Почти у каждого из нас есть работа, хобби, учёба, семья. Все эти стороны жизни даже можно назвать проектами. Поэтому наш текст о навыке мультипроектного управления — когда рулишь множеством дел и стараешься не умирать.
Мультипроектное управление
📌 Мультипроектное управление — это когда ведёшь несколько проектов сразу. А буквально, когда занимаешься разными вещами и стараешься всё успеть.
Супер, если ты видишь проекты со всех ракурсов, мыслишь стратегически, предугадываешь дальнейшее развитие событий, можешь на них влиять и умеешь делегировать задачи другим.
И всё же реальность редко бывает идеальной — внешние условия рушат планы, сроки срываются, задачи забываются, а команда отстаёт или недорабатывает. Чтобы управлять без умирания и потери качества работы, предлагаем учесть возможные проблемы.
Проблемы при работе с несколькими проектами
Процессы ведутся в разных местах
- Проблема. Хаос. Проект состоит из множества деталей. Это может быть и ТЗ, и внезапные новые вводные, и многое другое. Плохо, когда это всё находится в разных местах, — хаос вносит в жизнь беспорядок и непредсказуемость.
Решение. Всё необходимое для ведения проектов держи в одном месте. Задачи, ссылки, макеты. Классно, если и команду научишь порядку (не, не классно — нужно!). Так меньше риск что-то потерять — и не придётся шастать по разным чатам, приложениям для заметок и папкам в поисках нужных данных. В этом прекрасно поможет таск-менеджер.
Как же тогда быть? Можно выписать абсолютно все задачи в таск-менеджер, чтобы разгрузить свою «оперативную память» и перестать думать обо всём сразу.
Тебе не нужно единое место, где у тебя всё будет «идти». Тебе нужно, чтобы у каждого проекта или направления было своё место для планирования, удобное исполнителям. Не надо ходить и мануально проверять таски — руководитель не должен этого делать. Каждое направление должно работать само. И каждое направление настраивает рабочий воркфлоу под себя.
Например, сейчас у меня редакция планируется в Notion, поэтому SEO-редакция тоже там. То же самое есть и по дистрибуции — там прописанный процесс, и он лежит в отдельном окошке. Всё собрано воедино и чётко настроено. А я не пользуюсь Notion, и мне нормально — тут главное, чтобы им было удобно. Разработка у нас планируется в Jira, и я пойду туда и посмотрю. Главное, что у них идёт планирование, им удобно, и есть результат.
Размытая ответственность
- Проблема. Непонятно кто за что отвечает и чем занимается. Или то один человек отвечает за определённую задачу, то другой. Или в момент срочной задачи каждый считает, что вот тот другой и сделает это. Страдает качество работы, потому что нет чёткого разделения ролей в команде.
Решение. Составь регламенты с описанием функций и полномочий под все задачи, пропиши зоны ответственности, собери их в корпоративной базе знаний и всех познакомь с ними.
👉 Про регламенты и их роль в работе с командой мы писали тут.
👉 Как организовать корпоративную базу — тут.
Нечёткие приоритеты среди проектов и внутри задач
- Проблема. Все задачи превращаются в срочные, и непонятно, за какую браться в первую очередь. А чтобы всё успеть, нужен маховик времени Гермионы Грейнджер.
Решение. Прописывай планы на неделю, потом на рабочий день. Затем применяй одну из техник приоритизации (здесь мы описали восемь таких техник) — хотя бы ту же матрицу Эйзенхауэра. Постарайся учитывать мелочи, возможные всё-пошло-не-по-плану. То же касается приоритизации крупных планов по отдельным проектам.
Нечёткое описание целей, ожиданий и результатов
- Проблема. Нечёткая постановка задач в личных чатах или устно. Техзадание сырое, или его вовсе нет. В результате — никто ничего не понял, задача выполняется по наитию, качество страдает.
Решение. Не жалей времени на ТЗ! Это особенно важно при делегировании. Лучше потратить время и силы на подробное техзадание, чем потом всё переделывать. Обычно это нужно сделать пару раз — потом человек научится, и слишком подробное ТЗ можно будет уже не делать.
Обязательно отвечай на вопросы. Задавай встречный — верно ли тебя поняли, и проси повторить задачу. Когда коллектив владеет общей прозрачной информацией, то все будут двигаться в одном направлении.
Неумение делегировать
- Проблема. Ты зажимаешь задачки, потому что не веришь, что кто-то сделает работу лучше тебя. Или отдаёшь, но не прописываешь ТЗ, не отвечаешь на вопросы. В итоге никто не понимает, как выполнить задачи, опять страдает качество, эффективность и срываются дедлайны.
