Календарный план проекта — это перечень этапов и крупных задач по проекту, которые ограничены сроками и организованы в календаре. Такой план делают на диаграмме Ганта или таймлайне.
На старте проекта менеджер составляет календарный план и согласует его с командой. После этого начинается работа.
В основном календарном плане отражают глобальные этапы-задачи и сроки их реализации. Это верхнеуровневый план проекта. В более подробный календарный план можно добавлять подзадачи и исполнителей, вехи между этапами, важные встречи с заказчиками.
Цели и задачи календарного плана
Календарный план решает четыре задачи:
- Упрощает контроль проекта. Команда знает свои сроки и задачи, а руководители понимают, кто, что и когда делает.
- Упорядочивает работу команды. Команда понимает главную цель, знает последовательность работы и загрузку. Можно в любой момент сослаться на календарь и наглядно объяснить коллегам, почему лучше взять отпуск между проектами, а не в середине текущего.
- Напоминает о дедлайнах. Реалистичный план проекта поможет лучше управлять доступным временем и распределять нагрузку так, чтобы ничего не горело к сроку.
- Без слов показывает планы. Календарный план визуализирует и упрощает сложные процессы. Это удобно, когда надо быстро презентовать план заказчикам, стейкхолдерами, инвесторам — или вовлечь сотрудников.
7 шагов разработки плана-графика проекта
- Определить цели, объём и бюджет проекта. На установочной встрече с ключевыми участниками проекта или командой нужно определить главную цель проекта, общий объём работ и предполагаемый бюджет. Таких встреч может быть несколько.
- Разбить работу на этапы. Этапы или вехи — основные блоки работы, которые следуют друг за другом. Важно определить их и понять, как они друг от друга зависят и в каком порядке должны идти.
- Декомпозировать этапы на задачи. Этап — всегда совокупность многих задач, поэтому нужно декомпозировать каждый из них на задачи. А каждой задаче, в свою очередь, присвоить дедлайн и исполнителя. Такая декомпозиция этапов приближает команду к чёткому плану.
- Составить календарь проекта. Когда все задачи разложены, можно заполнять календарь. Проще всего делать это с помощью диаграммы Ганта. Это график, где на одной оси прописаны этапы и задачи, а на другой — сроки. Ты присваиваешь срок каждому этапу или задаче и получаешь подробный график со сроками всего проекта.
- Согласовать план с учётом ресурсов. Когда составишь первичный план, можно взглянуть на него и… начать делать правки с оглядкой на ресурсы. Например: хватит ли денег на оплату фрилансерам или нужно увеличить сроки, чтобы штатник успел со всем справиться? Когда сопоставляешь план и ресурсы, идеальная картина рушится. Это не беда: реальный план гораздо надёжнее!
- Заложить место под риски. План должен учитывать, какие форс-мажоры могут помешать реализации. Отпуска и болезни сотрудников, сорванные поставки и прочее — это можно заложить в сроки на календарном плане. А лучше составить отдельную матрицу рисков. . Финальное согласование. Перед тем, как начать работу по плану, нужно ещё раз собрать команду и согласовать его.
Дополнительные аспекты для составления календарного плана
- Не все детали плана одинаково важны разным участникам проекта. Например, заказчику не обязательно знать, что план составлен с учётом отпусков, и командные созвоны его вряд ли интересуют. Поэтому обычно создают несколько версий календарного плана: для внешнего и внутреннего пользования.
- Общий календарь этапов со сроками нужен для внешних заинтересованных лиц — заказчиков, стейкхолдеров, инвесторов. А вот внутренний нужно вести подробно, до самых мелких задачек. У каждой из них должен быть исполнитель и срок, чтобы быстро ориентироваться в процессах.
- Бюджет проекта и сметы рассчитываются отдельно, но для них необходим календарный план. Поэтому эти документы часто связаны — например, на соседних листах в Google Таблицах. Сегодня многие приложения позволяют пользоваться перекрёстными ссылками: это удобно и не перегружает календарь.
- Дедлайн проекта определяют либо внешние обстоятельства (заказчик или сезонность), либо команда. Для этого нужно определить срок работы каждого участника проекта, выстроить последовательности и связи процессов.
5 приложений для разработки календарного плана
Календарный план проекта можно нарисовать, собственно, на календаре или на ватмане, если у тебя диаграмма Ганта. Но для распределённых команд, для удалёнщиков и для презентации внешним заказчикам лучше подойдёт технологичное решение — приложение. Тем более, там есть много полезного помимо календаря.
WEEEK
Чтобы построить календарный план в WEEEK, можно использовать, собственно, календарь. У него есть два вида отображения: на неделю и на месяц.
Но для стратегического планирования лучше использовать диаграмму Ганта — тем более, что исходя от неё уже можно сформировать более детальные планы.
Диаграмма создаётся внутри проекта. На ней можно создавать длинные задачи — на несколько дней, недель и месяцев, — все они отобразятся на диаграмме. Это подойдёт для планирования этапов проекта.
Этапы можно связать между собой зависимостями — эта фич пригодится, чтобы контролировать ход работ. Все этапы-задачи также отобразятся в календарях.
Чтобы декомпозировать этапы, пригодятся подзадачи. На Ганте они не отобразятся — а это и не надо, если речь о стратегическом планировании. Зато, если присвоить этим задачам исполнителей и срок, они появятся в календарях сотрудников как самостоятельные задачи.
Ниже описали, как построить план проекта в WEEEK. А пока держи другие примеры программ для построения календарного плана.
Google Sheets
Знакомые всем гугл-таблицы хороши тем, что используются повсеместно. К тому же они бесплатные и вполне постижимы для работы. Внутри есть удобные шаблоны — в том числе для построения диаграммы Ганта.
