Тайм-менеджмент — это набор методов эффективного управления временем. Понятие пришло из бизнес-сферы, где проектным менеджерам нужно было спланировать, как использовать 8,5 рабочих часов целых отделов и компаний. Управление временем доказало свою эффективность, и тайм-менеджмент просочился в личную жизнь людей.
Мы много раз касались этой темы, но она, кажется, бездонна. Потому что мы начинаем планировать и управлять временем, всё получается — а потом что-то происходит, и система ломается. Приходится вспоминать основы, пересматривать цели и график жизни, заново расставлять приоритеты. И это нормально.
Так что давай ещё раз вспомним принципы управления временем, которые может внедрить каждый.
Принципы тайм-менеджмента
Главное правило управления временем — не пытаться успеть всё, а настраиваться на то, чтобы успевать главное. То есть наша задача, как и у проектных менеджеров, научиться использовать только то время, которое действительно есть. И тратить его на нужные и важные цели.
- Расписать цели и определить главный вектор
Лучше начинать планировать не с задач, а с целей — выделить стратегические, то есть долгосрочные. Из них формируется общий вектор развития. К примеру, решение выучить иностранный язык, чтобы найти работу за границей, написать книгу, больше проводить времени с детьми и научить их кататься на велосипеде. Стратегическая цель — это то, что нам действительно нужно и важно.
- Разбить цели на задачи
Необходимо связать цели и реальные действия, иначе магия не сработает. Для нашего коварного мозга любая запланированная цель выглядит как свершившаяся. Мечтая выйти на новый уровень дохода или обрести красоту и здоровье, ты уже осязаешь богатство или рельефный пресс. Поэтому так приятно планировать и мечтать — это проще, чем что-то делать. Так что важно построить «мост» задач, ведущих тебя от текущего состояния дел до идеальной картинки будущего. Разбивая цели на маленькие и конкретные задачи, словно разбираешь лего до деталей, и из них складываешь расписание достижения целей на каждый день.
Задачи по здоровью, например, будут такие: ежегодно сдавать анализы, улучшение рациона, регулярные тренировки. Можно выйти на более конкретные задачи: составление здорового меню по совету врача и соблюдение режима питания каждый день.
- Расставить приоритеты
У тебя там не получился огромный список из стратегических целей, а? Наверняка да — ведь жизнь такая классная и разнообразная, и хочется всё успеть. Чтобы не впасть в «решенческий паралич», не зная, за что схватиться и чего достигать, надо расставить приоритеты.
Звучит просто, сделать нелегко — ведь важно всё. Надо будет воспользоваться одной из техник приоритизации и прицельно подумать, что важно или неважно (например, заняться здоровьем и семьёй всегда важно, а вот пройти очередной модный онлайн-курс может и не особо важно). Далее определи дедлайн и последствия, которые наступят, если что-то не сделать. Важно учитывать каждый из пунктов: иногда страх последствий ведёт по ложному пути, а отсутствие дедлайна заставляет отложить задачу в долгий ящик.
Кстати, приоритеты могут меняться изо дня в день. Поэтому расписание на несколько дней или неделю работает лучше и нагляднее. И об этом в следующем пункте.
Про семь методов приоритизации дел и планов у нас написано тут.
- Распределяй время по коротким отрезкам и следи за ним
И во-о-от только теперь переходим к распределению времени. Чувствуешь? Мы не кинулись напихивать в каждый день недели списки дел, а сначала подумали, на что действительно хотим тратить время.
- Возьми недельное расписание — онлайн-календарь, таск-менеджер или настенный календарь. Подумай, в какие дни и их части (утро, день, вечер) у тебя достаточно времени для работы над целями. Достаточно — это от 15 минут до 2 часов. 15 минут — минимум, который можно посвятить делу, чтобы появился хоть какой-то результат. А 2 часа — максимум, после которого ты устанешь и захочешь сделать перерыв.
- «Заблокируй» в календаре время в днях недели. Составь расписание, например, «В четверг вечером с 20 до 22 часов я изучаю иностранный язык». Следуй расписанию — не позволяй другим делам вносить сумбур и радикально ломать планы.
- В моменте работы над целью следи за выполнением задач с помощью трекеров, напоминаний в телефоне, чек-листов.
- Заложи в расписание место для манёвров и отдыха. То есть, если ты решаешь заниматься каждый четверг с 20 до 22 часов, то хорошо, чтобы до этого у тебя был перерыв от других дел хотя бы в полчаса. И нужно делать так, чтобы не каждый вечер был забит делами.
В дополнение к этим рекомендациям советуем пробежаться по списку из 6 принципов тайм-менеджмента в этом материале.
Техники тайм-менеджмента
Существует много методов и техник, которые помогут организовать время, — тут сделали подборку наиболее удачных. Их можно применять последовательно.
- Аудит времени — поможет понять, сколько времени реально есть
Здесь как с финансами — если хочешь управлять деньгами, надо сначала понять, на что они уходят и сколько их действительно имеется. Или как с правильным питанием — прежде чем считать новый калораж на день, надо понять, сколько калорий потребляется сейчас.
Нужно честно и внимательно отнестись к своим привычкам — оценить, на что именно уходит время. Тебе понравится эта техника — ты узнаешь о том, как проводишь своё время много нового. Нынешнее расписание наверняка содержит немало полезных и важных задач, и это приятная рефлексия — а ещё аудит однозначно покажет «утечку» времени. Ты поймёшь, на что тратишь ценные часы, и это будет первый уверенный шаг к управлению временем. Про проведение аудита мы писали тут — а таблицу для аудита забирай здесь.
- SMART-метод — поможет сформулировать достижимые цели
Этот метод помогает формулировать задачи так, чтобы они стали достижимыми и реальными. Именно благодаря этому методу большая мечта перестаёт быть эфемерной и превращается в конкретную цель с чёткими результатами и дедлайном.
Например, мечта «хочу заниматься спортом» после применения SMART-метода превратится в «хочу сбросить 5 кг с помощью силовых тренировок и правильного питания за 3 месяца». Теперь проще распланировать недельное расписание для достижения этого прекрасного плана.
Подробный текст про SMART-метод читай тут.
- Матрица Эйзенхауэра — самый простой способ расставить приоритеты
Когда привычки определены, а цели выбраны, можно приоритизировать их. Известный способ — разложить дела на матрице Эйзенхауэра. Этот метод хорош тем, что работает и на долгосрочные цели, и на краткосрочные задачи.
Как работает матрица, рассказываем в этом тексте.
- Тайм-боксинг, 1-3-5 и метод Помодоро — помогут действовать
И вот, опять мы спустились на уровень одного дня. Как поймать поток и сосредоточиться на задаче здесь и сейчас, чтобы двигаться к большой цели? Вот три проверенные методики для работы в моменте:
- тайм-боксинг — фокусирует внимание на одной задаче в определённый промежуток времени, блокируя ложную многозадачность;
- правило 1-3-5 — ограничивает количество задач на день;
- метод Помодоро — поможет сфокусировано работать и не забывать про перерывы.
3 совета по управлению личным временем
Будь честным, чтобы быть довольным
Помимо успехов и амбиций у нас есть плохие привычки и неудачные дни. Совершенно нормально справляться с одной сферой жизни лучше, чем с другой — или справляться с каждой не на 5 с плюсом. Нормально начинать день в 12 часов дня и заканчивать глубоко за полночь, если так удобно. Нормально вставать в 4 утра и ложиться спать в 21, если удобно так. Нормально менять планы и отдавать предпочтение отдыху, а не достижению целей каждый день. Чтобы научиться управлять личным временем, надо быть честным с собой и любить свой режим жизни.
Помни про отдых
Отдых — это не смена деятельности, хотя нас так учили в школе. Это расслабление мозга, расфокусировка внимания, ничегонеделание и сон. По умолчанию приоритет у сна должен быть высоким — а не по остаточному принципу. Это основа здоровья и эффективности. А методы расфокусировки внимания и расслабления мозга можно применять в течение дня, чтобы раскрыть творческий потенциал и переключить мозг с одной задачи на другую.
Отказывайся от того, что не приносит удовольствия
Вот выбираешь ты себе вектор — некую цель. Начинаешь работать над ней, и понимаешь, что это занятие тебе не нравится. Каждая очередная попытка заняться делом вызывает раздражение и тошноту. Бросай и отказывайся! Не трать свою невосполнимую и единственную жизнь на скучную книгу, бесполезные курсы, токсичную работу или пустых людей.
5 книг о тайм-менеджменте
- «Как привести дела в порядок», Дэвид Аллен. Классический гайд по гибкому тайм-менеджменту на основе 20-летнего опыта. Подойдёт тем, кому нравится чёткое расписание и хочется меньше тревожиться при планировании времени.
- «Scrum. Революционный метод управления проектами», Сазерленд Джефф. Мастрид от одного из создателей методики Scrum. Методика создана для IT-сфер, но быстро вошла и в повседневную жизнь.
- «Просто космос. Практикум по Agile-жизни, наполненной смыслом и энергией», Катерина Ленгольд. Книга и ежедневник об Agile-методах в жизни. А с примерами и упражнениями понять любую систему проще!
- «Экстремальный тайм-менеджмент», Николай Мрочковский, Алексей Толкачев. Внезапно художественное повествование о том, как начать всё успевать. Авторы нестандартно подошли к описанию методов, используя художественных персонажей, которые пытаются привести в порядок жизнь.
- «Как работать по 4 часа в неделю», Тимоти Феррис. Советы по тайм-менеджменту на базе собственных потребностей. Автор предлагает прислушаться к себе, отрицает лень и офисную работу и считает, что грамотное планирование жизни обязательно сделает богатым и счастливым.
А ещё у нас есть обзор 8 книг-бестселлеров по управлению временем.
Резюме текста
- Управлять временем — значит понять, чем именно тебе хочется заниматься в жизни, расставить приоритеты, найти время под главное и фокусироваться этом, совершенствуя свою жизнь и наслаждаясь ею.
- Тратить время нужно не только на работу — но и на дела, которые тебя заряжают и развивают. Вот под них и надо найти свободное время.
- Попробуй разные методики приоритизации и управления временем и вниманием в моменте.
- Не забывай про отдых, перерывы и про расфокусировку внимания — это только повысит эффективность твоего времени.
- Не предъявляй к себе строгие требования: если цель оказалась не по зубам или выбранный режим управления временем не подходит и не помогает достигать результатов — не грызи себя: бросай неинтересные цели и отказывайся от неработающих техник.
Подписаться