Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
У каждой задачи у тебя есть содержание и дедлайн — и чтобы успевать в сроки, надо увязывать объём работы со временем.
Здесь на помощь приходит диаграмма Ганта. Это ультрапопулярный метод планирования и отличный способ визуально оценить фронт работ, прикинуть продолжительность, последовательность и зависимость задач друг от друга.
Ниже разберу, что такое диаграмма Ганта, как она выглядит, как правильно её построить и в каком методе управления она применяется.
Ещё больше интересных статей по теме:
Что такое диаграмма Ганта
— столбчатая диаграмма, где по вертикальной оси располагаются задачи, а по горизонтальной — время на выполнение. Это график в виде таблицы, который отражает название задач и проектов, этапы выполнения и ответственных за исполнение
Задачи на диаграмме — это блоки, растянутые по времени, которые в простонародье называют «колбасками». Чем длиннее блок, тем больше времени нужно потратить на задачу.
Сроком исполнения может быть время в часах или срок в днях и в месяцах. Результат — визуализация работы по задачам и проектам на временной шкале.
Что можно увидеть на диаграмме Ганта:
- даты начала и окончания работ по проекту
- задачи проекта
- участников команды проекта
- исполнителя каждой задачи
- продолжительность каждой задачи
- как задачи связаны и зависят друг от друга
Кто придумал диаграмму Ганта
Если ответишь, что диаграмму Ганта придумал человек с фамилией Гант, то это правильный ответ, но есть нюанс. Тут как с Америкой и Колумбом.
В 1896 году польский инженер Кароль Адамецкий придумал визуально отображать прогресс работы над задачами на горизонтальной столбчатой диаграмме, и назвал её «гармонограммой». Кароль рассказал об этом в публикациях на польском и русском, поэтому «в народ» идея не пошла.
Спустя 14 лет независимо от Адамецкого к этой же идее пришёл американский инженер Генри Л. Гант. Во время Первой мировой войны он занимался производством кораблей и предложил горизонтальную столбчатую диаграмму, чтобы контролировать выполнение задач в проекте.
Позже она станет одним из самых популярных способов визуализации и увековечит имя Ганта.
Кому подходит
Диаграмму Ганта придумали ещё в докомпьютерную эру, но сейчас её чаще используют именно в IT-проектах, но не только.
Инструмент визуального представления задач подходит для планирования чего угодно: от подготовки корпоратива до строительства космического корабля. Да что уж там — даже для ремонта квартиры Гант удобнее обычного списка задач.
Так что диаграмма Ганта — довольно универсальный инструмент. Ей легко пользоваться — можно и на бумаге нарисовать, и в какой-нибудь системе управления проектами построить. А ещё такая диаграмма — помощник для фрилансера, с помощью неё можно давать заказчику реальные сроки и обратную связь по ходу работы над проектами.
Например, в нашем сервисе Weeek. Причём ты можешь перевести готовую диаграмму Ганта в другие способы визуализации задач, но об этом позже.
Преимущества и недостатки диаграммы Ганта
Мы пишем, что диаграмма Ганта подходит всем, но это не совсем так, ведь не существует идеальных инструментов и методов планирования задач. В каждом есть свои ограничения и Гант — не исключение.
| 🙂Здорово | 🥲…Но есть нюанс |
|---|---|
| Можно увидеть картину по проекту целиком в одном окне — удобно ориентироваться в сроках задач и этапов, а также отслеживать зависимости | Если задач и условий по проекту слишком много, то вместо понятной диаграммы ты увидишь мешанину, которую тяжело разобрать |
| Даст понять, кто чем занят на работе, и поможет контролировать нагрузку | В диаграмме не будет смысла, если задачи по проекту — творческие, а дедлайны зависят от вдохновения |
| Не позволит сорвать сроки. Диаграмма Ганта наглядно показывает, сколько времени нужно на каждую задачу. С помощью неё можно определить критический путь проекта и называть заказчику сроки с запасом на всякий случай | Не подходит для гибких проектов, в которых условия по задачам и количество доработок меняются каждый день. Гант — это про последовательность и дисциплину |
Структура диаграммы Ганта
Главная фишка диаграммы Ганта — наглядность, с помощью которой ты сразу поймёшь, как идут дела по проекту и каким образом распределена нагрузка между сотрудниками. Вот небольшая памятка, которая поможет тебе быстро считывать диаграмму:
1️⃣ Самая длинная задача — не значит самая сложная. Перед тем как строить график, убедись, что у каждой задачи стоят не только сроки, но и приоритеты.
