Как составить чек лист

Если думать про чек-листы, то в голове всплывают «100 полезных привычек» или «10 дел, которые обязательно нужно выполнить весной». На деле, чек-листы активно используют в рабочих процессах. Например, когда есть какая-то рутинная задача, которую нужно выполнять по одному алгоритму – настройка таргетированной рекламы, составление контент-плана, аналитика эффективности сотрудников и прочее. В этой статье поговорим о том, что такое чек-лист, зачем он нужен в работе и как составить чек-лист. 

Что такое чек-лист

Чек-лист – это список задач или шагов, которые помогут достичь желаемого результата. Например, ты с командой занимаешься разработкой сайтов для разных бизнесов. У вас есть понятная цель – сделать продающий сайт для клиента. Чтобы достичь цель, вы действуете по работающему алгоритму: 

Весь этот процесс можно перенести на чек-лист, в котором вы шаг за шагом будете ставить галочки напротив каждого пройденного этапа. Такой подход поможет не запутаться при работе с несколькими клиентами одновременно. А ещё чек-листы помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться, так как операционные процессы отображены, как пошаговый план и есть общее понимание работы. 

Важно, чек-лист – это не «To do» план. В «To do» плане ты также ставишь галочки напротив выполненной задачи, но главное отличие в том, что задачи в To do всегда будут разные, а в чек-листе – всегда одни и те же. Чек-лист то же самое, что и контрольный список для проверки или выполнения чего-то. 

Зачем нужен чек-лист

Чек-лист нужен, чтобы убедиться, что ты учёл все важные моменты перед тем, как закончить работу над проектом или задаче. Эффективный чек-лист поможет тебе:

Как правильно составить чек лист

По сути, любой чек-лист – это декомпозированная цель. Если твоя цель – успешно вывести продукт на рынок, то каждый шаг на пути к достижению цели – это пункт внутри чек-листа. 

При декомпозиции целей на пункты очень помогает начать с последнего шага и  двигаться назад к исходной точке. Работа в обратном направлении помогает увидеть процесс в перспективе. Когда ты определяешь следующий шаг, становится ясно, как этот шаг продвинет тебя вперёд. Если ты не видишь, как продвинуться вперед с заданного шага, это предупреждает о том, что ты делаешь слишком большой шаг. 

Так как ты работаешь в обратном направлении, логическую цепочку выстроить становится чуть легче, как и доказать кому-то, что шаг точно приведёт туда, куда ты хочешь прийти.  

Например, цель – привлечение аудитории из руководители команд. Исходная точка – нет новой ЦА, конечная – о вашей компании рассказали несколько инфлюенсеров, и к вам пришла новая аудитория. При декомпозиции пути мы мыслим в обратном направлении:

– О вашей компании рассказали несколько инфлюенсеров, и к вам пришла новая аудитория, выросли продажи;

– Блогеры подготовили качественный сторителл о нашем сервисе;

– Мы провели демонстрацию сервиса для блогеров;
– Мы подготовили презентацию–знакомство с продуктом;

– Мы согласовали блогеров с нашей ЦА и высокими охватами;

– Мы подготовили оффер для блогеров;
– Мы провели анализ аудитории и вовлечения на площадках блогеров;
– Мы составили список всех блогеров с нашей ЦА;

– Мы составили четкий портрет ЦА, которую хотим привлечь;
– Мы выделили бюджет на рекламу;
– Мы продумали стратегию продвижения с помощью инфлюенс-маркетинга;

– Нет новой ЦА.

А теперь переворачиваем пункты в обратном порядке, форматируем текст под чек-лист и вуаля – мы создали чек-лист «Инфлюенс-маркетинг». 

В каком приложении можно создать чек-лист?

Если вы не хотите создавать чек-лист с нуля, то можете найти нужный здесь. Если для вас важно описать ваш уникальный процесс, то есть два способа составления чек-листов: 

Поговорим о втором варианте и разберём на примере WEEEK. Внутри WEEEK есть несколько способов составления чек-листов. Первый способ – подзадачи в Таск-менеджере, второй – чек-лист внутри документа Базы знаний.  

Подзадачи. Этот способ подойдёт тем, кто работает один, и нужно что-то вроде «To do» листа, только повторяющегося под конкретной задачей. Например, у меня есть постоянная задача – проверять сообщества на vc. В этой задаче есть алгоритм действий, который я повторяю из раза в раз:

Чек-лист под задачей помогает мне не пропускать важных действий. Только после выполнения каждого из них задача считается выполненной.

База знаний. База знаний в WEEEK – это раздел для структуризации всех знаний в компании. Ты можешь создавать внутри неё регламенты, описывать процессы, готовить отчёты для команды или партнёров и клиентов. Например, у тебя есть задача - готовить контент в корпоративный блог компании. Авторы, которые только пришли в команду, знакомятся с тем, как выстроен процесс с помощью уже созданного для них документа внутри Базы. Там же они найдут мини чек-лист, который объясняет что необходимо сделать со статьёй перед публикацией. Например вот так:

Это поможет тебе сократить время на обучение каждого нового сотрудника. Достаточно поделиться ссылкой на чек-лист, в котором уже все описано. 

Что ещё можно почитать на тему управления задачами: