Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
У каждой задачи у тебя есть содержание и дедлайн — и чтобы успевать в сроки, надо увязывать объём работы со временем.
Здесь на помощь приходит диаграмма Ганта. Это ультрапопулярный метод планирования и отличный способ визуально оценить фронт работ, прикинуть продолжительность, последовательность и зависимость задач друг от друга.
Ниже разберу, что такое диаграмма Ганта, как она выглядит, как правильно её построить и в каком методе управления она применяется.
Что такое диаграмма Ганта
💡 Диаграмма Ганта — столбчатая диаграмма, где по вертикальной оси располагаются задачи, а по горизонтальной — время на выполнение. Это график в виде таблицы, который отражает название задач и проектов, этапы выполнения и ответственных за исполнение.<
Сроком исполнения может быть время в часах или срок в днях и в месяцах. В результате перед тобой появляется визуализация работы по задачам и проектам на временной шкале. И ты можешь видеть связь проектов, приоритеты, объём работ.
Кто придумал диаграмму Ганта
Если ответишь, что диаграмму Ганта придумал человек с фамилией Гант, ты будешь прав, но не до конца.
Тут как с Америкой и Колумбом.
В 1896 году польский инженер Кароль Адамецкий придумал визуально отображать прогресс работы над задачами на горизонтальной столбчатой диаграмме, и назвал её «гармонограммой». Кароль рассказал об этом в публикациях на польском и русском, поэтому «в народ» идея не пошла.
Спустя 14 лет независимо от Адамецкого к этой же идее пришёл американский инженер Генри Л. Гант. Во время Первой мировой войны он занимался производством кораблей и предложил горизонтальную столбчатую диаграмму, чтобы контролировать выполнение задач в проекте.
Позже такая диаграмма станет одним из самых популярных способов визуалтзацтт и увековечит имя Ганта.
Кому нужна диаграмма Ганта
И хотя история диаграммы Ганта началась в докомпьютерную эру, сейчас её чаще используют именно в IT-проектах. Но подходит она для планирования чего угодно: от подготовки корпоратива до строительства космического корабля.
Я, например, последний раз использовала диаграмму Ганта, когда планировала ремонт в квартире. Это оказалось очень удобно.
Что можно наглядно увидеть на диаграмме Ганта:
- даты начала и окончания работ по проекту,
- задачи проекта,
- участников команды проекта,
- исполнителя каждой задачи,
- продолжительность каждой задачи,
- как задачи связаны или зависят друг от друга.
Так что диаграмма Ганта — довольно универсальный инструмент. Ей легко пользоваться — можно и на бумаге нарисовать, и в какой-нибудь системе управления проектами построить.
Например, в нашем сервисе WEEEK. Причём ты можешь перевести готовую диаграмму Ганта в другие способы визуализации задач, но об этом позже.
Структура диаграммы Ганта
Главная фишка диаграммы Ганта — наглядность.
На ней видны:
- Все задачи и сроки. То есть ты одним взглядом можешь оценить масштаб проекта.
- Критические точки. Это моменты, где много задач идут параллельно, делают их одни и те же люди, а значит, скорее всего, что-то может пойти не так.
- Очерёдность и взаимосвязи задач. Иногда для выполнения одной задачи нужно сначала получить результат в другой — с помощью диаграммы Ганта ты увидишь связи и правильно распланируешь время.
- Этапы проекта. Так называемые вехи. Это точки, где завершаются две и более задач. Тогда, как правило, появляется возможность оценить работу и подвести промежуточные итоги.
Пять шагов, чтобы построить диаграмму Ганта
Выяснили, для диаграммы Ганта нужны пять ключевых составляющих.
5 составляющих для создания диаграммы Ганта
- понимание сроков проекта или задачи. Например, с понедельника 1 мая по четверг 4 мая.
- понимание задач по проектам и возможных подзадач. Например, отрисовать у дизайнера пять картинок для блога – это задача, а подзадача – найти референсы для этих картинок и прописать ТЗ.
