Заказчик просит добавить в проект ещё пару новых функций. Но бюджет увеличивать не хочет, да и дедлайн переносить не планирует. В такой ситуации команда, конечно, может начать работать по ночам и заодно отказаться от печенек в офисе ради экономии бюджета. Но есть и другой путь. Нужно объяснить заказчику, почему условия придётся пересмотреть, и вместе найти компромисс. А сделать это как раз и поможет проектный треугольник.
Разберём, как работает эта модель, как находить баланс между сроками, бюджетом и объёмом работ и как применять треугольник управления проектами в работе.
🔥 Бесплатный гайд по масштабированию проекта
Как проверить, готов ли проект расти, и как это сделать правильно →Что такое проектный треугольник и зачем он нужен
— модель, которая связывает три основных ограничения проекта: содержание работ, сроки и стоимость. Его ещё называют железным треугольником или теорией тройственного ограничения
Основная идея модели простая: ни одну из трёх вершин проектного треугольника нельзя изменить без последствий для двух других. Например, команда должна запустить интернет-магазин к 1 декабря за 1,5 млн ₽. В середине проекта заказчик просит добавить бонусную систему, но дату запуска переносить отказывается. Чтобы завершить все работы в срок, придётся нанять ещё одного разработчика. А значит, увеличить бюджет.
Треугольник используют в проектах из разных сфер: от IT и маркетинга до строительства и производства. Он помогает:
- реалистично планировать сроки, бюджет и задачи на старте проекта
- заранее видеть риски и перераспределять ресурсы
- оценивать последствия изменений и новых требований в проекте
- согласовывать ожидания внутри команды и с заказчиком
- расставлять приоритеты и понимать, какие условия можно пересмотреть
Из каких элементов состоит проектный треугольник
В основе проектного треугольника три стороны: объём работ, сроки и бюджет. Но есть и четвёртый элемент — качество, которое прячется в центре фигуры. Разберём все составляющие подробнее.
Объём и содержание работ
Объём работ проекта — это всё, что команда должна сделать в рамках проекта. Сюда входят конкретные задачи, требования к ним и конечный результат. Например, для запуска отраслевой конференции маркетологу нужно подобрать площадку, найти спикеров, составить программу и открыть регистрацию участников.
Поэтому важно не просто составить список задач, а заранее договориться с заказчиком о границах проекта и правилах их изменения. Мы, например, разделяем работы на обязательные, предусмотренные договором, и дополнительные, которые можно выполнить после релиза. Иногда приходится пересматривать приоритеты и переносить даже хорошие идеи на следующие этапы, чтобы не раздувать объём работ и сохранить согласованные сроки
Главное — не пытаться сохранить все три ограничения неизменными, когда объём работ уже вырос
Сроки проекта
Сроки показывают, сколько времени есть у команды на работу и к какой дате проект должен быть готов. Помимо общего дедлайна, учитывают ещё и промежуточные сроки отдельных этапов и задач. Например, конференция запланирована на 15 ноября. К 1 октября команда должна утвердить программу, а к 15 октября — открыть регистрацию.
Бюджет
Тут учитывают все расходы, которые нужны для выполнения проекта. Это могут быть затраты на команду, услуги подрядчиков, аренду и материалы. В нашем примере с отраслевой конференцией в бюджет нужно точно заложить работу маркетолога, подписку на сервис для онлайн-регистрации, печать бейджей и трансфер для спикеров.
Качество
Качество — скрытый элемент проектного треугольника, который размещают в центре фигуры. Оно зависит от того, насколько грамотно команда согласует между собой бюджет, сроки и объём работ.
Если все элементы будут сбалансированы, заказчик получит тот результат, о котором договорились на старте.
Если же изменить один параметр и не скорректировать остальные, баланс нарушится. Треугольник начнёт «трескаться», а вместе с ним может пострадать и качество проекта.
Как связаны стороны проектного треугольника
Железный треугольник довольно упрям: изменить одну его сторону и не затронуть остальные не получится. Даже если заказчик очень просит, а команда уже мысленно включила режим супергероев. Поэтому любое изменение приходится компенсировать. Как это сделать — показали в таблице:
| Что меняем | Что можно сделать дальше |
|---|---|
| Увеличиваем объём работы | Увеличить бюджет или сдвинуть срок |
| Сокращаем срок | Уменьшить объём работ или увеличить бюджет |
| Сокращаем бюджет | Уменьшить объём работ |
Покажем, как меняются стороны треугольника проекта на примере. Представим, что команда делает ремонт офиса площадью 100 м². Проект нужно закончить к 1 декабря, а бюджет составляет 2 млн ₽.
Если в середине проекта заказчик решит отремонтировать ещё одну переговорную, но при этом сохранить прежний бюджет, срок придётся сдвинуть.
Если же нужно будет закончить ремонт на две недели раньше, но объём работ оставить прежним, команде придётся нанять ещё двух рабочих. А значит, увеличить бюджет.
А если заказчик решит сократить бюджет, но срок оставить прежним, команде придётся уменьшить объём работ. Например, отказаться от зоны отдыха.
Главное — не пытаться просто впихнуть новые задачи в старый план. Лучше заранее оценить последствия изменений и обсудить варианты с заказчиком, чем в последний момент сообщать, что проект не готов
Как работает модель в Waterfall, Agile и Scrum
В каждой методологии свои правила работы с проектным треугольником. Разница в том, когда фиксируют ограничения, какие из них получают больший приоритет и насколько свободно их можно пересматривать по ходу проекта.
Waterfall
Это линейный подход: команда проходит этапы по очереди и не берётся за следующий, пока не закончит предыдущий. До старта команда определяет объём работ, а сроки и бюджет рассчитывает от него. Менять план можно, но команде это обойдётся дорого: каждую правку согласуют отдельно — и она тянет за собой сроки и деньги.
Agile
Agile — набор ценностей и принципов гибкой разработки. Их сформулировали в Манифесте Agile в 2001 году. Здесь треугольник переворачивают: сроки и бюджет фиксируют, а объём работ команда пересматривает по ходу проекта. Если приходит задача поважнее, она вытесняет менее важную.
Scrum
Scrum — фреймворк, который воплощает принципы Agile. Команда работает спринтами одной длины (не дольше месяца). В конце каждого спринта надо показывать результат, которым уже можно пользоваться, и вместе с владельцем продукта команда решает, что взять в следующий спринт.
Длину спринта и состав команды не меняют, поэтому сроки и бюджет каждого спринта известны заранее. Объём работ, как и в Agile, остаётся гибким.
Как собрать проектный треугольник и внедрить его в работу
Подготовили пошаговую инструкцию, как определять ограничения проекта и управлять ими с помощью таск-трекера Weeek и гугл-таблиц.
Определи объём работ
Сначала зафиксируй, что именно должна сделать команда. Для этого создай отдельный проект в Weeek и добавь в него все планируемые задачи. Крупные шаги можно разбить на подзадачи. Так ни одно действие не ускользнёт, а тебе будет проще увидеть и оценить весь объём работ.
Поставь сроки
Когда объём работ зафиксирован, оцени, сколько времени потребуется команде на его выполнение. Для этого сначала открой каждую задачу в Weeek и в поле «Оценка времени» укажи планируемое количество часов или минут. Затем определи последовательность работ и свяжи зависимые этапы между собой. Это можно сделать на диаграмме Ганта.
После этого расставь даты начала и окончания задач внутри карточек задач.
И последний шаг — определи финальную дату проекта по диаграмме Ганта и зафиксируй её в описании проекта.
И ещё один совет: не стоит рассчитывать, что всё пройдёт идеально. Кто-то может заболеть или уйти в отпуск. Плюс нельзя исключать неожиданные сложности на отдельных этапах. Поэтому лучше всегда закладывать небольшой запас времени на возможные форс-мажоры и задержки
Посчитай, сколько потребуется денег
Сначала оцени стоимость запланированных работ. Для этого перейди в сервис Аналитика внутри Weeek и выгрузи список задач по твоему проекту. Открой файл в гугл-таблицах, а затем укажи ставку специалиста и итоговую стоимость каждой задачи.
Теперь добавь в таблицу остальные расходы и рассчитай итоговую стоимость проекта. Также не забудь заложить резерв на непредвиденные траты.
Согласуй условия проекта
Как только ты определишь объём, сроки и бюджет, покажи план проекта команде и заказчику. Для этого отправь ссылки на проект в Weeek и гугл-таблицу с бюджетом.
Регулярно следи за ограничениями
В процессе работы обязательно сверяй план с фактом. Для этого анализируй статусы задач, сроки на диаграмме Ганта и отчёт по затраченному времени. Так ты быстрее заметишь, если какой-то этап затянулся или на задачи уходит больше времени, чем рассчитывали.
Также регулярно обновляй бюджет в гугл-таблице. Рядом с плановыми расходами добавь столбец «Факт» и вноси туда реальные траты. Так будет видно, не выходит ли проект за бюджет и сколько ещё денег осталось у команды.
Пересматривай план при изменениях
Если факт начал расходиться с планом или появились новые требования от заказчика, оцени, какие условия можно пересмотреть. Например, в проекте появляются ещё три задачи. Добавь их в Weeek и посмотри на диаграмме Ганта, насколько сильно они сдвинут дедлайн проекта. Не забудь также учесть загруженность сотрудников. Для этого в системе есть отдельный раздел.
Также рассчитай, сколько нужно денег, чтобы сохранить прежний дедлайн. Например, если подключить дополнительного сотрудника. Внеси предполагаемые расходы в гугл-таблицу и пересчитай бюджет. И уже на основе этой информации можно искать компромисс вместе с заказчиком.
под контролем
и прогрессом в Weeek
Часто задаваемые вопросы про треугольник ограничений проекта
С основами разобрались. А теперь ответим на несколько вопросов, которые могли у тебя появиться во время изучения темы.
