Рабочее время сотрудника напоминает конструктор: каждый элемент должен занять своё место, чтобы результат получился цельным. Грамотный учёт помогает не потерять детали — он превращает хаотичное переключение между задачами в осмысленный процесс. Руководитель видит, где команда тратит силы с максимальной отдачей, а сотрудники учатся отличать важное от срочного без авралов и переработок.
Как настроить систему учёта рабочего времени так, чтобы она работала на тебя, а не против? Сейчас разберёмся.
Что входит в рабочее время
— это установленное законом, трудовым договором или внутренними правилами компании время, когда сотрудник выполняет свою работу
Рабочее время включает только время, когда сотрудник выполняет работу или находится в распоряжении работодателя, но есть нюансы.
Например, в IT-компании разработчик тратит час на установку программ — это часть рабочего дня. А вот обеденный перерыв, даже если он проходит за тем же монитором, в расчёт не берётся, если иное не прописано в договоре.
В логистике пока водитель фуры за рулём — это рабочее время. Но если он три часа ждёт погрузку на складе без возможности заняться другими задачами, эти часы тоже должны учитываться — как простой по вине работодателя. А вот дорога до гостиницы после рейса уже считается личным временем, если в трудовом договоре не указано обратное.
На производстве рабочий начинает смену с инструктажа по технике безопасности — эти 15 минут включаются в рабочее время. Но если сотрудник ушёл на перекур без согласования, это время вычитается.
Виды учёта рабочего времени
Учёт рабочего времени — это не универсальный шаблон, а набор инструментов, адаптированных под разные условия в разных компаниях. Разберёмся, какой формат подойдёт именно тебе.
Поденный
Поденный учёт работает как ежедневный чек-лист. Подходит тем, у кого стабильный график: продавцы в магазинах, учителя, администраторы.
Например, в рознице сотрудник отрабатывает 8 часов в день — если задержится на складе, переработку сразу видно в табеле. Такой формат исключает накопление «долгов» по часам, но негибкий для задач с плавающей нагрузкой.
Понедельный
Понедельный учёт — палочка-выручалочка для офисов, где пик активности смещается. Маркетолог может в понедельник провести 6 часов на стратегической сессии, а в пятницу сократить день до 4 часов, выполнив недельную норму в 40.
Понедельный вариант подходит для креативных индустрий, где важно балансировать между мозговыми штурмами и рутиной.
Суммированный
Суммированный учёт спасает там, где график рваный: у водителей-дальнобойщиков (учётный период — месяц) или медсестёр в больницах.
Например, смена медработника длится 12 часов, но за месяц переработки компенсируются короткими рабочими днями. Главное — не превысить норму за выбранный период (до года).
Гибкий график
Гибкий график — частый выбор IT-команд и удалёнщиков.
Разработчик может начать рабочий день в 11:00, но обязан присутствовать на стендапах в 15:00. В логистике диспетчеры иногда используют скользящее расписание: 3 дня работы по 10 часов, затем 4 выходных. Важно закрепить фиксированные окна, когда сотрудник точно на связи.
Почасовой и проектный подход
Почасовой и проектный подход — территория фриланса и творческих профессий. Копирайтер получает оплату за 5 часов написания текстов, архитектор — за весь проект, даже если он занял 100 часов.
В производстве так иногда считают труд временных работников: например, оплата за 20 часов сборки оборудования на заводе-подрядчике. Здесь во главе — чёткие договорённости, чтобы переработки не маскировались под энтузиазм.
Кто обязан вести учёт
Рабочее время нужно фиксировать при любом графике — это требование закона. Но сама система учёта не будет работать, если за неё никто не отвечает. Стартап или крупная компания — правило для всех одно. А вот ошибки в распределении ролей могут обойтись дорого.
Так кто же должен следить за учётом: HR, руководитель или внешний подрядчик? Разберёмся, как правильно назначить ответственных и не нарваться на подводные камни, про которые редко пишут в инструкциях.
Кто занимается учётом на практике:
- В крупных компаниях — HR-отдел или бухгалтерия, часто с помощью автоматизированных систем (например, 1С). На заводе мастер цеха ежедневно передаёт данные о явках в отдел кадров
- В малом бизнесе — сам предприниматель или доверенный сотрудник. Например, в стоматологической клинике администратор заполняет Google-таблицу с графиком врачей
- При аутсорсе обязанность перекладывается на подрядчика, но контроль остаётся за заказчиком. Допустим, охранное агентство предоставляет отчёты по времени дежурств, а ТЦ сверяет их с записями камер
Особые случаи:
- Удалёнщики. Даже если программист работает из Бали, компания обязана фиксировать его часы через тайм-трекеры (например, Bitcop) или задачи в WEEEK
- Сезонные работники. В сельском хозяйстве учёт ведётся по факту: агроном отмечает в журнале, сколько часов бригада собирала урожай
- Проектные команды. В рекламном агентстве продюсер фиксирует время, затраченное дизайнерами на лендинг, чтобы выставить счёт клиенту
🖍️ Важно! Даже если сотрудник сам пишет в отчёте «работал 8 часов», работодатель должен иметь документальные доказательства — скриншоты экрана, записи систем контроля доступа или подписанные графики. Иначе при проверке Государственной Инспекцией Труда эти часы могут не засчитать
Методы и инструменты учёта
Выбор инструментов учёта времени определяет не только законность, но и лояльность команды — например, GPS-трекер дисциплинирует курьеров, но демотивирует креативных специалистов. Разберём рабочие методы для разных сфер.
Бумажные и электронные табели
Бумажные журналы используют в малом бизнесе (кафе, парикмахерские), где сотрудников мало, а процессы несложные. Например, владелец кафе отмечает в тетради смены бариста.
А электронные таблицы (Excel, Google Sheets) удобны для стартапов и удалённых команды. Маркетолог фиксирует время, потраченное на рекламную кампанию, в таблице с формулами для автоматического подсчёта часов.
➕ Плюсы: дёшево, не требует обучения
➖ Минусы: риск ошибок, сложность масштабирования
Пропускные системы (СКУД)
Такие применяют заводы, офисные центры или больницы. Сотрудник прикладывает карту к турникету — и время прихода или ухода фиксируется автоматически.
➕ Плюсы: объективность, интеграция с системами безопасности
➖ Минусы: не учитывает удалённую работу, возможны приписки (например, коллега приложил чужую карту)
Программные решения и трекеры
IT, маркетинг или фрилансеры с удалёнщиками — многие используют тайм-трекеры (WEEEK, Toggl). Допустим, дизайнер запускает таймер при работе над макетом, останавливает на перерывах.
А вот курьеры и водители устанавливают мобильные приложения. Например, Яндекс.Карты используют GPS-трекинг для контроля маршрутов.
➕ Плюсы: детализация, аналитика (графики загрузки сотрудников)
➖ Минусы: сопротивление персонала («это слежка»), необходимость стабильного интернета
Биометрия, видеонаблюдение, GPS
Биометрию используют на стратегически важном производстве. Или в банках — чтобы предотвратить подмену сотрудников.
Розничные сети устанавливают видеонаблюдение: камеры не только фиксируют время работы кассира, но и считают посетителей.
А логистические компании типа СДЭК пользуются GPS-трекерами. Данные перемещения водителей автоматически передаются в CRM.
➕ Плюсы: высокая точность, защита от махинаций
➖ Минусы: дорогое оборудование, этические споры
Интеграции с CRM/ERP
Интеграция данных о рабочем времени из тайм-трекеров и СКУД (систем контроля и управления доступом) в ERP-системы (Enterprise Resourse Planning, «планирование ресурсов предприятия») применяют производственные предприятия, офисные компании, торговые сети или крупные холдинги.
Это эффективно для компаний с большим количеством сотрудников и сложными графиками работы, где ручной учёт становится непрактичным.
➕ Плюсы: минимизация ручного ввода, связь с бизнес-процессами
➖ Минусы: сложность настройки, зависимость от IT-специалистов
💯 Инструмент учёта времени стоит выбирать по задачам компании. Бюджетному магазину может подойти обычный Excel, а вот крупному производству нужна серьёзная система вроде СКУД в связке с ERP. Главное донести до команды, что тайм-трекинг — не слежка, а способ честно оплачивать труд и защищать права сотрудников
Современные сервисы учёта рабочего времени
Сейчас на рынке много решений — от простых тайм-трекеров до продвинутых платформ с ИИ. Давайте разберёмся, какие бывают инструменты учёта времени, чем они отличаются и как выбрать тот, который подойдёт именно вашей компании.
Комплексные платформы
Это многофункциональные системы, объединяющие учёт времени, управление проектами, CRM и аналитику 🔽
WEEEK
Мультисервисная платформа для управления задачами, проектами и командной работой.
В WEEEK входят пять сервисов, которые позволяют работать над проектами в одном окне: планировать задачи, создавать и хранить документы, вести сделки и клиентов в CRM, а также анализировать эффективность своих проектов и команд.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
-
Встроенный таймер засекает время работы над задачей. Достаточно нажать
Старт, и система всё учтёт. Если пришлось отвлечься на срочный звонок, можно добавить или поправить время работы вручную за пару секунд - Особая функция — пометка времени как сверхурочного. Это помогает контролировать количество переработок и анализировать нагрузку на команду
- В разделе задачи Время есть список всех зафиксированных периодов работы. Здесь отображается как таймерный, так и ручной учёт с указанием конкретного исполнителя
- Можно работать по технике Помодоро. Для этого есть специальный таймер — он запускает короткие рабочие сессии и существует отдельно от основной системы учёта времени
- Все данные защищены системой контроля версий: любые изменения или удаление записей сохраняются в истории задачи. Это снижает риск нечестных правок и делает аудит проще и прозрачнее
- В сервисе Аналитика можно просматривать статистику по затраченному времени и экспортировать отчёты в разных форматах (CSV, XLSX, JSON)
🤔 Особенности
- В системе нельзя запустить два таймера одновременно. Это не ограничение, а продуманная защита от путаницы в расчётах и ошибок при учёте времени
- При первом запуске WEEEK на досках много текста в виде туториалов и обучающих задач, которые могут сбить с толку. Потребуется время, чтобы разобраться
- В бесплатной версии нельзя растянуть задачу на несколько часов или дней
Shtab (Штаб)
Онлайн-сервис для управления проектами, фиксирования рабочего времени и анализа продуктивности команд.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Стандартный таймер работы над задачей и интервальный Pomodoro. Есть возможность добавлять время вручную
- Скриншоты рабочего стола сотрудника раз в несколько минут. Нейросеть блюрит конфиденциальную информацию, если вдруг она оказалась на скриншоте (например, личные переписки)
- Сервис измеряет активность команды — сколько и когда двигали мышкой или пользовались клавиатурой
- График активности показывает, когда сотрудник работает эффективнее всего, и общий уровень его вовлечённости. Это определяется по кликам, вводу текста и движению мыши
- Мониторинг активности сотрудников и формирование отчётов. В них видна продуктивность и общий коэффициент вовлечённости в работу
🤔 Особенности
- Не все сотрудники готовы к такому уровню контроля
- Трекер активности скачивается на компьютер отдельно, и ему выдают специальное разрешение для доступа к рабочему столу
Битрикс24
Система-мастодонт на российском рынке программ по управлению проектами. Фактически позволяет создать полную онлайн-модель бизнеса с CRM, документооборотом, админкой сайта и автоматизацией.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Рабочий день начинается с запуска таймера сотрудником в системе Битрикс24. Это своеобразный старт рабочего дня, после которого начинается отсчёт времени
- Гибкий подход к перерывам. Во время обеда или коротких отлучек таймер ставится вручную на паузу, чтобы не учесть лишнего. Завершение рабочего дня — остановка счётчика в системе
- Прозрачный контроль изменений. Если сотрудник решает скорректировать время начала или окончания рабочего дня, система автоматически уведомляет руководителя. Руководитель решает, допустимы ли такие изменения
- Есть встроенный таймер задач. Он дополняет общую систему учёта и помогает следить за временем, затраченным на конкретные задачи
- Аналитический раздел показывает: продолжительность рабочих дней сотрудников, ежедневные отчёты команды и общую картину загруженности коллектива
🤔 Особенности
