Как составить чек-лист

При слове чек-лист то в голове всплывает «10 дел, которые нужно сделать до 30 лет» или список покупок. Чек-листы же активно используют в рабочих процессах. Например, когда рутинную задачу надо выполнять по заданному алгоритму. Расскажу, что такое чек-лист, зачем он нужен в работе и как составить его составить. 

Что такое чек-лист

✅ Весь этот процесс можно перенести на чек-лист, в котором шаг за шагом будете ставить галочки напротив каждого пройденного этапа.

Такой подход поможет не запутаться при работе с несколькими клиентами одновременно. А ещё чек-листы помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться, так как операционные процессы отображены, как пошаговый план и есть общее понимание работы. 

❗️Чек-лист – это не «To do» лист. В «To do» листе ты также ставишь галочки напротив выполненной задачи, но главное отличие в том, что списки To do всегда будут разные, а в чек-листе – всегда одинаковые. Один чек-лист на одну задачу. По нему можешь сверяться, что ничего не забыто и не упущенно. Чек-лист –контрольный список для проверки или выполнения чего-то. 

Зачем нужен чек-лист

Чек-лист нужен, чтобы убедиться, что ты учёл все важные моменты перед тем, как закончить работу над проектом или задаче.

Эффективный чек-лист поможет тебе:

✅ Видеть в перспективе. У тебя уже на первом этапе будет понимание, что нужно сделать, чтобы достичь цели. Четкая дорожная карта из пункта А в пункт Б, благодаря которой понятно, сколько времени и других ресурсов необходимо потратить на проект или задачу.

✅ Фокусироваться. Просматривая список, ты будешь помнить, что важно сделать и легче расставлять приоритеты. Получится избежать суеты и лишней работы. Есть четкий план и ты его придерживаешься 🙃

✅ Не тратить время на планирование. Любой проект начинается с планирования – важного этапа, который не стоит игнорировать. Чек-лист поможет быстрее приступить к выполнению работы, так как у тебя уже есть понимание, что нужно сделать.

✅ Быстрее исправлять ошибки. Когда у тебя есть чёткий план, то ты гораздо легче отследить, на каком из этапов случаются затыки. Так ты можешь их прогнозировать, менять план, дробить большие шаги на мелкие и так далее.

Как правильно составить чек лист

По сути, любой чек-лист – это декомпозированная цель. Если твоя цель – успешно вывести продукт на рынок, то каждый шаг на пути к достижению цели – это пункт внутри чек-листа. 

Так как ты работаешь в обратном направлении, логическую цепочку выстроить становится чуть легче, как и доказать кому-то, что шаг точно приведёт туда, куда ты хочешь прийти.  

Например, цель – привлечение аудитории из руководителей команд. Исходная точка – нет новой ЦА, конечная – о вашей компании рассказали несколько инфлюенсеров, и к вам пришла новая аудитория. При декомпозиции пути мы мыслим в обратном направлении:

⬇️ О вашей компании рассказали несколько инфлюенсеров, и к вам пришла новая аудитория, выросли продажи;

⬇️ Блогеры подготовили качественный сторителлинг о нашем сервисе;

⬇️ Мы провели демонстрацию сервиса для блогеров;
⬇️ Мы подготовили презентацию–знакомство с продуктом;

⬇️ Мы согласовали блогеров с нашей ЦА и высокими охватами;

⬇️  Мы подготовили оффер для блогеров;
⬇️ Мы провели анализ аудитории и вовлечения на площадках блогеров;
⬇️ Мы составили список всех блогеров с нашей ЦА;

⬇️ Мы составили четкий портрет ЦА, которую хотим привлечь;
⬇️ Мы выделили бюджет на рекламу;
⬇️ Мы продумали стратегию продвижения с помощью инфлюенс-маркетинга;

✅ Нет новой ЦА.

А теперь переворачиваем пункты в обратном порядке, форматируем текст под чек-лист, и вуаля – мы создали чек-лист «Инфлюенс-маркетинг». 

В каком приложении можно создать чек-лист?

Если вы не хотите создавать чек-лист с нуля, то можете найти нужный здесь. Если для вас важно описать ваш уникальный процесс, то есть два способа составления чек-листов: 

Поговорим о втором варианте и разберём на примере WEEEK. Внутри WEEEK есть несколько способов составления чек-листов. Первый способ – подзадачи в Таск-менеджере, второй – чек-лист внутри документа Базы знаний.  

Подзадачи. Этот способ подойдёт тем, кто работает один, и нужно что-то вроде «To do» листа, только повторяющегося под конкретной задачей. Например, у меня есть постоянная задача – проверять сообщества на vc. В этой задаче есть алгоритм действий, который я повторяю из раза в раз:

Чек-лист под задачей помогает мне не пропускать важных действий. Только после выполнения каждого из них задача считается выполненной.

База знаний. База знаний в WEEEK – это раздел для структуризации всех знаний в компании. Ты можешь создавать внутри неё регламенты, описывать процессы, готовить отчёты для команды или партнёров и клиентов. Например, у тебя есть задача - готовить контент в корпоративный блог компании. Авторы, которые только пришли в команду, знакомятся с тем, как выстроен процесс с помощью уже созданного для них документа внутри Базы. Там же они найдут мини чек-лист, который объясняет что необходимо сделать со статьёй перед публикацией. Например вот так:

Это поможет тебе сократить время на обучение каждого нового сотрудника. Достаточно поделиться ссылкой на чек-лист, в котором уже все описано. 

Что ещё можно почитать на тему управления задачами: