Проект ➡️ Программа проектов ➡️ Портфель проектов
Вот мы и подобрались к последнему рубежу управления проектами. Когда компания обрастает множеством проектов, ей требуются серьёзные и мудрые стратегические решения. Как герой в плаще, на помощь приходит портфельное управление проектами. Рассказываем, что это такое.
Если ты только начинаешь изучать проектное управление, начни в таком порядке:
🔹 Первым прочитай текст — Что такое проект
🔹 Вторым прочитай текст — Что такое программа управления проектами
🔹 Потом возвращайся сюда
🔹 А потом узнай, как интегрировать проекты в портфель
Что такое портфель проектов и его значение в стратегии компании
Тема портфельного управления сложная, но главная и последняя — она закрывает тему управления проектами. Поэтому сейчас будет сразу два определения:
📍Портфель проектов — это совокупность проектов, которые выполняет компания. В отличие от программы проектов, в портфеле проекты разные по сути по содержанию. Портфель содержит текущие и будущие проекты разных типов и масштабов.
Из этого вытекает следующее определение:
📍Управление портфелем проектов — централизованное управление всеми проектами, которые ведёт или когда-либо вела компания. Ещё это называется портфельным управлением проектами, которое встречается под смешной аббревиатурой ПУП. Управлять портфелем проектов значит оптимизировать стратегию и принимать решения на основе окупаемости инвестиций
Проект в системе портфелей и программа проектов в системе портфелей
Кратко напомним про место проекта и программы проектов среди всех этих определений.
✅ Проект — временное мероприятие для создания продукта, услуги или результата. Его главные особенности: ограничение по времени и уникальность.
✅ Программа проектов — группа проектов, которые связаны сутью и содержанием. Нужна для лучшего управления. Как правило, проекты объединяют для достижения результата, который невозможно достичь отдельному. Здесь важные слова — координация и связь.
Теперь следи за руками.
Связанные проекты могут быть похожи. Из-за схожей технологии, использования общих ресурсов, работы на одного клиента и так далее. Если проекты похожи, но не связаны, ими следует управлять как частью портфеля.
А бывает, что проекты совсем не похожи, но всё равно все идут от общей миссии компании, взаимосвязаны и влияют друг на друга. И вот тут надо избежать эффекта каскада, координировать и грамотно интегрировать их. И тогда появляется общий портфель всех проектов компании.
Когда переходят к портфельному управлению
Портфельное управление проектов поддерживает стратегию компании — долгосрочный план для достижения миссии. Чтобы реализовать стратегию, компания запускает ряд проектов. А чтобы централизовать и улучшить управление, проекты объединяют в портфели.
Портфель проектов позволяет:
- Следить за всеми проектами и инициативами, которые когда-либо реализовывала компания. А это значит — хранить историю достижений и неудач.
- Анализировать проекты и контролировать их, чтобы следить за общим течением.
- Получать обзор состояния текущих проектов. Портфельное управление помогает посмотреть на всё, что происходит в компании, сверху — а значит корректировать курс и эффективно планировать ресурсы.
Получается, цель портфеля проектов — сделать так, чтобы все проекты соответствовали стратегии, были в балансе друг с другом и соответствовали ресурсам. Это способ сосредоточиться на общей картине развития и комплексно решать проблемы.
Портфельное управление применяется:
- Когда инвестиций и проектов много.
- Когда нужно распределить ресурсы между разными направлениями деятельности для достижения баланса между риском и прибылью.
- Когда нужно оценить и сравнить разные варианты инвестиций или проектов с точки зрения их вклада в миссию компании.
- При диверсификации — для снижения риска и обеспечения стабильности.
Цели и задачи проектного портфельного управления
По мнению экспертов по проектам, внедрение портфельного управления проектами в компанию позволяет нужным людям работать над нужными вещами. А нужные ресурсы направляются на нужные проекты.
Портфельное управление открывает вот такие ачивки:
- Повысить гибкость и скорость управленческих решений. Проекты согласованно оценивают на протяжении всего жизненного цикла. Это позволяет остаться объективными и определить приоритеты.
- Дать буст производительности. В ПУП координированы методы и инструменты реализации проектов, поэтому лишние телодвижения сведены к минимуму. Это позволяет компании быстрее выполнять проекты и достигать прогресса.
- Построить прозрачную аналитику. Согласованность инструментов и методов в работе делают работу над проектом прозрачнее, потому что менеджеры и команды используют одинаковые средства для измерения и составления отчётов.
- Открыть больше возможностей для совершенствования Нет предела совершенству — те, кто практикуют ПУП, разбираются в этом лучше всех. Централизация управления проектами показывает, что работает, а что нет, во всех проектах. Это помогает определить области для улучшения.
- Соблюсти баланс в распределении ресурсов. Потому что поощряет использование повторяющихся процессов. Раз команды используют набор одобренных подходов, они тратят меньше времени на освоение незнакомых процессов.