- понимание зависимых активностей. Например, для выполнения задачи А нужно сначала сделать задачу Б.
- понимание вех.
Следовательно, структура для формирования диаграммы Ганта выглядит следующим образом.
- сроки выполнения с началом и концом;
- описание задачи и подзадачи;
- исполнитель.
Давай разложим процесс построения диаграммы Ганта – также на пять шагов.
Шаг 1. Подготовь общее описание проекта
Этот шаг включает:
- Сбор ТЗ и формирование из них конкретных требований для команды.
-
Установка общих сроков работы.
-
Определение, кто из компании будет задействован в работе.
Всё это нужно, чтобы разложить крупный проект на диаграмме. На этом шаге диаграмму не рисуем – это будет дальше.
Шаг 2. Декомпозиция проекта на этапы
Когда у вас с командой есть представление о проекте в общем, разложите его на этапы. В зависимости от вашей методологии управления, этапы могут отличаться.
Возьмём простейший и понятный пример последовательного выполнения проекта - разработка пользовательского мобильного приложения в небольшой студии.
- Этап 1. Сделать проектную документацию (описание сути проекта, общий срок) и собрать команду.
-
Этап 2. Собрать референсы, подготовить UI-кит.
-
Этап 3. Отрисовка дизайна и прототипов.
-
Этап 4. Тестирование прототипов.
-
Этап 5. Разработка.
-
Этап 6. Тестирование.
-
Этап 7. ...
Здесь на диаграмме Ганта уже надо установить сроки: собственно начать рисовать диаграмму. Например, Этап 1 длится с 1 ноября по 16 ноября. Этап 2 — с 16 ноября по 18 ноября, и так далее.
Шаг 3. Декомпозиция этапы на задачи и подзадачи
Здесь нужно взять каждый этап и разложить его на задачи. Конкретно – для отрисовки дизайна нужно выполнить шаги 1, 2, 3... Это задачи. А внутри шагов-задач будут свои подзадачи. Их могут составлять исполнители задач.
Задачи также могут иметь длительный период выполнения. Тогда их имеет смысл отразить на диаграмме, присвоив длительный сроки выполнения.
Подзадачи на диаграмме, скорее всего, не появятся: нижняя ступень декомпозиции – это задачи, которые можно выполнить за 1–2 рабочих дня.
Шаг 4. Установи связи и зависимости между этапами и задачами
Суть диаграммы Ганта, как инструмента – разложить работу на последовательные этапы и контролировать ход выполнения.
Поэтому тебе пригодится возможность устанавливать связи между задачами: визуализировать и устанавливать, какая задача предшествует текущей или какую задачу невозможно выполнить без выполнения текущей.
❗️Это вы с командой должны были решить на первом шаге построения диаграммы, когда определяли последовательность этапов работы. Теперь дело за визуализацией на диаграмме.
- Установи связанные задачи. Например, для мобильного приложения отрисовка макетов для личного кабинета и страницы оплаты может идти параллельно, и хорошо бы одновременно передать макеты в отдел разработки. Это параллельные задачи — их надо связать на диаграмме.
- Установи блокирующие задачи. До отрисовки дизайна не получится начать разрабатывать фронтенд, поэтому можно поставить блок на выполнение задачи разработки. Пока дизайнер не закроет свою задачу с отрисовкой макета, разрабы не получат добро на старт работы.
- Установи зависимости. Обязательно визуализируй на диаграмме то, как одна задача зависит от другой. Это поможет тебе работать с вехами — ключевыми событиями в твоём проекте.
Шаг 5. Детализируй диаграмму
На этом этапе ты делаешь свою диаграмму максимально понятной для читателей (это исполнители, менеджеры, заказчики).
- Установи исполнителей на задачи. В WEEEK можно ставить нескольких ответственных. Если ты – менеджер, то можешь подписаться на задачу, чтобы контролировать ход выполнения.
