Как ставить задачи, чтобы их доводили до конца

Вот поручаешь ты человеку дело. Вроде всё понятно. А он часть не услышал, неправильно истолковал или ещё что-то. И всё — начались проблемы. Чтобы такого не было, нужно правильно ставить задачи. Рассказываем, как это делать.
Рассказал Александр Машков Александр Машков
Александр Машков
Александр Машков 11.04.2020 4 мин.
  • 4 мин.
  • 1062
Как ставить задачи, чтобы их доводили до конца

Не хочешь читать? Слушай!

Исполнитель может не выполнить задачу по нескольким причинам:

  • оказался некомпетентен;
  • не уложился в срок;
  • не понял задачу;
  • завалили одинаково важными задачами;
  • не было мотивации;
  • не было нужных средств;
  • на страну напали половцы и печенеги случился форс-мажор.

Твоя задача (прости за каламбур) при постановке задачи — постараться устранить все потенциальные проблемы. Понятно, что на форс-мажор ты повлиять никак не сможешь. Например, ты ставишь задачу PR-менеджеру: организовать выступление на конференции. Но организаторы конференции не смогли набрать достаточно народу и отменили её. В результате задача не выполнена из-за организаторов, хотя ничто не предвещало беды. Но вот на остальные проблемы тебе повлиять вполне по силам.

Для этого…

Выбирай правильного исполнителя

Чтобы не ошибиться с выбором, адекватно оцени возможности каждого потенциального исполнителя и ответь на вопрос: хватит ли у него навыков и знаний? Вряд ли стоит:

  • просить мужа сделать деревянный стул, если он последний раз работал руками только на уроках труда 20 лет назад;
  • поручать веб-дизайнеру без художественных навыков нарисовать иллюстрацию;
  • требовать от HTML-верстальщика умения программировать на Python и т. д.

Не ставь задачи, для выполнения которых человеку придётся превзойти себя. Он скорее выгорит, чем справится в срок на 100%.

Ставь адекватный дедлайн

Другой важный вопрос: есть ли у исполнителя время на эту задачу? Глупо требовать от фронтендера готовый лендинг через два дня, если у него уже в работе пара-тройка больших сайтов. А значит:

  • Старайся выбирать менее загруженного исполнителя. Можно отдельно вести учёт загрузки в гугл-таблицах или смотреть загруженность в рабочем таск-менеджере — WEEEK, Trello, Asana, Jira и другие системы ведения проектов всё это позволяют.
  • Ставь дедлайн с учётом возможных проблем, которые могут возникнуть по ходу работы.

Ни в коем случае нельзя НЕ СТАВИТЬ дедлайн. Без чётких сроков у исполнителя может возникнуть ощущения, что время не ограничено, а значит можно смело прокрастинировать.

В идеале, нужно всегда договариваться не только о финальном дедлайне, но и о промежуточных, чтобы контролировать ход работы.

Правильно формулируй задачу

Правильная формулировка — это чуть ли не самое важное. Если задачу неправильно сформулировать, результат будет далёк от ожидаемого. Поэтому каждая задача должна:

  • быть ответом на вопрос «что нужно сделать?» и один в один совпадать с действием;
  • начинаться с глагола в начальной форме (написать, нарисовать и так далее).

Но, даже если чисто технически задача сформулирована правильно, есть два важных момента, связанных с восприятием задачи самим исполнителем:

  • ему лучше не приказывать, а ставить перед ним проблему;
  • от него обязательно нужно добиваться понимания задачи, прежде чем он к ней приступит.

Не приказывай, а говори о проблеме

Все задачи можно условно разделить на две группы:

  • задачи-приказы — эффективны здесь и сейчас, ограничивают исполнителя в решении;
  • задачи-проблемы — эффективны в долгосрочной перспективе, развязывают у исполнителя руки в поиске решений и развивают его.

Приказывать плохо — так ты используешь исполнителя просто как руки, что грозит печальными последствиями:

  • Исполнитель будет делать ровно то, что ему сказали. Если результат его работы окажется бесполезен, он скажет, что проблема не в нём, а в задаче.
  • У исполнителя начнёт складываться о тебе негативное впечатление. Исполнитель-то «лучше знает, что нужно делать», ему «надо с клиентом работать», а ты его «заставляешь никому ненужный отчёт писать».
  • Со временем, исполнитель потеряет к работе всякий интерес. Ему будет казаться, что тупо следовать приказам сверху — это и есть работа. Короче, тупик и никакого развития.

Решая задачу-проблему, человек развивается и учится отвечать за результат. Например, ты просишь его нарисовать логотип, а он предлагает тебе не один, а сразу пять вариантов.

Добивайся от исполнителя понимания задачи

То, что исполнитель берётся за задачу, ещё не значит, что он в ней разобрался.

В идеальном мире ты ставишь задачу, её делают, и ты принимаешь результат. Но в реальности так не бывает. Скорее всего, результат не будет соответствовать твоим ожиданиям, и ты его не примешь, а отправишь исполнителя переделывать. Так повторится несколько раз, и вы с исполнителем будете друг друга бесить.

Дело в том, что исполнитель понимает задачу по-своему. Не потому что он дурак, а у тебя не получилось донести смысл, а просто потому что все люди разные. Это нормально. Вам нужно прийти к общему пониманию.

Исполнитель, принимая задачу, должен задать тебе вопросы. Ему нужно разобраться в твоей проблеме и предложить решение.

Расставляй приоритеты

Крутой специалист сам умеет расставлять приоритеты. Порой на исполнителя сваливается так много задач, что решительно невозможно разобраться, за что браться в первую очередь. Это особенно актуально в компаниях, где задачи ставят напрямую конечному исполнителю, в обход руководителей отделов, которые могли бы здесь распределить нагрузку.

Например, дизайнер делает и клиентские, и внутренние задачи. Он не отвечает за результат перед клиентом и просто делает задачи, которые на него поставили. Если твою задачу нужно сделать быстрее, чем другие, обязательно скажи об этом.

К счастью, во всех современных таск-менеджерах задачам можно ставить приоритеты.

Мотивируй исполнителя

Чтобы повысить производительность исполнителя, его нужно мотивировать.

Для разных людей работает разная мотивация: кого-то обязательно нужно стимулировать деньгами, а кому-то достаточно простой благодарности. Вообще, деньгами разбрасываться не надо, а вот хвалить — это хорошо. У нас, людей, вообще пунктик насчёт похвалы. Очень уж мы социальные.

А ещё можно мотивировать на будущее. Например, сказать исполнителю: «Мне очень понравилось, как ты сделал предыдущую задачу, ты молодец. Поэтому я пришёл к тебе с новым делом».

Предоставь всё необходимое

Жутко бесит, когда на тебя ставят задачу и не дают доступы, которые для неё нужны. И ты такой думаешь: «Ну, блин».

Короче, когда ставишь задачу, позаботься, чтобы у исполнителя было всё, что может потребоваться. Просишь составить отчёт — дай доступ к аналитике. Ставишь задачу, для которой нужны несколько людей — дай исполнителю полномочия руководителя.

Ставить задачи не так просто, как кажется. Чтобы твои задачи не просто делали, а доводили до конца, держи в голове всё, о чём я тебе рассказал. И удачи тебе!

Поделись статьей
logo
Управляйте своими задачами с WEEEK
Зарегистрируйтесь сейчас и используйте WEEEK бесплатно
Подпишись на наш новостной канал в Telegram
и получай последние обновления
Подписаться
Теперь у WEEEK есть мобильное приложение, скачайте его сейчас и зайдите в свой аккаунт.