Зачем расставлять приоритеты
📌 Приоритет — это первенство в выборе от латинского prior (первейший, старший). А приоритизация — это процесс расстановки приоритетов. Ну, ты и так прекрасно знаешь, что это такое. Только, возможно, не вполне понимаешь, в чём состоят твои приоритеты.
Очевидно — чтобы решить, что делать в первую очередь. С точки зрения бизнес-целей, приоритизация помогает правильно распределить ресурсы команды, не упустить важного клиента, сочный инфоповод и не прозевать успех конкурентов. То есть правильно выбранный приоритет — это немного про интуицию.
Интуицию в выборе главных задач можно натренировать — с помощью методик приоритизации. Вот, как это работает.
Чаще всего ты подсознательно знаешь чего хочешь — и как этого достичь. А выписывая цели и визуализируя их, ты физически формируешь свои зачем и почему, оцениваешь задачи. Это позволяет упорядочить подсознательное понимание, насколько важно каждое дело. Со временем это получается само собой.
Теперь держи семь лучших методов приоритизации дел, планов и задач — для тех, кто мыслит рационально или любит руководствоваться эмоциями, для тревожных или тех, кто долго определяется… Короче, полный спектр методов — разбираем 7 самых понятных и рабочих!
MoSCoW (MSCW)
MSCW не имеет ничего общего с Москвой, но так его проще запомнить. Метод MoSCoW предлагает приоритизировать задачи по следующим уровням:
- M — must have, главные задачи проекта.
- S — should have, важные, но не главные задачи.
- C — could have, желательные, но необязательные требования.
- W — would have, наименее важные задачи проекта.
По этому принципу удобно планировать разработку MVP — когда тебе важно выбрать, какие именно функции включать в базовую версию продукта. Ты берёшь схему MSCW и последовательно отвечаешь на вопросы: какие функции нужно точно включать, какие важны, но не критичны, какие функции желательно включить, а что может подождать до следующих версий.
Ещё по этой схеме удобно расставить приоритеты при выборе чего-либо — к примеру, сервиса для совместной работы. Ты можешь отобрать критически важные функции — например, наличие совместного доступа, знакомого инструмента постановки задач и прочее.
1-3-5 метод
Выбери одну крупную и главную задачу, три небольших и пять маленьких задач — и сосредоточься только на их выполнении. Метод можно использовать как для приоритизации в проекте, так и для ежедневного планирования. Полезно применять метод именно в начале дня — так ты выделишь для себя то главное, на что должны быть брошены все силы и внимание. Как работает этот принцип, мы подробнее описали тут.
RICE (Reach — Impact — Confidence — Effort)
Комплексный анализ предлагает метод RICE. Его давно используют в IT-индустрии, оценивая рабочие задачи по четырём параметрам:
- Reach — охват, размер аудитории, на которую повлияет результат. Показатель — реальные данные. Например, если речь об онлайн-продукте, уместно рассмотреть количество пользователей, посетивших страницу сайта за период.
- Impact — влияние, которое окажет сделанная задача на достижение цели; показатель оценивается по шкале от 3 до 0,25, где 3 — максимальный показатель, 0,25 — минимальный. Полный 0 не допускается.
- Confidence — уверенность, что задача принесёт успех в дальнейшем. Оценивается в процентах: 100% — максимальная уверенность, далее — зависит от ощущений. Учти, что 50% — это достаточно низкий порог. То есть всё, что ниже — повод задуматься, стоит ли вообще это делать.
- Effort — усилие, которое уйдёт на выполнение задачи. Если над ней работают несколько человек, нужно рассчитать общее количество времени и округлить до целых чисел.
Полученные числа нужно рассчитать по формуле:
Reach * Impact * Confidence / Effort = RICE
Чем больше получилась итоговое значение, тем выше приоритет задачи.
☝🏻 RICE помогает распределить приоритеты в командной работе, когда каждый считает, что его задачи важнее. Вместо споров можно заняться расчётами и на практике убедиться, какие задачи нужно сделать первыми.
ICE (Impact — Confidence — Ease)
Если нравится определять приоритеты по нескольким параметрам, но RICE кажется сложной системой, попробуй схожий метод — ICE. Параметры оценки метода:
- Impact — влияние, которое окажет действие и выполнение задачи;
- Confidence — уверенность, что задача приведёт к положительному результату;
- Ease — простота исполнения;
Оценка параметров выставляется по ощущениям, от 1 до 10, где 1 — минимальный результат, а 10 — максимальный. А результатом будет среднее арифметическое трёх параметров:
Impact * Confidence * Ease = ICE
Метод помогает экономить время и получать ясную картину приоритетов. Числовые показатели в этом случае не играют важную роль — цифры только помогают перевести ощущения в числовые значения. Оценка приблизительная и довольно субъективная, так что при использовании метода в команде заранее договаривайтесь о правилах оценки.
