Среди множества методов, методологий и стандартов для управления проектами загорается звезда — методология P3.express. Её впервые опубликовали в 2016 году, а самый свежий, третий вариант — в 2021 году.
В этом тексте мы постарались разобрать как можно больше о P3.express — содержание методологии, как её учить, где получить сертификат. И подобрали крутые примеры внедрения методологии в реальных компаниях.
Этот текст не появился бы без помощи PMCLUB — онлайн-школы, где можно подготовиться к получению официальной международной сертификации по P3.express. Это не рекламная интеграция, а благодарность команде экспертов. Ребята познакомили нас с P3.express, помогли разобраться в тонкостях, поделились кучей кейсов и подсадили команду WEEEK на изучение методологии.
Суть методологии P3.express
P3.express (также p3express, p3x, пи3экспресс — «пи-три-экспресс») — это методология для управления проектами, состоящая из 33 шагов, разделённых на семь групп. Методология предлагает вести проекты циклами по месяцам.
P3.express помогает выстроить чёткую структуру процессов и повысить проектную культуру компании. Это минималистичная и гибкая методология, которая даёт практически пошаговую инструкцию по управлению проектами. Родом из Европы.
На практике часть шагов можно не использовать, часть совершать повторно, циклы можно сокращать или удлинять. Методология P3.express достаточно гибкая. Получается, это такой конструктор-лего: бери детальку и собирай из неё свой домик.
Методология подходит проектам и компаниям разного масштаба, разным направлениям работы — ты убедишься в этом дальше, когда прочтёшь кейсы внедрения P3.express в реальные проекты.
А пока давай глянем, какое место P3.express занимает в мире методологий управления проектами.
Какие есть методологии управления проектами
Наверняка кто-то из читателей сейчас подумал: «Госпидя, да зачем было придумывать ещё один стандарт управления проектами и методологию, если их и так уже много».
И правда, вот лишь неполный перечень методов и стандартов управления проектами.
- Scrum — классная методология для управления разработкой. Довольно жёсткая, требует соблюдения правил и мобилизации всей команды.
- PRINCE2 — крайне структурированный подход к управлению на базе организации и контроля проекта от и до. Заключается в тщательном планировании проекта до запуска, чёткую организацию каждой стадии, скрупулёзное устранение проблем до завершения.
- ISO21500 — международный стандарт с общими рекомендациями по управлению проектами. Направлен на достижение целей в рамках ограничений сроков, бюджета и бизнеса. Только для руководителей и координаторов.
- PMBOK — не методология, а свод знаний для управления проектами, которые нужны для формирования собственной методологии.
- P2M — стандарт управления из Японии. Это тоже свод знаний, книга. Учит методу визуализации проектов с высокой добавленной стоимостью в ходе развития и для проектов инновационных программ.
Про популярные методологии у нас есть отдельный лонгрид.
У всех методологий есть специфика. К примеру, Scrum придуман для разработки и на проект из сферы промышленности может не налезть. С PMBOK из 700+ страниц надо попотеть — и в обучении, и в адаптации знаний из свода под свой проект.
P3.express призвана упростить и управление, и обучение. На фоне других эта методология — как разработка без кода (no-code) в мире IT: открывает двери в сферу новичкам, расширяет горизонты возможностей, позволяет внедрять рабочие решения быстрее и дешевле.
Отличия P3.express от других систем
- Проще учить. Освоить суть методологии P3.express быстрее и проще, чем это получается с большинством других методологий. Базовые материалы для обучения есть в открытом доступе и на русском языке, освоение займёт 1–2 месяца.
- Более минималистичная. Здесь всего четыре ключевых документа для ведения проекта, понятная схема шагов, ёмкая философия на базе шести принципов. У методологии низкий порог входа для новичков в проектном менеджменте — и для неподготовленных команд, где ещё не сформировалась культура проектного управления.
- Универсальная и гибкая. Подходит для проектных менеджеров из самых разных сфер и направлений. P3.express хорошо «садится» на специфику конкретного проекта и команды: часть шагов методологии можно пропускать, часть повторять.
- Подойдёт, если стейкхолдеры проекта используют другие методологии. Гибкость методологии позволяет команде и проекту быстро подстроиться под внешний контекст и запросы.
Фазы и шаги в P3.express
Методология P3.express складывается из 33 шагов, которые распределены по семи фазам, или этапам, развития проекта.
Этапы обозначены латинскими буквами от A до G. Нумерация шагов внутри каждого этапа начинается заново. Соответственно, A01 и А10 — первый и последний шаги первого этапа. На этапе В первый шаг вновь будет В01.