2️⃣ В название задач лучше добавлять эмодзи, чтобы сразу находить нужное. Если дело срочное, то можно использовать «🔥», чтобы команда сразу понимала, за что браться в первую очередь
3️⃣ Зависимости задач на диаграмме обозначаются стрелками
4️⃣ Некоторые приложения и программы для построения диаграммы Ганта могут показывать выполнение задачи в процентах — «колбаска» на графике постепенно будет закрашиваться в определённый цвет в зависимости от того, насколько выполнена задача
5️⃣ Вехи проекта на диаграмме Ганта обозначаются вот так — «🔸». Если таких возможностей в твоём таск-менеджере нет, то ты можешь воспользоваться лайфхаком от Weeek — для каждой критической точки ставить задачу без дедлайнов, присваивать ей высокий приоритет и тег «веха». А ещё можно добавить эмодзи, чтобы критическую точку всегда можно было отыскать на графике
Если тебе важна наглядность, то не стоит пытаться впихнуть 100500 задач в диаграмму Ганта, иначе результат может тебя шокировать.
Типы связей в диаграмме Ганта (FS, FF, SS, SF)
Мы уже написали выше, что на диаграмме Ганта ты можешь увидеть не только задачи и время, которое на них заложено, но ещё зависимости и вехи. Начнём по порядку с первого.
Окончание — начало (FS — finish to start)
Ты не можешь начать делать задачу, пока предыдущая не закончена. Например: разработчик не может начать писать код, пока не получит внятного ТЗ.
Окончание — окончание (FF — finish to finish)
Нельзя закончить одну задачу, пока другая всё ещё в процессе. Например, ты не сможешь отметить задачу «Сделать контент-план на месяц» выполненной, пока не сделаешь другую — «Подготовить темы и написать посты».
Начало — начало (SS — start to start)
Задача может начаться только после старта другой. Они могут идти параллельно друг другу. Например, ты можешь начать искать референсы для обложки только после того, как возьмёшь в работу задачу «Задизайнить обложку для новогоднего поста».
Начало — окончание (ST — start to finish)
Этот тип зависимостей используется редко. Он подразумевает, что задача не может завершиться, пока не начнётся предыдущая.
Звучит запутанно, сейчас всё объясним. Представь, колл-центр круглосуточной поддержки, сотрудники которой имеют жёсткий график дежурств и на линии постоянно должен быть ответственный, чтобы не пропустить важный звонок.
Тот, кто в конкретный момент на линии, закончит работать только тогда, когда к нему придёт смена — другой сотрудник.
Вехи (Milestones) в диаграмме Ганта
Вехи — контрольная точка проекта. Обозначает результат или действие, которое нужно совершить на определённом этапе: например, созвониться с заказчиком, заплатить подрядчику, обсудить с командой промежуточные результаты.
Вехи — это задача, но с нулевой длительностью, которая может обозначать как конец конкретного этапа, так и начало нового.
Мы уже написали выше, как выглядят вехи на диаграмме. Напомним, что контрольные точки — это тоже своего рода задачи, у которых должно быть понятное название.
Пять шагов, чтобы построить диаграмму Ганта в Weeek
Выяснили, для диаграммы Ганта нужны пять ключевых составляющих.
- Определиться со сроками проекта и каждой задачи
- Разложить каждый этап проекта на задачи и подзадачи, чтобы работать последовательно и ничего не упустить. Диджительщики называют это «Декомпозиция». Например, отрисовать у дизайнера пять картинок для блога – это задача, а подзадача – найти референсы для этих картинок и прописать ТЗ
- Установить зависимости задач. Например, для выполнения задачи А нужно сначала сделать задачу Б
- Расставить вехи и прописать, что они будут означать
- Назначить исполнителей, которые будут работать над проектом
Давай разложим процесс построения диаграммы Ганта – также на пять шагов.
