Программа управления проектами

Разбираем вторую ступень управления проектами — связующее звено между отдельным проектом и всеми проектами компании с похожим содержанием

Проект ➡️ Программа проектов ➡️ Портфель проектов

Программа проектов — вторая ступень в управлении проектами, которая объединяет одинокие проекты в стаю для достижения стратегических целей. Рассказываем, чем она полезна компании и как с ней работать.

Если только начинаешь разбираться в теме, лучше прочитай тексты в таком порядке:

🔹 Что такое проект

🔹 Программа управления проектами ← ты сейчас здесь

🔹 Что такое портфель проектов

🔹 Как интегрировать проекты в портфель, чтобы ничего не потерялось

Что такое программа управления проектами

Программа проектов — набор проектов, связанных по содержанию, целям, характеру.

Проекты объединяют в программу для более эффективного управления — так они получат больше выгод, чем поодиночке.

Программа проектов помогает в стратегическом развитии, управлении бюджетом компании (а может, даже города или страны) и принятии верхнеуровневых решений.

Покажем на примере, как связаны программы и проекты:

🔸 Первый уровень и общая цель. Местное правительство хочет развивать в городе безопасный и доступный транспорт.

🔸 Второй уровень и две программы. В городе есть велосипедный транспорт и система автомагистралей. Одна программа будет направлена на развитие велосипедного транспорта, вторая — на улучшение автомобильных дорог.

🔸 Третий уровень и три проекта. Внутри программы велосипедных дорожек три проекта: модернизация и расширение велосипедных дорожек, пиар-кампания по популяризации велосипедов как городского транспорта, запуск прокатов велосипедов.

🔸 После формирования программы из трёх проектов начинается управление программой: распределение ресурсов и настройка процессов.

Таким образом:

В программу проектов попадают схожие по целям проекты, которые реализуют общую стратегию.
Отдельные проекты в программе — как задачи в одном проекте. Они работают в связке для достижения масштабной цели.

Что даёт управление программами проектов

Управление программой проектов означает, что одинаковые усилия направляются в одно русло.

Вот преимущества такого подхода:

Объединяются схожие усилия разных команд

Когда проекты находятся в одном месте и управляются несколькими людьми, это повышает шансы на их успешное завершение.

Например, есть два проекта: один по созданию сети пешеходных и велосипедных дорожек в городе, другой — по созданию системы уличного освещения города. Эти проекты схожи между собой: они связаны с инфраструктурой города, у них примерно одинаковый срок сдачи, оба надо согласовать с органами местного самоуправления. Их целесообразно объединить в программу, чтобы закончить одновременно.

Яснее связь между задачами

Программа помогает руководителям и проджектам чётко понимать, как их задачи влияют на общие цели компании. Это мотивирует!

Плюс, поскольку успех одного проекта часто связан с успехом другого, их объединение создаст систему сдержек и противовесов. Каждый проект будет в балансе относительно другого.

Проще управлять большими сущностями

Проекты в одной программе объединяют документы, пересекающиеся ресурсы и, зачастую, одно рабочее пространство. Это даёт так называемый helicopter view — когда сверху видно сразу много всего: задач, команд, связей.

Эффективнее контролируются риски

Контроль схожих рисков на связанных проектах даёт массу очков вперёд на успешные превентивные меры. Так можно увидеть паттерны и выработать целую систему предотвращения рисков в будущих подобных проектах.

Участникам легче общаться

Всю программу держит на мушке её руководитель, а за каждым проектом закреплён свой проджект-менеджер. Эта простая структура позволяет в случае вопросов спуститься сверху вниз и получить информацию. И не придётся бегать по офису от человека к человеку, пытаясь распутать клубок ответственных.

❗Далеко не все проекты стоит объединять в программы. Вот, когда не надо:

Разные цели и задачи

Нет смысла объединять разношёрстных — руководителю всё равно придётся вникать в каждый проект отдельно, разделять их и контролировать индивидуально. К примеру, если есть проект освещения городских улиц, в программу по строительству стадиона он не впишется.

Сильно отличаются сроки

Разные дедлайны у проектов усложняют координацию и управление ресурсами. Одному проекту уже активно выделяют деньги, по второму составляют бюджет, а третий ещё не начат — такое гарантированно взорвёт голову руководителю и проджектам.

💡 Важно! Речь идёт о кардинально разных дедлайнах — например, разные годы сдачи проектов. Незначительная разница допустима.

Разные команды и участники

Это повышает вероятность превращения планёрок в птичий базар. Особенно, если люди ни разу друг с другом не сотрудничали.

Проект уникальный

Проект с уникальным содержанием и целями лучше оставить в покое. Например, запуск интернет-магазина требует специфических знаний в управлении цифровым бизнесом. Нет смысла пихать его в программу по открытию франшизных оффлайн-магазинов.

Место программы проектов в проектном управлении

Как работает программа управления проектами

Когда обращаются к программе проектов

Чтобы на основе похожих кейсов спрогнозировать сроки и бюджет на новый проект
Чтобы оценить риски, с которыми уже сталкивались в схожих проектах
Чтобы посмотреть, какая команда работала над проектом
Чтобы разработать сводный бюджет на период
Когда назревают стратегические изменения в компании и нужно провести их с учётом ретроспективы и состояния компании — то есть всех текущих проектов
Если создаётся новый продукт или проект — чтобы оценить, как встроить их в исторический опыт компании

Пример. Очень простой.

🌉 Есть компания, которая строит объекты для городской инфраструктуры. Проджект-менеджер получает проект по строительству нового моста. У компании, конечно, уже есть опыт с такими проектами.

Проджект обращается к программе проектов именно по строительству мостов. Он анализирует, как шла работа над этими проектами, как формировали бюджет, сроки и команду, с какими рисками столкнулись и как их решили.

Благодаря этому наш проджект не набивает шишки, которые мог бы, и перенимает опыт предшественников. Работа становится проще, голова болит меньше, а мост строится.

Как принимаются решения по программе проектов

Решения по программе проектов принимаются на основе анализа и согласования между участниками программы. Поэтапно это происходит так:

определяют цели и задачи программы,
оценивают, какие ресурсы и возможности есть для реализации этих целей,
вырабатывают конкретный план и утверждают его между участниками.

Метрики по программе проектов

Чтобы управлять несколькими проектами сразу, важно регулярно мониторить прогресс — то есть метрики.

Вот, за какими показателями следит команда программы проектов:

Исполнение в срок проектов — количество проектов, завершённых вовремя, раньше и позже срока.
Индекс удовлетворённости заказчиков — для этого нужно собирать и анализировать фидбек.
Общие оценки выгод от проектов — например, прогноз возможной прибыли или окупаемости проекта.
Соблюдение бюджета — сколько проектов уложились в бюджет, были ли отклонения и насколько значимые.

Кто управляет программами проектов

В программе проектов есть две ключевые роли — проджект-менеджер и руководитель программы.

Проджект-менеджер

📌 Проджект-менеджер — человек, который отвечает за отдельный проект из программы. Он следит за тем, чтобы всё было сделано вовремя, заказчик остался доволен, а команда добилась нужных результатов.

Проджект отвечает за статус проекта, работу команды, сроки и бюджеты, риски, результаты. Он сопровождает проект от начала до завершения, устанавливает объём, график и ресурсы. И он же выступает посредником между содержимым своего проекта и руководителем программы.

👉 Подробнее о том, кто такие проджекты и за что они отвечают

Руководитель программы проектов

📌 Руководитель программы проектов отвечает за все проекты из программы. Это лидер, который определяет цели и значение программы для всей компании.

Руководитель отвечает за общую стратегию программы, распределение ресурсов между проектами, верхнеуровневый контроль команд и управление рисками в рамках всей программы. Его работа направлена на долгосрочные выгоды всей программы — он отвечает за встройку одного проекта в программу схожих. Это его главная работа.

Инструменты для управления программой проектов

Следующие фичи пригодятся для управления программами проектов:

Канбан-доски — чтобы контролировать процессы по проектам поэтапно.
Папки проектов — чтобы группировать проекты по существу, направлениям и содержанию.
Аналитика на уровне проектов и отдельных процессов — чтобы контролировать статусы, составлять отчёты, определять сроки и ключевые дедлайны.
Диаграмма Ганта, таймлайн или что-то подобное — для стратегического планирования и управления взаимосвязями.
Глобальный поиск и точечные фильтры — для навигации по проектам, статусам, исполнителям, отдельным задачам.
Хранилище для документов и файлов. У одного проекта уже много документов и файлов, а у программы — много в квадрате. Нужна база данных с прямым и удобным доступом для всех ответственных.

Программа выводов

Программа проектов — это ряд связанных друг с другом проектов. Управление программой позволяет получить дополнительные выгоды, недоступные при раздельном управлении.
Среди преимуществ, которые даёт программное управление: централизация и простота управления, ясность задач, контроль рисков, учёт взаимосвязей и лёгкая коммуникация.
К программе проектов обращаются, чтобы на основе похожих кейсов спрогнозировать сроки и бюджет на новый проект.
Важные метрики для управления программой проектов: исполнение в срок проектов, индекс удовлетворённости заказчиков, общие оценки выгод от проектов в программе, соблюдение бюджета.
Программами проектов управляют проджект-менеджер и руководитель программы. Проджект ведёт отдельный проект из программы, а руководитель отвечает за программу в целом.