Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
В наших статьях мы уже неоднократно касались управления проектами: Саша рассказывал и про Waterfall, Agile, Scrum и в общем про методы. Но если проблема внутри проекта — например, продукт с браком или клиенты недовольны — нужно искать ошибку в самих процессах. Для этого существуют специальные методологии управления процессами.
Про одну из таких методологий — теорию ограничений — мы рассказывали совсем недавно. Продолжим изучать вопрос и разберёмся с ещё одной методологией с необычным названием Six Sigma.
Концепция 6 сигм
Методология «Шесть сигм» рассматривает все дефекты, недостатки и ограничения в общем, не фокусируясь на чём-то одном (как это делает теория ограничений). В соответствие с ней, важно снизить общее число дефектов на всех этапах работы и возможность их появления в будущем.
В проекте, работающем по принципам 6 сигм, важны цифры и точные показатели, а любое решение проходит тщательную проверку — нельзя ничего делать, основываясь на неточной информации. А ещё сотрудники в таком проекте выстраиваются в иерархию по цвету «пояса». Но об этом чуть позже.
Сначала разберём, что такое сигма. Это слово пришло из теории вероятности, где обозначает знак погрешности или отклонения от нормального значения.
![Что такое сигма Что такое сигма](/uploads/blog/02066f15b52926aae84bb46f56e03039.png)
Если говорить о процессах, а точнее об их параметрах качества, то с помощью отклонения (сигмы) и среднего значения можно оценить долю дефектов в них.
Для этого нужно установить верхнюю и нижнюю границу допуска, и смотреть, сколько сигм укладывается между средним значением и любой из границ. Если уложится 6 сигм, количество дефектных результатов на выходе из процесса будет на уровне погрешности — 3,4 на 1 млн.
Идея методологии «Шесть сигм» в том, чтобы различными способами снизить стандартное отклонение в поле допуска. Больше поле допуска — больше качественных результатов на выходе из процесса. Больше значение сигма — меньше качественных результатов.
История возникновения
Six Sigma придумал инженер компании Motorola в 1980-х годы, когда производственного брака стало слишком много. Методологию использовали, чтобы исправить внутренние проблемы и минимизировать количество дефектных результатов.
Позже её переняли другие компании. В 1990-х годах Джек Уэлч из General Electric сделал Шесть сигм одной из ключевых стратегий работы компании. Методологию начали использовать не только для уменьшения брака, но и для поиска любых недостатков на всех этапах работы и сокращения вероятности их возникновения.
Принципы 6 сигм
- Ценность для потребителя. Управляя процессами, важно прислушиваться к мнению клиента и устранять любые недостатки продукта. Что не несёт ценности для него — бесполезно.
- Мотивированность команды. Сотрудники должны быть вовлечены в процесс и нацелены на достижение результатов. Чтобы проект был для них привлекательным, учитывай их мнение и не закрывай глаза на недовольство. Выше вовлечённость команды — лучше качество продукта.
- Устранение неэффективных процессов. Нужно оценивать качество продукта со стороны клиента — так можно заметить неэффективные процессы, на которые не стоит тратить ресурсы. Их нужно устранять, менять или упрощать. Главное — удовлетворение потребностей конечного потребителя.
- Постановка измеримых целей и показателей процессов. Важны только точные данные. Все цели и ожидаемые результаты должны быть измеримы, чтобы можно было собирать данные, анализировать их и вносить улучшения.
- Принятие решений на основе точных данных. Принимая любое решение по проекту, оперируй фактами, а не предположениями и догадками.
Как внедрить
Есть два алгоритма внедрения методологии 6 сигм — выбор зависит от этапа, на котором находится продукт:
- если запускается — алгоритм DFSS,
- если уже работает и нужно что-то менять — алгоритм DMAIC.
DFSS
Алгоритм, используемый для новых проектов, которым важно выйти на рынок с налаженными процессами. Внедряется через пять этапов:
- Определение точных целей, проблем целевой аудитории и ключевых показателей по достижению целей.
- Измерение — выбор данных и их оценка.
- Анализ информации, причин возникновения дефектов и определение взаимосвязей.
- Проектирование — поиск и выбор наилучших решений, их реализация.
- Контроль результатов и управление процессами работы над продуктом.
DMAIC
Алгоритм подходит для уже существующих проектов, в которых есть недостатки. Помогает оптимизировать качество и улучшить работу. Состоит также из пяти этапов:
- Определение (Define) целей проекта и потребностей потребителей.
- Измерение (Measure) имеющихся данных процесса.
- Анализ (Analyze) дефектов, отзывов клиентов и обратной связи сотрудников, причин возникновения недостатков.
- Улучшение (Improve) процесса через поиск новых решений, их внедрение.
- Контроль (Control) дальнейшей работы продукта, управление.
![DMAIC DMAIC](/uploads/blog/cf518309fb1fc49ebc1d5f5275875691.png)
Инструменты
При управлении процессами нужно быть в курсе всех недостатков ещё до получения отзывов от клиентов или сотрудников. Для этого есть несколько способов:
- «5 почему». Задавай вопрос «Почему?» в любой сложной ситуации, пока не докопаешься до ответа.
- Окупаемость. Если есть несколько решений, выбирай то, в котором выгода больше затрат.
- Интеллект-карты. Создавай карту по всем процессам, чтобы увидеть все этапы работы и понять, где могут быть недостатки.
- Диаграммы и анализ. Данные и информацию удобнее визуализировать с помощью диаграмм и анализировать, чтобы найти ошибки в процессах.
Иерархия управления
Шесть сигм предполагают привлечение всех сотрудников, включая менеджеров проекта. В зависимости от должности и навыков они чётко делятся на категории по «поясам». Да, как в каратэ.
![Иерархия управления Иерархия управления](/uploads/blog/a72b49db2a305c3e66752002fd2b5e25.png)
- Глава компании — лидер. Он принимает ответственные решения, распределяет задачи, мотивирует и вовлекает сотрудников в процесс.
- Чемпионы внедряют методологию и наставляют Чёрные пояса.
- Мастера чёрного пояса контролируют Чёрные пояса, распределяют задачи.
- Чёрные пояса работают над задачами под руководством Мастеров.
- Зелёные пояса выполняют свои задачи и следят за качеством процессов.
- Жёлтые и белые пояса ознакомлены со внутренними процессами на начальном уровне, чаще всего это стажёры и джуны.
Преимущества и недостатки
Отличие 6 сигм в том, что в ней ей характерен усиленный контроль над процессами и улучшение сложных дефектов. Рассмотрим, почему тебе стоит внедрить Шесть сигм в свой бизнес:
- Универсальность. Методология 6 сигм подойдёт для любых проектов и процессов.
- Ориентация на чёткий результат. Вовлечённые сотрудники и точные цели повышают шансы на успешную реализацию.
- Минимизация появления дефектов. Методология не делает упор на один процесс, здесь важно минимизировать возможность возникновения любых дефектов.
Но при этом «Шесть сигм» ограничивают творческую свободу — все результаты завязаны на цифрах и ограничены жёсткими рамками, которые не дают возможность разрабатывать идеи и гипотезы и быстро тестировать из-за чёткого плана.