Решение. Зафиксируй суть и правила выполнения задачи — ТЗ. В нём может быть прописано, с чего нужно начать, какой порядок действий, на что обратить внимание и так далее. Определи дедлайн — лучше вместе с исполнителем. Спроси, как понята задача. Передай вместе с задачей всё, что нужно для её выполнения — макеты, референсы, пароли, контакты. Пусть всё это хранится в базе знаний, и тогда минимизируется потребность в микроменеджменте. И тревожность.
Например, сделать отчёт или провести отчётную встречу. Если там что-то залочено на меня, то это хреновый процесс, потому что на мне всё это зависнет. У меня в работе одновременно несколько направлений: я издатель медиа, так что ко мне прилетают вопросы и от редакции, и от разработки, и от SЕО-отдела, и куча задач в несколько потоков. Когда на мне замкнуты дедлайны и я должен пойти работать, грубя говоря, руками, то есть риск, что ничего не срастётся.
Так что важно научиться делегировать.
Выгорание, достигаторство и забивание на отдых
- Проблема. Ты не отдыхаешь и тупо пашешь. От усталости опускаются руки, расфокус, растёт раздражительность, увядают другие сферы жизни.
Решение. Это может произойти, если начать работать над несколькими проектами на одной стадии их жизненного цикла. Или задачи в проекте льются бесконечным потоком, и становится непонятно вообще всё. Ну, что тут можно сказать — надо отдыхать, отвлекаться на другие важные вещи, не забывать про хобби, планировать даже свой отдых. А чтобы сохранять мотивацию и вовлечённость в проекты, не забывай спрашивать себя: «Зачем?»
А вообще, когда у тебя несколько проектов, то и переживаешь меньше. Так личность и проект в меньшей степени взаимосвязаны. У тебя появляется много граней, в которых ты не так персонально переживаешь за взлёты или падения одного проекта, потому что в другом проекте дела могут идти иначе. Проект — не равно ты, и это становится понятнее, когда проектов несколько.
А теперь давай подборнее посмотрим на три проблемы: нехватку времени, проблемы с делегированием и выгорание.
Как правильно планировать своё время
Разработай план
Даже если перед тобой проект уровня «Бог», ты будешь воспринимать его не так глобально, когда будет план по его реализации. Любой большой проект надо предварительно декомпозировать — разбить на части, на задачи и измеримые кусочки дел, которые реально сделать.
👉 Про искусство декомпозиции на примере подъёма на гору и нарезания тортика мы рассказали в этом тексте.
Затем надо ещё раз декомпозировать и составить детальный план действий. В нём могут быть мелкие задачи: созвониться с одним коллегой, другому напомнить о дедлайне, учесть новые вводные в ТЗ, объяснить всё это дизайнеру, чтобы он отрисовал новый визуал, и так далее.
Используй инструменты планирования
Например, Канбан-доски — они помогут эффективно организовать рабочий процесс по этапам, определить пул задач и ограничить его, соблюдать сроки выполнения и фиксировать, что уже готово, а что нет.
Недельный календарь прекрасно подойдёт для планирования дел на ближайшие пять рабочих дней. Или семь, если ты закладываешь на работу часть выходных или учитываешь ещё и отдых. Недельное планирование прекрасно помогает увидеть дела, которые потребуют твоего внимания в ближайшем будущем.
Используй техники управления временем
Планирование по технике тайм-блокинг заключается в делении дня на блоки под разные задачи или пул задач. Например, выделить с утра 30 минут на почту или чаты — это временной блок. Поставить созвон с 13:00 до 14:00 — это временной блок. Забить полчаса на обед с 15:00 — тоже временной блок. Полезно для этой техники определить пиковую продуктивность — часы, в которых тебе работается лучше всего.
Знаменитая техника Помодоро по принципу фокус-отдых предлагает концентрироваться на одной задаче в отрезок времени, затем отдыхать, снова работать и снова отдыхать. Эта техника классно помогает фокусироваться и соблюдать баланс отдыха, подходит для рутинных задач и для тех, кого не дёргают каждые пять минут. В целом, можно ставить себе блок времени и работать хотя бы один час в день чисто по Помодоро.
Будь гибким
Гибкость — хоть и не техника, но классно помогает перестраивать план по мере реализации проекта, пересматривать приоритеты, менять исполнителей на задачи, решать возникающие проблемы.
Если идти глубже, то гибкость поможет поменять методику управления проектом или его цели, перекроить дорожную карту. А иногда вовсе отказаться от нерентабельного проекта.
