Что такое диаграмма Ганта, для чего она используется и как её построить

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

Для каждой задачи у тебя есть дедлайн и содержание задачи. Чтобы успевать в сроки, надо увязывать задачи со временем. Здесь на помощь приходит диаграмма Ганта. Это ультрапопулярный метод планирования и отличный способ визуально оценить фронт работ, примерно прикинуть продолжительность, последовательность и зависимость задач друг от друга.

Ниже разберу, что такое диаграмма Ганта, как она выглядит, как правильно её построить и какой метод управления применяется в диаграмме Ганта.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма, где по вертикальной оси располагаются задачи, а по горизонтальной — время на выполнение. Это график в виде таблицы, который отражает название задач и проектов, этапы выполнения и ответственных за исполнение.

Сроком исполнения может быть время в часах или срок в днях и в месяцах. В результате перед тобой появляется визуализация работы по задачам и проектам на временной шкале. И ты можешь видеть связь проектов, приоритеты, объём работ.

Структура диаграммы Ганта. Вертикальная шкала — проекты. Горизонтальное — время. Смотри по ней пласт работ и сколько времени займёт каждая задача.

Кто придумал диаграмму Ганта

Если ответишь, что диаграмму Ганта придумал человек с фамилией Гант, ты будешь прав, но не до конца.

Тут как с Америкой и Колумбом.

В 1896 году польский инженер Кароль Адамецкий придумал визуально отображать прогресс работы над задачами на горизонтальной столбчатой диаграмме, и назвал её «гармонограммой». Рассказал Кароль об этом в публикациях на польском и русском, поэтому в народ идея не пошла.

Спустя 14 лет независимо от Адамецкого к этой же идее пришёл американский инженер Генри Л. Гант. Занимаясь производством кораблей во время Первой мировой войны, он предложил горизонтальную столбчатую диаграмму для контроля выполнения задач в проекте. Позже такая диаграмма станет одним из самых популярных способов планирования работ, так как с точки зрения визуализации это действительно оказался крутой метод. Назовут диаграмму его именем.

Диаграмма Ганта — по сути, временная шкала, которая используется для планирования работ по проекту. Временные шкалы придумали задолго до Адамецкого и Ганта.

Кому нужна диаграмма Ганта

И хотя история диаграммы Ганта началась в докомпьютерную эру, сейчас её чаще используют именно в IT-проектах. Но подходит она для планирования чего угодно: от подготовки корпоратива до строительства космического корабля. Я, например, последний раз использовал диаграмму Ганта, когда планировал ремонт в квартире. Это оказалось очень удобно.

Что можно наглядно увидеть на диаграмме Ганта:

даты начала и окончания работ по проекту,
задачи проекта,
участников команды проекта,
исполнителя каждой задачи,
продолжительность каждой задачи,
как задачи связаны или зависят друг от друга.

Так что диаграмма Ганта — довольно универсальный инструмент. Ей легко пользоваться — можно и на бумаге нарисовать, и в какой-нибудь системе управления проектами построить. Например, в нашем сервисе WEEEK – причём ты можешь визуализировать созданную диаграмму Ганта и другими способами отображения планов и проектов. Но об этом позже.

Вот так может выглядеть нарисованная от руки диаграмма Ганта для планирования ремонта дома.

Структура диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта, как я уже отмечал, — очень наглядный способ визуализации. На ней видны:

Все задачи и сроки. То есть ты одним взглядом можешь оценить масштаб проекта.
Критические точки. Это моменты, где много задач идут параллельно, делают их одни и те же люди, а значит, скорее всего, что-то может пойти не так.
Очерёдность и взаимосвязи задач. Иногда несколько задач должен делать один и тот же человек, иногда для выполнения одной задачи нужно сначала получить результат в другой — с помощью диаграммы Ганта ты увидишь связи и правильно распланируешь время.
Этапы проекта. Так называемые вехи. Это точки, где завершаются две и более задач. Тогда, как правило, появляется возможность оценить работу и подвести промежуточные итоги.

На диаграмме Ганта классно видны вехи и смежные задачи.

Значит, для диаграммы Ганта нужны пять ключевых составляющих:

5 составляющих для создания диаграммы Ганта

понимание сроков проекта или задачи. Например, с понедельника 1 мая по четверг 4 мая.
понимание задач по проектам и возможных подзадач. Например, отрисовать у дизайнера пять картинок для блога – это задача, а подзадача – найти референсы для этих картинок и прописать ТЗ.
понимание зависимых активностей. Например, для выполнения задачи А нужно сначала сделать задачу Б.
понимание вех.

Следовательно, структура для формирования диаграммы Ганта выглядит следующим образом.

сроки выполнения с началом и концом;

описание задачи и подзадачи;

исполнитель.

Теперь можно играться с оформлением – навешивать теги, присваивать цвета, добавлять со-исполнителей. Это уже твои управленческие решения.

