Что такое портфель проектов
Проект — временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Когда проекты связанные и их много, их объединяют в программы — так проще управлять ресурсами и направлять схожие усилия на достижение общих результатов.
А когда в компании копятся разные программы проектов, их объединяют в портфель.
💼 Портфель проектов — комплекс проектов одной компании, которым управляют централизованно. Проекты в портфеле могут быть не связаны друг с другом и относиться к разным командам. Главное назначение портфеля — верхнеуровневое управление всеми процессами компании для достижения ключевых целей.
У нас есть три текста про все три уровня управления. Они помогут тебе разобраться в темах:
Преимущества управления портфелем проектов
- Легче держать фокус на стратегических целях компании
- Ресурсы распределяются эффективнее
- Можно управлять рисками и отслеживать результаты комплексно
Портфельное управление позволяет строить работу так, чтобы все реализуемые проекты работали на общую цель. Для этого нужен инструмент, который позволяет верхнеуровнево управлять комплексом разных проектов.
Какие функции нужны в программе для управления портфелями проектов
- Портфельное хранение проектов — возможность структурировать набор проектов по папкам либо портфелям с возможностью управлять сразу несколькими их них и смотреть статусы по множеству проектов
- Аналитика — чтобы отслеживать динамику в текущих и завершённых проектах, а также совокупный прогресс по всему портфелю
- Сервис для документов — чтобы хранить документы по текущим проектам и сформировать архив по законченным
- Диаграмма Ганта — для стратегического планирования и построения взаимосвязей между разными задачами и проектами
В портфельном управлении нужны функции, которые помогут управлять несколькими сложносоставными сущностями одновременно: анализировать данные, отслеживать статусы, хранить информацию.
Следующие программы подходят для этих задач.
Инструменты и программы для управления портфелем проектов
WEEEK
Российский таск-менеджер для управления проектами. Для отслеживания задач в WEEEK есть Канбан-доски, календари на неделю и месяц, списки и диаграмма Ганта. А ещё дополнительные сервисы — База знаний, Аналитика и CRM.
Здесь удобно вести проекты и мониторить ход их выполнения. Платить можно только за те сервисы и функции, которыми будет пользоваться твоя команда. Подойдёт для компаний любых сфер и уровня. Интерфейс на русском и английском языках.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатно командам до пяти человек. Начиная с тарифа Lite — от 199 ₽ за каждого участника команды.
Фичи для портфельного управления:
- Портфели и папки проектов — для группировки проектов по направлениям, сути и содержанию.
- Аналитика на уровне проектов и операционных процессов — для составления отчётов по проекту, проверки статусов и мониторинга дедлайнов.
- По каждому проекту есть отдельный таймлайн, на котором показан срок реализации проектов, а также процент завершённости.
- Диаграмма Ганта для стратегического планирования и управления взаимосвязями.
- Глобальный поиск и точечные фильтры — для поиска по проектам, статусам, исполнителям и задачам.
- База знаний — для создания и хранения документов, файлов и всего необходимого для проектов.
- Аналитические дашборды в отдельном сервисе Аналитика, которые можно настроить под себя.
Недостатки:
- Портфельное управление доступно только на тарифе Biz. На остальных тарифах для группировки проектов можно использовать папки.
- Настраивать приватность проектов, папок и портфелей можно только на тарифах Pro и Biz.
Asana
Один из сильнейших инструментов на рынке. Облачный сервис для управления проектами с возможностью ведения списков задач, отслеживания их статусов на Канбан-доске, назначения ответственных, контрольных сроков, формирования отчётов о ходе работ, трудозатратах и другой аналитики. Подходит для любого типа компаний и команд. Интерфейс на английском и других языках.
❗Сервис объявил о блокировке российских аккаунтов — он больше не доступен для компаний из России. Инструкция по переносу данных в WEEEK тут.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $10.99 до $24.99 в месяц.
Фичи для портфельного управления:
- Диаграмма Ганта — для просмотра хронологии работ за период времени и приоритизации задач. Зависимости на диаграмме визуализированы линиями.
- Канбан-доска — чтобы отслеживать, на какой стадии готовности находятся задачи в проектах.
- Функция «Хронология» отображает задачи в виде отрезков на временной шкале — это помогает распределять их по времени. Просматривать обновления статуса можно во вкладке «Обзор» — она отображается в формате точечной диаграммы.
- Статусы по каждому проекту и завершённость в процентах.
- Раздел «Цели» — для постановки, корректировки и отслеживания целей компании.
- Раздел «Отчёты» — для настраивания и просмотра графиков, которые показывают соотношение проектов по показателю незавершённых задач.
- Функция «Загрузка» — для управления рисками и поддержания темпа работы над проектами, исключения чрезмерной или недостаточной рабочей нагрузки и обеспечения необходимой численности персонала.
- Трекер прогресса — используя настраиваемые поля, можно отслеживать статус каждой задачи в проекте.
Недостатки:
- Портфели доступны только в тарифе Business.
- Нельзя добавить несколько исполнителей в одну задачу
- Неудобное отображение вех в портфеле — отображается максимум 12 штук, далее список усекается.
Kaiten
Российский сервис для совместной работы команд. Все процессы компании в одном месте: проекты, задачи, продукты, цели, сотрудники, документы, переписки, отчёты, заявки. Подходит для организации прозрачной и контролируемой работы с большими портфелями проектов.
Процессы можно визуализировать их с помощью Канбан-досок. На них удобно распределять задачи, ресурсы и ответственных внутри каждого проекта, видеть статусы проектов и собирать отчёты по задачам. Подходит для любого типа компаний и команд. Интерфейс на русском языке.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от 420 ₽ до 650 ₽ за пользователя.
Фичи для портфельного управления:
- Канбан-доска — для визуализации проектов внутри портфеля и наблюдения за прогрессом каждого из них. Карточки на доске — отдельные проекты, которые будут передвигаться по этапам по мере работы над ними. Проекты могут отличаться по специфике, масштабам и срочности, всё это тоже можно отобразить на доске с помощью дорожек. На каждой из них будут располагаться проекты определённого типа.
- Система родительских и дочерних карточек — чтобы быстро ориентироваться, как идёт работа над проектом, можно добавить связь между карточками проектов и их подзадачами.
- Автоматические чек-листы с критериями выполнения каждого этапа — для отслеживания прогресса работы над проектами. Чек-листы будут появляться при передвижении карточки в определённую колонку.
- Ресурсное планирование — для детального управления задачами, ресурсами и трудозатратами. Это поможет заранее узнать, кто, что и когда должен сделать, чтобы проекты выполнялись в срок.
- Пространство «Таблица» — для получения отчётов по задачам внутри проектов. Данные можно выгружать в формате XLS.
Недостатки:
- Нет диаграммы Ганта. Портфель можно организовать только на Канбан-доске.
- Нет возможности настраивать приватность проектов, досок и задач.
GanttPRO
Облачная система для создания и управления проектами на основе диаграммы Ганта. Подойдёт для отслеживания рабочих процессов в режиме реального времени, оценки результатов команды, мониторинга и управления ресурсами. Подойдёт для компаний любых сфер и уровня. Интерфейс на русском, английском и других языках.
Как пользоваться: Web-версия.
Стоимость: Бесплатная версия на 14 дней с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $7.99 до $19.99 в месяц.
Фичи для портфельного управления:
- Диаграмма Ганта — с продвинутыми функциями по созданию задачу и вех сразу в таблице. А ещё можно кастомизировать диаграмму, после чего будут отображаться приоритет, статус, исполнитель и так далее. В портфеле отображается общая диаграмма Ганта для всех его проектов.
- Доска задач — для наглядного управления и контроля задач, подзадач, бюджетов, дедлайнов. Задачи можно группировать в соответствии с их статусами, приоритетом и исполнителями. Для удобной навигации есть фильтр, который поможет быстро найти нужную задачу в портфеле.
- Автоматический расчёт длительности задач и трудозатрат — для правильной оценки и распределения ресурсов на проектах.
- Учёт затраченного времени — для отслеживания точного времени на выполнение задач и повышения эффективности и планирования других аналогичных проектов.
- Автопланирование задач — для упрощения планирования на основе зависимостей, ресурсов и дедлайнов.
- Настройка уведомлений, упоминание участников команды в задачах, назначение ролей — для чёткого распределения зон ответственности и выполнения задач в срок.
Недостатки:
- Портфели доступны только для тарифных планов Business и Enterprise.
- Нельзя оплатить банковской картой РФ.
Monday.com
Программа для управления портфелем проектов. Для эффективной работы и оптимизации процессов доступны: контроль дедлайнов и рабочей загрузки, создание зависимостей и дашбордов. Подойдёт для среднего и крупного бизнеса. Интерфейс на русском, английском и других языках.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $9 до $19 в месяц.
Фичи для портфельного управления:
- Гибкие возможности управления проектами и портфелями — для создания подробных планов, отслеживание прогресса, расширенный поиск, оптимизации различных методологий управления проектами.