Я бы выделил три больших проблемы. Во-первых, есть страх что-то упустить, ведь каждое из этих отдельных событий требует определённой подготовки. Во-вторых, нужно распределить время так, чтобы одно событие не конфликтовало с другим. А в-третьих, важно не дать волю волнению.
С одной стороны — все эти задачи связаны с публичными выступлениями, а это одна из самых стрессовых сфер нашей жизни. А с другой — когда этих «стрессовых» задач станет много, а ты дашь слабину и позволишь волнению сковать твои действия, то всё может начать рушиться по принципу «домино».
Как делегировать дела
📌 Делегирование — передача части функций, а вместе с ними и ответственности за общий результат. Проще говоря — это здоровая командная история.
В чём проблема
Ресурсы одного человека и количество часов в сутках ограничены, но делегировать умеют далеко не все. У этой проблемы есть зацикленная цепочка, и вырваться из неё непросто:
Нет доверия к коллегам → Кроме тебя никто не справится с задачей так, как ты → Нет времени на объяснения, быстрее справиться с задачей самостоятельно
Что делегировать
Чтобы понять, что и когда нужно делегировать, нужно посмотреть на задачи и их результаты за прошедшую неделю, месяц или год. С чем получилось справиться, а с чем нет?
Перечислим типы задач, которые точно можно было бы передать:
- Рутинные. Это может быть нечто незначительное. Например, написать заказчику и предложить новый дедлайн. Как раз из подобных «мелочей» и состоят больше проекты.
- Стандартизированные. У них есть регламент, который можно соблюсти и выполнить задачу с минимальным микроменеджментом или вовсе без него.
- Узкопрофильные. Команда большая, и в ней наверняка есть тот, кто разбирается лучше всех в какой-то задаче.
А ещё есть задачи, которые лучше не делегировать, а выполнять самостоятельно. Как правило, это входит в непосредственную зону ответственности руководителя или требует его финального слова. От этих решений и действий зависит вектор движения проекта. Например, всё, что касается стратегии.
Алгоритм делегирования
- Чётко опиши задачу. Что надо сделать, зачем, когда. Можно даже заморочиться и использовать технику постановки задач SMART. В ней задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, соответствовать стратегии и с чётким дедлайном. Подробнее про SMART читай в нашей статье.
- Прописывай подробное ТЗ. Так у того, кому ты делегируешь задачу, возникнет меньше вопросов, и ему будет проще достичь результата.
- Начинай с простых задач. Не взваливай на человека сложные, многосоставные задачи — начни с простого и понятного. Потом уровень сложности можно повысить.
- Подготовь общий туториал или алгоритм действий. То есть стандартизируй выполнение задач и проверь, чтобы у всех коллег был доступ к регламенту. Процессы должны быть отлажены, тогда делегирование пройдёт проще.
- Отвечай на вопросы. Коллега может не знать всех тонкостей. Это нормально.
- Следи, соблюдаются ли договорённости. Проще всего следить за статусом задачи в таск-менеджере.
- Давай обратную связь. Ошибка — тоже результат, а заслуженная похвала мотивирует.
🔥 Подробнее о делегировании мы рассказывали здесь
Например, в своих каналах я долго занимался аккаунтингом, рекламой и вакансиями. Это море ручной работы — писали люди, я скидывал шаблонный ответ, если да, то они оплачивали, я брал их вакансию и размещал. Всё это мог бы делать другой человек.
Я решил это делегировать — и договорился с человеком, который постоянно работает со мной на проектах. Но не сказал: «На, дорогой Володя, иди продавай». У меня были уже чёткие процессы. Я сказал: «Вот, дорогой Володя, сообщение для продажи с ценами на наши каналы». У него была конкретная информация — сообщение о вакансиях, ссылка на реквизиты и оферту. И вначале мы в партнёрстве проходили весь путь — потому что человек только начинал.
Здесь надо быть готовым к вопросам. Они могут показаться глупыми — но они настоящие и правильные. Как только станет всё понятно, то можно отпускать и больше не думать об этом. Сейчас я живу в счастливом неведении, вижу рекламу в канале и думаю, что Володя сработал классно. И можно заниматься своими делами.
Как бороться с выгоранием и предотвратить его
Главный ресурс в любом проекте — твоя менталка! Да, ты поедешь кукушкой из-за переработок и завала задач, если не будешь отдыхать в своей мультипроектной вселенной.
Вот симптомы выгорания — и решения.
Тотальная усталость
Разбитость с утра даже после восьмичасового сна, желание поплакать после получения очередной задачи, общая усталость. Скорее всего, ты мало отдыхаешь.
