Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Связь и общение
Первое, о чём следует помнить: всем нужно общее место для рабочего общения. Это в офисе можно было подойти к коллеге и что-то обсудить — в онлайне нужно искать другие варианты. И они, честно скажу, не в пример удобнее: электронная почта, мессенджеры, звонилки и даже (прости, Господи) телефон. Использовать все способы дистанционной связи не обязательно, но полезно, ведь иногда лучше распределять информационные потоки:
- важные задачи обсуждать в емейлах,
- мелкие правки — в чатах,
- по срочным вопросам звонить по телефону.
Главное, чтобы все чётко понимали, как и с кем можно связаться.
Когда организуешь связь с удалённой командой, руководствуйся двумя правилами:
- Важная информация должна сохраняться в переписке.
- У всех сотрудников должен быть доступ к выбранным способам связи.
Самый топовый вариант для взаимодействия с удалённой командой — видеозвонки и конференц-коллы — отличная замена классическим совещаниям в переговорке. Кроме того, за счёт визуального контакта коллеги смогут чувствовать себя частью команды.
Сейчас есть множество приложений и сервисов для видеосвязи (после массового перехода компаний на удалёнку их стало ещё больше). Выбери удобный вариант, который каждый сотрудник сможет без проблем установить на свой компьютер или смартфон (мы в WEEEK используем Zoom и Discord). Видео-созвоны можно включить в рабочий процесс, сделав обязательной частью рабочего дня (например, для отчёта о выполненной работе). А можно созваниваться раз в пару недель, чтобы просто поговорить и поддержать здоровую атмосферу в команде.
Задачи и автоматизация
И в офисе, и на удалёнке, для адекватного управления задачами нужен таск-менеджер (а если компания большая и дел много — система для управления проектами). В классическом варианте, там можно подключать сотрудников, ставить и делегировать задачи, трекать затраченное на работу время, вести переписку по задачам и отчитываться об их выполнении. Разные сервисы добавляют к этому набору дополнительные фичи, чтобы выделиться и стать удобнее, но в целом — суть одна.
Хотел тут прорекламировать WEEEK, но, думаю, ты и без моих советов сможешь выбрать удобную для себя систему управления проектами и задачами.
Таск-менеджеры и системы для управления проектами хороши двумя вещами:
- В них аккумулируется вся необходимая для работы информация. Не нужно искать комментарии от клиента на электронной почте, а потом перезванивать менеджеру. Когда вся информация собрана в одном месте, в работе команды намного меньше несогласованности.
- Некоторые рутинные задачи (ежедневные отчёты или уведомление сотрудника о новой задаче) автоматизируются, что здорово экономит время.
Важный момент: если ты недавно ввёл использование таких сервисов — убедись, что все сотрудники во всём разобрались. Иначе, даже такой удобный инструмент нехило замедлит работу команды.
Рабочее место
Если сотрудник изначально сидит на удалёнке, скорее всего, он сам уже обеспечил себя всем необходимым. А вот если ты переводишь свою команду на удалёнку из офиса, хорошо бы им помочь:
- выдать по ноутбуку или веб-камеру (если дома есть стационарный компьютер),
- дать доступы ко всем необходимым платным сервисам и лицензионному ПО.
Со своей стороны работнику нужно будет обустроить себе рабочее место, но это тема для отдельного разговора.
Отчёты и мотивация
Бытует мнение, что удалённых сотрудников трудно организовать: они отвлекаются на домашние дела, нельзя проконтролировать их присутствие за компьютером. Это действительно так, но, с другой стороны, люди и в офисе-то не всегда заняты делом: то на общие разговоры отвлекутся, то выйдут подышать воздухом или чем-то похуже. Всё зависит от дисциплинированности каждого работника.
Если с доверием сотрудникам всё не очень, вот что можно сделать, чтобы обеспечить контроль и проверять качество работы:
- Ключевые показатели эффективности работы (KPI) замотивирует сотрудников ответственно относиться к работе и своевременно выполнять задачи. Кроме того, благодаря введению KPI можно лучше упорядочить рабочие процессы. Главное, не требовать невозможное — это, наоборот, снизит мотивацию сотрудников, и они даже не будут пытаться угнаться за всеми поставленными целями.
- Регулярные отчёты о выполненных задачах (или комментарии о проделанной, но незаконченной работе) помогут тебе и другим руководителям ориентироваться в рабочем процессе, а команде — подводить маленькие итоги, распределять обязанности и планировать следующий рабочий день. Или неделю. Или месяц.
- Регулярная рассылка итогов или новостей позволит всем быть в курсе происходящего. Кстати, неплохая альтернатива созвонам, на которых подводят итоги.
Что делать не надо (иначе работа на удалёнке не будет продуктивной)
Бывает, что в попытках улучшить организацию работы или ужесточить контроль руководитель только мешает работе команды. Чтобы не создавать лишнее беспокойство:
- 1. Не требуй ответа после окончания рабочего дня. Да, сотрудник всё равно находится у компьютера (или смартфона), но вечер — это его личное время (если только у вас не было отдельных договорённостей на этот счёт). Если требовать постоянного присутствия онлайн, в какой-то момент сотрудник просто выгорит и всё. Был сотрудник и нет его.
- 2. Не пытайся проконтролировать всё рабочее время. Человек будет работать усерднее, если будет знать, что может отойти на две минуты и налить себе чаю. Постоянный контроль, слежка за экраном или через веб-камеру — всё это может привести к противоположному результату. Ежедневных отчётов вполне хватит.
- 3. Помни о часовых поясах. Если ты живёшь в Москве, а сотрудник — в Новосибирске, не пытайся ему звонить в свои 9 вечера (вообще не пытайся звонить, не предупредив — это не культурно). А вот когда всем работать — в одно время или по индивидуальному расписанию — это решать тебе.
Как видишь, обеспечить всей команде условия для удалёнки не так-то сложно. Но если офис только начал переходить на такой формат работы — не торопись менять режим и вводить все обновления сразу. Сотрудники и так в новых условиях, а смена среды, мессенджера и внезапные показатели эффективности будут как снег на голову. Некоторые из советов, кстати, пригодятся и в привычной офисной обстановке — например, отчётность или системы управления проектами.
Подписаться 