- Диаграмма Ганта для создания вех проектов, контроля задач, подзадач, бюджетов, рисков и дедлайнов.
- Канбан-доски для управления проектами и мониторинга задач. Карточки можно группировать, приоритизировать и указывать внутри них бюджет проектов.
- Гостевые доски с возможностью подключения внешних сотрудников, заказчиков и других пользователей.
- Множество готовых шаблонов для управления проектами — дорожная карта, планирование проекта, управление ресурсами и другие.
Недостатки:
- В пробной версии недоступны диаграмма Ганта, расширенный поиск и календарь.
- Нельзя оплатить банковской картой РФ.
Easy Projects
Сервис для планирования и управления портфелями, проектами, ресурсами, бюджетом и временем. А ещё в нём удобно визуализировать и отслеживать прогресс достижения к бизнес-целей. Подойдёт для крупного бизнеса в сфере маркетинга и разработки ПО. Интерфейс на русском, английском и других языках.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Windows, iOS и Android.
Стоимость: Пробная версия на 30 дней. Профессиональная версия от $5.90 до $23.90 в месяц.
Фичи для портфельного управления:
- Диаграмма Ганта для планирования ресурсов, создания вех проектов, наглядного управления и контроля задач, подзадач, бюджетов, дедлайнов. Портфель можно просматривать в квартальной раскладке, месячной, недельной и на один день.
- Функция «Инструменты» помогает настроить отображение передвижения денежных средств и ресурсов, убрать связи, ограничить возможность редактирования и показывать только просроченные проекты.
- «Риски» и «Проблемы» — в сервисе предусмотрены отдельные разделы, в которых можно управлять рисками и отслеживать возможные проблемы на проектах. Они отображаются в виде диаграмм и графиков.
- Отчёты отслеживания времени и задач — для использования полученных данных в качестве справочника для планирования будущих проектов.
- Готовые шаблоны для экономии времени и поддержки проектов.
Недостатки:
- Сложный интерфейс.
- Нельзя оплатить банковской картой РФ.
Good Day
Платформа для управления проектами и портфелями с инструментами для планирования, ежедневной работы и постоянного улучшения процессов. Good Day помогает фокусироваться на самом важном — отслеживать актуальные задачи и планирования повторяющиеся события. Подойдёт для стартапов, средних и крупных компаний. Интерфейс на английском и других языках.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $4 до $7 в месяц.
Фичи для портфельного управления:
- Диаграмма Ганта — для отслеживания зависимостей, вех проектов, прогресса выполнения задач. Есть возможность автоматизации — глобальной и по отдельным проектам. Так можно автоматически настроить уведомления, приоритеты проектов, статусы и другое.
- Канбан-доска — для наглядного управления процессами с инструментами для совместной работы, приоритизации, отслеживанием вех, времени и зависимостей. Есть отдельная вкладка Workload, которая поможет управлять ресурсами, и Reports для отслеживания статусов задач в проектах.
- Reports & Analitics — раздел для подробнейшего фиксирования всех результатов проектов.
- Расширенный поиск — для поиска по проектам, статусам, исполнителям и задачам.
Недостатки:
- Долгий отклик онлайн-поддержки.
- Нельзя оплатить банковской картой РФ.
ClickUp
Инструмент для управления проектами. Включает в себя единую панель для общения и совместной работы в команде, а также большую библиотеку шаблонов и их интеграции. Подходит для любого типа компаний и команд. Интерфейс на английском и других языках.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями. Профессиональная версия от $7 до $12 в месяц.
Фичи для портфельного управления:
- Диаграмма Ганта с функциями автоматической корректировки зависимостей задач во время изменения графика их выполнения, сравнения ожидаемого и текущего хода проекта и расчёта критического пути для приоритизации задач.
- Канбан-доски для декомпозирования больших задач и создания зависимостей. Есть функция общей доски, в которой все участники команды могут принимать участие в распределении ресурсов, формировании путей проектов, бюджетов, контрольных списков и так далее.
- Аналитика — для формирования подробных отчётов по выполненным задачам и затраченному времени. В этом помогут: Диаграмма скорости, Сводные диаграммы, Диаграммы выгорания, Кумулятивные диаграммы и тайм-трекер.
- Функция Box — показывает все задачи, над которыми работает каждый член команды для управления нагрузкой каждого из них.
- Workload View — для эффективного распределения ресурсов портфеля.
Недостатки:
- Ограниченный набор инструментов в бесплатном тарифном плане. Доступен только для одного пользователя.
- Нельзя создать множество досок в одном проекте и просматривать задачи на неделю.
Подписаться 
