Если работаешь в одиночку, задач не так много и не нужно держать кучу информации в голове — достаточно блокнота или заметок в телефоне. Но если работаешь в команде или управляешь отделом, ведёшь проекты — лучше фиксировать всё в таск-менеджере — избежишь ряда проблем:
- Сотрудники теряют задачи, забывают о них, просрочивают дедлайны, делают в последний момент, а результат не удовлетворяет.
- Фокусируешься не на работе, а на том, чтобы удержать в голове задачи и дедлайны. Страдает продуктивность и результат.
- Не удаётся отследить работу команды, продуктивность и степень загруженности.
Чтобы не потерять контроль и не превратить рабочий процесс в хаос, руководители команд приучают сотрудников фиксировать работу в сервисах по управлению проектами.
Но таск-менеджеров так много и непонятно, как выбрать лучший. Придётся тестировать каждый и тратить кучу времени, а если выбрать рандомный сервис и перевести команду — есть риск, что он не подойдёт или не хватит фич — и процесс подбора начнётся заново.
Как выбрать таск-менеджер, чтобы не ошибиться
Чтобы сразу выбрать сервис удачно, я собрала 10 главных критериев, на которые стоит ориентироваться, выбирая таск-менеджер в 2025 году.
Российское производство
К сожалению, большинство сервисов — зарубежные. В нынешней ситуации они не продлевают подписки российских пользователей, блокируют аккаунты или повышают цены. Чтобы внезапно не потерять все задачи и документы, ищи российский таск-менеджер.
Выбирай те, которые помогают перевезти задачи и другую информацию — либо автоматически, либо вручную — но это обсуждай индивидуально с техподдержкой.
Подробнее о процессе переезда и нюансах читай в инструкции.
Наличие версий для разных устройств
Чаще таск-менеджер понадобится для работы за компом, но наличие мобильной версии необходимо — вдруг понадобится проверить воркспейс или поставить задачу. Также у сотрудников разные гаджеты — у нас в офисе только половина команды пользуется айфоном — если ориентироваться только на часть аудитории,владельцы Android не смогут в полной мере работать.
Поэтому заранее уточни, какие версии есть: веб, десктопная (Windows и macOS), мобильная (iOS и Android), планшетная и для смарт-часов.
Совмещает несколько инструментов
Таск-менеджер выполняет роль планера и задачника, такой инструмент слишком ограничен по функционалу. Приходится ещё плодить кучу доп. сервисов — CRM, текстовый редактор, хранилище, Zoom, мессенджеры и многое другое. Легко в них затеряться, а обилие вкладок раздражает.
Решение — сервис, который совмещает несколько инструментов, в том числе планер. Например, WEEEK — таск-менеджер, CRM-система и База Знаний для хранения документов, текстов, регламентов и т. д.
Техподдержка
Когда техподдержка сервиса помогает обучить работе в нём, адаптировать команду легче. Оцени работу техподдержки каждого таск-менеджера — проанализируй скорость ответов, заинтересованность в помощи и результат обращения.
Интеграции с другими сервисами
Опять же — сервисов для работы куча, их нужно где-то фиксировать — у каждого проекта свои ссылки в Figma, свои папки на Диске и т. д.
Выбирай сервис, где можно создать единое рабочее пространство со всеми ссылками, файлами и интеграциями — как минимум интеграции с Google Docs, Sheets и Calendar, Figma должны быть. А чем больше сторонних сервисов интегрированы, тем удобнее.
Наличие триал-периода и бесплатной версии
Если сервис сразу требует оплату или выдаёт триал только после, пользоваться не стоит — всегда сначала тестируй. У хорошего сервиса триал должен быть — и без лимита числа пользователей в команде.
Внутренние чаты
Хотя для общения с коллегами чаще выбирают Telegram, чаты в таск-менеджере тоже важны. Мессенджеры больше заточены под потоковое общение и флуд, поэтому легко потерять важную инфу или клиента. А когда у каждого проекта свой чат в таск-менеджере, где пишут только важную информацию — процессы слажены.
Понятный интерфейс и кастомизация
Приятное дополнение к широкому функционалу — кастомизация. Если есть тёмная тема, фоны и цвета, сотрудники настроят сервис под себя.
А если сервис интуитивно понятный и в нём легко разобраться без вечного общения с техподдержкой — то в такой сервис будет проще вовлечь команду. Если большинство фич таск-менеджера будут неочевидны, адаптация команды затянется.
Несколько режимов просмотра задач
Режимов просмотра куча — на день, неделю, месяц, канбан, диаграмма Ганта и многое другое.
Мне, например, удобнее, когда задачи видны в разрезе недели. А моя коллега чаще пользуется канбан-досками. Поэтому, если подбираешь сервис для работы в команде, выбирай с несколькими режимами — чтобы всем было удобно.
Аналитика работы сотрудников
Трекай работу сотрудников прямо в таск-менеджере: отслеживай выполнение задач, анализируй общую эффективность и почасовую загруженность. Не во всех сервисах такое есть, но базовая отчётность должна быть — например, просмотр общей рабочей области, где отображаются все задачи по проектам и сотрудникам.
Главное, чтобы сервис подошёл тебе и твоей команде. Составь список подходящих таск-менеджеров, добавь плюсы и минусы. Затем обсуди с командой, кому какие сервисы ближе. Затем, когда решение принято и вы готовы к переезду, начинай процесс адаптации сотрудников.
Подписаться 