- Наладить управление рисками. ПУП позволяет лучше управлять рисками за счёт более точного распределения ресурсов и приоритизации проектов.
Инструменты и методы управления
Существует много разных методов и инструментов, которые позволяют взглянуть на проект со стороны — матрицы, анализ и другие. Полезные фичи для управления проектами присутствуют и в таск-менеджерах: например, их помощью можно построить дашборды и графики.
Матрица BCG (Boston Consult Group)
Её ещё называют «Матрица доли роста». Это инструмент для анализа портфеля продуктов или услуг компании. Делит продукты по собственным категориям: «звёзды», «дойные коровы», «вопросительные знаки» или «собаки».
Матрица, периодически применяемая к отдельному проекту или портфелю, поможет проанализировать успешность-неуспешность проектов, продуктов, направлений, действий. В общем, это трафарет для проверки — какие из проектов ещё укладываются в портфель, а какие уже нет.
- Звёзды — продукты с высокой долей рынка. Приносят основную прибыль.
- Вопросительные знаки — продукты с низкой долей рынка, работают на быстрорастущем рынке.
- Дойные коровы — продукты с высокой долей рынка, но низкими темпами роста рынка.
- Собаки — продукты с низкой долей рынка и низким темпом роста.
Анализ PEST
Исследование внешней среды компании. Помогает определить факторы, которые влияют на деятельность бизнеса. Включает анализ политических, экономических, социальных и технологических факторов.
PEST-анализ пригодится, если компания планирует выйти на новый рынок, запустить новые продукты или услуги, оценивает реакцию на потенциальный кризис.
Вот подробнее о том, когда стоит прибегнуть к PEST-анализу:
- Планирование проекта — чтобы определить, насколько внешние факторы могут повлиять на реализацию проекта.
- Стратегическое планирование.
- Расширение бизнеса. Компания, которая выходит на новый рынок или регион, может определить, как сделать это разумно и возможно ли это вообще.
- Запуск продукта — с учётом внешних факторов можно построить более точные и продуманные планы.
- Слияние и поглощение — PEST-анализ показывает потенциальные риски или выгоды.
SWOT-анализ
Метод оценки сильных и слабых сторон компании, возможностей и угроз. Приложим и к проектам, отдельным направлениям и продуктам.
Для проведения анализа нужно разбить информацию на сетку, которая выглядит следующим образом:
Таблица SWOT поможет представить информацию визуально и сделать её простой для понимания.
👉 Классный текст про SWOT-анализ
Таск-менеджеры как инструменты управления портфелем
Когда внедряете портфельное управление, без единого рабочего пространства не обойтись. Это такая виртуальная картотека данных по проектам — только с возможностью собирать данные, анализировать информацию и быстро находить нужные сведения.
То есть тебе и команде нужен цифровой помощник, таск-менеджер. Вот, на какие фичи надо обратить внимание при ПУП:
- Портфели или папки проектов. Мастхев, нужен для группировки проектов по сути, направлениям, содержанию.
- Аналитика на уровне проектов и операционных процессов. Поможет составить отчёт по проекту, проверить статус, сверить дедлайны.
- Диаграмма Ганта, таймлайн или что-то подобное. Этот инструмент нужен для стратегического планирования и управления взаимосвязями.
- Глобальный поиск и точечные фильтры. Для поиска по проектам, статусам, исполнителям, отдельным задачам.
- Хранилище для документов и файлов. В любом виде.
Этапы управления портфелем проектов
Рассмотрим, как строится управление портфелем и какие фишки помогут.
❗Это не пошаговая инструкция. Мы описали ключевые этапы, которые есть в построении портфельного управления. Их можно реализовывать в разном составе и порядке.
Собрать все проекты в портфель
Это самая сложная задача, которая встанет перед менеджером, формирующим портфель. Нужно фактически оцифровать историю работы компании над проектами и собрать информацию о текущих проектах.
Дальше проекты объединяют в портфель на основе бизнес-плана компании. Там окажутся проекты с разными уровнями риска — низким, средним и высоким. Тогда портфель будет сбалансирован.
Организовать рабочее пространство
Нужно перенести все данные в цифровую программу — это данные, статусы, результаты, документы. Проекты надо структурировать по папкам, папки объединить в части портфеля. Лучше при создании одного проекта сразу подтягивать к нему данные и присваивать статус.
Как настроить это в WeeekВ Weeek проекты можно объединять в папки или портфели (доступны с тарифом Biz). Папки просто группируют проекты для удобства, а портфели как раз подходят для ПУП.
- В разделе «Обзор» фиксируют общую информацию о портфеле. Можно установить срок, статус, выбрать иконку или обложку.
Пример обозначенных сроков (10 апр. – 8 авг.), статус «В работе», названия и обложки
- Здесь же в описании можно зафиксировать важную информацию, ссылки и файлы, которые относятся ко всему портфелю.
