Что такое DMAIC
DMAIC — это одна из методологий оптимизации бизнес-процессов. Выходец из семейства методологий Lean, бережливого управления и производства
DMAIC состоит из пяти этапов — определение (Define), измерение (Measure), анализ (Analyze), улучшение (Improve), контроль (Control). По итогам полученных данных выявляют, почему процессы неэффективны, и придумывают, как их улучшать.
❗Применяется для оценки производств — и любого физического, нецифрового бизнеса.
Методологию придумал статист Уолтер А. Шухарт в 1930-х годах. Так что она связана с известным циклом PDCA — он же цикл Деминга, цикл Шухарта или цикл Деминга-Шухарта.
Основные этапы процесса DMAIC
Раскрываем аббревиатуру ещё раз: D — Define (Определение), M — Measure (Измерение), A — Analyze (Анализ), I — Improve (Улучшение), C — Control (Контроль). Это пять этапов, через которые надо прогнать бизнес-процесс и выявить то, что нужно оптимизировать.
Разберём каждый из них подробнее.
🙏🏻 Эту схему классно создали до нас в проекте Сумма Технологий
Define — Определение
Это выявление проблемы — тут надо понять, что и почему нужно оптимизировать. Ещё важно узнать всё про клиента и заинтересованных лиц.
Это можно сделать в три шага:
Шаг 1. Определить проблему и процесс на высоком уровне
- Описать проблему с помощью трёх вопросов: Что? Где? Когда?
- Описать процесс на высоком уровне с помощью SIPOC-диаграммы
Шаг 2. Определить требования клиентов
- Составить план сбора VOC. Voice of the Customer, или голос потребителя, — один из инструментов для формирования портрета клиента и удержания лояльной аудитории. Формируется с помощью опросов, интервью и сбора отзывов
Шаг 3. Разработать резюме проекта (он же паспорт, устав, бизнес-план)
👉 Про резюме проекта у нас есть отдельный текст
Measure — Измерение
Сбор достоверной информации, действительных и надёжных показателей о процессах. Они помогут отслеживать прогресс при достижении цели, измерять и контролировать развитие проекта.
Вот шаги этого этапа:
Шаг 1. Описать процесс на детальном уровне
- Совершить поход на гембу. Этот термин из методологии бережливого производства означает место фактического производства товара или услуги. Если DMAIC применяется к службе доставки — руководитель должен прийти на склад, где упаковываются вещи
- Создать карты процесса: VSM и Диаграмму спагетти
Шаг 2. Определить потенциальные причины рисков
- Проанализировать причины и последствия рисков с помощью диаграммы Исикавы, также известной как «рыбья кость». С помощью неё можно увидеть связь между первичными и вторичными причинами и потенциальными рисками
Шаг 3. Определить бездефектность процесса
С помощью анализа данных понять, когда процесс будет без проблем решать требования клиентов.
Analyze — Анализ
Ищем найти источник проблемы на основе того, что команда сделала на первых двух этапах. Надо понять, что работает не так и почему. На этом этапе нужно:
Шаг 1. Проанализировать карту процесса
Шаг 2. Провести анализ данных
Шаг 3. Выявить коренные причины и сформировать матрицу влияния факторов
Здесь применяются известный метод «Пять почему», всё та же диаграмма Исикавы, проводится определение бизнес-потерь с помощью анализа SWIIMTOO.
Improve — Улучшение
Аж три этапа глубокой аналитики потребовалось, чтобы докопаться до причин проблем! И вот только теперь команда может погрузиться в поиск решений для улучшения ситуации.
Здесь два шага:
Шаг 1. Выработать потенциальные решения
- Здесь применяется старые-добрые техники креативности — например, мозговой штурм. Точно подойдёт метод шести шляп. По итогам у команды накопится пул идей для реализации. Потом их надо проверить!
👉 Статья о девяти правилах проведения мозгоштурма и пяти креативных техниках
А про метод шести шляп у нас есть отдельный ролик 👇
Шаг 2. Проверить выбранные решения
- Пилотное тестирование — запуск пробного проекта, то есть в меньшем масштабе в сравнении с основным. На пилоте важно продолжать активное измерять показатели и регулярно встречаться командой
- План внедрения — после пилота делаются выводы и на их основании формируется план внедрения изменений
- Внедрение решений — изменения внедряются, команда и руководитель постоянно отслеживают промежуточные результаты и эффект от изменений на процессы
Control — Контроль
Долгий, где-то даже бесконечный шаг — нужен, чтобы обеспечить стабильность нового, улучшенного процесса.
И шаг тут всего один, до бесконечности большой:
Шаг единственный. Разработка системы контроля
Улучшенный процесс переходит в операционное управление — то есть работает! Команде важно сохранить достигнутое улучшение, тем более позади столько работы.
Один из рабочих инструментов здесь — методология 5S. Метод включает пять принципов — сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование. Про этот метод читай в отдельном тексте.
Ещё хорошо помогает любой инструмент обратной связи — отзывы от клиентов, жалобы и замечания. Стоит прислушиваться и к команде, которой может подходить или не подходить новый процесс.
Концепция Six Sigma и DMAIC
Six Sigma — или шесть сигм, концепция управления производством. Направлена на оптимизацию и улучшение процессов и снижение количества дефектов. В основе этого подхода лежит философия бережливого производства.
Слово сигма пришло из теории вероятности — оно означает знак погрешности или отклонения от нормального значения.
☝🏻 Ключевое значение имеет удовлетворённость клиента конечным результатом работы. А любые дефекты или отклонения от принятых норм — сигмы — должны быть минимальными. При этом количество уровней качества может быть любым, а цифра шесть в названии условная — она взята из среднего показателя отклонений в процессах.
Так вот, в Six Sigma есть два алгоритма внедрения концепции: DFSS для проектов и продуктов, которые только создаются, и как раз DMAIC — для действующих проектов.
DMAIC в системе Six Sigma помогает построить карту развития проекта на несколько шагов вперёд, потому что — согласно философии Six Sigma — отклонения в работе легче предупредить, чем устранить
Сильные стороны DMAIC
Структурированное решение проблем
Очень структурированное. DMAIC даёт чёткий и систематический путь, которому организации могут следовать при решении проблем. Метод гарантирует — если аккуратно пройти по всем шагам, проблема разрешится.
Решения принимаются на основе данных
При методе DMAIC решения принимаются на основе сбора, анализа и интерпретации только качественных и достоверных данных — минимум интуиции и галлюцинаций по поводу той или иной информации.
Встраивает работу в стратегию
Проекты DMAIC обычно выбираются по принципу соответствия стратегическим целям организации. И при анализе команда фокусируется на разностороннем решении проблем сверху — это помогает работать в едином ритме со стратегией.
Помогает повышать лояльность клиентов
Так как цель метода — помочь компании сократить количество дефектов, то итогом будет повышение качества продукции и услуг. С помощью DMAIC можно построить рабочий бизнес-процесс на основе ожиданий клиентов — а такое точно не останется незамеченным.
Ошибки при использовании методологии DMAIC
- Не заручиться поддержкой сверху. При реализации цикла DMAIC нужна колоссальная поддержка высшего руководства — иначе быть проблемам с ресурсами, будет сопротивление на всех уровнях и вряд ли получится внедрить изменения. Избежать ошибки помогает активное участие руководства в цикле.
- Плохо сформулировать задачи. Расплывчатые и плохо сформулированные проблемы приведут к неэффективному решению. Чтобы этого не допустить, нужно потратить время на разработку чётких и измеримых формулировок — помогает техника «Пяти почему».
- Пропустить этап «Измерение». Иногда команды либо проводят этот этап в спешке, либо вовсе исключают из внедрения метода. Мол, и так понятно, как у нас на заводе собирают детали. В итоге можно упустить реальную проблему или сделать не те выводы.
- Сосредоточиться только на инструментах. И забыть о культуре постоянного совершенствования. Здесь важно постоянно поощрять сотрудников на активное развитие и поиски возможностей для улучшений.
Когда следует использовать DMAIC
Есть набор характеристик проекта и процессов, которые помогут понять, что цикл нужен:
- Если имеем дело с действующими проектами и продуктами — с существующими процессами
- Когда постоянно повторяются одни и те же ошибки и проблемы — это явный симптом необходимости улучшений
- Когда неясна причина повторяющихся проблем. Либо выявить их на всех уровнях не получается
- Когда нужен глобальный аудит процессов и бизнеса
Чтобы понять, насколько будет полезен DMAIC, многие компании включают нулевой (неофициальный) шаг перед использованием метода — Распознавание, где оценивается полезность DMAIC для проекта. Здесь ставятся следующие вопросы:
- Существует ли очевидная проблема с существующим процессом? Если проблему никак не получается установить, то и найти её решение по методологии DMAIC будет трудно
- Есть ли в процессах потенциал для сокращения времени работы или количества дефектов при одновременном улучшении переменных экономия затрат и производительность?
- Анализируемые процессы поддаются количественной оценке? Они включают в себя измеримые данные, а результаты можно сформулировать с помощью цифр?
Если на всё это можно дать положительный ответ, то DMAIC — отличный инструмент для улучшения процессов. Если нет, то стоит обратиться к другим инструментам — Кайдзену, Методологии 5S, Канбану, циклу PDCA и прочим.
❗DMAIC точно не подойдёт для внедрения новых продуктов или решения незначительных проблем. А также там, где практически невозможно докопаться до сути проблемы, так как её решение находится вне компетенции компании.
Цикл главных мыслей
- DMAIC — основа бережливой методологии «Шесть сигм» и используется для улучшения уже существующих процессов
- Цикл DMAIC — последовательность из пяти этапов, каждый из них состоит ещё из нескольких шагов
- После прохождения цикла DMAIC у компании на руках будет полный анализ текущего состояния дел и план улучшений. Не стоит пропускать даже один из шагов цикла!
- Нельзя внедрять DMAIC без поддержки руководства и его активного участия — иначе не будет ни ресурсов, ни поддержки, ни улучшений
-
DMAIC точно не подойдёт для внедрения новых продуктов или решения незначительных проблем
Подписаться 
