О сервисе

О WEEEK

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Решения

Chevron

Возможности

Chevron

Режим Календаря

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Режим Досок

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Подзадачи

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Уровни важности

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Тёмная тема

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Умные уведомления

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Горячие клавиши

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

О сервисе

← Назад

О WEEEK

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

Возможности

Chevron
← Назад

Режим Календаря

Контролируй загрузку с помощью календаря на день и неделю.

Режим Досок

Следи за рабочими процессами через полностью кастомизируемые канбан-доски.

Подзадачи

Создавай подзадачи до 6 уровней вложенности. Используй их, как чек-лист или как полноценные задачи.

Уровни важности

Расставляй приоритеты между задачами с помощью четырёх уровней важности.

Тёмная тема

Пощади свои глаза и эффективно работай даже в тёмное время суток.

Умные уведомления

Настраивай, какие уведомления и где ты хочешь получать. Хоть на емейл, хоть в Телеграм.

Горячие клавиши

Совершай меньше действий, чтобы сделать больше, используя горячие клавиши.

Как ставить задачи, чтобы их доводили до конца

Александр Машков

Александр Машков

Calendar

11 апреля

Time

4 мин.

Eye

1651

Вот поручаешь ты человеку дело. Вроде всё понятно. А он часть не услышал, неправильно истолковал или ещё что-то. И всё — начались проблемы. Чтобы такого не было, нужно правильно ставить задачи. Рассказываем, как это делать.
Как ставить задачи, чтобы их доводили до конца

Не хочешь читать? Слушай!

Исполнитель может не выполнить задачу по нескольким причинам:

  • оказался некомпетентен;
  • не уложился в срок;
  • не понял задачу;
  • завалили одинаково важными задачами;
  • не было мотивации;
  • не было нужных средств;
  • на страну напали половцы и печенеги случился форс-мажор.

Твоя задача (прости за каламбур) при постановке задачи — постараться устранить все потенциальные проблемы. Понятно, что на форс-мажор ты повлиять никак не сможешь. Например, ты ставишь задачу PR-менеджеру: организовать выступление на конференции. Но организаторы конференции не смогли набрать достаточно народу и отменили её. В результате задача не выполнена из-за организаторов, хотя ничто не предвещало беды. Но вот на остальные проблемы тебе повлиять вполне по силам.

Для этого…

Выбирай правильного исполнителя

Чтобы не ошибиться с выбором, адекватно оцени возможности каждого потенциального исполнителя и ответь на вопрос: хватит ли у него навыков и знаний? Вряд ли стоит:

  • просить мужа сделать деревянный стул, если он последний раз работал руками только на уроках труда 20 лет назад;
  • поручать веб-дизайнеру без художественных навыков нарисовать иллюстрацию;
  • требовать от HTML-верстальщика умения программировать на Python и т. д.

Не ставь задачи, для выполнения которых человеку придётся превзойти себя. Он скорее выгорит, чем справится в срок на 100%.

Ставь адекватный дедлайн

Другой важный вопрос: есть ли у исполнителя время на эту задачу? Глупо требовать от фронтендера готовый лендинг через два дня, если у него уже в работе пара-тройка больших сайтов. А значит:

  • Старайся выбирать менее загруженного исполнителя. Можно отдельно вести учёт загрузки в гугл-таблицах или смотреть загруженность в рабочем таск-менеджере — WEEEK, Trello, Asana, Jira и другие системы ведения проектов всё это позволяют.
  • Ставь дедлайн с учётом возможных проблем, которые могут возникнуть по ходу работы.

Ни в коем случае нельзя НЕ СТАВИТЬ дедлайн. Без чётких сроков у исполнителя может возникнуть ощущения, что время не ограничено, а значит можно смело прокрастинировать.

В идеале, нужно всегда договариваться не только о финальном дедлайне, но и о промежуточных, чтобы контролировать ход работы.

Правильно формулируй задачу

Правильная формулировка — это чуть ли не самое важное. Если задачу неправильно сформулировать, результат будет далёк от ожидаемого. Поэтому каждая задача должна:

  • быть ответом на вопрос «что нужно сделать?» и один в один совпадать с действием;
  • начинаться с глагола в начальной форме (написать, нарисовать и так далее).

Но, даже если чисто технически задача сформулирована правильно, есть два важных момента, связанных с восприятием задачи самим исполнителем:

  • ему лучше не приказывать, а ставить перед ним проблему;
  • от него обязательно нужно добиваться понимания задачи, прежде чем он к ней приступит.

Не приказывай, а говори о проблеме

Все задачи можно условно разделить на две группы:

  • задачи-приказы — эффективны здесь и сейчас, ограничивают исполнителя в решении;
  • задачи-проблемы — эффективны в долгосрочной перспективе, развязывают у исполнителя руки в поиске решений и развивают его.

Приказывать плохо — так ты используешь исполнителя просто как руки, что грозит печальными последствиями:

  • Исполнитель будет делать ровно то, что ему сказали. Если результат его работы окажется бесполезен, он скажет, что проблема не в нём, а в задаче.
  • У исполнителя начнёт складываться о тебе негативное впечатление. Исполнитель-то «лучше знает, что нужно делать», ему «надо с клиентом работать», а ты его «заставляешь никому ненужный отчёт писать».
  • Со временем, исполнитель потеряет к работе всякий интерес. Ему будет казаться, что тупо следовать приказам сверху — это и есть работа. Короче, тупик и никакого развития.

Решая задачу-проблему, человек развивается и учится отвечать за результат. Например, ты просишь его нарисовать логотип, а он предлагает тебе не один, а сразу пять вариантов.

Добивайся от исполнителя понимания задачи

То, что исполнитель берётся за задачу, ещё не значит, что он в ней разобрался.

В идеальном мире ты ставишь задачу, её делают, и ты принимаешь результат. Но в реальности так не бывает. Скорее всего, результат не будет соответствовать твоим ожиданиям, и ты его не примешь, а отправишь исполнителя переделывать. Так повторится несколько раз, и вы с исполнителем будете друг друга бесить.

Дело в том, что исполнитель понимает задачу по-своему. Не потому что он дурак, а у тебя не получилось донести смысл, а просто потому что все люди разные. Это нормально. Вам нужно прийти к общему пониманию.

Исполнитель, принимая задачу, должен задать тебе вопросы. Ему нужно разобраться в твоей проблеме и предложить решение.

Расставляй приоритеты

Крутой специалист сам умеет расставлять приоритеты. Порой на исполнителя сваливается так много задач, что решительно невозможно разобраться, за что браться в первую очередь. Это особенно актуально в компаниях, где задачи ставят напрямую конечному исполнителю, в обход руководителей отделов, которые могли бы здесь распределить нагрузку.

Например, дизайнер делает и клиентские, и внутренние задачи. Он не отвечает за результат перед клиентом и просто делает задачи, которые на него поставили. Если твою задачу нужно сделать быстрее, чем другие, обязательно скажи об этом.

К счастью, во всех современных таск-менеджерах задачам можно ставить приоритеты.

Мотивируй исполнителя

Чтобы повысить производительность исполнителя, его нужно мотивировать.

Для разных людей работает разная мотивация: кого-то обязательно нужно стимулировать деньгами, а кому-то достаточно простой благодарности. Вообще, деньгами разбрасываться не надо, а вот хвалить — это хорошо. У нас, людей, вообще пунктик насчёт похвалы. Очень уж мы социальные.

А ещё можно мотивировать на будущее. Например, сказать исполнителю: «Мне очень понравилось, как ты сделал предыдущую задачу, ты молодец. Поэтому я пришёл к тебе с новым делом».

Предоставь всё необходимое

Жутко бесит, когда на тебя ставят задачу и не дают доступы, которые для неё нужны. И ты такой думаешь: «Ну, блин».

Короче, когда ставишь задачу, позаботься, чтобы у исполнителя было всё, что может потребоваться. Просишь составить отчёт — дай доступ к аналитике. Ставишь задачу, для которой нужны несколько людей — дай исполнителю полномочия руководителя.

Ставить задачи не так просто, как кажется. Чтобы твои задачи не просто делали, а доводили до конца, держи в голове всё, о чём я тебе рассказал. И удачи тебе!

logo

Полезные статьи у тебя в почте раз в неделю

Скрыть

Article Другие статьи

Также советуем почитать

Читать другие статьи →