Что такое диаграмма Ганта и как она помогает в управлении проектами

У каждой задачи у тебя есть содержание и дедлайн — и чтобы успевать в сроки, надо увязывать объём работы со временем.

Здесь на помощь приходит диаграмма Ганта. Это ультрапопулярный метод планирования и отличный способ визуально оценить фронт работ, прикинуть продолжительность, последовательность и зависимость задач друг от друга.

Ниже разберу, что такое диаграмма Ганта, как она выглядит, как правильно её построить и в каком методе управления она применяется.

Что такое диаграмма Ганта

Задачи на диаграмме —  это блоки, растянутые по времени, которые в простонародье называют «колбасками». Чем длиннее блок, тем больше времени нужно потратить на задачу.

Сроком исполнения может быть время в часах или срок в днях и в месяцах. Результат — визуализация работы по задачам и проектам на временной шкале. 

Структура диаграммы Ганта. Вертикальная шкала — проекты. Горизонтальное — время. Смотри по ней пласт работ и сколько времени займёт каждая задача.

Что можно увидеть на диаграмме Ганта:

Кто придумал диаграмму Ганта

Если ответишь, что диаграмму Ганта придумал человек с фамилией Гант, то это правильный ответ, но есть нюанс. Тут как с Америкой и Колумбом.

В 1896 году польский инженер Кароль Адамецкий придумал визуально отображать прогресс работы над задачами на горизонтальной столбчатой диаграмме, и назвал её «гармонограммой». Кароль рассказал об этом в публикациях на польском и русском, поэтому «в народ» идея не пошла.

Спустя 14 лет независимо от Адамецкого к этой же идее пришёл американский инженер Генри Л. Гант. Во время Первой мировой войны он занимался производством кораблей и предложил горизонтальную столбчатую диаграмму, чтобы контролировать выполнение задач в проекте.

Позже она станет одним из самых популярных способов визуализации и увековечит имя Ганта.

Диаграмма Ганта — по сути, временная шкала, которая используется для планирования работ по проекту. Временные шкалы придумали задолго до Адамецкого и Ганта

Кому подходит

Диаграмму Ганта придумали ещё в докомпьютерную эру, но сейчас её чаще используют именно в IT-проектах, но не только.

Инструмент визуального представления задач подходит для планирования чего угодно: от подготовки корпоратива до строительства космического корабля. Да что уж там — даже для ремонта квартиры Гант удобнее обычного списка задач.

Вот так может выглядеть нарисованная от руки диаграмма Ганта для планирования ремонта дома

Так что диаграмма Ганта — довольно универсальный инструмент. Ей легко пользоваться — можно и на бумаге нарисовать, и в какой-нибудь системе управления проектами построить. А ещё такая диаграмма — помощник для фрилансера, с помощью неё можно давать заказчику реальные сроки и обратную связь по ходу работы над проектами.

Например, в нашем сервисе WEEEK. Причём ты можешь перевести готовую диаграмму Ганта в другие способы визуализации задач, но об этом позже.

Преимущества и недостатки диаграммы Ганта

Мы пишем, что диаграмма Ганта подходит всем, но это не совсем так, ведь не существует идеальных инструментов и методов планирования задач. В каждом есть свои ограничения и Гант — не исключение.

Структура диаграммы Ганта

Главная фишка диаграммы Ганта — наглядность, с помощью которой ты сразу поймёшь, как идут дела по проекту и каким образом распределена нагрузка между сотрудниками. Вот небольшая памятка, которая поможет тебе быстро считывать диаграмму:

1️⃣ Самая длинная задача — не значит самая сложная. Перед тем как строить график, убедись, что у каждой задачи стоят не только сроки, но и приоритеты.

2️⃣ В название задач лучше добавлять эмодзи, чтобы сразу находить нужное. Если дело срочное, то можно использовать «🔥», чтобы команда сразу понимала, за что браться в первую очередь

3️⃣ Зависимости задач на диаграмме обозначаются стрелками

4️⃣ Некоторые приложения и программы для построения диаграммы Ганта могут показывать выполнение задачи в процентах — «колбаска» на графике постепенно будет закрашиваться в определённый цвет в зависимости от того, насколько выполнена задача

5️⃣ Вехи проекта на диаграмме Ганта обозначаются вот так — «🔸». Если таких возможностей в твоём таск-менеджере нет, то ты можешь воспользоваться лайфхаком от WEEEK — для каждой критической точки ставить задачу без дедлайнов, присваивать ей высокий приоритет и тег «веха». А ещё можно добавить эмодзи, чтобы критическую точку всегда можно было отыскать на графике

Если тебе важна наглядность, то не стоит пытаться впихнуть 100500 задач в диаграмму Ганта, иначе результат может тебя шокировать.

На диаграмме Ганта классно видны вехи и смежные задачи

Инга Скерсь

CPO WEEEK

Поможем построить диаграмму Ганта под ваши нужды, планы и проекты на бесплатной демонстрации возможностей WEEEK для всей команды. Запись по ссылке 👇🏻

Записаться на бесплатную демонстрацию WEEEK

Типы связей в диаграмме Ганта (FS, FF, SS, SF) 

Мы уже написали выше, что на диаграмме Ганта ты можешь увидеть не только задачи и время, которое на них заложено, но ещё зависимости и вехи. Начнём по порядку с первого.

Окончание — начало (FS — finish to start)

Ты не можешь начать делать задачу, пока предыдущая не закончена. Например: разработчик не может начать писать код, пока не получит внятного ТЗ.

Окончание — окончание (FF — finish to finish)

Нельзя закончить одну задачу, пока другая всё ещё в процессе. Например, ты не сможешь отметить задачу «Сделать контент-план на месяц» выполненной, пока не сделаешь другую — «Подготовить темы и написать посты».

Начало — начало (SS — start to start)

Задача может начаться только после старта другой. Они могут идти параллельно друг другу. Например, ты можешь начать искать референсы для обложки только после того, как возьмёшь в работу задачу «Задизайнить обложку для новогоднего поста».

Начало — окончание (ST — start to finish)

Этот тип зависимостей используется редко. Он подразумевает, что задача не может завершиться, пока не начнётся предыдущая.

Звучит запутанно, сейчас всё объясним. Представь, колл-центр круглосуточной поддержки, сотрудники которой имеют жёсткий график дежурств и на линии постоянно должен быть ответственный, чтобы не пропустить важный звонок.

Тот, кто в конкретный момент на линии, закончит работать только тогда, когда к нему придёт смена — другой сотрудник.

Вехи (Milestones) в диаграмме Ганта

Вехи — контрольная точка проекта. Обозначает результат или действие, которое нужно совершить на определённом этапе: например, созвониться с заказчиком, заплатить подрядчику, обсудить с командой промежуточные результаты.

Вехи — это задача, но с нулевой длительностью, которая может обозначать как конец конкретного этапа, так и начало нового. 

Мы уже написали выше, как выглядят вехи на диаграмме. Напомним, что контрольные точки — это тоже своего рода задачи, у которых должно быть понятное название.

Пять шагов, чтобы построить диаграмму Ганта в WEEEK

Выяснили, для диаграммы Ганта нужны пять ключевых составляющих.

Давай разложим процесс построения диаграммы Ганта – также на пять шагов.

Шаг 1. Подготовь общее описание проекта

Этот шаг включает: 

Всё это нужно, чтобы разложить крупный проект на диаграмме. На этом шаге диаграмму не рисуем – это будет дальше. А чтобы точно ничего не потерять, полезно хранить эту информацию в документах проекта. 

Шаг 2. Декомпозиция проекта на этапы

Когда у вас с командой есть представление о проекте в общем, разложите его на этапы. В зависимости от вашей методологии управления, этапы могут отличаться.

Возьмём простейший и понятный пример последовательного выполнения проекта - разработка пользовательского мобильного приложения в небольшой студии.

Здесь на диаграмме Ганта уже надо установить сроки: собственно начать рисовать диаграмму. Например, Этап 1 длится с 1 ноября по 16 ноября. Этап 2 — с 16 ноября по 18 ноября, и так далее.

Шаг 3. Декомпозиция этапы на задачи и подзадачи

Здесь нужно взять каждый этап и разложить его на задачи. Конкретно – для отрисовки дизайна нужно выполнить шаги 1, 2, 3... Это задачи. А внутри шагов-задач будут свои подзадачи. Их могут составлять исполнители задач.

Задачи также могут иметь длительный период выполнения. Тогда их имеет смысл отразить на диаграмме, присвоив длительный сроки выполнения.

Подзадачи на диаграмме, скорее всего, не появятся: нижняя ступень декомпозиции – это задачи, которые можно выполнить за 1–2 рабочих дня. 

Шаг 4. Установи связи и зависимости между этапами и задачами

Суть диаграммы Ганта, как инструмента – разложить работу на последовательные этапы и контролировать ход выполнения.

