10 лучших планировщиков задач на русском языке для команды в 2023 году

Блокноты с Гарри Поттером или органайзеры молескин — это стильно, модно. Но 21 век диктует свои правила. И чтобы не потеряться в бешеном круговороте, нужно пользоваться помощниками. Какими? Конечно, планировщиками и, конечно, электронными! Давай посмотрим, какие из них в 2023 году самые удобные. Вот мой личный топ планировщиков задач с кратким обзором.

Планировщик — программа, которая помогает контролировать рабочие и личные дела.

Все планеры объединяют базовые опции: прописать задачи, выставить даты, назначить исполнителя. А дальше в погоне за удобством для юзеров начинается разнообразие фич. В этих тонкостях я и собираюсь разобраться.

WEEEK

WEEEK — это сервис для управления проектами, но не «чистый» планировщик задач, а целая умная система. Тут База знаний — а это возможность хранить множество важных документов; CRM — система взаимодействия с клиентами (кстати, что такое CRM мы недавно написали) и Аналитика — отчёты с анализом эффективности работы. Это Trello, Notion, CRM в одном лице.

Чуть подробнее про особенности WEEEK, которые мне понравились:

Интуитивно понятный интерфейс.
Пять форматов просмотра задач: Канбан-доска, диаграмма Ганта, список, недельный и месячный календарь.
Светлая или тёмная темы, маркировка проектов цветом, аватар профиля.
Уведомления в почту и Telegram. Это приятно, я фанат «телеги».
Бесплатный триал-период со всеми функциями и бесплатный тариф с ограничениями.
Видеоинструкции с объяснением работы WEEEK.
Живые социальные сети с новостями про обновления, голосование за фичи и обращения по багам. Задать вопрос разработчикам можно и в приложении.
Интеграция с календарями. Я пользуюсь календарём Apple, уведомления из WEEEK теперь отображаются там. Также можно синхронизироваться с Google, CalDav и Яндекс-календарями.
Есть система тегов для разметок задач. Очень удобно, когда нужно найти что-то конкретное в проекте.
Частые обновления, о которых сразу рассказывают в Telegram-канале.
Помодоро-таймер и таймер для медитации.

Тарифы WEEEK:

Бесплатный. Максимум семь проектов, в каждом до 10 досок, три воронки в CRM, 100 документов в Базе знаний, до пяти человек в команде. Остальные функции доступны полностью.
Тариф «Lite» для команд до 10 человек — от 100 рублей в месяц за каждого юзера. Подходит тем, кто работает с более чем семью проектами. Доски безлимитные, проекты и документы тоже, до 10 воронок в CRM.
Тариф PRO (самый популярный!) — от 400 рублей в месяц за пользователя. Можно создавать приватные доски и проекты, утверждать файлы, приглашать гостей.
Тариф Business — от 450 рублей в месяц за пользователя. Все те же функции, что и в Pro, плюс портфели проектов.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS

🔴 Из минусов WEEEK: функций и впрямь много, это немного сбивает с толку. Видно, что всё стараются объяснять, но с наскока познать все тонкости не получается. Возможно, это дело времени и привычки.

Интерфейс WEEEK

Trello

Один из самых известных приложений для планирования. С главной задачей — визуализировать рабочие процессы и упрощать их — справляется на отлично. И, пожалуй, своими Канбан-досками славится больше всего. Программа не предлагает расширенные опции, как, например, WEEEK.

Особенности Trello:

Лёгкий интерфейс. Возможность менять фон рабочего стола и загружать собственные стикеры.
Гибкая работа с задачами: маркировка, вложения, комментарии, чек-лист и многое другое.
Уведомления на почту.
Интеграция с Google Drive, Slack, Gmail и другими программами и приложениями.
Сообщество Trello в социальных сетях, где можно обратиться к разработчикам и другим пользователям за помощью.
Набор готовых решений для разных команд, много шаблонов, плагины.
В бесплатной версии доступны Канбан-доски и карточки (хранилища файлов). А таблицы, календари, карты — это только в платных тарифах.

У Trello четыре тарифа:

Бесплатный. Подходит для персонального использования и для команд.
Standart. Стоит $6 в месяц ($5 при годовой оплате). Даёт доступ к неограниченному числу досок, сохраняет запросы.
Premium. $12,5 в месяц ($10 при годовой оплате). Даёт доступ к Календарю, Таблицам, Хронологии. Есть возможность протестировать бесплатно в течение месяца.
Enterprise. $17,5 в месяц за одного пользователя. Доступ к публичным доскам, неограниченное рабочее пространство, права доступа к вложениям.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS

🔴 Сервис больше не работает с пользователями из России. Не получается зарегистрироваться с российских почт (Яндекс, Mail и другие), и нельзя платить российскими картами. Регистрация через Gmail работает.

Интерфейс TRELLO

Notion

Notion – это больше, чем таск-менеджер. Да, там можно планировать и вести проекты – но ещё из Notion можно сделать библиотеку знаний, базу данных, основу под блог. На Notion собирают резюме портфолио, делают вакансии, формируют публичную документации. В общем, это помощник для работы и жизни!

Чем прекрасен Notion:

Красивый сайт и понятный интерфейс сервиса.
Невероятно гибкая работа с задачами и данными: и посчитать, и залинковать между собой, и проанализировать.
Преставление данных и задач разными визуальными способами – таблица, диаграмма Ганта, Канбан-доска, списки, текст и так далее.
Гибкая система маркировки задач.
Можно вставить внутрь документов любой фрейм – картинки, видео, ссылки, макеты из сторонних программ и многое другое.
Мощный редактор текста с тонкой вёрсткой и проверкой на ошибки.
Живое и развитое сообщество, хорошая поддержка.
Много темплейтов и интеграции с огромным количеством программ.
Главное обновление 2022 года – встроенный Open AI. Теперь можно работать с функциями ChatGPT внутри Notion.

Тарифы Notion:

Бесплатный. Можно использовать по полной, ограничения только в части командой работы, история страниц хранится всего 7 дней, количество приглашённых гостей – до 10 гостей, базовая аналитика страниц.
Plus. $8 за юзера в месяц за год ($10, если платить раз в месяц). 30 дней истории документов, до 100 приглашённых гостей.
Business. $15 за юзера в месяц при годовой оплате ($18, если платить раз в месяц). 90 дней сохранённой истории, расширенная аналитика документов, персональные темплейты, до 250 гостей, экспорт документов в PDF.
Enterprise. Кастомный тариф с расширенной аналитикой по рабочим пространствам, неограниченным хранением истории версий документов и многое другое.
Open AI оплачивается отдельно $8 в месяц за юзера при годовой оплате ($10 в месяц при оплате раз в месяц).

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS
Расширение Notion Web Clipper для сохранения данных из браузера в один клик

🔴 По-моему, Notion совершенен. Единственное, что он достаточно дорогой, и плюс отдельно платить надо за Open AI. Ну, а сейчас ещё российской картой платить не получится.

Интерфейс Notion

Asana

Ещё один легендарный планировщик. Популярный и гибкий инструмент, занимающий заметное место на рынке.

Очень сильный планировщик! Сложно сказать, чего нельзя сделать в Asana в вопросе планирования дел.
Гибкая работа с задачами: метки и теги, подзадачи, комментарии, упоминания исполнителей, прикрепленные файлы, редактор текстов, перелинковка задач. В общем, весь спектр возможностей.
Удобная навигация по задачам и проектам – и прикольно, что в отдельной вкладке можно посмотреть все прикреплённые файлы.
Разделение потоков – есть раздел с задачами, а есть проекты, портфели, рабочие пространства с другими юзерами
Тут можно ставить цели, мониторить продвижение, смотреть отчёты по занятости сотрудников и закрытым задачам можно здесь же.
Недавнее обновление – автоматизированные рабочие сценарии по триггерным событиям.
Визуальное отображение в виде списка, календарей, досок, диаграммы Ганта.
Широкие возможности по интеграциям.

Тарифы Asana:

Бесплатный. Ограничения по видам отображения задач, базовая аналитика и настройка безопасности, зато нет ограничений по количеству задач. Вполне подходит для личного использования и для небольших команд.
Premium. $10,99 за пользователя в месяц при оплате раз в год (и $13,49 при оплате раз в месяц). Больше способов отображения, расширенная отчётность и безопасность.
Business. $24,99 за пользователя в месяц при оплате раз в год ($30,49 при оплате раз в месяц). Более широкая аналитика, расширенные настройки безопасности, отображение любым способом и в проектах, и в портфелях, гибкая настройка рабочих процессов.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS

🔴 Как планировщик Asana очень сильная – но уж больно дорогая. И ещё, насколько я знаю, если не оплатить вовремя, то программа замораживается, пока не оплатишь.

Интерфейс Asana

Wrike

Популярный международный сервис для управления проектами. В целом повторяет возможности других известных приложений для тайм-менеджмента: автоматизирует процессы, предлагает использовать Канбан-доски, таблицы или диаграмму Ганта, следить за дедлайнами и графиками.

