Как команда Timeweb без стресса сменила Notion на WEEEK

Меня зовут Анна, работаю в Timeweb. Это экосистема IT-продуктов: виртуальный хостинг, VDS/VPS, выделенные серверы, домены, конструктор сайтов и т. д. Руковожу продуктом Домены — организую процессы, управляю командой и формирую стратегию развития. 

Развивать Домены мне помогает команда из трёх человек — продакт-менеджер, аналитик и дизайнер. Ещё есть разработчики, маркетологи и служба техподдержки, которые занимаются нашим и другими продуктами.  Частенько привлекаем коллег из других отделов и взаимно помогаем им. Клиенты компании Timeweb пользуются разными продуктами и в каждом есть Домены. Мы с моей командой подключаемся к другим процессам в компании – решаем задачи не только внутри своего продукта, но и помогаем остальным командам достигать результатов.

Как работали раньше

Когда так много задач по своим и другим продуктам, сложнее структурно вести работу и ничего не терять. Раньше многие продуктовые команды Timeweb пользовались в Ноушен — выписывали заметки, трекали задачи, анализировали эффективность. 

В апреле узнали, что Ноушен закрывает доступ к сервису для россиян. Мы были к этому не готовы — там хранится куча важной информации, да и менять привычный уклад всегда дискомфортно. Но другого выхода не было — тогда занялись поисками нового инструмента, но уже российского, который не закроется. 

Каждая команда нашла инструмент под свои задачи — в Timeweb гибкое управление, пользоваться всем одним необязательно. Главное, чтобы в рамках команды сотрудники работали вместе. На поиски подходящего инструмента потратили много времени и уже успели отчаяться — всё не то. Наткнулись на WEEEK, и он подошёл по всем критериям:

Понравилось, что сервис заточен не только под заметки, но и под задачи. Управлять задачами и планировать важно, чтобы развивать продукт, а в WEEEK для этого широкий функционал. Решили попробовать этот инструмент и остались на нём. 

Сейчас

На момент переезда функции импорта из Ноушена не было — пришлось вручную переносить каждый документ. 

В рабочий процесс влились быстро, несмотря на смену инструмента. Было важно, чтобы замена прошла без стресса. В WEEEK это получилось!

Сейчас в WEEEK ведём заметки, планируем неделю и активно пользуемся досками. Удобно работать спринтами — у нас планёрки раз в неделю, после которых в Базе знаний формируем список задач на неделю. Потом в досках формируем карточки задач и описываем, что сделать, когда и как. А потом раскидываем задачи по дням.

Внутри продукта Домены ведём работу по ряду направлений. Для каждого из них отдельный проект и канбан-доски — планируем задачи на неделю, отслеживаем процесс тестирования и аналитики. 

Например, у нас есть глобальные проекты. Один из — переработка главного раздела Доменов на сайте. Сначала фиксируем в Базе знаний все этапы работы вплоть до небольших задач каждого сотрудника. Потом всё это переносим в WEEEK — заводим доски, задачи, назначаем исполнителей, фиксируем дедлайны. В процессе работы обновляем задачи — анализируем промежуточные результаты и меняем рабочий процесс, если это нужно. Сейчас этот проект ещё в работе, но вот-вот уже скоро наши пользователи увидят обновлённый раздел Доменов на сайте. 

Самое главное, что с переездом ничего не изменилось — мы не выпали из процессов, не потеряли важные документы и не ухудшили коммуникацию. Команде нравится новый инструмент, поэтому ребята не забивают и стабильно планируют задачи. Если правильно всё организовать, WEEEK очень помогает в работе.

Сложностей в работе с WEEEK почти нет, а если появляются баги, их быстро исправляют. Единственное, не хватает совместного редактирования документов — чтобы можно было исправить текст, а другой человек сразу это видел. Но это не главное — в целом, WEEEK это то, что нужно — и мы уже активно заманиваем к вам другие отделы.