний. В базе знаний можно хранить отчёты о статусах проектов и шаблоны для их создания.
Можно создать древовидную структуру документов:
👉🏻 Разберём пример квартального отчёта отдела маркетинга.
В начале года компания запустила проект и опубликовала о нём серию постов в соцсетях. Для этого выделили бюджет, который пошёл на оплату промо-публикаций.
Цель этого проекта — увеличить количество регистраций в приложении.
Вот, что может быть в отчёте:
- Точные даты — период запуска промо-кампании
- Бюджет на продвижение проекта — приложить чеки, расчётные счета, другие документы
- Список каналов для продвижения — названия соцсетей, медиа и так далее
- Количество публикаций и результаты кампании — посты, просмотры и лиды
- Ссылки — ведущие на промо-публикации
- Типы контента — и пояснить, как сработал каждый из них. Можно добавить графики, диаграммы, раскрывающиеся списки, внутри которых будут лежать ссылки на примеры публикаций
- Справка о достигнутых показателях — в течение текущей кампании в сравнении с прошлой
- Причины роста или падения результатов
Шаг 3. Описать возникшие проблемы, риски и решения
Учиться на своих ошибках важно. Для проекта эффективный риск-менеджмент, то есть ведение подробного реестра рисков, — это залог успеха.
Вернёмся к примеру с отчётом промо-кампании — какие там могли бы быть проблемы:
- Типы контента, которые не зашли аудитории
- Проблемы с подготовкой контента
- Негативные отклики аудитории или заказчиков
- Как решались проблемы — а нерешённые проблемы переносятся на следующий этап
Шаг 4. Структурировать информацию
Собранную информацию оформляем в отчёт.
Перелинковывай документы, используй раскрывающиеся списки.
Можно добавить графики, диаграммы и скриншоты.
Сравнивать показатели из предыдущих отчётов удобнее с помощью графиков. Обозначь, насколько они выросли или снизились, укажи месяцы и цифры.
Шаг 5. Обозначить следующие шаги и поручения
В конце отчёта важно добавить общие выводы и гипотезы, предложить, что можно улучшить в следующем квартале. Например, для достижения новой цели нужно нанять двух новых сотрудников или передать часть обязанностей соседнему отделу.
Твой шаблон отчёта о статусе проекта за месяц
Составили для тебя шаблон отчёта по проекту за месяц, который ты можешь сделать в Базе знаний WEEEK. Структура отчёта содержит основные разделы, которые точно должны быть.
Краткий отчёт по этому тексту
- Отчёт о статусе проекта — сообщение, письмо, или документ с общей информацией о делах: статусах задач, проблемах, планах
- Отчёт о статусе проекта помогает отслеживать его состояние, повышает прозрачность, позволяет проактивно управлять рисками, снижает многозадачность, минимизирует необходимость планёрок и улучшает коммуникацию в команде
- Отчёт будет хорошим, если в нём зафиксированы успехи и прогресс проекта, планы, риски, невыполненные задачи, сроки, указана информация о бюджете и запланирован график встреч
- Для создания отчёта нужно определить его цель, собрать все необходимые данные, описать возникшие проблемы и их решения, структурировать информацию и обозначить следующие шаги и поручения
Подписаться 
