Когда заявки от клиентов начинают расти, а управление командой строится в формате «у нас нет времени на описание процессов — берём и делаем», то в какой-то момент тебя неизбежно накроет волной просроченных дедлайнов, непонимания кто и чем занят, легкого отчаяния от того, что клиенты ждут результатов, а ты закопался в задачах и пытаешься балансировать между сроками по всем проектам.
Если по спине побежали «мурашки ностальгии» от этого кошмара, то скорее всего ты уже ищешь решение этой проблемы. Поэтому давай к сути: в этой статье я расскажу, как можно построить управление проектами с помощью гугл-таблиц. Разберём плюсы и минусы такого решения.
Google Workspace для полного погружения
У Google есть решение для предпринимателей, особенно актуально удалённым командам или тем, кто работает в гибридном графике. Почитать про Google Workspace можно тут, но если тезисно — предложение для команд, в которое входит пакет инструментов для управления проектами:
- совместный календарь, в котором видно расписание каждого участника команды;
- совместный доступ ко всем документам, в том числе к гугл-таблице с диаграммой Ганта;
- видеовстречи в Google Meet, который может заменить Skype и Zoom;
- шаблоны документов, которые могут помочь сэкономить время;
сайт, который ты можешь создать без помощи разработчиков и т.д.
Возможности Google Workspace нужны далеко не всем, поэтому подробнее остановимся только на гугл-таблицах.
Какие задачи может решить таск-менеджер в гугл-таблицах
Планирование и визуализация сроков работы над проектом. В качестве инструмента можно использовать диаграмму Ганта: список задач, продолжительность каждой задачи, ответственные за выполнение, взаимосвязанные задачи, дедлайны. Подробно про этот инструмент мы писали в статье «Диаграмма Ганта: иллюзия безопасности». Поэтому на этом не останавливаемся, погнали дальше.
В гугл-таблицах есть готовый шаблон, который можно взять и модернизировать под себя. (Найти шаблон ты можешь внутри своих гугл-таблиц. Через аккаунт гугла открывай приложение Таблицы, затем найти наверху Галерея шаблонов, под раскрывающимися стрелочками в разделе Работа и лежит шаблон Диаграммы Ганта — и много других).
В качестве примера, будем использовать выдуманного Михаила, у которого свой бизнес по разработке сайтов. Он делает все под ключ: от разработки концепции до настройки контекстной рекламы. Всего у Михаила 10 крупных клиентов на текущий момент: для кого-то он с нуля пилит сайт, кому-то настраивает рекламу, кого-то обеспечивает поддержкой сайта и т.д. Проектов 10 задач по каждому в диапазоне от вагона до маленькой тележки.
Перед стартом работы, Михаил обсуждает этапы работы и сроки с каждым заказчиком. Потом переносит в таблицу и отмечает этапы с помощью диаграммы.
Но диаграмма подходит только для планирования. Контролировать процесс работы команды в таком формате почти невозможно. Поэтому следующим шагом Михаилу нужно понять, как сделать работу всех сотрудников более прозрачной.
Управление командой. За основу возьмём спринты из методологии Agile. Михаил разбивает таблицу на следующие столбцы:
С помощью комментариев можно задачу более детально. Каждую задачу в столбце «To do» он и его команды может приоритизировать и отметить цветом. Когда задачу берут в работу или завершают, то отмечают цветом в столбцах «Doing», «Done» На практике это будет выглядеть так:
Управление проектами. У Михаила несколько проектов параллельно. Поэтому отслеживать работу по каждому из них становится сложнее. Для этого он решил создать таблицу со сводкой сроков по всем проектам. Так он будет в курсе общей картины. Для этого у гугл-таблиц также есть готовый шаблон:
База клиентов. Чтобы вся информация по клиентам была под рукой ведение он организовал следующим образом:
1. ФИО клиента.
2. Номер телефона.
3. Тип клиента: новичок, вторая сделка, постоянный.
4. Менеджер/контактное лицо в вашей компании.
5. Комментарий.
Плюсы, минусы, альтернативное решение
Давай разберём кейс Михаила и поймём в чём могут быть сложности. Начнём с хороших новостей.
Преимущества такого подхода:
- порядок в делах — тебе больше не нужно вспоминать на какой лист ты записал задачу и передал ли ты ее сотруднику;
- ты можешь прогнозировать сроки: диаграмма Ганта поможет сориентироваться;
- видишь загруз команды по разным проектам: сводная таблица проектов поможет оценить всю картину целиком.
Недостатки:
- сложно оценить общий загруз отдельного сотрудника — информация по разным таблицам;
- со временем таблицы начнут расти — ты и сотрудники начнёте путаться;
- человеческий фактор и потеря информации — нет истории изменений (логов), кто-то может ошибиться и случайно удалить важную информацию;
- нет автоматизации — если есть повторяющиеся задачи, их нужно будет создавать из спринта в спринт;
- всю функциональность нужно создавать вручную — создавать таблицы, продумывать организацию информации в них.
Если после прочтения этой статьи ты понял, что не готов тратить время на выстраивание структуры управления проектами и командой с помощью гугл-таблиц, то есть готовое решение.
Разберём возможности готового таск-менеджера на примере сервиса WEEEK:
- Таск-менеджер: личные и командные задачи, подзадачи, комментарии, ответственные и наблюдатели
- Проекты и доски под разные процессы: прозрачность работы и планы на ближайшее время
- Помодоро-таймер: работа короткими спринтами, чтобы не перегружаться
- Уведомление в мессенджер: вся важная информация будет под рукой
- База знаний: текстовый редактор, в котором можно создавать и хранить корпоративную документацию
- CRM: воронки продаж, списки клиентов и аналитика работы.
В разработке находятся следующие разделы:
- Обучение: курсы и вебинары от наших партнёров: маркетинг, продуктивность, управление. Soon
- Пользователи: раздел для персональных и командных ревью. Soon
- Аналитика: результаты работы сотрудников над задачами. Soon
Потестировать сервис или записаться на бесплатную демонстрацию можно здесь.
Ты можешь попробовать создать таск-менеджер в гугл-таблицах, как Михаил или выбрать готовое решение — главное, чтобы инструмент помог тебе решить проблему с управлением, а не усложнил бизнес-процессы.
Если ты склоняешься к готовому решению, то обрати внимание на сервис с простым интерфейсом, в котором ты сможешь разобраться в два счёта. Даже если предшественником этого таск-менеджера был листок бумаги.
Подписаться 
