Раньше таск-трекеры плотно ассоциировались с IT, но сегодня без них не могут обойтись в очень разных организациях. Умение работать в программах по управлению проектами даже фигурирует в требованиях вакансий.
Больше никаких жёлтых стикеров вокруг монитора, да? Глобально планировщики выполняют схожие функции. Но нюансы помогут разобраться, какой из них лучше подойдёт для твоих проектов.
Критерии выбора программ для управления проектами
Главный критерий хорошего планировщика — программа должна облегчать выполнение задач, а не подкидывать новые. Поэтому таск-трекер должен максимально отвечать запросам компании. Мегафункциональный планировщик подойдёт не всем — некоторые команды больше времени потратят, чтобы в нём разобраться, чем сервис им сэкономит.
Выбирая программу для управления проектами, подумай:
- Сколько человек будут ею пользоваться?
- Программой будут пользоваться заказчики или исполнители вне команды?
- Нужна расширенная платная версия или можно обойтись бесплатной?
- Какие дополнительные функции нужны команде?
- С какими сервисами нужны интеграции?
У нас есть инструкция по выбору системы для управления проектами. А пока расскажу про топ-10 программ, на которые стоит обратить внимание в 2024 году.
WEEEK
WEEEK — это полноценный виртуальный офис. Помимо управления проектами тут есть CRM-система, База знаний, Аналитика по различным показателям, а также HR-компонент в виде отдельного сервиса для управления командой. Скоро появится и образовательный модуль.
В рабочем пространстве WEEEK можно вести несколько проектов. Каждый из них доступен в виде диаграммы Ганта, списка, недельного или месячного календаря и Канбан-доски.
Внутрь задач и документов можно вставлять элементы из Google Docs, Figma, OneDrive, Miro и других приложений. Интеграция с календарями тоже на месте.
Задачи размечаются тегами, проекты кодируются цветами. Есть даже такие штуки, как таймер помодоро и залипательный таймер для медитации. Ещё таймер есть для каждой задачи — можно отслеживать, сколько времени уходит выполнение.
Что хорошего:
- Реально большой набор функций. WEEEK, скорее всего, закроет большую часть потребностей в управлении проектами. И потом ещё немного других потребностей
- Есть наглядные шаблоны для разных типов проектов. Пригодятся, если не знаешь, с чего начать
- Можно настроить уведомления в Telegram (в личный профиль или общий чат)
- Есть гибкие варианты подписки — на разные модули WEEEK можно выбрать разные тарифы
Что не очень:
- При первом запуске WEEEK на досках много текста в виде туториалов и задач-плейсхолдеров, которые сбивают с толку, хотя и сделаны во благо
Помимо веба WEEEK доступен на компьютерах Windows и Mac, устройствах iOS и Android.
Бесплатная версия доступна для команды до пяти человек и включает до семи проектов. Если нужно больше — у сервиса есть несколько тарифов, ранжированных по размеру команды и дополнительным фичам. Цена начинается от 199 рублей в месяц.
Pyrus
Инструмент российской разработки, который используют как сервис управления проектами, документооборотом и бизнес-процессами внутри компании. В Pyrus есть достаточно большой HR-блок, в который интегрированы рекрутмент и онбординг, управление командами и мониторинг нагрузки сотрудников, кадровый документооборот.
Что хорошего:
- Можно выстраивать не только внутренние, но и внешние процессы, например, работу службы поддержки. Для последнего есть много интеграций с распространёнными мессенджерами и соцсетями
- Удобная организация рутинных процессов вроде документооборота
Что не очень:
- Интерфейс лично мне показался слишком грузным и не очень интуитивным
В целом Pyrus подходит для настройки громоздких процессов. Есть бесплатный тариф с ограничениями по объёму хранилища и интеграциям, стоимость платного начинается от 415 рублей за пользователя в месяц. Есть Android, Mac и iOS-версии, а также приложение Pyrus Sync, настраивающее интеграцию с необлачными системами в компании.
Notion
Всё ещё очень классный сервис, который можно использовать не только для управления проектами, но и для организации личного времени, увлечений, списков для чтения, заметок и прочих мелочей. Еще на его базе можно делать публичные странички — резюме, портфолио, блог-посты.
Что хорошего:
- Бесплатный доступ к практически полной версии для индивидуальных пользователей. Для командной работы возможности немного ограничены
- Интеграция с Open AI
- Отличный текстовый редактор
Что не очень:
- В бесплатном плане пользователю доступно ограниченное число запросов к ИИ. Когда они кончатся — нужно докупать расширение дополнительно к любому из тарифных планов
Есть три платных тарифных плана, стоимость которых начинается от $8. Правда, оплатить с российской карты сейчас вряд ли получится. Помимо Web-версии есть приложения для Android, iOS, MacOS и Windows и расширение для браузера.
ПланФикс
Классический инструмент для управления проектами. Достаточно гибкий интерфейс с Канбаном, календарём, контактами — все вкладки легко настроить. Есть шаблоны проектов. Типовые проекты и задачи тоже можно сохранять как шаблоны.
Что хорошего:
- Есть вкладка с шаблонами для стандартных отчетов из серии «Эффективность сотрудника» и «Все задачи, завершённые сотрудниками на этой неделе»
- Много возможностей для интеграции, в том числе с мессенджерами, сервисами SMS и email-рассылок, виртуальными АТС и даже картами
- Можно дать доступ клиенту для согласования работ и постановки задач прямо в планере
Что не очень:
- Хоть и гибкий, но не очень интуитивный интерфейс. Возможности сервиса в нём слабо подсвечены
В бесплатной версии могут работать до пяти человек, платная начинается от трёх евро за пользователя в месяц. Есть приложения для iOS и Android.
Яндекс.Трекер
Многофункциональный сервис управления проектами от отечественного IT-гиганта. Заточен под разработку, поддержку, документооборот, но можно настроить под большинство проектов. Гибкий и минималистичный интерфейс в духе Яндекс.
Что хорошего:
- Интеграция с сервисами Яндекс, что весьма удобно, если пользуешься их почтой, облаком и прочим
- Можно предложить идею для трекера, за реализацию которой проголосуют другие пользователи
Что не очень:
- Пользователи жалуются на неповоротливость и медлительность сервиса
Бесплатный тариф вмещает до пяти пользователей. Потом ценообразование прогрессивное: до 100 пользователей — 440 рублей, до 250 — 400, больше 251 — 360 рублей. Мобильное приложение есть для Android, iOS и HarmonyOS.
Asana
Весьма популярный планировщик, и это неспроста: его бесплатных возможностей вполне хватит для ведения небольшого проекта. Он прост и интуитивен, но не в ущерб функциям: Канбан, календари, Гант, интеграции — всё на месте.
Что хорошего:
- Нет ограничений по количеству задач и проектов на бесплатном плане
- Больше 100 интеграций со сторонними приложениями
Что не очень:
- Цена. Это самый дорогой планировщик из всех, что я сегодня рассматриваю
- Нельзя вывести задачи по всем проектам на один экран
Стоимость планера — от $10,99 в месяц за подписку Premium и $24,99 за Business. Приложение есть на всех основных платформах.
Битрикс24
Система-мастодонт на российском рынке программ управления проектами. Фактически позволяет создать полную онлайн-модель бизнеса с CRM, документооборотом, админкой сайта и автоматизацией.
Что хорошего:
- Система очень насыщенная. Есть мессенджеры, файлообменник, внутренний HR-блок
- Приятная стоимость на продвинутых тарифах — получается чуть больше 100 рублей за пользователя
Что не очень:
- Слишком большая для небольших бизнесов и проектов
- Бесплатных возможностей едва ли хватит, чтобы раскрыть весь потенциал системы
Тарификация начинается с базовой ставки — 1990 рублей (с 20% скидкой) за пятерых пользователей. Это не самое выгодное предложение на рынке, а вот тарифы на 50 и 100 пользователей с 20-процентной скидкой стоят 5590 и 11190 рублей. Можно установить на собственный сервер. Есть мобильные и десктопные приложения.
Мегаплан
Система управления проектами с фокусом на продажи — через неё можно управлять складом, автоматизировать закупки, управлять воронками, контролировать менеджеров. В программе цифровизуются внутренние рабочие коммуникации.
Что хорошего:
- Автоматическое заполнение реквизитов контрагентов. Удобно, потому что не надо копировать все ИНН, ОГРН и прочие юридические аббревиатуры
- Помимо стандартных диаграммы Ганта и системы Scrum в сервис внедрена матрица Эйзенхауэра
Что не очень:
- Нет бесплатного тарифа — только триальные периоды по каждому из доступных
У «Мегаплана» много тарифов — выбрать можно по срокам и размерам команды. Есть облачная и коробочная версия сервиса. Самый доступный план стоит чуть больше 300 рублей в месяц за сотрудника. Мобильные приложения на месте
Todoist
Весьма комфортный и минималистичный планер. В отличие от многих других, не набрасывается на пользователя своим супершироким функционалом. Есть чек-листы, они же подзадачи, метки, даже геотеги (но в платной версии).
Что хорошего:
- Чистый и понятный интерфейс
- Геймификация: за выполнение задач дают очки к карме и уровни. При этом трекер тебя не подгоняет — комфортное число задач на день и неделю можно выставить самому
- Много разных интеграций, в том числе с ИИ. Правда, в отличие от Notion, он ограничен в ответах, надо очень точно формулировать вопросы
Что не очень:
- Функций реально не так много. Есть ощущение, что он больше подходит для личного тайм-менеджмента, чем для средних и больших команд
В бесплатном режиме можно вести до пяти проектов, после чего придётся апгрейдиться за $6 в месяц. Приложения есть для Android, iOS, Mac, Windows и даже Linux и смарт-часов. А ещё расширения в браузеры.
Wrike
Ещё один массивный сервис управления проектами. Заточен под такие сферы, как IT и разработка, продакт-менеджмент, маркетинг и коммуникации, корпоративное управление, креатив.
Что хорошего:
- Многоуровневая структура проектов, много готовых шаблонов и гибких настроек команд, массовое редактирование задач
- Интеграция с ИИ
- Можно добавлять гостевых пользователей с ограниченным доступом. Например, фрилансеров или представителей заказчиков
Что не очень:
- Многие фишки недоступны в бесплатной версии
- Интерфейс на любителя. Кому-то нравится, но многие пользователи жалуются на его перегруженность и объёмный функционал, которому трудно обучаться
Wrike доступен в четырёх тарифах помимо бесплатного. Стоимость начинается от $9,8 за пользователя (почти догнали Asana). Есть десктопные и мобильные приложения.
Milanote
Интересное решение для креативщиков. Выглядит буквально как рабочий стол, на который можно добавлять заметки, картинки, доски (а внутри них — ещё доски), to-do листы. Можно рисовать от руки и добавлять аудио из Spotify и Soundcloud.
Что хорошего:
- Море шаблонов творческих проектов — от мудборда и брифов до подробного плана продакшена
- Можно упорядочивать рабочее пространство или собирать его хаотично — все элементы перетаскиваются по доскам, как ярлыки по рабочему столу
- Удобно организовывать личные творческие проекты и список для чтения
Что не очень:
- Дорогая индивидуальная подписка
- Ограниченный функционал мобильных приложений
- Уверен, в этом сервисе многим не хватит жесткой структуры
Бесплатная версия ограничена только 100 заметками и 10 загружаемыми файлами, но можно расширять их число по рефералкам для друзей. Стоимость индивидуальной премиум-подписки — $9,99 (почётное второе место). Подписка для совместной работы — $49 для команд до 10 человек, $99 — до 50. Есть приложения для Android и iOS, однако с их помощью можно только добавлять контент в систему, а управлять им — только с десктопа.
Советы от WEEEK по плавной интеграции и обучению команды
Кажется, найти команду, которая выступит против перехода на софт для управления проектами, сегодня непросто. Поэтому примем за основу то, что команда поддержит эту инициативу.
Скорее всего, многие в компании уже пользуются трекерами — просто для себя. Но это всё равно не одно и тоже, что работать в команде и завязывать все процессы на одной программе. Поэтому провести обучение так или иначе придётся.
Переходить на трекер стоит постепенно, и какое-то время придётся дублировать задачи по старинке — в имейл, устно, в мессенджеры… Нет, ну только не в мессенджеры. Так сотрудники не будут стрессовать по поводу новой вводной, а те, кому особенно сложно привыкнуть к трекеру, не будут пропускать задачи. Возможно, ребята даже будут напоминать друг другу внести что-то в трекер.
Большим плюсом будет найти в команде человека, который лучше других разбирается в таск-трекере, на который вы переходите. Он сможет помогать коллегам разбираться в мелочах, которые они могли упустить в обучении.
В процессе выбора трекера важно прислушиваться к команде, ведь это ей работать с новой программой. Если сотрудников не устраивает выбранный софт, процессы в компании могут пострадать, а лояльность — просесть.
То же касается интеграции программы: большинство из них достаточно гибки, чтобы тонко откликаться на запросы команды. Например, в WEEEK можно выбрать свой набор опций для каждого модуля.
Подписаться 