Вот, что мне нравится в Wrike:

Приятный и простой интерфейс. Есть задачи и подзадачи, комментарии, можно прикреплять файлы, тегать исполнителей.
Удобная система маркировки по приоритету и статусу выполнения.
Ненавязчивый онбординг, краткие и длинные инструкции.
Уведомления на почту.
Интеграция со множеством сервисов, например, с Zoom, Gmail, Outlook.
Большой раздел с поддержкой и готовыми ответами на вопросы. Русскоязычное сообщество Wrike во ВКонтакте не работает с февраля 2022 года, но есть YouTube и Twitter.
Можно настраивать и контролировать график работы каждого сотрудника в команде и всей команды в целом.
Есть сценарии событий и автоматизации через интеграции.

Тарифы Wrike:

Бесплатный недельный триал-период. Потом использование с ограничениями.
Team. 13,8$ за пользователя ежегодно. От 2 до 25 участников. Не входит использование индивидуальных графиков работы, создание отчётов в реальном времени, интеграция со многими сервисами.
Business. 24,8$ за пользователя каждый год. Функции из Team, добавляются элементы фирменного стиля, графики работ, готовые панели задач и виджеты.
Enterprise. Цена индивидуальная. Тариф для крупных команд.
Pinnacle. Цена индивидуальная. Передовые инструменты, серьёзная аналитика для самых сложных задач.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS

🔴 Это очень гибкий планировщик дел, и недостатков тут почти нет. Но значительный минус — короткий триал-период, после него использовать программу нельзя.

Интерфейс Wrike

Todoist

Отличный планировщик , очень удобный в использовании. Особенно хорош в создании и выполнении чек-листов. Ещё один мой фаворит!

Особенности Todoist:

Интерфейс максимально понятный. При выполнении задачи выдаёт салют (приятненько).
Система поощрений — Карма. При выполнении задачи выдаёт баллы, и Карма растёт.
Интеграции с программами и системами, например, Gmail, Outlook, Google Календарём, Microsoft Teams.
Только англоязычные соцсети, самая активная — в Twitter. Обратная связь от пользователей поступает через сайт и в приложении.
Уведомления в почту и пуши на телефон.
Анонсы обновлений на сайте, есть дорожная карта.

Тарифы Todoist:

Бесплатный. Есть ограничения по функциям, но для личного использования идеально подходит, доступных опций вполне хватает.
Pro. $4 в месяц при годовой подписке ($5 при месячной). В платном тарифе включаются напоминания, появляется возможность загружать файлы до 100 Мб и добавить до 25 гостей в проект.
Business. Бесплатный период 30 дней. Далее 6$ за пользователя в месяц. Подходит для больших команд, есть роли администратора и участника, общие входящие сообщения.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS
Приложение Apple Watch
Расширение на браузер

🔴 Сложно найти минусы в Todoist — но я постаралась. Визуализации только в виде списка и Канбан-доски, всё. И кое-где неудобная навигация: например, неочевидное использование горячих клавиш, а из расширения для браузера не получается перейти в веб-версию.

Интерфейс Todoist

TickTick

Умный планировщик, справляющийся с задачами. Основной набор функций стандартный: планирование, постановка задач, распределение между сотрудниками, отслеживание дедлайнов, установка уведомлений и напоминаний, маркировка задач по приоритетам.

Особенности TickTick:

Интерфейс очень простой — напоминает простой электронный ежедневник, и опций не так много, как у предыдущих приложений.
Удобная система назначения сроков — можно раскидать задачки одним кликом, не залезая в календарь.
Есть задачи и подзадачи.
Система тегов, приоритетов, вложения в задаче и даже возможность отказаться от выполнения.
Баловаться с цветами и аватарками можно только в платной версии.
Планирование в режиме списков на день и на неделю и в виде календаря.
Внутренняя система поощрений за выполненные задачи.
Можно подключить трекер привычек и следить за прогрессом.
Встроенный помодоро-таймер, мини-календарь.
Уведомления приходят на почту и в приложении.
Интеграция с календарями, другими приложениями и сервисами.
Центр помощи на сайте или в приложении,
Соцсети есть, обновляются нечасто. Русскоязычных аккаунтов нет.

Тарифы TickTick:

Бесплатный. Функций много, но в платном тарифе, конечно, больше.
Premium. 2,79$ в месяц или 27,99$ в год. Календарь, подзадачи и списки, фильтры, больше хранилище, участников, расширенный поиск, история активности.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS
Приложение для Apple Watch

🔴 Обновления анонсируются слабо, неразвитые соцсети. И ещё особенно неудобно прописывать подзадачи и детализировать задачи. Опции спрятаны в дополнительную кнопку — надо покопаться, чтобы добраться до неё.

Интерфейс TickTick

Yandex Tracker

Отечественный планер и система управления проектами. Кажется, идеально подходит для сложного бизнеса с большим количеством данных. Не такой модерновый интерфейс, но всё ещё постижимый.

Особенности Yandex Tracker:

Гибкое управление задачами, в том числе есть перелинковка задач.
Визуализация в виде списков, Канбан-доски, диаграммы Ганта.
Особенно интересны дашборды для анализа данных внутри планировщика дел.
Уведомления о новых функциях приходят прямо в трекер, их сразу можно протестировать. К ним же приложены понятные инструкции.
Интеграция с сервисами Яндекса. Например, есть большое хранилище данных. Это особенно удобно, если почта, хранилище и другая работа завязаны на сервисах Яндекса.
Есть служба поддержки с вопросами. Отдельно работает сервис с предложениями пользователей, где есть голосовалка за идеи.
Анализ эффективности работы, включены таблицы, графики, диаграммы.
Активные русскоязычные соцсети. Там также анонсируют обновления.
Нет ограничений по объёму данных и по числу задач.

Тарифы Yandex Tracker:

Бесплатный. Для команд до 5 человек. Все сотрудники (даже больше пяти) могут работать в таск-менеджере в режиме «Чтения» бесплатно.
Платный. Если сотрудников до 100 человек, то за одного нужно будет платить 258 рублей в месяц. Если от 101 до 250 человек — то 222 рубля ежемесячно за одного сотрудника. Если больше 250, то 185 рублей за каждого.

📲 Доступные версии:

Браузерная версия
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS

🔴 Не получилось с первого раза зарегистрироваться — выдал внутреннюю ошибку. Довольно нагруженный сайт.

Интерфейс Yandex Tracker

Хаос-контроль

Органайзер личных целей и задач. Интересно, что работу планировщика оформили на базе метода Хаос-контроль — контроля дел с фокусировкой на цели, а не конкретные задачи. Пишут, что метод и органайзер отлично помогают достигать результат, отслеживать прогресс и делить задачи на личные и профессиональные.

Особенности Хаос-контроль:

Древовидная система планирования. Это довольно удобно для контроля текущих дел.
Нет веб-версии.
Интерфейс чрезвычайно лёгкий, без лишнего визуального шума. Разработчики выбрали крупные размеры деталей интерфейса.
Есть раздел «Заметки», куда можно добавлять мысли, ссылки, документы.
Активные социальные сети сервиса, есть много обновлений и информации про них. Также Хаос-контроль выпускает свой блог с информацией об общих тенденциях рынка, трендах и новостях.
В поддержку можно обратиться через программу или социальные сети.
Есть календарь, система синхронизации, поиск по записям.

Тарифы Хаос-контроль:

Premium. Лицензия сразу для всех платформ, где доступна программа (3750 рублей), либо отдельно для каждой платформы (например, для iOS 750 рублей). Можно оплачивать помесячно доступ (350 рублей в месяц).

📲 Доступные версии:

Веб-приложение для Windows
Веб-приложение для macOS
Мобильное приложение для Android
Мобильное приложение для iOS

🔴 Нет бесплатного периода — сразу придётся покупать подписку. Это большой минус. Причём это только для веб-приложения, на мобильном приложении каким-то образом я получила пробный период — и, кстати, никакой информации о тарифах в мобильной версии не нашла.

Интерфейс Хаос-Контроль

Any.do

Удобный органайзер-ежедневник. Помогает вести списки дел, ставить задачи и решать их, не забывать о целях в течение дня, недели, месяца. Идеально, когда надо быстро набросать список заданий и оценить все дела разом.

Особенности Any.do:

Система листов-проектов: можно вести рабочие и личные в разных местах.
Есть тегирование задач по приоритету, система напоминаний о задаче, возможность перенести задачку одним кликом.
Планирование на день и на неделю — тут приложение приобретает вид Канбан-доски.
Распознаёт голосовые команды.
Можно интегрировать Googlе, WhatsApp, Microsoft Teams и другие приложения.
Англоязычные служба поддержки, блог, аккаунты в социальных сетях.
Обновления освещаются слабо.
Красивый интерфейс, достаточно понятный и удобный.

Тарифы Any.do:

Бесплатный. Отлично подходит для персонального использования, хотя и много ограничений.
WhatsApp Reminders. Тариф, при котором планер работает сразу с мессенджером. 2,99$ в месяц.
Premium. 5,99$ в месяц при годовой подписке. Весь набор опций.

📲 Доступные версии: