Здесь начинается серия текстов про проектное управление — и, надеемся, твой путь погружения в тему проджект-менеджмента вместе с Weeek.
Расскажем, что такое проект и задача, как они связаны, разберём ключевые компоненты и задачи на каждом этапе проекта.
Проект ➡️ Программа проектов ➡️ Портфель проектов
После этого текста советуем почитать следующий по теме:
🔹 Узнать, что такое программа проектов
🔹 Разобраться, что такое портфель проектов
🔹 Узнать, как интегрировать проекты в портфель
Что такое проект
Согласно своду проектного управления PMBOK, проект — это временное предприятие, которое направлено на создание уникального продукта, услуги или результата.
Немного расширим и уточним:
📌 Проект — процесс из суммы действий и задач, которые нужно выполнить для определённого результата. Он ограничен временными рамками и необходимыми ресурсами, преследует выгоду, подвержен рискам.
Чтобы проект появился, нужно желание «прокачаться». Проект — двигатель развития, инструмент создания добавленной ценности. В идеале реализованный проект приносит выгоду всем задействованным сторонам.
Ещё на решение запустить проект влияют внешние обстоятельства — изменения на рынке, рост конкурентов, запросы клиентов или требования заказчиков.
Так что проектом может стать и считаться практически что угодно:
- строительство моста, дома, баньки у дома,
- прирост функциональности цифрового продукта,
- слияние разных организаций, открытие филиала одной организации,
- открытие собственной кофейни,
- исследование,
- расширение линейки услуг, продуктов,
- забег, конференция, день рождения ребёнка,
- ремонт дома,
- короче — почти что угодно.
Поначалу любой такой проект кажется большим и страшным. Пока его не поделить на части и не упаковать в план из конечных задач.
Что отличает проект от задачи
Проект — большая сущность. У него шесть переменных:
- Срок — дедлайн реализации проекта.
- Содержание — суть проекта.
- Бюджет — количество денег на реализацию проекта.
- Риски — проблемы, которые могут возникнуть на пути реализации проекта.
- Выгода — ценность от реализации миру, бизнесу и авторам проекта.
- Команда — люди, которые создадут проект.
Этими переменными управляют в любом проекте, они и отличают проект от задачи.
Задача — измеримый, конкретный и ограниченный по времени этап внутри проекта. Её можно сделать условно «здесь и сейчас», например, за рабочий день. Сумма выполненных задач — конечный результат проекта.
Большой проект декомпозируют, то есть делят, на более постижимые промежуточные отрезки — задачи. Таким проектом проще управлять.
Зачем придумали управление проектами
Люди ввязались в проектное управление давно.
Пирамиды, засеянное поле, строительство форда, новый закон — всё это проекты. Чтобы они получились, всем надо было договориться, работать по общим правилам, устранять проблемы, согласовывать результаты с фараоном, капитаном корабля, старостой деревни.
Наверняка все эти люди думали, как работать эффективнее — чтобы ничего не приходилось переделывать, а в будущем на такую работу уходило меньше сил.
Первый научный подход к работе над проектами применил американский токарь в 19 веке — Фредерик Тейлор. Он сделал революционную вещь — сказал, что эффективность работы зависит не от количества рабочих часов, а от оптимизации совместных усилий и определения базовых составляющих труда, чтобы коллективно справляться с ними. Появилась даже теория управления — тейлоризм.
Не знаем, через какие тернии прошёл Тейлор с такими новаторскими идеями, но эти мысли нашли последователей. Культура управления проектами выросла в практическую дисциплину сначала на инженерных предприятиях, потом распространилась и на другие сферы.
В 1970-е в США появился международный Институт управления проектами — PMI. Институт стал обучать менеджеров, выдавать сертификаты и выпускать PMBOK — свод знаний по управлению проектами, библию project-менеджеров. Про 7-ое издание свода у нас есть отдельный текст.
Предположим, что управление проектами рождается из их природы — сложности и многоаспектности — и одновременного стремления людей добиваться лучших результатов.
Ведь Тейлор рассуждал про улучшение труда, снижение ошибок, повышение мотивации людей и, как итог, получение большей выгоды. То есть про win-win стратегию и для бизнеса, и для сотрудников.
Любой успешный бизнес использует проектный подход. Он позволяет эффективно контролировать разные составные части проекта одновременно — в этом и есть суть управления проектом.
В чём заключается управление проектом
Освежим в голове содержание проекта — там шесть переменных:
Управлять шестью переменными и значит управлять проектом на всём его жизненном пути.
По классике определений PMI, проект проживает пять этапов: инициация, планирование, реализация, мониторинг и завершение. Мы рассказывали про пять этапов на примере мира Властелина Колец.