- В конце каждого рабочего дня сотруднику нужно написать отчёт, чтобы остановить таймер. В отчёте нужно рассказать о работе над задачами и результате
- Сложность адаптации: интерфейс перегружен функциями, требуется обучение
Saby (СБИС)
Saby (СБИС) — платформа для автоматизированного учёта рабочего времени с интеграцией в бизнес-процессы. Основной упор на контроль присутствия сотрудников, анализ продуктивности и формирование отчётности.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Отслеживает время прихода и ухода сотрудников
- Поддерживает обмен данными с различными СКУД — Орион, IronLogic Z5R и ZKTeco
- Разъездные сотрудники могут отмечать своё местоположение через мобильное приложение Saby. Так их можно отслеживать по GPS
- Автоматический учёт активности за ПК (время бездействия, запущенные приложения)
- Система автоматически уведомляет сотрудников об опозданиях или недоработках, а также фиксирует отгулы и переработки
- В календаре Saby можно связать рабочее время с конкретными задачами или проектами
🤔 Особенности
- Сложность учёта рабочего времени через 00:00 — система разделяет учёт часов на разные дни, что неудобно для ночных смен
Инсайдер
Инсайдер — система для автоматизированного учёта рабочего времени и контроля продуктивности сотрудников. Мониторит активность за ПК, формирует табели и выявляет нарушения трудовой дисциплины.
Сервис входит в реестр российского ПО и работает с любыми компаниями — от малых до крупных.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Сервис делает скриншоты действий сотрудника за компьютером
- Составляет список сайтов и программ, которые использовали сотрудники во время работы
- Кейлоггер регистрирует действия сотрудников — нажатия клавиш на клавиатуре, движения и нажатия мыши
- Фиксирует время начала и окончания рабочего дня, общее время работы, а также опоздания и отвлечения
- Отчёты об эффективности сотрудников и их рабочем времени формируются автоматически
🤔 Особенности
- Высочайший уровень контроля
CrocoTime
Система автоматизированного учёта и анализа рабочего времени с акцентом на этичность контроля.
Умеет отслеживать активности, формирует табели и выявляет резервы повышения продуктивности. Сервис зарегистрирован как российское ПО и подходит компаниям любого размера.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Считает количество отработанного времени сотрудников. Делит его на продуктивное время и время отвлечений
- Делает скриншоты в течение рабочего дня. Подробно показывает, чем и когда занимался сотрудник, а также используемые им программы
- Формуирует подробные отчёты по программам и сайтам. Раскрываются вплоть до заголовков окон, показывая, с какими документами работали сотрудники и сколько времени это заняло
- Тайм-трекинг помогает подсчитать время, затраченное на проект и конкретные задачи
- Автоматические табели учёта рабочего времени. Содержат данные о рабочем графике, отгулах, отпусках и больничных — заносятся в систему как вручную, так и автоматически
🤔 Особенности
- Не всем сотрудникам подойдёт такой уровень контроля
Bitcop
Онлайн-инструмент для отслеживания работы офисных и удалённых сотрудников — с подробными отчётами, фильтрами и отображением статистических данных в режиме реального времени. Сервис есть в Едином Реестре российского ПО и подходит для компаний любых размеров.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Отслеживает начало и окончание рабочего дня, опоздания, переработки и интенсивность работы
- Трекинг задач — сотрудники могут логировать время, потраченное на выполнение задач из сторонних систем
- Позволяет получать скриншоты экранов сотрудников в режиме реального времени
- Анализирует использование программ и сайтов, распределяя их на продуктивные, непродуктивные и нейтральные
🤔 Особенности
- Высочайший уровень контроля
Toggl Track
Кроссплатформенный сервис для трекинга рабочего времени с упором на аналитику и гибкость. Основной фокус — помощь в оптимизации личной и командной продуктивности через детальные отчёты, а не жёсткий контроль.
