Lean management: что это и зачем оно нужно
📌 Lean Management — философия управления компанией или проектами, направленная на оптимизацию процессов, снижение издержек и повышение продуктивности.
Прародителями методологии считают японских инженеров Toyota — их производственная система стала основой для создания методологии бережливого управления. Систему Toyota разработали для улучшения производства и расширения взаимодействия с поставщиками и клиентами, а также для устранения потерь. Про это можно почитать в книге Джеффри Лайкера «The Toyota Way».
Американские производители восхитились качеством и доходностью Toyota и решили найти причину такого успеха. Джеймс Вумек, Дэниел Джонс и Дэниел Рус начали исследовательский проект для изучения мирового автомобильного рынка. В ходе их работы родился термин lean production — его предложил Джон Крафчик, инженер по качеству в Toyota.
Основная цель Lean-методологии — создание максимальной ценности для клиента при минимальных потерях. Подход способствует выявлению и устранению всех видов потерь, что позволяет команде сосредоточиться на значимых задачах и лучше выполнять работу.
Сегодня философия бережного управления помогает командам сосредоточиться на достижении конечного результата с минимальными ресурсами — это особенно ценно в условиях высокой конкуренции и быстрого развития.
Lean в действии — преимущества для команд и проектов
- Снижаются издержки. Это ненужные процессы, ошибки, брак и лишние телодвижения. Если минимизировать их, освободятся ресурсы и время
- Выше скорость работы. Оптимизированные процессы ускоряют выполнение работы
- Выше качество. Lean включает дополнительные проверки качества, которые систематически сокращают ошибки на производстве
- Выше удовлетворённость клиентов. Помогает команде ориентироваться на потребности клиента, что повышает удовлетворённость
5 принципов бережливого управления: как сократить потери и увеличить ценность
Метод Lean management строится на пяти принципах. Это шаги на пути к тому, чтобы сократить количество дефектов и увеличить производительность.
Определить ценность продукта
Для этого нужно знать и понимать заинтересованные стороны. Они могут быть внутренними, как спонсор проекта, или внешними — как покупатель продукта или услуги.
Чтобы выявить заинтересованные стороны, нужно сформулировать уникальное ценностное предложение — а зачем найти совпадения (или несовпадения) среди существующих или потенциальных клиентов.
Ценностное предложение формулируется по следующей схеме: «Мы предлагаем (продукт или услуга), чтобы (наша целевая аудитория) могла решить (подставить проблему), и получить (уникальное преимущество), что сделает жизнь (выгода)».
Составить текущий поток производства ценности
Сделай карту потока ценностей — value stream mapping, или VSM. Она визуализирует текущий рабочий процесс и его идеальную версию от начала проекта до его завершения.
Например, у тебя компания по перевозке грузов. В этом случае VSM визуализирует путь от совершения заказа до доставки в точку назначения. Хотя визуализация будет намного сложнее — она учитывает всё время и ресурсы, которые были потрачены в процессе.
Делают два варианта VSM: идеальный и реальный. Затем их сравнивают и оценивают точки потерь.
Составить улучшенный процесс производства ценности
После получения результатов двух первых шагов нужно переработать план управления проектом, чтобы работать эффективнее.
Важно фокусироваться на выявленной ценности и проблемах, которые мешают производить эту ценность в лучшем виде.
Для этого разбей каждый этап создания продукта или услуги на контрольные точки. По ним можно будет отслеживать возникновение новых потерь и оперативно устранять их.
Вернёмся к грузовой компании. Выясняется, что доставка регулярно задерживается из-за проблемы с подготовкой машин. Сразу локализовав проблему, мы можем принять решение об обновлении автопарка.
Создать «вытягивающую» систему
Принцип пришёл из фабричного производства, но переносится и на другие сферы.
В вытягивающей системе каждое звено производственной цепочки является «внутренним клиентом» (получателем) для предыдущего этапа и «внутренним поставщиком» (исполнителем) для последующего. Это похоже на конвейер.
А вытягивание означает производство на опережение спроса — но только того, что действительно необходимо целевому потребителю. И новый этап создания ценности никогда не начинается до сигнала о завершении предыдущего этапа.
В нашей компании по доставке упаковщик выполняет свою задачу и ставит отметку. Это сигнал для водителя, что он может начать загрузку машины. Как только он завершает задачу, он тоже ставит отметку. Важно добиваться, чтобы эта система сигнал-старт заработала.
Постоянно совершенствовать работу над проектами
Ключевой принцип Lean-методологии — работа над улучшением процессов никогда не останавливается.
Требования клиента — неважно, внутренний он или внешний — меняются постоянно. А для этого нужно постоянно совершенствовать систему и анализировать вновь возникающие потери и проблемы.
Ну всё, в последний раз про компанию-доставщика. Получатели стали жаловаться, что груз приходит в мятой упаковке. Что ж, отправляемся к упаковщикам и смотрим, что там происходит. Кажется, стала поступать упаковка худшего качества, чем была. Меняем поставщика упаковки.
Методы и инструменты Lean
Сейчас доступно множество инструментов, чтобы внедрить метод в свою работу. Они помогут сократить количество дефектов, повысить производительность и ценность для клиентов.
Цикл Деминга (PDCA, Plan-Do-Check-Act)
Инструмент непрерывного улучшения работы, который можно применить к разным организационным процессам. Команда определяет проблемы, находит решения, следит за их эффективностью и при необходимости корректирует процесс.
Lean Six Sigma (DMEDI)
Модель «Шесть сигм» помогает выявить проблемы в рабочем процессе. Шаги похожи на действие цикла Деминга, но направлены на отклонения.
Чтобы реализовать этот метод, надо определить объём проекта и спланировать цели, затем решить, как будет измеряться успех в проекте. После исследуют отклонения от успеха и вырабатывают план улучшения процесса.
Карта потока ценности (VSM)
Про него уже написали выше — инструмент красивой визуализации поможет описать этапы производства ценности и выявить проблемные участки.
Диаграммы Ганта
График визуализации этапов проекта — для отслеживания контрольных точек, после которых нужно направлять сигналы. Либо эти контрольные точки соответствуют этапам производства ценности.
❗Диаграмма Ганта нужна для отслеживания верхнеуровневых этапов производства ценности. Для контроля выполнения задач используй следующий инструмент.
👉 Всё, что нужно знать о диаграмме Ганта
👉 А здесь о вехах проекта, или контрольных точках
Канбан-доски
Ещё один классный инструмент визуализации. С помощью него отслеживают ход работы на этапах производства ценности и находят узкие места — пробки из задач, задержки с выполнением, перегрузку исполнителей.
Диаграмма «рыбий скелет»
Или диаграмма Исикавы. Позволяет провести глубокий анализ главных и вторичных причин проблем — а ещё выявить потенциальные риски.
👉 Как составить рыбью диаграмму
Как внедрить Lean management с помощью WEEEK
Диаграмма Ганта
В WEEEK можно составить диаграмму Ганта для контроля ключевых этапов работы — даже по разным проектам. Пригодится для контроля разных процессов в целом.
👉 Гайд по составлению дорожной карты с вехами по разным проектам
Канбан-доски
На досках удобно отслеживать отдельные этапы рабочих процессов. По колонкам будут двигаться задачи, которые нужно сделать. По умолчанию подойдут колонки: К работе, В работе, Готово.
Чтобы контролировать нагрузку, стоит выставить WIP-лимиты — ограничение работы, измеряемое в количестве задач или в часах. А чтобы отслеживать проблемы в работе, на задачи лучше ставить дедлайны — специальный знак просроченности сообщит о задержках.
Автоматизация процессов
Когда дойдёшь до четвёртого принципа, тебе понадобится система оповещений, или сигналов.
Чтобы не уведомлять о завершении очередного этапа вручную, настрой автоматизацию в колонках досок. Можно настроить передачу задачи другому исполнителю, переезд задачи на другую доску и много чего ещё. Сообщать о движении задачи будут уведомления.
👉 О работе центра уведомлений WEEEK
Бережно отдаём главные мысли
- Lean management — метод для улучшения качества и скорости работы с японскими корнями. Существует порядка 40 лет.
- Метод бережливого производства основан на пяти принципах: понять, какую ценность и для кого делаем; выяснить, как делаем её сейчас и что хотим делать лучше; составить план с улучшениями; составить систему на опережение реализации плана; постоянно повторять.
- Отличные инструменты для реализации метода Lean — диаграмма Ганта и Канбан-доски. Они позволяют отслеживать работу глобально и на конкретных этапах.
Подписаться 