Фаза 1. Подготовка проекта (A)
Это подготовка проекта к старту — формирование команды, верхнеуровневое планирование и решение о запуске. В фазе 10 шагов.
А01. Назначить спонсора — руководителя верхнего звена, который будет спасать проект, отстаивать его и принимать ключевые решения.
А02. Назначить менеджера проекта — рулевого и вечного двигателя. Про эту роль писали тут.
А03. Назначить ключевых членов команды — тех, кто будет делать задачи.
А04. Описать проект — подготовить резюме, где зафиксированы его составляющие.
А05. Определить ожидаемые результаты — собственно, сам итог проекта.
А06. Определить риски и меры реагирования — по имеющейся информации и опыту.
А07. Провести ревью проекта — просить об этом надо другого менеджера.
А08. Решить «Go/No go» — быть проекту или не быть.
А09. Провести стартовую встречу с ключевыми игроками команды проекта. Ввести их в курс дела, а потом неформально пообщаться, чтобы сблизиться.
А10. Направить фокусированную коммуникацию — для главы компании и команды. Сообщить, что проекту быть. Критически важно, чтобы все в компании были в курсе хода проекта.
Фаза 2. Планирование цикла (B)
Действия этого этапа выполняют в начале каждого цикла — по умолчанию один цикл длится месяц. Цель — детализировать планы, распределить задачи проекта, снова решить, продолжаем реализацию проекта или нет. Здесь пять шагов.
В01. Обновить и детализировать планы — снова проводятся встречи, определяются цели на цикл и ответственные за результаты. Составляется список крупных задач, контроль распределяется между ответственными.
В02. Провести ежемесячное ревью — действия оценивает другой эксперт или руководитель, данные заносятся в документ «Здоровье проекта».
В03. Решить «Go/No go» — да, снова. Возвращение к этому вопросу нужно, чтобы здраво оценить, действительно ли проект нужно доводить до конца. Спонсор пересматривает, как идут дела, принимается решение, продолжать проект дальше или нет. Это помогает уберечься от ошибок.
В04. Провести стартовую встречу цикла — чтобы сплотить команду и пересмотреть, куда идём.
В05. Направить фокусированную коммуникацию — каждому игроку команды, чтобы сообщить о прогрессе по проекту.
Фаза 3. Еженедельные действия (С)
То, что делаем каждую неделю для достижения планов на месяц. Здесь важно сохранить структурированность для достижения прогресса. Включает ещё четыре шага.
С01. Оценить и зафиксировать прогресс — сравнить промежуточные результаты с целями и сформировать прогнозы целевых показателей, такие как сроки и стоимость.
С02. Реагировать на отклонения — если на предыдущем шаге замечены недоработки, надо что-то сделать с этим.
С03. Провести еженедельную встречу — только для команды, ненадолго. Проверить, что все работают согласованно и нет конфликтов.
С04. Направить фокусированную коммуникацию — всем участникам проекта кратко по задачам на следующую неделю.
Фаза 4. Ежедневные действия (D)
То, что делаем каждый день. Напомним, что это задачи проджекта — речь не об исполнителях. Всего два шага.
D01. Управлять рисками, проблемами и запросами на изменения — мониторить угрозы, проблемы, запросы, проактивно реагировать и сразу обновлять документы по проекту.
D02. Принять результаты работы — то, что делают исполнители и принимают тимлиды, а менеджер проверяет и предварительно утверждает.
Фаза 5. Закрытие цикла (Е)
Шаги этого этапа совершаются в конце каждого месяца — это закрытие цикла и подготовка к следующему.
Е01. Определить удовлетворённость стейкхолдеров — ключевых участников проекта.
Е02. Извлечь уроки и запланировать улучшения — тут всё ясно, рефлексия, проактивный риск-менеджмент, заполнение документа «Реестр последующих действий».
Е03. Направить команде проекта фокусированную коммуникацию — да, опять.
Фаза 6. Закрытие проекта (F)
Закрытие проекта — когда всё сделано или когда мы решили его закрыть. Ещё шесть шагов.
F01. Передать продукт — утверждение проекта у заказчика.
F02. Оценить удовлетворённость стейкхолдеров — например, с помощью анонимного опросника. Полученный фидбек стоит зафиксировать в документе «Здоровье проекта».
F03. Сделать ревью этапа закрытия — менеджер со стороны оценивает проектную деятельность.
F04. Заархивировать проектную документацию — может пригодиться для будущих поколений.
F05. Отметить окончание проекта — то есть отпраздновать!
F06. Направить фокусированную коммуникацию — чтобы порефлексировать и сообщить всем о конце проекта.