Ещё один пример: описание объекта
- Портфелю можно назначить ответственного. А ещё сделать его приватным и выдать доступ только нужным участникам пространства. Эта настройка применится ко всем проектам внутри портфеля.
- В разделе портфеля «Списки» можно просмотреть все проекты портфеля, статус, сроки и прогресс по каждому из них
Выстроить структуру документов для архива
Суть в том, чтобы сформировать корпоративную библиотеку — архив истории всех когда-либо реализованных проектов. В идеале нужно задать структуру, которая повторится и в текущих, и в будущих проектах. Так у портфеля проектов будет аккуратная документация.
Структура может состоять из следующих элементов:
- Описание проекта с названием, целью, задачами, сроками, бюджетом, списком стейкхолдеров, исполнителей и прочим. Это резюме проекта, бизнес-план, устав или другие проектные документы
- План проекта — структура работ, ментальные карты, диаграммы Ганта
- Проанализированные и задокументированные риски проекта — возможные и состоявшиеся
- Документы, связанные с проектом. Контракты, договоры, письма и другие
- Отчёты по закрытым проектам
Отслеживать проекты в портфеле
Отслеживать проекты нужно для контроля за ходом выполнения задач, бюджетом, дедлайнами и общим КПД команды.
Функции, которые пригодятся:
- Статусы проектов. Позволит узнать, всё ли хорошо с проектами внутри него, они под угрозой или неактивны. Статус будет справа от названия проекта.
Изменить его можно через «Обзор».
- Прогресс проектов. Позволяет отслеживать и оптимизировать процесс, если сотрудники не успевают закончить проекты в портфеле к дедлайну. Что здесь поможет: диаграмма Ганта и Доски — для визуализации и планирования, тайм-трекинг для фиксации времени, затраченного на задачу, и отчётность — для анализа показателей.
Для отчётов нужны срок и периодичность, а также необходимо наладить цепочку, по которой они попадают на стол к руководителю.
❗Не забывай следить за актуальностью данных. Если не обновлять проекты вовремя, то любой инструмент для отслеживания прогресса потеряет свой смысл.
Распределить роли в проектном управлении
Система управления портфелем проектов более или менее вырисовалась. Собраны данные о закрытых и текущих проектах, настроено рабочее пространство, созданы правила сбора документов.
Теперь надо назначить людей, которые будут поддерживать созданный порядок, — проджектов, членов проектных команд. И, конечно, должен быть тот, кто будет отвечать за портфель.
И вот про эти роли — и зоны их ответственности — отдельно.
Роли в портфельном управлении
Вся команда в одной компании так или иначе влияет на весь портфель проектов — так, как самый рядовой сотрудник вносит вклад в развитие проектов. Просто у каждого из них своя степень влияния на портфель проектов.
Выделим четыре части команды:
Заинтересованные руководители
Лица, которые информированы обо всех инициативах, проектах и статусах проектов, включённых в портфель. К примеру, если ты руководишь командой в IT-отделе, то IT-директор — тот самый заинтересованный руководитель.
Именно эта роль отвечает за стратегическое развитие проектов, входящих в портфель. Они могут быть директорами подразделений, начальниками отделов или другими сотрудниками, заинтересованными в успешной реализации проектов.
Руководители программы
Они похожи на первую категорию, но отвечают только за связанные проекты, а не за все. Например, они могут управлять проектами по запуску нового продукта, в то время как руководители портфеля могут работать над несколькими проектами отдела маркетинга.
Проджект-менеджер
Именно этот человек отвечает за отдельные проекты в рамках портфеля: за контроль над выполнением проектов, координацию работы команды, соблюдение сроков и бюджета, а также за взаимодействие с клиентами и другими заинтересованными сторонами.
Он следит за статусами, отслеживает и фиксирует риски, принимает промежуточные и итоговые результаты работы. И именно проджект отвечает за архивацию документов по проекту — то есть формирование портфеля проекта, который в будущем хорошо сделает свою работу.
👉 Подробнее о том, кто такие ПМ и за что они отвечают
Участники команды
Это все, кто участвует в работе над проектом. Они отвечают за различные аспекты управления проектами, включая планирование, реализацию, контроль качества и достижение целей компании.
Портфель главного о портфеле проектов
- Портфельное управление проектами помогает держать проекты в фокусе, оптимизировать работу команды и управлять бюджетом и рисками.
- Проект — это временное мероприятие для создания продукта.
- Программа проектов — проекты, которые связали для лучшего управления ими.
- Управление портфелем проектов позволяет сосредоточиться на общей картине и решать проблемы сразу в нескольких пересекающихся проектах.
- За управление портфелем отвечают заинтересованные руководители, руководитель программы, проекта и участники группы.
- Полезные фичи, такие как отслеживание статуса и прогресса, помогают не упустить важные детали в ходе проекта — например, горящие дедлайны.
