Я Эрвин Пукст, CEO агентства Ervins Puksts Studio. Мы работаем с локальными и международными клиентами, помогая малому и среднему бизнесу с брендингом, созданием сайтов, SEO и визуальными материалами. Я занимаюсь стратегией, дизайном и общением с клиентами. Расскажу, как с нуля создал агентство и выстроил бизнес-процессы с помощью Weeek.
Путь создания агентства
Я живу в Великобритании. Два года проработал в маркетинговой индустрии, после чего начал самостоятельно искать клиентов через Facebook (соцсеть запрещена в РФ — прим. ред.). Здесь большая русскоязычная община, много экспатов, которые запускают собственный бизнес — и я начал помогать им с продвижением за небольшую плату.
Со временем решил вести сделки напрямую и выступать как специалист по британскому рынку. Так появились первые клиенты, и я ушёл в самостоятельное плавание, развивая дело в сфере маркетинга и дизайна.
С начала года я работал как one-man agency, но постепенно начал привлекать коллег и друзей на фриланс-основе. Развиваемся медленно, но уверенно — сейчас фокусируемся на том, чтобы выйти на рынок малого и среднего бизнеса.
Команда небольшая: с нами работают бывшие коллеги и друзья, моя девушка помогает в роли аккаунт-менеджера и UX/UI-дизайнера. Недавно к нам присоединился специалист по продажам — Пётр. Он, как и я, активно использует Weeek: следит за продажами и текущими задачами. Сейчас в сервисе два участника, остальные члены команды работают либо на бесплатном тарифе, либо в других системах.
Дальше расскажу, как я выбирал таск-менеджер для команды.
К Weeek через тернии к звёздам
До Weeek я пробовал работать с Monday.com и Asana, но быстро понял, что это мне не подходит. Перешёл на Google и собрал там свою систему управления задачами — она работала, но была неудобной: например, нельзя было просто перетаскивать карточки и гибко управлять процессами.
Я начал искать западные таск-менеджеры, но однажды — то ли услышал в подкасте, то ли случайно наткнулся в Google — увидел Weeek. Зашёл на сайт, сразу обратил внимание на стильный и продуманный дизайн. Интерфейс оказался удобным, хоть сначала и потребовалось немного времени, чтобы привыкнуть. Бренд показался современным и живым, а когда посмотрел соцсети, заметил, что они активно ведутся — это тоже добавило доверия.
Сначала столкнулся с трудностями при оплате: из-за блокировок не получилось перевести деньги в Россию. Пришлось обращаться в поддержку — и хочу отметить, что там работают отличные специалисты. Помогли быстро и без лишней бюрократии. Так что за подходом к пользователям отдельный лайк.
Также понравилась CRM-система. Здесь был важен удобный функционал, поэтому здорово, что в сервисе есть сортировка задач в режиме Неделя, Канбан-доски и так далее. Удобно отслеживать продажи от начальной стадии до закрытия сделки — со всеми деталями и тегами.
Теперь расскажу, как выстроены процессы в рабочем пространстве.
Дисциплина в задачах
CRM
В CRM три воронки. В них отслеживаем все сделки агентства.
Первая воронка — общие продажи: потенциальные клиенты, лиды, закрытые и незакрытые сделки. Мы создаём отдельные проекты для каждого клиента, а также ведём внутренний проект для нашей студии. В нём я ставлю задачи, связанные с операционной работой агентства.
Вся актуальная информация хранится в комментариях к задачам — там мы прописываем детали, уточняем, что нужно доработать или добавить. Например, если провели обзор потенциального клиента, делимся найденной информацией в задаче и регулярно обновляем её, чтобы команда всегда оставалась в курсе.
Планируем пользоваться аналитикой, чтобы мониторить метрики — удержание клиента или показатель отказов.
Вторая воронка — прибыль или входящие транзакции. Это нужно для понимания общей суммы прибыли. Здесь же указываю клиентов с предоплатой: допустим, есть проект на 600 фунтов, мы берём 50% депозит. Сразу указываю, какую сумму мы получим в этом месяце и какую — в следующем.
Третья воронка — для отслеживания всех затрат, чтобы потом по ним отчитываться. Я вношу траты каждый месяц и вижу общую сумму за месяц и год. Нужна для отслеживания счетов и ведения расходов.
Допустим, есть клиент с задолженностью, я его ставлю в воронку «Доход на месяц/на сегодня», добавляю метку «Задолженность» и отслеживаю оплату. Бухгалтерию веду самостоятельно, потому что интересно этим заниматься. В Weeek можно прицеплять счёт файлом, это помогает автоматизировать процесс.
Через API Weeek синхронизировал свои контакты в Google: создал систему для подписания контрактов с помощью Weeek. Чат GPT слушает мою команду: «Создай контракт», «Сделай счёт на оплату в Stripe», «Отправь транзакцию» — и он всё делает, используя IP-ключ.
Задачи
С трекером задач отслеживаю себя и работу агентства. Остальные члены команды используют свои системы, потому что работают на фрилансе и не нуждаются в полном доступе к системе.
В период работы в найме мы фиксировали время на задачу, чтобы потом показывать клиенту, на что ушли его деньги. До Weeek использовали отдельный трекер Clockify. Он был не совсем честен по отношению к клиенту, потому что позволял после окончания работы изменить фактически затраченное время на задачу.
Также использую Помодоро таймер. Работать блоками комфортно, это помогает держать задачу в фокусе.
Задачи ведём на Канбан-досках. Здесь каждый проект — это клиент. В досках используем колонки по умолчанию: To do, In progress, Done.
Использую отображение в режиме Неделя, чтобы быстрее и удобнее отслеживать задачи. Фазу проекта от аналитики и начала до тестинга и запуска веб-сайта указываю как задачу, а подзадачами выписываю конкретные этапы работы. Себя указываю исполнителем, чтобы видеть задачу в листе «Мои задачи», указываю название проекта, его даты и приоритет. Так видим, по каким задачам опаздываем.
Доски использую больше в SMM-контенте, потому что так наглядно виден общий пул задач. Также в SMM использую календарный вид: ищу и выписываю предстоящие праздники, релевантные к нашим бизнесам, и заполняю соцсети.
Мы используем теги, чтобы специалисту по продажам было проще ориентироваться в задачах — раньше на доске царил креативный хаос, поэтому пришлось выработать систему. Сейчас мы используем два тега:
- Источник обращения — откуда пришёл потенциальный клиент: по рекомендации, из соцсетей, через холодный обзвон и т. д.
- Приоритет или вероятность сделки — по шкале low, medium, high, в зависимости от того, насколько клиент готов работать с нами
Например, к нам обращался рыболовный клуб с запросом на создание сайта. Но запуск сезона они пропустили, и проект стал неактуален. Я сохранил контакт на следующий год и пометил тегом low. Такая система помогает не терять потенциальных клиентов и при этом сосредотачиваться на действительно горячих лидах.
Кастомные поля использую для визуализации: например, после обзвона заполняем комментарии со всеми деталями, и в кастомном поле отмечаю, что нужно клиенту — брендинг, маркетинг и так далее.
Чего не хватает
📱 Пользуюсь мобильным приложением. Удобно, гуляя в парке, быстро открыть Weeek и записать туда идею. Но не хватает CRM в IOS. Иногда прохожу мимо машины компании с веб-сайтом или брендингом, быстро гуглю и вижу, что им нужна помощь — а это потенциальный клиент и его нужно добавить в CRM. Но пока нельзя сделать это с телефона.
🤔 Круто, что есть английский язык. Хотя я заметил, что главная страничка Weeek иногда не обновлена: бывает, переключаюсь на русский и вижу новости или обновления, которых ещё нет на английском языке. Было бы здорово, если бы сайты обновлялись одновременно.
