Что такое планирование ресурсов?
Представь, что ты организовываешь пикник с друзьями. Важно собрать всех участников, составить список продуктов, взять пледы, посуду и договориться о дате поездки. Если что-то из этого не учесть, пикник может быть испорчен.
Так же происходит и в управлении проектами, где важно грамотно определить, оценить и распределить необходимые ресурсы. Весь этот процесс называется ресурсным планированием. А ресурсами считаются:
- Специалисты, чьи знания и навыки помогут выполнить проект: дизайнеры, аналитики, разработчики
- Финансы — денежные средства на закупку техники, программ и лицензий, оплату работы фрилансеров
- Время — этапы проекта, буферы для предотвращения непредвиденных задержек
- Оборудование и помещения
❗ Важно определить и учесть все ресурсы перед началом проекта, чтобы их недостаток не сдвинул сроки
Какие бывают подходы к планированию ресурсов
Чтобы составить ресурсный план проекта, недостаточно перечислить необходимые ресурсы. Рассказываем, что нужно сделать.
Определить требования
Здесь мы уточняем, какие ресурсы нужны и какие к ним требования. Например, привлекая к разработке упаковки графического дизайнера, — у него должен быть опыт работы с типографиями.
Оценить ёмкость
На этом этапе мы оцениваем загрузку каждого ресурса — сотрудника, оборудования и так далее — на всё время будущего проекта. Это снизит риск перегрузок или простоев.
Например, руководитель строительного проекта заметил, что из-за параллельного ведения работ в следующем месяце может не хватить башенных кранов. Придётся либо пересмотреть сроки, либо заложить в бюджет затраты на дополнительное оборудование.
Составить график
Накладываем все ключевые ресурсы проекта на график его реализации. Для этого можно использовать диаграмму Ганта. Так мы сразу увидим узкие места проекта и сможем их исправить ещё до старта.
Отслеживать реализацию проекта и вносить корректировки
Ресурсное планирование — это гибкий процесс. Важно отслеживать использование ресурсов и корректировать их распределение по мере того, как движется проект.
Как организовать процессы
🤓 Как будут реализованы шаги выше, зависит от подхода к ресурсному планированию. Выделяют четыре способа организовать процессы:
Классическое ресурсное планирование в каскадной модели Waterfall. В начале проекта мы обычно распределяем ресурсы на длительный срок, опираясь на заранее составленный план. Если какой-то ресурс нужно задействовать более чем на 100%, корректируем сроки выполнения этапов.
Такой метод лучше всего подходит для проектов с чёткими требованиями и стабильным ходом работ.
Агрессивное планирование (Resource Smoothing). В этом подходе главное — сократить время выполнения проекта. Ресурсы распределяют таким образом, чтобы успеть к дедлайну, даже если кому-то придётся работать с нагрузкой в 130%. При этом перегрузки компенсируют позже — например, после завершения этапа выделяют несколько дней для отдыха.
Метод критической цепи (Critical Chain Project Management, CCPM). CCPM объединяет резервы времени в три стратегических буфера (проектный, фидерный и ресурсный), которые расходуются в случае перегрузки ресурсов. Менеджер следит не за дедлайнами задач, а за расходованием буферов — если они «тают» слишком быстро, это сигнал к корректировке плана.
Гибкое планирование (Agile). Ресурсы перераспределяются в процессе в зависимости от приоритетов. Команда работает итерациями (спринтами), и перед каждым новым циклом ресурсы распределяются заново.
Составили небольшую табличку, которая поможет тебе сориентироваться 👇
| Подход | Скорость | Риск перегрузки | Гибкость | Примеры |
|---|---|---|---|---|
| Waterfall | низкая | низкий | низкая | Строительство, производство |
| Resource Smoothing | высокая | высокий | средняя | Запуск нового продукта, кризисные задачи |
| CCPM | средняя | средний | высокая | R&D, сложные IT-проекты |
| Agile | средняя | переменный | очень высокая | IT, маркетинг, стартапы |
Как защитить команду от перегрузки, пока не поздно
Даже проекты, которые начинались в спокойном режиме, могут со временем превратиться в марафоны — с постоянными переработками, демотивированной командой и попытками успеть всё в последний момент.