Шаг 1. Подготовь общее описание проекта
Этот шаг включает:
- Сбор ТЗ и формирование из них конкретных требований для команды
-
Установка общих сроков работы
-
Определение, кто из компании будет задействован в работе
Всё это нужно, чтобы разложить крупный проект на диаграмме. На этом шаге диаграмму не рисуем – это будет дальше. А чтобы точно ничего не потерять, полезно хранить эту информацию в документах проекта.
Шаг 2. Декомпозиция проекта на этапы
Когда у вас с командой есть представление о проекте в общем, разложите его на этапы. В зависимости от вашей методологии управления, этапы могут отличаться.
Возьмём простейший и понятный пример последовательного выполнения проекта - разработка пользовательского мобильного приложения в небольшой студии.
- Этап 1. Сделать проектную документацию (описание сути проекта, общий срок) и собрать команду.
-
Этап 2. Собрать референсы, подготовить UI-кит.
-
Этап 3. Отрисовка дизайна и прототипов.
-
Этап 4. Тестирование прототипов.
-
Этап 5. Разработка.
-
Этап 6. Тестирование.
-
Этап 7. ...
Здесь на диаграмме Ганта уже надо установить сроки: собственно начать рисовать диаграмму. Например, Этап 1 длится с 1 ноября по 16 ноября. Этап 2 — с 16 ноября по 18 ноября, и так далее.
Шаг 3. Декомпозиция этапы на задачи и подзадачи
Здесь нужно взять каждый этап и разложить его на задачи. Конкретно – для отрисовки дизайна нужно выполнить шаги 1, 2, 3... Это задачи. А внутри шагов-задач будут свои подзадачи. Их могут составлять исполнители задач.
Задачи также могут иметь длительный период выполнения. Тогда их имеет смысл отразить на диаграмме, присвоив длительный сроки выполнения.
Подзадачи на диаграмме, скорее всего, не появятся: нижняя ступень декомпозиции – это задачи, которые можно выполнить за 1–2 рабочих дня.
Шаг 4. Установи связи и зависимости между этапами и задачами
Суть диаграммы Ганта, как инструмента – разложить работу на последовательные этапы и контролировать ход выполнения.
Поэтому тебе пригодится возможность устанавливать связи между задачами: визуализировать и устанавливать, какая задача предшествует текущей или какую задачу невозможно выполнить без выполнения текущей.
❗️Это вы с командой должны были решить на первом шаге построения диаграммы, когда определяли последовательность этапов работы. Теперь дело за визуализацией на диаграмме.
- Установи связанные задачи. Например, для мобильного приложения отрисовка макетов для личного кабинета и страницы оплаты может идти параллельно, и хорошо бы одновременно передать макеты в отдел разработки. Это параллельные задачи — их надо связать на диаграмме.
- Установи блокирующие задачи. До отрисовки дизайна не получится начать разрабатывать фронтенд, поэтому можно поставить блок на выполнение задачи разработки. Пока дизайнер не закроет свою задачу с отрисовкой макета, разрабы не получат добро на старт работы.
- Установи зависимости. Обязательно визуализируй на диаграмме то, как одна задача зависит от другой. Это поможет тебе работать с вехами — ключевыми событиями в твоём проекте.
Шаг 5. Детализируй диаграмму
На этом этапе ты делаешь свою диаграмму максимально понятной для читателей (это исполнители, менеджеры, заказчики).
- Установи исполнителей на задачи. В Weeek можно ставить нескольких ответственных. Если ты – менеджер, то можешь подписаться на задачу, чтобы контролировать ход выполнения.
-
Присвой теги к задачам. Это позволит тебе настраивать рабочее пространство и фильтровать задачи по отделам, направлениям работы, содержанию задачи.
- Добавь цветов, если твой конструктор диаграмм это позволяет.
Примеры использования
Теперь ты знаешь, какие делать диаграмму Ганта. Давай попробуем собрать свою на двух примерах!
Производство видео на YouTube
Составим диаграмму Ганта на примере продакшена видео на YouTube. Это наш основной проект.