Фаза 7. После проекта (G)
Эта фаза проходит от одного до пяти лет после завершения проекта. Нужна, чтобы отследить выгоды. Циклы проводятся каждые полгода. Ещё три шага.
G01. Оценить полученные выгоды — спонсор анализирует полученные выгоды и даже может поискать скрытые или потенциальные.
G02. Сгенерировать новые идеи — по максимизации выгод и поиску новых путей развития.
G03. Направить фокусированную коммуникацию — краткое сообщение о полученных выгодах и способах их максимизировать.
Документация в P3.express
В методологии всего четыре обязательных документа.
Резюме проекта
Общее описание проекта на старте. Содержит данные о сути проекта, выгодах для компании, список стейкхолдеров и другую информацию. Это лаконичный документ — одного взгляда на резюме должно быть достаточно, чтобы понять суть проекта.
Оформляется в виде документа на 1–5 страниц. Детализировать с самого первого шага не нужно — резюме дорабатывают по ходу проекта. Описание документа и шаблон тут.
Карта результатов
Схема, описание или визуализация деталей будущего проекта. Здесь рекомендуется описывать детали проекта не через глагол — «Сделать лендинг», а через существительное — «Лендинг».
В начале планирования карту результатов лучше сделать на ментальной карте — особенно если в проекте много сущностей или если нужно удобно визуализировать планы для всей команды. Затем можно перейти на диаграмму Ганта — особенно если в проекте много зависимостей и уже известны сроки этапов. А на Канбан-доску или список задач удобно переходить в процессе планирования цикла — чтобы визуализировать планы на ближайшее время. Ещё Канбан подойдёт с начала планирования проекта, если он простой.
Доска идеальна для управления процессами. P3.express топит за верхнеуровневое планирование на старте, так что на доске в течение цикла не будет очень много задач. В начале цикла ты берёшь крупную задачу, уточняешь, детализируешь её, формируешь бэклог месяца. Его лучше разбить на недели — и вот у тебя бэклог на каждые семь дней. Ты знаешь, что будешь делать в течение недели
Реестр последующих действий
Это матрица рисков, где описаны проблемы либо возможности — и меры реагирования. Важно отразить в этом документе и риски, и ответственных людей. Реестр лучше собирать всей командой, сходить к экспертам рынка, почитать кейсы с ошибками — тогда документ получится живым и реалистичным.
Оформляется в виде таблицы либо на Канбан-доске. Описание порядка работы и два примера шаблонов забирай здесь.
Реестр «Здоровье проекта»
Документ-анкета, где фиксируют удовлетворённость ходом проекта и качеством действий от стейкхолдеров — от внутренних до внешних. Обновляется в конце каждого цикла. Это важный документ, который надо поддерживать в актуальном состоянии.
Шаблон от PMCLUB вот тут.
Вот, всего четыре документа, но они крайне важны, потому что:
- освобождают голову проджекта (да и других задействованных лиц) от хранения информации,
- экономят время — не надо каждый раз заново рассказывать всем, в чём суть проекта и каковы последствия рисков,
- структурируют информацию по проекту — хоть документов и немного, но в них соберётся куча важной информации, которую важно не растерять.
По методологии документы можно создавать в разных программах. К примеру, реестр здоровья проекта можно сделать в табличном виде (Excel или Google Sheet идеально подойдут), реестр последующих действий в таблице или на Канбане, а карты результатов удобнее сделать в программе для визуализации — Miro, Figma, sBoard или других.
☝️ А хранить документы проекта или ссылки на них надо в одном и доступном для всей команды месте! В идеале — там же, где ты с командой ведёшь задачи. Ещё лучше, если эта программа сама позволяет создавать документы.
Принципы P3.express
Методология P3.express не была бы до конца методологией без своих принципов — их шесть, они называются NUPP, Nearly Universal Principles of Projects, «Почти универсальные проектные принципы».
Про них у нас есть отдельная статья.
Адаптация и использование P3.express
Методологию можно подстраивать под себя — пропускать шаги или повторять их, менять название и менять местами.
Правда, начать лучше с классической версии и постепенно, по мере развёртывания методологии в компании, вносить собственные коррективы.
И тут важно не переборщить. Может возникнуть соблазн намешать эту методологию с другими, придумать собственные шаги, надёргать из других методологий элементов и прикрутить их к P3.express или внедрить дополнительные проектные документы. Это «убьёт» лаконичность P3.express — и ничего не сработает.