Задача, которая будет отображена на диаграмме Ганта, как конструктор — складывается из смысловых кусочков: в какие сроки надо сделать, как она называется, в чём суть, кто исполнитель. Ну и тег, цвет, прочие атрибуты — на твоё усмотрение.

Как построить диаграмму Ганта

Теперь ты знаешь, какие составляющие нужны для диаграммы Ганта. Давай попробуем собрать свою!

Составим диаграмму Ганта на примере продакшена видео на YouTube. Это наш основной проект и основной результат работы.

Затем разобьём планирование на этапы, а сам проект — на составные части.

Чтобы в результате получить видео, нужно пройти вот такой путь 👉🏻

собрать команду на брейншторм и придумать идею,

написать сценарий,

найти ведущего,

найти монтажёра,

записать видео,

смонтировать видео,

проверить результат и внести правки,

сделать описание для ролика и выложить его.

Это всё подзадачи. Для каждой свой дедлайн. Все они должны отразиться на диаграмме Ганта, чтобы адекватно планировать работу.

❗️Опираться нужно на срок основного проекта. Отталкиваясь от главного дедлайна, нужно как бы собирать его словно из составных частей из подзадач с их дедлайнами. Тогда этот список может выглядеть примерно так 👉🏻

🔥 Сделать видео на YouTube. Срок — 2 недели
🧠 собрать команду на брейншторм и придумать идею. Срок — 1 день, решить на миттинге.

📖 написать сценарий. Срок — 4 дня.

🙋🏻‍♂️найти ведущего. Начать искать одновременно с написанием сценария. Срок — 4 дня.

📹 найти монтажёра. Искать одновременно с написанием сценария, поиском ведущего и заисью видео. К моменту завершения записи должен быть найден. Срок — 4-6 дней.

🎥 записать видео. Назначить дату съёмки и снять. Срок — 1 день.

🎬 смонтировать видео. После съёмки видео. Срок — 3 дня.

✍🏻 проверить результат и передать на правки. Срок — 3 дня.

✅ сделать описание для ролика и выложить его. Срок — 1 день.

Необязательно прописывать каждый пункт вот так. Я это сделал для описания хода мысли и логики. Диаграмма Ганта полноценный инструмент проработки проекта, так что стоит сразу отмечать этапы работы на графике. И получается вот так 👉🏻

Пример диаграммы Ганта

Продолжу оду универсальности диаграммы Ганта в качестве способа структурировать проекты и задания во времени.

Возьмём пример — стоит задача написать текст в блог.

Это сложносоставная задачка из разных подзадач:

найти материалы,
получить SEO-структуру текста,
дать задание дизайнеру на создание картинок,
написать статью,
вычитать и сверстать текст.

На каждую подзадачку уйдёт несколько дней. Кое-что надо делать одновременно. И всё это венчает главное задание — сделать саму статью.

Вот так это можно представить на диаграмме Ганта:

Так выглядит план по написанию статьи на диаграмме Ганта в WEEEK.

Как видишь, писаться текст должен одновременно с тем, как создаются картинки, а редактура будет продолжаться и на этапе вёрстки текста в админке блога. Хорошо, если на всё есть отдельные специалисты, — а то получается, что надо выполнять две задачи одновременно.

Кстати, эту диаграмму мы сделали в WEEEK. Можно сделать одну большую задачу и написать к ней подзадачки с разными сроками исполнения и исполнителями. Удобно, что задачки можно растягивать, увеличивая или уменьшая их длину, — то есть менять сроки выполнения. И ещё эти же задачи можно отобразить списком, на календаре или на канбан-доске. Короче, под разными углами посмотреть на свой проект.

Тонкости использования диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта получилась каким-то чудо-способом планирования работ по проекту и управления задачами. Но на деле у неё есть и плюсы, и минусы.

На мой взгляд, диаграмму Ганта нельзя использовать для управления проектами. Для планирования — да. Для управления — нет.

Главная сила диаграммы Ганта — в возможности вглянуть на свои задачи под новым углом. Ты, как по лестнице, идёшь по задачкам к результату, проходя одну ступень за другой.

Диаграмма Ганта даёт ложное ощущение безопасности. Ты думаешь, что нарисовал диаграмму, всё распланировал, и теперь работа пойдёт как по маслу. Но нет. Дело в том, что любой проект не статичен — это очень динамичная штука, там постоянно что-то происходит и идёт не так. А диаграмма Ганта — это жёсткий каркас, на котором ты пытаешься построить проект. И при малейшем проколе — например, дизайнер не успел нарисовать макет в срок или поставщик прислал бракованные комплектующие, — весь этот каркас начинает рушиться. Одна задача сдвигает другую, та — ещё одну, и от плана остаётся горстка пыли.

Как я и написал в самом начале, с помощью диаграммы Ганта можно легко понять объём работы, примерно оценить продолжительность — а значит, и дедлайны более-менее верные установить, и зависимость задач друг от друга оценить. Но следуй плану, обрисованному диаграммой Ганта, с осторожностью.