Здесь чуть упростим схему и посмотрим на работу над проектом «в лоб». Какие есть этапы, всегда и без исключений? Планирование проекта, выполнение работ и контроль процессов и результатов.
Планирование проекта
Это первая стадия появления проекта — когда идут обсуждения, каким будет проект. Идеи оформляются в план действий и понятный набор смыслов.
☝️Какое управление происходит здесь
Заказчик отправляет запрос, менеджер проекта формирует команду исполнителей, определяет список стейкхолдеров, описывает содержание, цели и будущий результат проекта. Затем создают предварительный план и оценивают риски, строят примерный график работ — и решают, запускать проект или нет.
На этом этапе проходят встречи с заказчиком и внутри команды, анализ рынка и текущего состояния компании. Появляется набор артефактов 👇
📂 Что у проекта появляется на этом этапе
- Описание — устав проекта, бизнес-кейс, концепция проекта, резюме проекта
- Ожидаемые выгоды — список результатов, которые участники хотят получить от проекта
- Оценка рисков — матрица рисков, реестр рисков, анализы типа SWOT или PEST, данные по анализу рынка и состоянию компании
- Команда — списки стейкхолдеров, участников проекта, распределение ролей и зон ответственности (как вариант, с помощью матриц RACI/DACI)
- Смета — чаще всего, предварительная
- План — обычно тоже предварительный: верхнеуровневая дорожная карта или предварительная структура декомпозиции работы (WBS)
Выполнение работ по проекту
Команда активно выполняет задачи, чтобы приблизиться к результату. Это вторая большая стадия работ по проекту.
☝️ Какое управление происходит здесь
Первое — команда работает. Делает задачи, обменивается статусами, выдаёт промежуточные результаты. Второе — команда общается с заказчиком, стейкхолдерами, между собой. На встречах и созвонах соотносят ожидания и то, что получается. Ну и третье — все совместно оценивают, как получается продвигаться к цели.
📂 Что у проекта появляется на этом этапе
- Подробная структура декомпозиции работ (WBS) — предварительные планы детализируют до подробной схемы будущего проекта
- План в календаре или на Канбан-доске — визуализация процессов, доступная всем участникам команды, конкретный план действий и выполнения задач с дедлайнами
- Результаты — это промежуточные результаты работы, которая приносит команда
Контроль хода и результатов
Здесь фокус на вылавливании рисков и на финальном результате. Формально это третья часть управления проектом, но процессы идут параллельно с выполнением работ, при этом длятся дольше второй стадии.
☝️ Какое управление происходит здесь
Команда, в особенности проджект-менеджер, проводит риск-менеджмент — то есть проактивно предотвращает, находит и устраняет риски. Параллельно решаются вопросы по качеству итоговых результатов — команда работает с ожиданиями.
📂 Что у проекта появляется на этом этапе
А толком ничего. Команда работает с уже имеющимися документами — например, с матрицами рисков, анкетами удовлетворённости, — уточняет концепцию проекта, улучшает планы. Документы дополняют и расширяют.
❗️По итогам сдачи проекта кое-что всё-таки появляется. К примеру:
- описание продукта,
- документация для заказчика и руководство для пользователей,
- план постпроектной работы над оптимизацией получившегося продукта.
После проекта
Мы почти ничего не сказали о завершении проекта, а ведь сдача — чуть ли не главный этап его жизненного цикла.
Сдавать проект едва ли не сложнее, чем его создавать. Тут вскрывается масса недоработок, недовольств со стороны принимающих проект и расхождения в ожиданиях.
Избежать болей на этом этапе помогает грамотное управление на предыдущих этапах — планирования, контроля и управления рисками. Поэтому выносим этот этап за рамки управления активным проектом.
Когда проект сдан и закрыт, он переходит на следующий уровень в компании — в программы и портфели управления проектами. Об этом как раз наши следующие тексты.
☝️ После сдачи проекта команде важно провести рефлексию: обсудить ошибки и удачные решения, оценить выгоды от проекта. Это завершающий шаг в управлении проектом.
Главное о проекте
- Проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
- Задача — результат декомпозиции проектных планов. Из множества разных задач и складывается проект.
- Проект направлен на появление добавленной ценности, улучшение чего-либо, решение проблемы. Его появление часто провоцируют внешние обстоятельства — рост рынка, конкуренция, запрос клиентов или заказчика.
- Чтобы управлять проектом, нужно управлять шестью переменными: содержание, сроки, бюджет, выгода, риски, команда.
- Управление проектом можно разделить на три этапа: планирование и запуск, выполнение работ, контроль хода и результатов.