Внутри одной таблицы можно собрать документацию по проекту: на одном листе посчитать бюджет, на другом рассчитать матрицу рисков, на следующем провести приоритизацию (например, по методу Planning Poker или ICE).
Минус — много придётся делать вручную. Нужно понимать, как работать с формулами и строить графики. А ещё таблицы часто пугают людей — возможно, красивый график будет понятнее для сотрудников и заказчиков.
YouGile
В этом российском сервисе можно построить несколько вариантов календарного плана: в календаре, Канбан-досках или на диаграмме Ганта. Все они будут относиться к одному проекту.
В сервисе достаточно удобно строить Ганта — все задачи-этапы можно сначала разложить на доске. Они появятся под диаграммой, и их можно перетащить и раскидать по графику. Сроки этапов можно менять, просто потянув за бок задачи. Ещё удобная штука — переключение дней с помощью кнопки «- +» и быстрый возврат к нынешней дате по кнопке «Сегодня».
Система приоритизации, теги, выставление дедлайнов, прописывание подзадач и исполнителей — всё это присутствует.
Roadmunk
Приложение, которое создавали под календарные планы, диаграммы, дорожные карты и прочие способы визуализации. Под это есть пачка шаблонов в пяти областях: от контент-плана, разработки и продаж до построения процессов по Agile.
Иными словами, здесь можно построить детализированные календарные планы для крупных, кратких или повторяющихся процессов. Есть обозначение этапов цветом, дополнительные маркеры и другие способы детализировать свои планы.
В программе удобный интерфейс, можно просматривать свои планы в двух режимах — на таймлайне (почти диаграмма Ганта) и свимлайне. Свимлайн — это таблица, которая распределяет задачи по исполнителям и по процессам.
Из минусов — надо разбираться и в программе, и в методе календарного плана, чтобы всё получилось. А бесплатный период длится только 14 дней.
GanttPro
Функциональное приложение, посвящённое именно диаграмме Ганта. В нём ты сможешь уточнить всё до мелочей, когда будешь создавать диаграмму. Помимо задачи есть отдельные столбцы под исполнителей, статусы и теги!
Можно масштабировать диаграмму по дням, неделям и месяцам, а можно перевести в обычный календарь или список. Приложение позволяет учитывать не только время выполнения задач, но и денежные ресурсы, чтобы распределять их между проектами в режиме онлайн. Это впечатляет.
Более подробный разбор сервиса вот тут.
Примеры графиков проектов
Пример графика планирования мероприятия
Планирование мероприятия — это и про масштабное видение, и про управление мелочами. Показываем, как разбить работу на этапы и скоординировать графики разных исполнителей — от подрядчиков до внутренних сотрудников. А ещё управлять сроками, назначать задачи, отслеживать прогресс и контролировать бюджет мероприятия.
Разложим на диаграмме Ганта крупные этапы подготовки к мероприятию — проработка концепции, отрисовка дизайна, поиск и найм подрядчиков (типография, кейтеринг), рассылка приглашений и всё остальное. Обрати внимание, что параллельные крупные процессы обязательно нужно отражать на Ганте.
На плане стоит отразить даже процессы, которые будут происходить вне вашей компании, — например, печатью раздатки занимаются подрядчики, но вам всё равно важно следить за сроками. Там же стоит обозначить и само мероприятие.
Для обозначения сроков используй длинные задачи (доступно с таск-менеджером на тарифе Lite).
Чтобы декомпозировать этапы, применяй подзадачи. Их нужно распределить между отделами и исполнителями — например, по Канбан-доскам.
Пример графика проекта по запуску нового продукта
Запуск продукта — ещё один проект, который удобно планировать на календаре и на диаграмме Ганта. Здесь тоже много параллельных процессов и задействованных людей.
Ситуация чуть сложнее. В запуске продукта участвуют разработчики, маркетинг, отдел продаж. У каждого отдела свои длительные и обширные процессы. Поэтому, возможно, тебе и команде будет удобнее выстроить отдельные планы для каждого направления.
Создадим по проекту на каждое направление работы. Это позволит развести команды, чтобы люди из разных отделов работали только по своим задачам и не путались.
В таком случае календарный план проекта будет у каждого отдела свой. На примере ниже ты можешь увидеть диаграмму Ганта по запуску продукта для отдела разработки.
Однако учти, что единый календарный план точно должен быть. В случае с запуском продукта он может быть верхнеуровневым — смотри пример ниже.
Если вы хотите пойти от общего календарного плана к частным, то декомпозируйте большие этапы на подзадачи. Затем распределите эти задачи по проектам или доскам конкретных отделов.
Пример графика маркетинговой кампании
Работа отдела маркетинга — это непрекращающаяся кампания. Дела тут есть постоянно, и конца-края им не видать. Уж мы-то знаем.
Однако бывает случаи, когда в отделе появляется кампания, ограниченная сроками. К примеру, конкурс среди клиентов. Её и разберём на примере компактного календарного плана.
Главные мысли для тех, кому некогда читать
- Календарный план — схема, которая отражает крупные этапы-задачи по проекту со сроками их исполнения.
- На календарном плане удобно отображать связи между этапами и строить зависимости. Это хороший инструмент для визуализации процессов.
- При построении календарного плана надо учитывать риски и ресурсы проекта.
- Грамотно составленный календарный план упрощает управление командой. Каждый участник знает свой дедлайн и какой следующий этап зависит от его работы.
- Удобно, когда есть краткий календарный план для внешнего пользования и полный — для внутреннего. Внешний календарный план упрощает общение по проекту с людьми вне команды.
- Составлять такой план можно в разных форматах: в календаре, на таймлайне и диаграмме Ганта.
Подписаться