Что такое модель WBS и как она поможет управлять большим проектом
📌 WBS, Work Breakdown Structure — или структурная декомпозиция работы, иногда её называют иерархической структурой работ. Это модель планирования проекта через его разбиение на небольшие части, или декомпозицию.
Модель реализует подход «ешь слона по частям». Большой проект (или задача) делится на набор малых, а сложный процесс — на набор простых.
WBS помогает увидеть, где работа идёт параллельно, а где — последовательно, рассчитать затраты и дедлайны для каждого процесса, расставить контрольные точки. То есть сделать так, чтобы появился план проекта — посильный и понятный.
Важное условие структурной декомпозиции — создание иерархии задач, то есть движение от крупных и сложных задач к меньшим и более простым. В этом суть WBS как инструмента и модели: выстроить последовательность действий и упростить принятие решений.
Чаще всего WBS используют в больших проектах, но её можно применить и в быту — например, для планирования совместных праздников.
Основные принципы WBS и иерархической структуры работ
Цель WBS — максимально подробно выстроить путь проекта из точки А (планирование) в точку Б (результаты).
Для этого используют декомпозицию и иерархическую структуру, где задачи закреплены за группами задач, а группы — за целями проекта.
В построении WBS следуй трём принципам — декомпозируй, иерархируй, визуализируй.
Декомпозиция задач
Закрепим: принцип «ешь слона по кусочкам» — ключевой для модели WBS.
Большой проект надо поделить на группы задач, а группы — на отдельные задачи. Теперь вопрос, по какому принципу формировать эти группы.
Критерии для группировки задач
- По этапам, которые можно измерить временем или результатом: квартал, месяц, спринт или итерация
- По стадиям жизненного цикла проекта: планирование, создание или запуск
- По блокам содержания результата
- По срокам
- По ответственным исполнителям или группам
Чтобы выбрать правильный критерий для группировки, нужно пойти от главного к частному — подумать, что именно нужно сделать, чтобы результат случился.
Иерархия работ
Сначала давай про то, как работает иерархия задач.
У каждой задачи или группы есть родительская задача или группа — она включает в себя несколько дочерних и объединяет их. По этим уровням и распределяют будущие результаты.
Иерархия показывает взаимосвязи, которые строятся от подзадачи к задаче, от задачи к группе. Если распределить всё грамотно, то не останется незакреплённых или продублированных задач. Иерархия структурирует объём работы и исключает хаос из тысячи мелких задач.
Визуализация
Модель WBS предполагает работу с большими данными. Их не удержать в голове, да и не надо — ведь речь о крупных проектах со множеством исполнителей и зависимостей.
💡 Визуализация — схематичное или графическое изображение декомпозированного проекта с выстроенной иерархией. Она поможет охватить взглядом сразу много сущностей.
Про инструменты визуализации расскажем чуть ниже. А пока разберёмся, как создать модель WBS.
Как создать WBS — пошаговая инструкция
Модель WBS строится через упрощение и уточнение задач. Опишем конкретные шаги, которые помогут составить структурную декомпозицию.
Шаг 1. Определение цели проекта
Для начала обозначим наше целое в описании проекта. Туда нужно включить финальную цель-результат и содержание проекта.
💡 Чем чётче сформулирована цель, тем лучше. А ещё лаконичную цель будет проще разместить на визуализации.
Цель — это большой финальный результат, который нужно получить от проекта. А содержание проекта — это составные части, мини-результаты, которые вместе дают основной.
Представим, что у нас онлайн-школа и мы продаём курсы.
Под Новый год мы решаем запустить новый мульти-курс, который будет включать все остальные. В нём новые программа и цена, и заявки от будущих учеников надо обрабатывать иначе, чем всегда. Ещё для мульти-курса нужно запустить отдельный лендинг.
Это и будет проект.
❗ Чтобы грамотно спланировать будущий результат, стоит прописать в содержании проекта и то, что входит результат, и то, что в него не входит.
Шаг 2. Построить первый уровень иерархии
Цель поможет определить, какими должны быть промежуточные результаты на разных уровнях иерархии.
Задача на этом шаге — определить первый уровень. Для этого задаём вопрос: «Что нужно сделать для достижения цели?» — и отвечаем на него ёмко, пока без конкретики.
Шаг 3. Разделить задачи на подзадачи
На этом этапе группы задач делятся на задачи, а те — на подзадачи. Происходит полная декомпозиция.
Вот принципы, которых важно придерживаться:
✔️ Нужна максимальная конкретизация и детализация. При этом каждая задача должна быть простой — ✅ обработать фотографии нового продукта к 15 октября, а не составной — ❌ обработать фотографии нового продукта и составить презентацию для партнёра до конца месяца
✔️ Каждую группу нужно обработать таким образом, чтобы каждый промежуточный результат быть расписан позадачно — а не только первый, например
✔️ Избегать дублей и задач, которые «висят в воздухе» — то есть сделать нужно, но кто и когда этим займётся — неясно
Шаг 4. Определить контрольные точки — вехи — и распределить задачи
Веха — контрольная точка, достижение которой приближает нас к результату. Её задают дедлайн и сам результат, чётко определённый и описанный.
👉 У нас есть отдельная статья о вехах
💡 На этом этапе видно, насколько модель реалистична, тут же можно рассчитать трудоёмкость и отдать какие-то задачи на аутсорс, чтобы не перегружать исполнителей.
У каждой вехи должен быть ответственный за получение результата. Это может быть исполнитель или менеджер, который проконтролирует итог работы и примет его.
***
По сути все эти шаги — сбор информации и вводных. Тут можно было обойтись простыми заметками. А теперь приступаем к визуализации и выбираем один из трёх удобных способов.
Как выглядит иерархическая структура работ WBS — три подхода
Иерархическая таблица
Это таблица с задачами и сроками их выполнения, которые идут друг за другом. Далее можно делать столбцы с исполнителями, описаниями задач и комментариями.
✅ Идеально для процессов, где этапы идут последовательно. Например, для календарного отслеживания поставок или строительства
✒️ Где можно сделать: Google Sheets, Excel, режим отображения Список в WEEEK, таблицы в Базе знаний WEEEK
Древовидная структура
Самая понятная визуализация структурной декомпозиции. Известна как ментальная карта, mindmap (майндмеп) или просто дерево целей.
👉 Подробнее о ментальных картах
Такая структура и правда напоминает дерево. Вершина — основной результат проекта. От него идут корни к группам задач, а более мелкие отростки ветвей — к задачам. Прекрасно показывает иерархию и соотношение этапов.
✅ Отлично подходит для проектов, где процессы идут параллельно и нужно одновременно следить за несколькими направлениями. Вмещает большое количество информации.
✒️ Где можно сделать: бумага, любая онлайн-доска (у нас есть обзор на самые крутые и доступные) или графический редактор
Диаграммы
Прежде всего диаграмма Ганта, а ещё диаграмма PERT. Диаграммы — самый хардовый способ визуализации, это продвинутый инструмент для планирования проектов любой сложности.
Диаграмма Ганта — усовершенствованная иерархическая таблица, которая демонстрирует график работ всего проекта.
✅ Идеально для финальных стадий планирования и крупных проектов с большим количеством связей, дедлайнов и сложной иерархией.
✒️ Где можно сделать: в любом сервисе, где можно сделать диаграмму Ганта. У нас есть обзор на 10 таких программ
Примеры использования WBS
В личной жизни
Ремонт, подготовка к марафону, обучение, переезд в другую страну — эти события сложные и многосоставные. Чтобы их реализовать, можно прибегнуть к структурной декомпозиции работ.
Вот, смотри:
В разработке продукта
Здесь посложнее, чем в личной жизни. Нужно согласовать мнения и знания других членов команды, множество переменных и со-зависимых процессов.
Вот пример декомпозиции такого проекта по запуску продукта на диаграмме Ганта:
Декомпозиция текстов до выводов
- Модель WBS — разделение идеи на реальные задачи и распределение их согласно структуре
- Декомпозиция, иерархия и визуализация — три принципа в построении модели WBS
- WBS подходит для крупных проектов с группами задач, чтобы эффективно управлять и не скатываться в микроменеджмент. И для личной жизни, чтобы не совершать лишних телодвижений
- Планирование по WBS помогает участникам проекта понять его структуру, связи между процессами и быть в курсе реализации
- Способы визуализации по WBS — таблица, древовидная схема и диаграммы
Подписаться 