-
Присвой теги к задачам. Это позволит тебе настраивать рабочее пространство и фильтровать задачи по отделам, направлениям работы, содержанию задачи.
- Добавь цветов, если твой конструктор диаграмм это позволяет.
Примеры диаграммы Ганта
Теперь ты знаешь, какие делать диаграмму Ганта. Давай попробуем собрать свою на двух примерах!
Производство видео на YouTube
Составим диаграмму Ганта на примере продакшена видео на YouTube. Это наш основной проект.
Разобьём планирование на этапы, а сам проект — на составные части.
Чтобы в результате получить видео, нужно пройти вот такой путь 👉🏻
- собрать команду на брейншторм и придумать идею,
- написать сценарий,
- найти ведущего,
- найти монтажёра,
- записать видео,
- смонтировать видео,
- проверить результат и внести правки,
- сделать описание для ролика и выложить его.
Это всё подзадачи. Для каждой свой дедлайн. Все они должны отразиться на диаграмме Ганта, чтобы адекватно планировать работу.
❗️Опираться нужно на срок основного проекта. Отталкиваясь от главного дедлайна, нужно как бы собирать его словно из составных частей из подзадач с их дедлайнами. Тогда этот список может выглядеть примерно так:
| Задача | Срок |
|---|---|
| Сделать видео на YouTube | 2 недели |
| Собрать команду на брейншторм и придумать идею | 1 день |
| Написать сценарий | 4 дня |
| Найти ведущего | 4 дня |
| Найти монтажёра | 4–6 дней |
| Записать видео | 1 день |
| Смонтировать видео | 3 дня |
| Проверить результат и передать на правки | 3 дня |
| Правим | 2 дня |
| Сделать описание для ролика и выложить его | 1 день |
Диаграмма Ганта — полноценный инструмент проработки проекта, так что стоит сразу отмечать этапы работы на графике.
Получается вот так 👉🏻
Создание контента на диаграмме Ганта
Продолжу оду универсальности диаграммы Ганта в качестве способа структурировать проекты и задания во времени.
Возьмём пример. Стоит задача написать текст в блог.
Это сложносоставная задачка из разных подзадач:
- найти материалы,
- получить SEO-структуру текста,
- дать задание дизайнеру на создание картинок,
- написать статью,
- вычитать и сверстать текст.
На каждую подзадачку уйдёт несколько дней. Кое-что надо делать одновременно. И всё это венчает главное задание — сделать саму статью.
Вот так это можно представить на диаграмме Ганта:
Как видишь, писать текст нужно одновременно с тем, как создаются картинки, а редактура будет продолжаться и на этапе вёрстки текста. Хорошо, если на всё есть отдельные специалисты, — а то получается, что надо выполнять две задачи одновременно.
Кстати, эту диаграмму мы сделали в WEEEK. Можно сделать одну большую задачу и написать к ней подзадачки с разными сроками исполнения и исполнителями.
Удобно, что задачки можно растягивать, увеличивая или уменьшая их длину, — то есть менять сроки выполнения. И ещё эти же задачи можно отобразить списком, на календаре или на Канбан-доске. Короче, под разными углами посмотреть на свой проект.
5 лучших инструментов для создания диаграммы Ганта
WEEEK
WEEEK — российский сервис для командной работы над проектами. Включает не только таск-менеджер, а ещё Базу знаний для документов, CRM-систему, Аналитику загруженности, сервис Пользователи. Диаграмму Ганта можно построить в таск-менеджере.
Плюсы:
- Быстрое создание задач сразу на диаграмме. Внутри них можно делать подзадачи.
- Менять даты — двигать временные шкалы — можно прямо на диаграмме.
- Есть установка связей и зависимостей — и они визуализируются на диаграмме.
- Задачи с Ганта будут отображаться в других частях проекта: в календаре, на Канбан-досках и в списках.
Минусы:
- Нет вех и их визуализации.
- Этапы автоматически создаются снизу вверх, а не сверху вниз, если не включить сортировку по дате.