Матрица Эйзенхауэра
Здесь всего два параметра оценки — важность и срочность. Метод идеально подходит для ежедневного пользования. Так что тренироваться в расстановке приоритетов по нему приятно — и качать ту самую интуицию оценки важности задач. Как именно — рассказали в материале матрица Эйзенхауэра.
Value vs Effort
Сравнение ценности результата и усилий, которые будут потрачены на его достижение, — это хороший, вдумчивый подход. Ценность — то, на что и как сильно повлияет выполнение задачи. Усилия — всё, что надо потратить, чтобы задача была выполнена: деньги, время, эмоциональный и физический вклад.
Выпиши всё, что относится к ценности: выгода, влияние на цели, потенциальная прибыль. А рядом пропиши цену: усилия на выполнение, материальные вложения, риски и сложность.
Такой подход поможет рассмотреть задачу подробнее и понять, стоит ли тратить на неё силы.
«Съешь лягушку» 🐸
Вот это метод для тех, кто руководствуется эмоциями при выборе важного и второстепенного. Если ты точно знаешь, что предстоит невыносимое, трудное или скучное дело, не откладывай его. Наоборот, берись за него первым, «съешь лягушку» (то есть что-то противное)! Будь то оплата счётчиков или разговор с начальником — оставленные на потом неприятные дела заставляют прокрастинировать.
В таком случае, по словам Марка Твена, весь оставшийся день обещает быть чудесным. Ведь худшее будет уже позади.
Принцип Парето
Известный принцип гласит: 20% усилий приносит 80% результата. Руководствуясь им, можно выбрать из списка задач только 20%, которые заслуживают приоритета, а остальные распределить как второстепенные. Как помогает с приоритизацией принцип Парето, мы уже рассказали. Есть ещё один способ — ABC-метод, он дополняет принцип Парето. В этом тексте читай, как с помощью ABC-метода распределить ежедневную рутину, чтобы 20% дел обеспечили 80% успеха.
Инструменты приоритизации задач для тебя и команды
WEEEK
В нашем сервисе WEEEK есть два способа расставить приоритеты:
- Перетаскивать задачи на доске или в календаре: вверх важные, вниз менее важные.
- Выставлять карточке задачи приоритет с помощью специальной метки. У нас четыре маркера — высокий, средний, низкий и замороженный приоритет. Высокий окрасит карточку задачи в красный цвет, средний — в жёлтый, низкий — в зелёный, замороженный — в синий. Также можно оставить задачу без приоритета, она останется неокрашенной.
Чтобы разобраться с задачами и отобрать их по приоритету, используй фильтры. Например, можно отобрать задачи во всех проектах по фильтру «высокий приоритет» — и получишь список самых важных дел.
Todoist
Это трекер, заточенный на приоритизацию! В нём удобно создавать чек-листы, что уже само по себе помогает расставить задачи в нужном порядке.
Присвоить приоритет пункту списка можно двумя способами:
- Вручную перетащив пункт вверх или вниз.
- Выставив маркер приоритета. У Todoist есть три вида маркеров: красный флажок, жёлтый и синий, что соответствует стандартной градации — высокий, средний и низкий приоритет. Задачу также можно оставить без приоритета.
После выставления приоритетов маркерами можно отсортировать список — он автоматически встанет в порядке от самого важного дела к менее приоритетному.
TickTick
Японский кросс-платформенный сервис, в базовой бесплатной версии выглядит как обычный календарь. Можно добавлять задачи, приоритеты к ним тоже добавляются в виде цветных тегов.
- Задачи также можно перетащить вручную, перетянув вверх самые важные.
- Выставить маркер-приоритет. Он тут в виде флажка: красного, синего и жёлтого. Задачу также можно оставить без приоритета.
Затем автоматически отсортируй список с помощью фильтров — он сам встанет в порядке приоритетов.
Asana
У Asana сразу несколько способов расставить приоритеты.
- 1 способ. Привычные метки приоритетов: высокий, средний и низкий. Задачу можно также оставить без приоритета. А ещё можно создать собственные метки приоритетов, присвоить им цвет и значение. Например, если тебе нужен приоритет «замороженный».
- 2 способ. Выставлять статусы задачам. По умолчанию три статуса: по плану, под угрозой и отстаёт. Это удобно, когда надо отловить задачи, выпавшие из поля зрения. И тогда задачи, допустим, со статусом отстаёт получат приоритетное внимание.
- 3 способ. Использовать вехи. Это специальная метка для задачи — при её активации кружок для завершения задачи превратится в иконку ромба. Веха может быть переходным шагом — важным делом, без выполнения которого нельзя двинуться дальше. После закрытия вехи команда получает сигнал, что можно перейти к следующей задаче.
