Обычный рабочий день в офисе. Время обеда, коллеги спускаются в корпоративное кафе. Очереди большие, но двигаются быстро: повара с ночи приготовили столько блюд, чтобы всем хватило. После обеда остаётся совсем немного порций, и они не пропадут — их съедят те, кто обедает позже, водители местных автобусов и сами повара.
Так работает система Just in Time («джаст-ин-тайм», «точно в срок»). У неё есть противоположность — Just in Case, «на всякий случай». Вторая помогает работать с товарами и проектами, которые производятся и продаются длительное время. Первая, наоборот, организует короткие циклы, чтобы быстро выполнять текущие заказы и не складывать продукцию «про запас». Сейчас разберём концепцию Just in Time подробнее и покажем, при чём тут восточная философия 🎍
Что такое Just in Time
— это система, при которой продукт производится точно под текущий заказ и к нужному сроку. Цепочки поставок и рабочие процессы выстроены так, что запасы сводятся к минимуму
Для работы по JIT нужны прозрачное планирование и дисциплина — неудивительно, что придумали подход практичные японцы. Идею приписывают Киитиро Тойоде, основателю Toyota Motor Corporation, а в рабочую систему её превратил инженер Тайити Оно. Автомобили там производили по двум принципам: JIT и «дзидока» — это автоматическая остановка работы при ошибке или непредвиденной ситуации.
Затем концепцию исследовали и развили американские учёные, а инженер по качеству Toyota Джон Крафчик предложил общий термин Lean Production — «бережливое производство». Так появилось бережливое управление — организация процессов с минимальными затратами и потерями и для бизнеса, и для клиента.
Как работает система «точно в срок»
Just in Time подходит не только для производства и выполнения заказов. Цифровые продукты тоже удобно создавать по этой системе. Давай разберём базовые этапы на примере проджект-менеджера Ирины. Её компания разрабатывает нейросеть для людей с особенностями зрения и слуха. ИИ помогает пользователям читать вывески и документы, преобразует речь в текст и обратно, называет цвета, подсказывает, как и куда добраться.
Команда Ирины работает по JIT: дополняет продукт только теми функциями, которые нужны клиентам здесь и сейчас. Очередное пожелание — добавить распознавание татарского и казахского языков. Вот как действует Ирина:
1️⃣ Вместе с командой анализирует сроки и сложность спринтов по предыдущим обновлениям языковых модулей. По этому примеру закладывает с небольшим запасом время на новые задачи
2️⃣ Обращается к «поставщикам». По JIT производителю продуктов, например, нужно быстро получить сырьё, а сервисному центру — комплектующие. Коллегам Ирины нужны качественные тексты и аудио, на которых будут обучать нейросеть. Их предоставят университет, отделения обществ слепых и глухих, а также онлайн-школа иностранных языков, с которыми у компании уже налажена работа
3️⃣ Ставит задачи команде и определяет WIP-лимиты, чтобы не брать в работу больше, чем команда успевает довести до конца
4️⃣ Планирует анонс пилотной версии новых модулей, чтобы пригласить пользователей тестировать продукт и получить обратную связь
5️⃣ Собирает мнения клиентов, чтобы на их основе спланировать следующие задачи
6️⃣ Поручает коллегам добавить удачные наработки в базу знаний, чтобы использовать их в дальнейшем
Чем JIT отличается от Lean, Kanban и Just in Case
Тебе уже заметно, что метод «точно в срок» в чём-то пересекается с Канбаном и другими подобными. Они действительно похожи, но различий больше. Собрали основные признаки в таблицу, чтобы проще было разобраться.
| Подход | Философия | Принципы управления потоком | Инструменты |
|---|---|---|---|
| Just in Time | Выполнять столько задач / производить столько продукции, сколько требуется сейчас и к нужному моменту |
|
|
| Lean | Производить продукты и услуги так, чтобы бизнес и клиенты тратили минимум ресурсов и времени |
|
|
| Kanban | Распределять задания по этапам на доске и вместе отслеживать прогресс каждого поручения |
|
|
| Just in Case | Выполнять задачи / производить продукты «до востребования» |
|
И другие в зависимости от сроков и сложности проекта |
Преимущества, ограничения и условия применения JIT
С отличиями от других подходов и систем разобрались — пора выяснить, в каких случаях работать «точно ко времени» выгодно, а когда лучше действовать иначе. Куда тут без ещё одной таблицы 😉
| Плюсы | Минусы |
|---|---|
| Минимум запасов, затрат на хранение ресурсов и обновления задач | Команда зависит от поставок ресурсов: если произойдёт сбой, без запасов работа не начнётся или задержится |
| Сотрудники работают более слаженно, точно знают сроки и зоны ответственности, меньше простоев и неопределённости | У руководителей больше нагрузки, а у самих работников больше ответственности за каждое действие |
| Компания лучше реагирует на плавные и предсказуемые изменения | Если заказов резко станет больше или меньше / поменяется направление работы, бизнес не успеет быстро перестроиться |
| Заказчики / клиенты получают нужный результат именно тогда, когда требуется | Нужно жёстко соблюдать дедлайны, трудно расширять бизнес быстро |
| Бизнес быстрее получает ОС и прибыль |
🏃➡️ Развивай проект без нервов и хаоса
Скачай наш пошаговый гайд →Как внедрить Just in Time в компании
Важная составляющая бережливого производства и системы «точно в срок» — принцип «начни с того, что уже есть». Не стоит перестраивать все-все процессы, чтобы начать работать по JIT. Достаточно начать постепенно улучшать ключевые цепочки задач и внедрить прозрачную систему управления проектами.
Скажем, Света развивает в небольшом городе агентство, которое проводит деловые события и праздники. Она хочет оптимизировать часть процессов и сократить расходы бизнеса и заказчиков, поэтому начинает знакомить коллег и подрядчиков с системой Just in Time. Света создаёт в Weeek новый проект: команда будет организовывать межрегиональный форум стоматологов по новому подходу.
В каждом проекте можно сделать несколько досок, чтобы разделить линейки продуктов и заказов, типы клиентов, места проведения событий. В случае Светы это площадки конференции и отдельные направления работы.
Выбрать поток и зафиксировать исходные показатели
Для начала работы по JIT нужны точные общедоступные правила и инструкции. В зависимости от сферы бизнеса это могут быть технологические карты, меню, регламенты, на которые будут ориентироваться сотрудники. Каждый поток — это один процесс или проект.
Агентству Светы нужен бриф со сроками, техническими требованиями площадок, бюджетом и другими данными — это и есть исходные показатели. Документ важно сохранить в Базе знаний, чтобы коллегам было на что опираться в работе и переговорах с клиентом.
Найти потери и главное ограничение
Здесь Свете пригодится та самая карта потока создания ценности, о которой мы говорили выше. Визуализировать все-все стадии проекта полезно, чтобы ещё до начала работ понять, где могут возникнуть проблемы, и подготовиться к ним.
Карту легко собрать через шаблоны онлайн-доски, которая тебе более удобна, — например Figma или Эсборда. У них есть интеграции с Weeek, так что готовую доску можно будет просматривать прямо в рабочем пространстве.
Настроить правила вытягивания и минимальные буферы
Второе понятие означает небольшие, но всё же запасы ресурсов для работы. Более современные версии JIT предлагают не оставаться с нулевым буфером, а иметь подстраховку на случай форс-мажоров. Первый термин, напомним, — про разделение работ на чёткие этапы и зависимость задач друг от друга.
Чтобы визуализировать всё это, Света прописывает первые задачи по проекту согласно карте потока создания ценности. Она выбирает режим отображения Доски, переименовывает колонки и ставит нужные цвета — удобно, что колонок может быть сколько угодно.
С WIP-лимитами задачи будут выполняться быстрее — ограничить количество дел на каждом этапе можно, если кликнуть по трём точкам справа от названия колонки и выбрать Настройки.
Продумать список поставщиков и план реакции на сбои
На этой стадии Света возвращается в Базу знаний: там нужно оставить коллегам документы с контактами подрядчиков, а также инструкцию, как действовать в нештатных ситуациях. Так, в дни конференции все будут знать, кому звонить, если отключили электричество, если опаздывает спикер или срочно нужно провести экскурсию для гостей.
Запустить пилот и масштабировать после проверки
Агентство Светы всё спланировало, обсудило с клиентом и продумало, как решать проблемы на месте. Остаётся начать организацию конференции, точно следовать правилам и почаще уточнять у заказчиков и подрядчиков, не изменились ли вводные. Любые новые сведения можно вписывать в комментарии к задачам и тегать коллег, чтобы все всё сделали как надо.
Частые вопросы о Just in Time
Точно к концу статьи обсудили основные моменты системы «точно в срок» ⏰ Остаются несколько вопросов — их обычно задают те, кто хочет внедрить метод, так что давай коротко разберём их тут.
Успехов тебе и коллегам — пусть все заказы, релизы и довольные клиенты будут точно ко времени!