Цена: бесплатно для команды до 5 человек, правда диаграмму построить не получится — для неё нужны длинные задачи, которые можно создавать только начиная с тарифа Lite. На нём цена начинается от 199₽.
GanttPro
Один из сильнейших инструментов на рынке. Работает именно так, как ожидаешь от диаграммы Ганта.
Плюсы:
- Удобно прописывать задачи и подзадачи.
- Очень хорошо работает настройка связей и вех.
- Качественно проработана иерархия создания проекта.
- Входит также планировщик, доски, командные рабочие области.
- Много шаблонов и диаграмм, и других проектов.
Минусы:
- Довольно сложно разобраться — нужно уметь работать именно с диаграммой Ганта.
- Короткий пробный период и оплата в долларах.
Цена: от $7,99
Monday.com
Прекрасный и красивый инструмент — и для построения диаграммы Ганта, и для планирования работы. Это очень популярный за границей планировщик, и встроенный конструктор диаграммы Ганта работает хорошо.
Плюсы:
- Есть всё, что нужно для построения диаграммы: длинные задачи, зависимости, связи, определение вех.
- Множество интеграций.
- Разные статусы задач, определяющей ход работ.
- Дополнительное визуальное деление на недели.
- Красивый интерфейс, частые обновления, много шаблонов.
Минусы:
- Статусы не визуализируются на Ганте.
Цена: от 30 евро в месяц — по 10 евро за юзера, минимальное количество участников — 3 человека.
Google Sheets
Для олдскульщиков. Заполняешь табличку, прописывая в ней задачи и даты — и справа строится диаграмма Ганта.
Плюсы:
- Понятный и хорошо знакомый инструмент.
- Бесплатный.
- Идеален, если работаешь с другими инструментами Google
- Есть встроенный готовый шаблон — чтобы его найти, зайди в свои гугл-таблицы, сверху найди Шаблоны, а там — диаграмму Ганта.
Минусы:
- Надо поковыряться и привыкнуть.
- Лучше уметь работать с фичами Google Sheets и искселевских таблиц, чтобы использовать его по полной.
Цена: бесплатно
Notion
Инструмент всё в одном — и один из лучших на рынке.
Плюсы:
- Все проекты можно отображать в виде диаграммы Ганта — таймлайна.
- Внутри диаграммы можно переключаться между видом на день, неделю, месяц и таким образом визуализировать любые по сложности и длительности задачки.
- Недавно появились связи между задачами — это и есть диаграмма Ганта, и связи отличают её от обычного таймлайна.
- Подробная детализация и удобная система тегов.
- Много шаблонов по использованию.
Минусы:
- Дорогой платный тариф — и российской картой не оплатить.
Цена: для личного использования хватит бесплатного тарифа, а если нужно больше — от $10 в месяц.
Тонкости использования диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта получилась чудо-способом планирования работ по проекту и управления задачами. На деле у неё есть и плюсы, и минусы.
На мой взгляд, диаграмму Ганта нельзя использовать для управления проектами. Для планирования — да. Для управления — нет.
Диаграмма Ганта даёт ложное ощущение безопасности. Ты думаешь, что нарисуешь диаграмму, всё распланируешь, и теперь работа пойдёт как по маслу, но нет.
Дело в том, что любой проект — очень динамичная штука, в которой постоянно что-то происходит и идёт не так. А диаграмма Ганта — жёсткий каркас, в который ты пытаешься загнать этого «зверя».
При малейшем проколе — например, дизайнер не успел нарисовать макет в срок или поставщик прислал бракованные комплектующие, — весь этот каркас начинает рушиться. Одна задача сдвигает другую, та — ещё одну, и от плана остаётся горстка пыли.
***
С помощью диаграммы Ганта можно легко понять объём работы, примерно оценить продолжительность — а значит, и дедлайны более-менее верные установить, и зависимость задач друг от друга оценить. Следуй плану, обрисованному диаграммой Ганта, но с осторожностью.
Подписаться