Перегрузка накапливается постепенно, и важно не игнорировать ред флаги. Вот чек-лист симптомов того, что ситуация близка к критической.
Если совпало больше двух пунктов, команда находится в зоне риска. А если больше четырёх — кризис уже начался. В таком случае надо экстренно перераспределить задачи. Вот, что нужно делать 👇
Собери данные о загрузке ресурсов
Используй трекеры времени, отчёты и ежедневные встречи, чтобы понять, кто и сколько реально работает. Эти данные удобно хранить и отслеживать в таск-менеджерах: там легко увидеть, у кого перегрузка, а у кого — пауза в задачах.
Определи узкие места и приоритеты
Выяви, какие задачи критичны для проекта, а какие можно отложить или упростить. Обсуди это с заказчиком и командой.
Перераспредели задачи
- Делегируй часть работы менее загруженным сотрудникам
- Подключи временных специалистов или аутсорс
- Автоматизируй рутинные операции, если возможно
Установи временные новые правила
Введи «запретные дни» — например, никаких встреч и новых задач по пятницам. Или добавь 20% буферного времени в график на непредвиденные доработки.
Объясни изменения команде
Открыто расскажи, почему перераспределение необходимо. Это снизит стресс и повысит вовлечённость.
Отслеживай эффект и корректируй план
После изменений продолжай мониторить загрузку и при необходимости вноси корректировки.
🧯Чтобы перегрузки не становились регулярными, делай профилактику:
- Внедри «красные линии». Например: не больше пяти задач в работе одновременно у одного человека или обязательные перерывы каждые два часа
- Автоматизируй контроль. Отслеживай текущую и будущую загрузку каждого сотрудника с помощью WEEEK и заранее корректируй её
- Планируй «пустые» спринты — после сложного проекта давай команде время на отдых
Как регулярно пересматривать ресурсы и улучшать план
Ресурсный план — это гибкий инструмент, который адаптируется под новые вводные в течение всего проекта. Чтобы не было перегрузок, простоев и срывов сроков, важно регулярно пересматривать план и вносить корректировки.
Собрали для тебя несколько техник.
Техника «ресурсного дня»
Один из эффективных способов держать план актуальным — выделять специальное время — например, один день в неделю, — чтобы:
- обновить статус текущих задач и загрузку команды
- обсудить с участниками возможные проблемы и риски
- перераспределить задачи при необходимости
Такой «ресурсный день» помогает вовремя выявлять узкие места и быстро реагировать на изменения.
Техника «ротации задач»
Чтобы члены команды не тонули в рутине и развивали универсальные навыки, меняй распределение задач между ними. Для этого:
- Переключай сотрудников со сложных умственнных задач на более лёгкие или творческие
- Используй перекрёстное обучение, когда один сотрудник обучает другого. Это снижает риск зависимости от одного специалиста
Регулярные пересмотры плана помогают адаптировать команду к изменениям без перегрузок и стрессов, а ещё снижают риски провала проекта.
Что делать, если ресурсов совсем не хватает
В проекте невозможно предусмотреть все детали: рынок меняется, техника выходит из строя, сотрудники болеют, а заказчики вносят новые требования. Когда ресурсов совсем не хватает и приходится менять сроки или снижать качество, важно быстро принимать решения.
Вот план, который поможет справиться с кризисом: где искать поддержку, как правильно сокращать задачи и как вести переговоры с заказчиком.
Шаг 1. Оцени дефицит ресурсов и расставь приоритеты
Чтобы оценить масштаб проблемы, ответь себе на четыре вопроса:
- Какие ресурсы сейчас в дефиците: люди, бюджет, технологии, время?
- Как нехватка ресурсов сказывается на сроках, качестве и итогах проекта?
- Какие задачи и этапы проекта испытывают наибольшую нагрузку и могут привести к перерасходу ресурсов?
- Есть ли в проекте «узкие места», где всё зависит от одного специалиста или ограниченного ресурса?
Далее необходимо расставить приоритеты: какие задачи ты будешь решать в первую очередь? Для этого используй матрицу Эйзенхауэра. Задачи нужно разделить на четыре группы.
| Важные и срочные | Важные, но несрочные |
|---|---|
| Дела, которые нельзя откладывать, потому что они напрямую влияют на успех проекта. Например, подтвердить запуск производства на фабрике — если не сделать этого сегодня, товар не появится вовремя | Эти задачи не горят, но если совсем ими не заниматься, они перейдут в категорию «важных и срочных» — тогда их придётся решать в горящем режиме |
| Срочные, но не важные | Несрочные и неважные |
|---|---|
| Рутина или срочные вопросы, которые не несут глобального влияния на результат. Сюда относятся встречи без чёткой повестки, бюрократия, ответы на почту, помощь коллегам из других отделов | Эти задачи не несут никакой пользы, но часто являются приятными. Например, посидеть в социальных сетях, посплетничать с коллегой на кухне |
В идеальной ситуации нет срочных и важных задач. Мы последовательно решаем сначала важные, но несрочные дела, потом переходим к срочным, но не важным, затем к несрочным и неважным.
В кризисной ситуации почти все задачи срочные и важные — важно отделить их от остальных и понять количество.
Шаг 2. Ищи дополнительные ресурсы
Можно найти ресурсы внутри компании. Например, перебросить бюджет из одного проекта в другой или привлечь сотрудников из соседнего несрочного проекта. Другой вариант — поискать ресурсы снаружи: воспользоваться услугами фрилансеров, внешних подрядчиков.
Шаг 3. Открыто поговори с заказчиком
Сообщай обо всех проблемах заранее, чтобы это не было сюрпризом для клиента. Это всегда непростой разговор, поэтому подготовили шаблон, который поможет провести переговоры.
Шаг 4. Фиксируй изменения
На встрече с заказчиком обсуждай варианты решения ситуации и фиксируй договорённости в официальной переписке. Обновляй ресурсный план, учитывая новые вводные.
😉 От нехватки ресурсов никто не застрахован, но из этой ситуации можно выйти. Главное — говорить о проблемах сразу, использовать внутренние и внешние резервы, открыто выходить к заказчику с проблемой и вместе искать пути решения
Как говорить с командой и клиентом про ресурсы
Ресурсное планирование — это постоянные переговоры. С командой — о нагрузке, с клиентом — о результатах, с руководством — о приоритетах. Если коммуникация хромает, даже самый продуманный план развалится.
Для обсуждения ресурсов в проекте используй технику 15-минутных ревью. Эти короткие структурированные «чек-поинты» во время переговоров помогают:
- снизить эскалацию — не дать эмоциям накопиться до взрыва
- скорректировать стратегию, если переговоры заходят в тупик
- сохранить фокус на цели, а не на конфликтах
Как это работает?
Фиксируй паузы. Каждые 15 минут (или после ключевых этапов) делай мини-резюме: «Давайте подведём промежуточные итоги: мы согласовали пункты А и B, но разошлись в С».
Задавай вопросы, если переговоры не продвигаются. «Что нам нужно, чтобы сдвинуться с мёртвой точки? Какой вариант был бы для вас приемлемым?»
Действуй по методу «светофора». Раздели переговоры на три зоны, аналогичные сигналам светофора.
🟢 Зелёный свет — «Продолжаем диалог». Используй, когда обсуждение идёт в конструктивном русле, оппонент открыт, аргументы обоснованы, тон дружелюбный. Стоит поддерживать диалог, задавать уточняющие вопросы, искать точки соприкосновения.
🟡 Жёлтый свет — «Внимание, опасность». Появились спорные моменты, давление или уход от темы. Оппонент начинает манипулировать — например, давит на сроки или переходит на личности. В этом случае надо:
- Зафиксировать. «Я заметил, что мы ушли от темы. Давайте вернемся к пункту X».
- Проверить понимание. «Правильно ли я услышал, что вы предлагаете Y?»
- Ввести паузу. «Давайте сделаем перерыв и вернёмся к этому вопросу через 10 минут».
🔴 Красный свет — «Стоп, переговоры под угрозой». Откровенная агрессия, нарушение договорённостей или неадекватные требования. Здесь стоит остановить диалог: «Сейчас разговор идет в неконструктивном ключе. Предлагаю перенести обсуждение». Дальше — зафиксировать позицию: «Мы не можем согласиться на такие условия. Давайте обсудим альтернативы».
📝 Три правила коммуникации о ресурсах
1. Говори на языке последствий. ̶У̶ ̶н̶а̶с̶ ̶н̶е̶т̶ ̶л̶ю̶д̶е̶й̶ Если взять эту задачу, сроки по проекту А сдвинутся
2. Предлагай выбор. Не отказывайся от решения запроса, а предлагай несколько вариантов решений
3. Фиксируй договорённости. После разговора отправь письмо с итогами: Договорились, что…
Также мы подготовили шаблоны сообщений для сложных переговоров: для команды, клиента и руководителя. Копируй и адаптируй под себя 🙂
Как управлять планом ресурсов в WEEEK
WEEEK — это сервис для командной работы, который поможет создать устойчивый ресурсный план. В нём можно отслеживать нагрузку и эффективность команды, знать, сколько времени уходит на задачи, и планировать запуск продукта.
Планируй задачи на неделю или месяц
В WEEEK можно создавать задачи и распределять их по неделям и месяцам. Это помогает видеть, что и когда нужно сделать.
Отслеживай ежедневную нагрузку и распределяй ресурсы на ближайшие семь дней в режиме Неделя.
Режим Месяц подходит для контроля задач на длительный период. Он пригодится при создании контент-плана или планирования серии мероприятий.
Оценивай время, потраченное на задачи
В WEEEK задачи можно оценить по времени. Это помогает спланировать ресурсы и не допустить перегрузок — можно посмотреть загрузку каждого сотрудника или общую загрузку по проекту.
А таймер поможет сотрудникам фиксировать время, потраченное на задачу. Его можно отредактировать или вбить вручную без таймера — все изменения отразятся в истории задачи.
Контролируй прогресс
Используй отчёты из сервиса Аналитика, чтобы отслеживать статусы задач и видеть, сколько времени тратит на них каждый участник пространства. С их помощью ты сможешь быстро среагировать на задержки и принять меры.
Ещё в сервисе можно сравнивать план/факт оценочного и фактического времени и в будущем точнее устанавливать сроки в аналогичных задачах.
Назначай приоритеты
Задачи разных цветов имеют разный приоритет. В сервисе Задачи можно устанавливать четыре приоритета задач: высокий, средний, низкий и замороженный. Используй их, чтобы подсветить важность конкретного этапа или определить порядок выполнения при одинаковых дедлайнах.
Визуализируй
В режиме просмотра Гант можно создать диаграмму Ганта — инструмент для стратегического планирования.
Она помогает управлять длительными проектами: отображать связи между задачами, отслеживать сроки и ключевые этапы. С помощью фильтров и группировки можно анализировать сразу несколько проектов.
Коротко о главном
Ресурсное планирование — это фундамент успешного проекта. Без чёткого распределения специалистов, бюджета, времени и оборудования появятся перегрузки, конфликты и срыв сроков.
Важно не только учесть все ресурсы в начале, но и корректировать их в течение всего проекта. Используй один из четырёх подходов к планированию:
- Waterfall — классический метод с фиксированным планом. Подходит для предсказуемых проектов (строительство, производство)
- Resource Smoothing — жертвуем балансом ради скорости. Команда работает на пределе, но укладывается в дедлайн (экстренные запуски)
- CCPM — вместо жёстких сроков используем стратегические буферы. Менеджер следит не за задачами, а за расходом резервов (сложные R&D-проекты)
- Agile — гибкое перераспределение ресурсов каждую итерацию (IT, стартапы, креативные индустрии)
Регулярно сверяйся с чек-листом симптомов перегрузки команды и используй техники перераспределения задач. Если ресурсов совсем не хватает, а дополнительные брать неоткуда, обсуждай эти проблемы со специалистами и заказчиками.
Чтобы всегда видеть, что происходит с ресурсным планом, используй сервисы отслеживания задач. WEEEK поможет наложить ресурсы на график проекта, вовремя заметить отклонения и скорректировать их.
Подписаться 