Поэтому тебе пригодится возможность устанавливать связи между задачами: визуализировать и устанавливать, какая задача предшествует текущей или какую задачу невозможно выполнить без выполнения текущей.

❗️Это вы с командой должны были решить на первом шаге построения диаграммы, когда определяли последовательность этапов работы. Теперь дело за визуализацией на диаграмме.

Шаг 5. Детализируй диаграмму

На этом этапе ты делаешь свою диаграмму максимально понятной для читателей (это исполнители, менеджеры, заказчики).

Задача, которая будет отображена на диаграмме Ганта, как конструктор — складывается из смысловых кусочков: в какие сроки надо сделать, как она называется, в чём суть, кто исполнитель. Ну и тег, цвет, прочие атрибуты — на твоё усмотрение

Примеры использования

Теперь ты знаешь, какие делать диаграмму Ганта. Давай попробуем собрать свою на двух примерах!

Производство видео на YouTube

Составим диаграмму Ганта на примере продакшена видео на YouTube. Это наш основной проект.

Разобьём планирование на этапы, а сам проект — на составные части.

Чтобы в результате получить видео, нужно пройти вот такой путь 👉🏻

Это всё подзадачи. Для каждой свой дедлайн. Все они должны отразиться на диаграмме Ганта, чтобы адекватно планировать работу.

❗️Опираться нужно на срок основного проекта. Отталкиваясь от главного дедлайна, нужно как бы собирать его словно из составных частей из подзадач с их дедлайнами. Тогда этот список может выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта — полноценный инструмент проработки проекта, так что стоит сразу отмечать этапы работы на графике.

Получается вот так 👉🏻

Создание контента на диаграмме Ганта

Продолжу оду универсальности диаграммы Ганта в качестве способа структурировать проекты и задания во времени. 

Возьмём пример. Стоит задача написать текст в блог.

Это сложносоставная задачка из разных подзадач:

На каждую подзадачку уйдёт несколько дней. Кое-что надо делать одновременно. И всё это венчает главное задание — сделать саму статью. 

Вот так это можно представить на диаграмме Ганта:

Так выглядит план по написанию статьи на диаграмме Ганта в WEEEK.

Как видишь, писать текст нужно одновременно с тем, как создаются картинки, а редактура будет продолжаться и на этапе вёрстки текста. Хорошо, если на всё есть отдельные специалисты, — а то получается, что надо выполнять две задачи одновременно.

Кстати, эту диаграмму мы сделали в WEEEK. Можно сделать одну большую задачу и написать к ней подзадачки с разными сроками исполнения и исполнителями.

Удобно, что задачки можно растягивать, увеличивая или уменьшая их длину, — то есть менять сроки выполнения. И ещё эти же задачи можно отобразить списком, на календаре или на Канбан-доске. Короче, под разными углами посмотреть на свой проект. 

Последнее, что хочется сказать

Диаграмма Ганта получилась чудо-способом планирования работ по проекту и управления задачами. На деле у неё есть и плюсы, и минусы.

На мой взгляд, диаграмму Ганта нельзя использовать для управления проектами. Для планирования — да. Для управления — нет.

Главная сила диаграммы Ганта — в возможности вглянуть на свои задачи под новым углом. Ты, как по лестнице, идёшь по задачкам к результату, проходя одну ступень за другой

Диаграмма Ганта даёт ложное ощущение безопасности. Ты думаешь, что нарисуешь диаграмму, всё распланируешь, и теперь работа пойдёт как по маслу, но нет.

Дело в том, что любой проект — очень динамичная штука, в которой постоянно что-то происходит и идёт не так. А диаграмма Ганта — жёсткий каркас, в который ты пытаешься загнать этого «зверя».

При малейшем проколе — например, дизайнер не успел нарисовать макет в срок или поставщик прислал бракованные комплектующие, — весь этот каркас начинает рушиться. Одна задача сдвигает другую, та — ещё одну, и от плана остаётся горстка пыли.

***

С помощью диаграммы Ганта можно легко понять объём работы, примерно оценить продолжительность — а значит, и дедлайны более-менее верные установить,
и зависимость задач друг от друга оценить. Следуй плану, обрисованному диаграммой Ганта, но с осторожностью.

✅ Ещё делимся мини-подборкой текстов для тех, кто хочет разобраться
в диаграмме Ганта:

Лучшие онлайн-сервисы для построения диаграммы Ганта — смотри тут

Как составить график отпусков с помощью диаграммы Ганта в WEEEK — полная инструкция здесь 

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться