В чём суть мультипроектности задачи и что она даёт
✍️ Мультипроектность задачи
— способность одной задачи находиться в двух и более проектах одновременно
Функция даёт вот что:
🔹 Минимум ручного дублирования задач. Так чаще всего приходится делать менеджерам, которые контролируют одну задачу в разных проектах или отделах. Это занимает много времени и создаёт путаницу
🔹 Очевиднее связь между задачами. Задачи, которые влияют на другие, теперь можно фиксировать не в одном проекте, где есть только часть команды, а везде, где это важно
🔹 Проще понять, кто и чем занят. Руководители, менеджеры и тимлиды смогут лучше оценивать распределение исполнителей в смежных проектах — и принимать оперативные решения на основе актуальной занятости сотрудников
🔹 Проще собирать отчётность и анализировать результаты. Раньше задачи с межпроектной значимостью некорректно учитывались в отчётах — мультипроектность задачи это исправляет
💙 Вы с командой начнёте лучше «чувствовать» друг друга. Коллеги, которые работают над общим делом в разных проектах (да ещё и на удалёнке), порой упускают прогресс и важные изменения. Мультипроектность позволяет следить за актуальными изменениями прямо в задаче, а не переспрашивать и уточнять друг у друга
Как работает функция
Мультипроектная задача существует в единственном экземпляре: всё её содержимое хранится в одном месте и не дублируется. Обложка, дата, теги, приоритет, исполнитель, подписчик, тип — всё это сохраняется внутри задачи вне зависимости от того, в каком проекте с ней работают.
☝🏻С кастомными полями есть особенность: в задаче отображаются поля всех проектов, к которым у пользователя есть доступ. При этом, если открыть задачу внутри конкретного проекта, первыми в списке будут поля именно этого проекта.
Стоит быть внимательным с выполнением и удалением задачи — эти действия применяются ко всем проектам сразу. Если удалить задачу в одном проекте, она исчезнет и из других. Чтобы просто убрать задачу из проекта, достаточно открепить ненужный проект через поле Проекты.
Приватность работает прозрачно: задачу увидят все, у кого есть доступ хотя бы к одному из её проектов. Проекты, к которым доступа нет, будут отмечены как скрытые — перейти в них не получится.
❗️ Важные моменты с подзадачами
▪️ Подзадачи больше не наследуют проекты родительской задачи автоматически. Чтобы назначить подзадаче проект, надо выбрать нужный внутри задачи.
▪️ Приватность подзадачи зависит от проекта. Если не выбрать проект, подзадача будет доступна тем же, кому доступна родительская. Если выбрать другой проект, доступ к подзадаче будет зависеть от настроек этого самого проекта.
Кейсы, которые можно решить с помощью мультипроектности
Мультипроектность пригодится, когда приходится футболить задачу туда-сюда между отделами, а использовать связи задач неудобно. Так бывает, когда с задачей работают кросс-функциональные команды — как в агентствах или в разработке.
Разберём конкретные случаи, когда мультипроектность действительно выручает.
Работа с проектами в агентстве
Задачи ставятся внутри клиентского проекта. Его используют для верхнеуровневого планирования и контроля — и его же можно показать заказчику. Но стратегические задачи тоже нужно кому-то делать. С помощью мультипроектности их можно сразу отправить разработке, проджектам, маркетингу.
Раньше такие кейсы приходилось решать через подзадачи. Но для клиента (и не только для него) это лишняя информация. Мультипроектная задача избавляет от дублирования: проджект видит её как точку контроля, а исполнители — как обычную рабочую задачу, без лишнего шума.
Работа с дорожной картой и бэклогом
Классический пример, когда одна задача попадает в несколько проектов, — управление дорожной картой продукта или бэклогом.
Допустим, в спринте появляется задача: разработать личный кабинет. Здесь много работы для бэкенда, фронта, дизайнеров и тестировщиков. Чтобы не тормозить процесс, работу можно запараллелить: одновременно делать дизайн и бэкенд, а потом всё это передать фронтам.
Мультипроектность позволяет отправить одну и ту же задачу в два проекта — дизайнерам и бэкендерам. А если закинуть её ещё и фронтам, они автоматически узнают, когда макеты будут готовы.
Ещё пара текстов, которые помогут погрузиться в тему управления множеством проектов
Работа с контент-планами
А вот вам пример из WEEEK.
У нас много проектов с контент-планами — для блога, внешних площадок, гайдов, YouTube, подкаста и не только. А работают над их реализацией одни и те же люди. Все они встречаются на спринт-доске, где в течение недели трудятся над контентом.
Раньше мы связывали контентов-планы с операционкой через подзадачи. Теперь — просто прикрепляем задачу и к нужному контент-плану, и к доске спринта. Так с одной и той же сущностью можно работать и в календарном плане, и на доске для текучки.
Важно: мультипроектность не заменяет декомпозицию. Большие задачи по-прежнему лучше дробить на шаги — через подзадачи и назначение им разных исполнителей.
Если задача внезапно оказалась в 10 разных проектах и с 10 исполнителями — это тревожный звоночек. Скорее всего, задача слишком сложная и многослойная. Лучше разбить её на подзадачи и распределить их по исполнителям.
А вы с командой уже прочувствовали мультипроектность и нашли ей применение? Делитесь своими кейсами в комментариях 🙂
Подписаться 
