При слове чек-лист то в голове всплывает «10 дел, которые нужно сделать до 30 лет» или список покупок. На самом деле чек-листы активно используют в рабочих процессах. Например, когда рутинную задачу надо выполнять по заданному алгоритму.
Расскажу, что такое чек-лист, зачем он нужен в работе и как составить его составить.
Если хочется больше полезных подборок, не можем отказать! Делимся:
Что такое чек-лист
Чек-лист – это список задач или шагов, которые помогут достичь желаемого результата.
Например, ты с командой занимаешься разработкой сайтов для разных бизнесов. У вас есть понятная цель — сделать продающий сайт для клиента.
Чтобы достичь цели, вы действуете по работающему алгоритму:
-
1.
Скидываете бриф клиенту и формируете ТЗ.
- 2. Проводите анализ конкурентов.
- 3. Разрабатываете визуальную концепцию.
- 4. Отрисовываете макет в Figma.
- 5. Согласовываете.
- 6. Верстаете
- 7. ...
✅ Весь этот процесс можно перенести на чек-лист, в котором шаг за шагом будете ставить галочки напротив каждого пройденного этапа.
Такой подход поможет не запутаться при работе с несколькими клиентами одновременно. А ещё чек-листы помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться, так как операционные процессы отображены, как пошаговый план и есть общее понимание работы.
❗️Чек-лист — это не «to-do» лист. Списки to-do всегда будут разные, а в чек-листе – всегда одинаковые. Чек-лист — контрольный список для проверки конкретной задачи, что ничего не забыто и не упущено.
Чек-лист нужен, чтобы убедиться, что ты учёл все важные моменты перед тем, как закончить работу над проектом или задаче.
Зачем нужен чек-лист
Эффективный чек-лист поможет тебе:
✅ Видеть в перспективе. У тебя уже на первом этапе будет понимание, что нужно сделать, чтобы достичь цели. Четкая дорожная карта из пункта А в пункт Б, благодаря которой понятно, сколько времени и других ресурсов необходимо потратить на проект или задачу.
✅ Фокусироваться. Просматривая список, ты будешь помнить, что важно сделать и легче расставлять приоритеты. Получится избежать суеты и лишней работы. Есть четкий план и ты его придерживаешься 🙃
✅ Не тратить время на планирование. Любой проект начинается с планирования – важного этапа, который не стоит игнорировать. Чек-лист поможет быстрее приступить к выполнению работы, так как у тебя уже есть понимание, что нужно сделать.
✅ Быстрее исправлять ошибки. Когда у тебя есть чёткий план, то ты гораздо легче отследить, на каком из этапов случаются затыки. Так ты можешь их прогнозировать, менять план, дробить большие шаги на мелкие и так далее.
Как правильно составить чек лист
По сути, любой чек-лист – это декомпозированная цель. Если твоя цель – успешно вывести продукт на рынок, то каждый шаг на пути к достижению цели – это пункт внутри чек-листа.
При декомпозиции целей на пункты очень помогает начать с последнего шага и двигаться назад к исходной точке. Когда ты определяешь следующий шаг, становится ясно, как этот шаг продвинет тебя вперёд. Если ты не видишь, как продвинуться вперед с заданного шага, это предупреждает о том, что ты делаешь слишком большой шаг.
Так как ты работаешь в обратном направлении, логическую цепочку выстроить становится чуть легче, как и доказать кому-то, что шаг точно приведёт туда, куда ты хочешь прийти.
Например, цель — привлечь аудиторию из руководителей команд. Исходная точка — нет новой ЦА, конечная — о вашей компании рассказали несколько инфлюенсеров, и к вам пришла новая аудитория.
При декомпозиции пути мы мыслим в обратном направлении:
⬇️ О вашей компании рассказали несколько инфлюенсеров, и к вам пришла новая аудитория, выросли продажи;
⬇️ Блогеры подготовили качественный сторителлинг о нашем сервисе;
⬇️ Мы провели демонстрацию сервиса для блогеров;
⬇️ Мы подготовили презентацию–знакомство с продуктом;
⬇️ Мы согласовали блогеров с нашей ЦА и высокими охватами;
⬇️ Мы подготовили оффер для блогеров;
⬇️ Мы провели анализ аудитории и вовлечения на площадках блогеров;
⬇️ Мы составили список всех блогеров с нашей ЦА;
⬇️ Мы составили четкий портрет ЦА, которую хотим привлечь;
⬇️ Мы выделили бюджет на рекламу;
⬇️ Мы продумали стратегию продвижения с помощью инфлюенс-маркетинга;
✅ Нет новой ЦА.
А теперь переворачиваем пункты в обратном порядке, форматируем текст под чек-лист, и вуаля — мы создали чек-лист «Инфлюенс-маркетинг».
В каком приложении можно создать чек-лист
Если вы не хотите создавать чек-лист с нуля, то можете найти нужный здесь. Если для вас важно описать ваш уникальный процесс, то есть два способа составления чек-листов:
- 1. Сделать чек-лист в простом текстовом редакторе, в том же Word, и распечатать его себе.
- 2. Сделать чек-лист в специальном сервисе, чтобы доступ к нему был не только у тебя, но и у коллег.
Разберём на примере Weeek. Внутри Weeek есть несколько способов составления чек-листов. Первый способ – подзадачи в таск-менеджере, второй – чек-лист внутри документа Базы знаний.
Подзадачи. Этот способ подойдёт тем, кто работает один, и нужно что-то вроде «to-do» листа, только повторяющегося под конкретной задачей. Например, у меня есть постоянная задача — проверять сообщества на vc. В этой задаче есть алгоритм действий, который я повторяю из раза в раз:
Чек-лист под задачей помогает мне не пропускать важных действий. Только после выполнения каждого из них задача считается выполненной.
База знаний. База знаний в Weeek — это раздел для структуризации всех знаний в компании. Ты можешь создавать внутри неё регламенты, описывать процессы, готовить отчёты для команды или партнёров и клиентов.
Например, у тебя есть задача — готовить контент в корпоративный блог компании. Авторы, которые только пришли в команду, знакомятся с тем, как выстроен процесс с помощью уже созданного для них документа внутри Базы. Там же они найдут мини чек-лист, который объясняет что необходимо сделать со статьёй перед публикацией. Например, вот так:
Это поможет тебе сократить время на обучение каждого нового сотрудника. Достаточно поделиться ссылкой на чек-лист, в котором уже все описано.