🕘 Как работает учёт рабочего времени
- Способность отслеживать время в режиме реального времени или добавлять записи позже, переключаясь между таймером и ручным режимом
- Приложения для отслеживания времени на ходу и тонкая настройка рабочего процесса на компьютере
🤔 Особенности
- Сервис на английском языке
Сравнительная таблица сервисов учёта рабочего времени
Чтобы быстрее определиться с выбором, собрали таблицу 👇
| Сервис | Ключевая функциональность | Аналитика | Для кого |
|---|---|---|---|
| WEEEK | Гибридный трекинг (таймер + ручной ввод) | Отчёты по проектам, KPI команды | Удалённые команды, стартапы |
| Saby | Учёт времени + автоматизация маркетплейсов | Табели, скорость обработки заказов | E-commerce, розница |
| Shtab | Таймеры (стандартный и Pomodoro) + ручное добавление времени, скриншоты с авто-блюром, мониторинг активности | Графики активности, расчёт продуктивности и вовлечённости на основе действий | Команды, готовые к жёсткому мониторингу ради детальной аналитики |
| CrocoTime | Автоматическая классификация активности | Продуктивность отделов | Средний бизнес |
| Bitcop | Скрытый мониторинг, блокировка сайтов | Статистика нарушений | Компании с дисциплинарным уклоном |
| Битрикс24 | Таймер рабочего дня, ручное управление паузами, встроенный таймер задач, уведомления о корректировках времени | Продолжительность рабочих дней, ежедневные отчёты команды, общая загруженность | Крупные компании, готовые к сложной интеграции |
| Инсайдер | Скриншоты, мониторинг ПО/сайтов, кейлоггинг, фиксация времени прихода/ухода | Автоотчёты по эффективности, нарушениям дисциплины | Удалённые команды, колл-центры, компании с жёсткими требованиями к дисциплине и безопасности |
| Toggl Track | Гибкое отслеживание времени (реалтайм/ручной ввод), мобильность, глубокая настройка процессов | Детальные отчёты для оптимизации продуктивности. | Фрилансеры, стартапы, компании, ориентированные на аналитику времени |
Как внедрить систему учёта времени
Определить цель и ключевую задачу
На первом этапе внедрения системы учёта рабочего времени (СУРВ) важно чётко определить цели и объяснить их команде. Цели могут быть такими:
📌 Соблюдение закона. По Трудовому кодексу (ст. 91 ТК РФ), работодатель обязан фиксировать рабочее время сотрудника — это помогает избежать нарушений.
⚖️ Равномерная нагрузка. Система показывает, у кого много задач, а кто, наоборот, простаивает. Это позволяет честно распределять задачи.
⏳ Меньше переработок. Данные помогают найти причины задержек и наладить рабочие процессы так, чтобы сотрудники не задерживались после работы.
👀 Прозрачность. Сотрудники видят, куда уходит их время, — это помогает эффективнее управлять задачами.
2. Выбрать инструмент
Важно, чтобы инструмент подходил под цели компании, соответствовал требованиям закона и был удобен для команды. Хороший тайм-трекер должен не перегружать лишними функциями, а помогать работать продуктивнее.
Вот вопросы, которые стоит задать себе перед выбором сервиса: Сколько человек будут пользоваться системой? Нужен ли доступ для подрядчиков или клиентов? Хватит ли возможностей бесплатной версии? Какие функции точно пригодятся команде? С какими сервисами нужна интеграция?
3. Объяснить команде, зачем это нужно
Попробуй показать команде работу ПО.
- Проведи демо-сессию: продемонстрируй как сотрудник отмечает задачи, видит свой график
- Акцентируй внимание на взаимной выгоде. СУРВ должен быть инструментом для поддержки, а не ограничений
- Приведи конкретные примеры из практики. Например, аналитик Лена тратила 3 часа в день на ручные отчёты. С WEEEK она автоматизировала их — и освободившееся время пошло на стратегические задачи
- Проработай ответы на возможные возражения: «Данные будут использоваться только для анализа и улучшения рабочих процессов», «Данные видят только руководители проектов. Мы не контролируем соцсети или личную переписку»
4. Настрой процессы
Шаги по внедрению зависят от конкретного инструмента — у каждого своя логика и набор функций. Давай разберём, как это может выглядеть на примере WEEEK.
Шаг 1. Зарегистрируйся и смоделируй процессы
Оказавшись внутри пространства, пригласи команду. Можно начать с фокус-группы из руководителей и ключевых сотрудников — сначала они сами заценят, а уже после этого добавят ребят из своих отделов.
Процессы у каждой компании свои, поэтому и вариантов ведения задачек много. Но базово стоит создать проект и доску, а внутри доски — колонки с задачами.
Чтобы быстрее разобраться в функционале и сразу приступить к работе, в WEEEK проводят демонстрации: наглядно показывают, какие фичи есть и как подстроить платформу под свою команду. Записаться можно здесь.
😎 Альтернатива демо для интровертов — уже готовые видео в плейлисте «Как организовать процессы в WEEEK»
Шаг 2. Протестируй, как работают учёт и фиксация времени
Договорись со своей фокус-группой из ключевых сотрудников о ведении задачек в выбранном инструменте. Коллеги будут фиксировать потраченное на задачи время.
В WEEEK, чтобы засечь время таймером:
- Открой задачу → нажми Старт в верхней части карточки
- Таймер автоматически начнёт отсчёт. Чтобы сделать паузу, нажми на него ещё раз
Если задачу выполнили, но забыли активировать таймер, то поможет ручной ввод:
-
Внутри задачи перейди во вкладку
Время→+ - Укажи затраченное время (например, 1 ч 30 мин)
-
Нажми
Добавить
А чтобы таймер не забывали включать — можно добавить автоматизацию. Она будет автоматически запускать таймер, когда сотрудник переносит задачу в колонку В работе.
Шаг 3. Создай регламенты по работе с фиксацией времени для сотрудников
WEEEK — это мультисервисная платформа, где кроме задач можно вести и корпоративную базу знаний. Там можно создать документ «Регламент учёта рабочего времени».
В этом документе:
- Напомни о целях учёта времени
- Определи правила. Например, WEEEK даёт возможность фиксировать время в задачах по таймеру и вручную. Если хотите использовать только один вариант — укажи об этом в регламенте
- Прикрепи ссылку на справку с описанием функций или напиши свою мини-инструкцию, подсветив только важные для ваших процессов моменты
Шаг 4. Погрузи команду
На одном из предыдущих этапов мы уже объясняли команде, зачем нам нужен учёт рабочего времени. Самое время показать, как это работает на деле:
- Проведи короткую демосессию (не более 5 минут): покажи, как запускать/останавливать таймер и расскажи об ограничениях
- Разошли ссылку на документ с регламентом
Шаг 5. Собери первые результаты
Дай выбранной схеме поработать какое-то время, например, неделю. Далее — проанализируй результаты.
В WEEEK в сервисе Аналитика можно посмотреть графики и статистику: сколько сотрудник потратил времени на задачи в целом за период и за каждый день отдельно. Помимо общего времени можно ознакомиться со списком выполненных задач.
Если нужна более глубокая аналитика, то можно экспортировать таблицу с отчётом о затраченном времени, а затем проанализировать её по нужным параметрам самостоятельно или с помощью ИИ.
У WEEEK есть свой плагин для ChatGPT, который поможет подготовить аналитический отчёт.
Шаг 6. Корректируй и развивай
После внедрения процесса учёта рабочего времени, важно не просто поддерживать его, а постоянно улучшать, адаптируя к изменениям в бизнесе и обратной связи сотрудников.
- Регулярно анализируй данные, чтобы понимать удаётся ли поддерживать баланс
- Собирай обратную связь от команды. Спроси, что непривычно, и доработай процессы
- Адаптируй пространство под изменения бизнеса и расширяй аналитику. Например, подключи сервис учёта финансовых показателей через API. Так можно будет увидеть прямую связь между затраченным временем на задачи и финансами
- Обучение и поддержка. Раз в квартал проводи 15-минутные обучающие сессии по лайфхакам в сервисе. Создай чат в Telegram, где сотрудники могут задавать вопросы ответственным за систему
👀 Учёт рабочего времени — это не про контроль ради контроля, а про понимание того, как работает команда и где можно сделать процессы лучше. Не обязательно внедрять всё сразу — начните с простых шагов, подберите удобный инструмент и двигайтесь в своём темпе. Со временем это станет полезной привычкой и принесёт больше ясности в рабочий процесс
Подписаться 