Что можно сделать: проведи границу между работой и отдыхом. Если работаешь на удалёнке, постарайся разграничить рабочее пространство от личного. Не выкидывай из своей жизни хобби и другие дела: друзей, семью, спорт. Эти штуки не только важны для психики и физического состояния — это точки развития и возможность отвлечься от дел. В моменты отдыха ты можешь накреативить что-то интересное, опять же!
Второй — команда «Пачки» у нас иногда работает в одном месте со студией Random Project. Это очень помогает, когда всё объединено одним оффлайн-пространством.
Третий — важен «Work-Life Blend». Это возможность переключаться в течение дня между проектами, решить что-то срочное на одном, потом переключиться на другой. Всё это не получится, если в культуре компании есть необходимость постоянно созваниваться. А у нас всё выстроено от обратного — больше дела и меньше созвонов. Стремимся к тому, чтобы их вообще не было, чтобы можно было просто спокойно работать, а не висеть на бесконечных встречах. Это как раз позволит управлять своим временем.
Сложно концентрироваться
В определённый момент ты перестаёшь замечать детали, делаешь всё на автомате, не можешь сфокусироваться на делах и регулярно прокрастинируешь.
Что можно сделать: проверь, упорядоченно ли твоё рабочее пространство. Да, навести порядок вокруг себя — первый шаг. Затем наведи порядок в таск-менеджере, если пользуешься им. Попробуй отвлекаться от дел в течение дня на что-то другое: медитация, послушать музыку, погулять 20 минут.
Ещё справиться с вихрем мыслей помогает тайм-менеджмент. Или нечто олдскульное:
Так что у меня бывают дни, когда я прицельно занимаюсь такими делами с помощью песочных часов. Вот, пятнадцать минут прошло. Смотрю, успела ли я закрыть какую-то задачу? Если нет, то оставляю её на другой день. Всегда ведь есть выбор — делать или не делать. А если так, то всё это воспринимается куда проще.
Всё раздражает
Появляется желание послать всех в общем чате. Или бесит даже то, что раньше всегда радовало.
Что можно сделать: такое самочувствие могут спровоцировать триггеры. Прислушайся к себе: что именно тебя задевает? Триггерные точки порой могут беспокоить не просто так. Выпиши их и проанализируй каждый.
Снизилась мотивация
Ощущение, будто отдаёшь больше, чем получаешь. Работе не видно ни конца, ни края.
Что можно сделать: опять же — отдыхать и ещё раз отдыхать, потому что это симптом усталости. Ответь для себя, что именно тебя мотивировало до этого — карьерное развитие, деньги или что-то ещё? Вероятно, твоя система ценностей меняется или уже поменялась, потому что мотивация связана с потребностями. Если удовлетворены базовые потребности, то деньги не будут определяющим фактором мотивации. И в обратную сторону: если базовые потребности не удовлетворены, никакой тимбилдинг не поможет.
Пять лучших инструментов при работе с множеством проектов
В Random Project хватает простых заметок. Мы стараемся каждую неделю самостоятельно производить определённое количество товаров без какого-либо аутсорса. Это такой проект про творчество, и хочется в нём дальше развиваться.
Фрустрации — нет, а эффективности — да. Расскажем о сервисах, которые помогут вести проекты и не сойти с ума.
WEEEK
Российский таск-менеджер для ведения задач и контроля их выполнения. В сервисе есть Канбан-доски, календарь, диаграмма Ганта, а ещё Аналитика и CRM. Здесь будет удобно вести сразу несколько проектов, создавая под каждый несколько досок. Платить можно только за те сервисы, которыми будет пользоваться твоя команда.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: бесплатно командам до пяти человек. Начиная с тарифа Lite — от 199 ₽ за каждого участника команды.
Фичи для ведения нескольких проектов:
- Один и тот же проект доступен в виде Канбан-досок, to-do листа, диаграммы Ганта и календарей на неделю и месяц
- Синхронизация с онлайн-календарями, интеграция со сторонними сервисами. Например, Google Документами и Таблицами, Figma и Miro
- Аналитика с отчётами по сотрудникам и проектам, которую можно просматривать в сервисе или выгрузить
- Уведомления в Телеграм, Slack или ВКонтакте
- База знаний для документов
-
Импорт свои задачи в WEEEK из Trello, Jira и Notion
Недостатки:
- Возможные баги из-за частых обновлений
- Мобильные приложения недоработаны, но всегда можно обратиться в поддержку — там оперативно помогут с любым вопросом по работе сервиса
Wrike
Сервис для работы над проектами со встроенным искусственным интеллектом, который поможет наладить поток задач и достигать результатов. Доступно Agile-планирование. Разбивай проекты на отдельные задачи, назначай сроки и отслеживай ход выполнения на диаграмме Ганта.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для Mac и Windows, iOS и Android.
Стоимость: базовый тариф $9,8 за пользователя ежемесячно, для бизнес-аккаунтов — $24,8. Есть бесплатный период, рассчитанный на две недели.
Фичи для ведения нескольких проектов:
- В триал-версии нет лимита по количеству пользователей
- Искусственный интеллект даёт оценку по недочётам в проектах и информирует по срокам выполнения задач
- Множество шаблонов и многообразие форматов для просмотра и управления проектами
- Видео-туториалы помогут разобраться в работе сервиса
Недостатки:
- Ограниченный набор инструментов в триал-версии
- Проблемы с регистрацией в сервисе, если нет корпоративной почты, ты ведёшь проекты самостоятельно или у тебя совсем небольшая команда
-
Весь необходимый пул фичей для оптимальной работы доступен только по расширенной подписке
Yandex Tracker
Универсальный бизнес-инструмент для работы команды в едином пространстве. Собирай материалы проекта со всей необходимой графикой, статистикой и другими документами, создавай типовые шаблоны ТЗ и автоматизируй процесс согласования.
Удобен для команд, которые используют экосистему сервиса «Яндекс».
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS, Android и HarmonyOS.
Стоимость: зависит от размера команды — если большая, то цена за подписку меньше. 440 ₽ — за первые 100 зарегавшихся, 400 ₽ — если добавить в команду ещё 150 сотрудников и 360 ₽ — если в команде более 251 человека. Бесплатно до пяти человек.
Фичи для ведения нескольких проектов:
- Разнообразные инструменты для аналитики
- Возможность построить многоуровневые проекты
- Отсутствуют ограничения тарифов по фичам
- Экосистема сервиса «Яндекс»
Недостатки:
- Сложный интерфейс
-
Высокая стоимость подписки
Kaiten
Таск-менеджер для управления проектами, документами, переписками и отчётами. Пользуйся готовыми решениями для работы по Scrum и Kanban, получай отчёты о времени работы над задачами и проектами, выгружай все данные и анализируй результаты.
Как пользоваться: Web-версия, приложения для iOS, Android
Стоимость: стартовый тариф — 420 ₽. Расширение инструментов за отдельную доплату.
Фичи для ведения нескольких проектов:
- Функциональные двойные доски, широкая автоматизация, разные форматы досок
- Вариативный просмотр карточек на досках
- Возможность редактирования документов прямо в сервисе
- Неограниченное количество пользователей в триал-версии
- Встроенные документы
Недостатки:
- Сложный интерфейс
- Триал-версия с ограниченными инструментами, необходимыми для работы
Singularity App
Планировщик с календарём, напоминалками, тегами, визуальным форматированием задач, чек-листами и возможностью вести одновременно неограниченное количество проектов.
Как пользоваться: Windows, Mac, приложения iOS, Android и Lunix.
Стоимость: от 167 ₽ в месяц и единоразовая покупка за 5 999 ₽ с возможностью рассрочки.
Фичи для ведения нескольких проектов:
- Можно синхронизировать все устройства
- Если удобнее вести проекты от руки, здесь есть функция выведения доски на печать
- Кастомный набор эмодзи для проектов
- Гибкая настройка рабочего пространства для мультипроектного управления
- Импортирование данных из других сервисов
Недостатки:
- Триал-версия с ограниченными инструментами для полноценной работы
- Невозможно добавлять вложения к карточкам на доске
Если у тебя много проектов и некогда читать — тут кратко
- Мультипроектное управление — это когда занимаешься разными вещами и изо всех сил стараешься всё успеть.
- Проблемы, с которыми можно столкнуться при мультипроектном управлении: задачи ведутся в разных местах, размытая ответственность, нечёткие приоритеты, нечёткое описание целей, ожиданий и результатов, неумение делегировать, выгорание, забивание на отдых.
- Вот, как управлять временем. Нужно разработать план, использовать инструменты планирования, решать задачи по очереди и соблюдать дедлайны, использовать техники планирования и быть гибким.
- Выгорание — нормальное явление и в жизни, и в работе. Его симптомы — раздражительность, усталость, падение мотивации. Универсальные таблетки от этого — отдых, переключение, любовь к себе.
- Инструментов, которые подойдут для ведения кучи проектов, очень много. Мы выделили пять — WEEEK, Wrike, Яндекс Tracker, Kaiten и Singularity App.
- В делегировании задач важно отстроить процессы, чётко описать задачу и ожидание, не бросать исполнителя одного в первое время и не беситься из-за вопросов.
Подписаться