- 4 способ. Стандартное перетягивание задачи в списке вручную — перетащить вверх более важные, а вниз менее важные.
Yandex Tracker
Удобный сервис, если вся работа у тебя завязана на Яндекс-продуктах. Вот, как тут можно работать с приоритетами.
- Перетаскиванием задач в списке.
- С помощью тегов. У сервиса их аж пять штук! Блокер — значит, что задача застряла и требует внимания. Критичный — важнейшая задача. Средний приоритет — для важных, но несрочных задач. Низкий — задача, которая не слишком важна, не срочная, но должна оставаться в поле зрения. Незначительный — дела, которые могут подождать или вообще быть исключёнными из списков.
5 книг, которые научат правильно расставлять приоритеты
Несколько изданий, в которых более подробно рассказано о том, зачем расставлять приоритеты, о новых методах приоритизации и о примерах того, как это работает:
- «От хорошего к великому», Джим Коллинз. Автор предлагает думать не только о том, что делаешь, но и о том, что стоит перестать делать — и научиться экономить время и направить его на действительно нужные вещи.
- «Ловушки мышления», Чип Хиз и Ден Хиз. Братья Хиз предлагают простые действия, которые помогут принимать решения без лишних эмоций. Это, в свою очередь, научит тебя расставлять приоритеты исходя из планов и целей, а не сиюминутных желаний.
- «7 навыков высокоэффективных людей», Стивен Кови. Бестселлер, который предлагает ввести в привычку расставлять приоритеты и на примерах рассказывает, как это помогает вывести жизнь на новый уровень.
- «Эссенциализм. Путь к простоте», Грег МакКеон. Для тех, кто испытывает неприятное ощущение — работать приходится много, долго и напряжённо, а результатов мало или вообще их будто вообще нет. Простые советы о том, как не просто научиться приоритизировать дела, но и выкинуть из жизни лишее.
- «15 секретов управления временем», Кевин Круз. Книга наполнена личными примерами тех, кто эффективно ввёл в свою жизнь тайм-менеджмент и добился успеха. Теории в ней почти нет, зато много практических советов.
Советы по приоритизации задач
Если на книги у тебя нет времени, держи ёмкие советы о расстановке приоритетов:
- Двигайся общего к частному
Сначала определи свои глобальные цели — в жизни или на работе. Затем подумай, что в ближайшее время приблизит тебя к этой цели. Следом составь список дел — и примени к ним одну из описанных выше методик приоритизации.
- Качай сильные стороны
Если начинаешь распыляться и браться за всё подряд, то попробуй остановиться и подумать — что у тебя получается лучше всего; какие проекты и дела доставляют тебе удовольствие? Чем ты можешь заниматься часами, не заставляя себя? За каким делом ты ловишь состояние потока? Честные ответы на эти вопросы помогут тебе выделить жизненный приоритет. Это не обязательно работа — может, ты хочешь написать книгу, сделать классный пет-проект, научиться играть на гитаре, начать рисовать, освоить новую профессию. Выбор в качестве приоритета своей сильной стороны и того, что у тебя по-настоящему хорошо получается, поможет сфокусировать на главном и достичь большего.
- Отдых – тоже приоритет
Часто рабочие процессы растянуты на дни, недели и месяцы, но наша психика обожает доводить начатое до конца. Поэтому так трудно остановиться и закрыть крышку ноутбука, когда работа в самом разгаре… Но отдых и небольшие перерывы в течение дня не менее важны. Помни, что кроме работы у тебя есть и другие дела! Советуем в начале рабочей недели планировать то, как ты будешь отдыхать — когда пойдёшь на массаж, в кино или на долгую прогулку; какой сериал посмотришь в выходные; когда встретишься с друзьями.
Листай сюда, если чтение всего текста не в приорититете
- Умение выставлять приоритеты — это интуиция, усиленная опытом. Если ты регулярно применяешь методы приоритизации дел, то постепенно научишься не тратить на раздумья и поиск решения много времени.
- Для личной приоритизации хорошо подходят методы MSCW, матрица Эйзенхауэра, 1-3-5 метод, принцип Паретто и «съешь лягушку». Для командной работы — RICE, ICE, Value vs Efforts.
- В личном списке приоритетов на первом месте должно быть то, что лучше всего получается и заряжает. В списке дел для работы то, от чего зависят успех общего дела и другие участники команды, реакция на важные события и инфоповоды.
- Не забывай приоритизировать отдых и расслабление — не выкидывай из списка важных дел хобби, обед, время ничегонеделания и семью. Это не менее важно, чем работа!
Подписаться 