Разобьём планирование на этапы, а сам проект — на составные части.
Чтобы в результате получить видео, нужно пройти вот такой путь 👉🏻
- собрать команду на брейншторм и придумать идею,
- написать сценарий,
- найти ведущего,
- найти монтажёра,
- записать видео,
- смонтировать видео,
- проверить результат и внести правки,
- сделать описание для ролика и выложить его.
Это всё подзадачи. Для каждой свой дедлайн. Все они должны отразиться на диаграмме Ганта, чтобы адекватно планировать работу.
❗️Опираться нужно на срок основного проекта. Отталкиваясь от главного дедлайна, нужно как бы собирать его словно из составных частей из подзадач с их дедлайнами. Тогда этот список может выглядеть примерно так:
| Задача | Срок |
|---|---|
| Сделать видео на YouTube | 2 недели |
| Собрать команду на брейншторм и придумать идею | 1 день |
| Написать сценарий | 4 дня |
| Найти ведущего | 4 дня |
| Найти монтажёра | 4–6 дней |
| Записать видео | 1 день |
| Смонтировать видео | 3 дня |
| Проверить результат и передать на правки | 3 дня |
| Правим | 2 дня |
| Сделать описание для ролика и выложить его | 1 день |
Диаграмма Ганта — полноценный инструмент проработки проекта, так что стоит сразу отмечать этапы работы на графике.
Получается вот так 👉🏻
Создание контента на диаграмме Ганта
Продолжу оду универсальности диаграммы Ганта в качестве способа структурировать проекты и задания во времени.
Возьмём пример. Стоит задача написать текст в блог.
Это сложносоставная задачка из разных подзадач:
- найти материалы,
- получить SEO-структуру текста,
- дать задание дизайнеру на создание картинок,
- написать статью,
- вычитать и сверстать текст.
На каждую подзадачку уйдёт несколько дней. Кое-что надо делать одновременно. И всё это венчает главное задание — сделать саму статью.
Вот так это можно представить на диаграмме Ганта:
Как видишь, писать текст нужно одновременно с тем, как создаются картинки, а редактура будет продолжаться и на этапе вёрстки текста. Хорошо, если на всё есть отдельные специалисты, — а то получается, что надо выполнять две задачи одновременно.
Кстати, эту диаграмму мы сделали в Weeek. Можно сделать одну большую задачу и написать к ней подзадачки с разными сроками исполнения и исполнителями.
Удобно, что задачки можно растягивать, увеличивая или уменьшая их длину, — то есть менять сроки выполнения. И ещё эти же задачи можно отобразить списком, на календаре или на Канбан-доске. Короче, под разными углами посмотреть на свой проект.
Последнее, что хочется сказать
Диаграмма Ганта получилась чудо-способом планирования работ по проекту и управления задачами. На деле у неё есть и плюсы, и минусы.
На мой взгляд, диаграмму Ганта нельзя использовать для управления проектами. Для планирования — да. Для управления — нет.
Диаграмма Ганта даёт ложное ощущение безопасности. Ты думаешь, что нарисуешь диаграмму, всё распланируешь, и теперь работа пойдёт как по маслу, но нет.
Дело в том, что любой проект — очень динамичная штука, в которой постоянно что-то происходит и идёт не так. А диаграмма Ганта — жёсткий каркас, в который ты пытаешься загнать этого «зверя».
При малейшем проколе — например, дизайнер не успел нарисовать макет в срок или поставщик прислал бракованные комплектующие, — весь этот каркас начинает рушиться. Одна задача сдвигает другую, та — ещё одну, и от плана остаётся горстка пыли.
***
С помощью диаграммы Ганта можно легко понять объём работы, примерно оценить продолжительность — а значит, и дедлайны более-менее верные установить,
и зависимость задач друг от друга оценить. Следуй плану, обрисованному диаграммой Ганта, но с осторожностью.
✅ Ещё делимся мини-подборкой текстов для тех, кто хочет разобраться
в диаграмме Ганта:
Лучшие онлайн-сервисы для построения диаграммы Ганта — смотри тут
Как составить график отпусков с помощью диаграммы Ганта в Weeek — полная инструкция здесь