❗Для применения P3.express полезно создать единое рабочее пространство, чтобы контролировать циклы проекта, управлять действиями и собрать команду в одном месте. Также важно оговорить с командой появление новой методологии и последующих перемен, договориться о названиях и понятиях и настроить общий канал для коммуникации.
В работе с заказчиком — даже если у него своя методология — P3.express стоит применять с собственного ракурса. Например, в резюме проекта описывать ваше обоснование проекта, а не заказчика. И помнить, что для заказчика ты менеджер проекта со стороны подрядчика, и функции для своей команды и заказчика у тебя разные.
Как учиться P3.express
В открытом доступе есть и подробное описание, и шаблоны документации по методологии — читать можно онлайн и в формате PDF. Всё доступно на сайте методологии в виде онлайн-руководства с залипательной анимацией. Есть на русском — и ещё на 27 языках мира. Кстати, руководство перевели ребята из онлайн-школы PMCLUB, и любые энтузиасты из других стран тоже могут самостоятельно перевести документацию на свой язык.
Потренироваться в работе над проектом можно с помощью онлайн-симулятора управления проектом — это проект здания для конференций в выдуманном городе Артополис. Также есть на нескольких языках.
А на курсах тебе дадут расширенные знания, дополнительные материалы и кучу примеров. А самое крутое — там сможешь подготовиться к международной сертификации по P3.express. В России сейчас к получению сертификата готовят на этих курсах:
P3.express в WEEEK
Для работы по P3.express в WEEEK есть готовый шаблон, который подготовила для нас школа PMCLUB.
Получить шаблон можно внутри рабочего пространства. Слева внизу найди кнопку «Шаблоны». В разделе «Разработка и продукт» выбери шаблон P3.express. Нажми «Получить шаблон» — он откроется в твоём рабочем пространстве.
❗Этот шаблон создан по проекту организации конференции. Ты можешь адаптировать его под свой проект по алгоритму, который мы описали ниже.
Что есть в шаблоне P3.express
Ты получишь две доски — для формирования реестра последующих действий и карты результатов. На первой отслеживай риски. На второй — планируй проект и циклы.
Напомним, что по методологии нужны ещё два документа: резюме проекта и реестр здоровья. Вот, как добавить их к рабочему пространству.
- Резюме проекта удобно оформить в Базе знаний в WEEEK. Созданный документ можно привязать к проекту — добавь его в разделе «Обзор» на верхней панели проекта. Через символ @ можно подвязать сюда любой документ из Базы знаний. Если ты создаёшь резюме в другой программе — например, в Google Документах — воспользуйся разделом «Приложения» внутри проекта.
- Раздел «Приложения» также находится над зоной задачек. Туда можно подтянуть любой документ из сторонних сервисов, из Figma, Miro, Google Документы и Таблицы — для этого нужно вставить embed-код.
💡 Ссылки на примеры этих документов ищи в разделе «Обзор» шаблона.
Рабочее пространство подготовлено — вся необходимая информация перед глазами.
Теперь разберём, как управлять еженедельными и ежедневными процессами. По методологии P3.express менеджер проекта должен проактивно управлять рисками и побуждать участников команды как можно чаще приносить результаты работы.
Как работать с Реестром последующих действий по шаблону
На доске «Реестр последующих действий» потенциальные и свершившиеся риски будут перед глазами всей команды. Управление ими можно разделить на три этапа: Не начато, В работе, Закрыто. Так мы и назвали колонки.
Внутри карточек шаблона лежит структура для описания риска или возможности. Используй её, чтобы описать причину, следствие, влияние, указать даты и ответственного.
Распредели карточки рисков и возможностей по колонкам. Если задача будет открыта (то есть риск реализуется), поставь дату и исполнителя.
❗Не забывай фиксировать риски в реестре сразу после выявления. Чтобы обнаружить их, используй коллективный разум — общайся с командой и стейкхолдерами, спрашивай коллег по рынку, изучай кейсы и истории других проджектов и компаний.
Как работать с Картой результатов по шаблону
На доске «Карта результатов» управляй циклом и реализацией проекта.
В карточке задачи указывай результат, который должен быть достигнут к концу цикла. Здесь лучше обозначать именно продукт, который должен появиться по итогам, и не концентрироваться на действиях или процессах. К примеру, Лендинг, а не Сделать лендинг.
В первой колонке Бэклог собери будущие результаты проекта. Отсюда карточки задачи должны попадать в колонку Месячный бэклог — план работ на месяц. Эта колонка заполняется после шага B01 — Обновить и детализировать планы.
Здесь каждую карточку задачи нужно детализировать — декомпозировать, указать содержание результата, критерии приёмки. Структуру для содержания ищи внутри карточки задачи на примере карточки Лендинг.
❗Помни, что в начале цикла не нужно детально планировать задачи на будущие циклы — только на ближайший. Пользуйся методом «набегающей волны», когда детально планируют только ближайшую работу (про этот метод у нас есть отдельный текст).
Затем все карточки нужно приоритизировать — методом MoSCoW, ICE, RICE или любым другим. Важно, чтобы это решение принималось в команде. Используй метки приоритета WEEEK.
💡 Теги и кастомные поля помогут сделать карточку информативнее. Например, с помощью тегов можно отметить задействованные отделы (маркетологи, PR), а в кастомном поле Утверждающие назначить ответственного за приёмку результата.
Удобно вынести содержание результата в подзадачи на карточке. Потом нужную подзадачу можно поместить в следующую колонку — Недельный бэклог. Так у тебя появится недельный план действий по Карте результатов.
Далее карточка задачи продолжит движение по колонкам В работе, На проверке, Приостановлено (надеемся, минует эту колонку), Завершено.
Эта мини-инструкция показывает, как ты можешь настроить рабочее пространство по методологии P3.express, чтобы потом настроить его под себя и масштабировать.
Кейсы применения P3.express на практике
СберМаркет и проектный офис с P3.express
Из всех методологий в офисе СберМаркета выбор пал именно на методологию по трём критериям: понятно, достаточно (в смысле есть все необходимые документы), универсально.
Для внедрения в компании провели важную подготовку: определились с единой терминологией и сделали реестр всех проектов — их у компании, понятно, много. Часть оригинальных названий шагов из методологии переименовали понятнее для команды.
Множество действий — как описание содержания проекта, оценку уровня удовлетворённости — в компании шаблонизировали. Например, ввели шаблон документа для описания проекта и вывели индекс удовлетворённости NPS.
Ещё одно интересное решение — команда описала внутренние принципы работы в отдельной таблице. Это помогло решать спорные моменты и избегать противоречий.
Подробно кейс внедрения P3.express в СберМаркете с множеством схем можно почитать на VC.
Внедрение P3.express на заводе по изготовлению пружин ООО «ПК Пружинный проект»
Один из самых необычных на наш взгляд кейсов — внедрение методологии на пружинном заводе на проекте по разработке и внедрению собственной ERP-системы (это система планирования ресурсов предприятия).
Компания внедряла методологию впервые, и результаты получились крутыми:
- С помощью P3.express навели порядок в документации.
- Сохранили порядок в процессах, документах и команде при двукратном росте.
- Научились быстро устранять узкие места и наладили получение прозрачной постаналитики.
- Смогли выстроить работу с разными заказчиками с их разными методологиями.
- Смогли выстроить работу с разными проектами и подвести под ними общий знаменатель.
- Наконец, сформировали в компании процесс управления проектами и повысили общую проектную культуру.
Посмотреть кейс, которым поделилась проджект компании Алина Зиязитдинова, можно на YouTube.
«ВсеИнструменты.ру» и P3.express
В компании «ВсеИнструменты.ру» с помощью P3.express решили корневую проблему — отсутствие системы управления проектами. Ни команда, ни руководители не видели всей картины процессов. Так что основной задачей было повысить прозрачность в команде.
Выбор пал на P3.express благодаря её адаптивности и простоте. Затем команда адаптировала методологию под себя — объединила часть шагов, сократив их количество.
Управление процессами развернули в Confluence, создав под каждый проект отдельное рабочее пространство. А ещё дополнительно визуализировали процессы в Miro и наладили правила коммуникации.
В итоге:
- Научились общаться в команде на одном языке.
- Ввели стандарты оценки проектов и удовлетворённости.
- Построили прозрачную систему, понятную руководителям.
- Задали толчок к развитию проектного офиса.
Подборно кейс можно почитать и посмотреть на VC.
Кратко о P3.express
- Методология P3.express — молодая, простая, понятная и адаптивная. Её легко выучить и внедрить. Появилась в 2016 году в Европе. А P3 — потому что это третья ступень в семействе методологий express.
- Включает 7 фаз и 33 шага, требует 4 обязательных документа, опирается на 6 принципов.
- Среди шагов методологии — постоянная коммуникация внутри команды, проактивное управление проблемами, обновление документации, еженедельное и ежемесячное отслеживание прогресса, оценка результатов. Всё это закладывает принципы прозрачности, которые обеспечивает методология.
- P3.express «налезает» на самые разные по объёму и содержанию проекты — от физических, вроде конференций и спортивных мероприятий, до цифровых продуктов.
Подписаться