Когда в команде больше одного человека, а задач — больше двух, то синергия память-чаты-стикеры-напоминалки-в-телефоне уже не работает. Справиться с нагрузкой помогут программы для контроля задач. В них можно оценивать загрузку, планировать время, предвидеть пиковые нагрузки, обсуждать задачи, хранить ссылки и файлы, делать отчёты — то есть автоматизировать и упрощать работу, ничего не терять и держать важное под рукой.
Как правильно выбрать систему для контроля задач команды
Все программы для контроля задач похожи. Их функции: запись задач, назначение дедлайнов, исполнителей, сбор документов. Отличия начинаются со встроенных решений — синхронизации и интеграции, уведомлений, автоматизации, гибкости интерфейса. Короче, хороший инструмент для контроля задач замкнёт на себе всю работу команды.
А какая именно программа нужна, зависит от команды — её размера, потребностей, количества задач, масштаба проектов и их количества. Мы сравним 10 таких сервисов и расскажем, чем они отличаются друг от друга.
WEEEK
Российская система для контроля выполнения задач и ведения проектов на любом уровне. Таск-трекер солидный — с досками, календарём, диаграммой Ганта. Есть автоматизация досок, связи между задачами, множество досок на одном проекте.
Дополнительные модули: База знаний, Аналитика, CRM, управление персоналом. Платить за расширенные функции сервицсов можно только по необходимости. Если не нужна обширная База знаний, можно пользоваться бесплатной версией — и платить только за сервис Задачи, например.
Как пользоваться: в вебе, приложениях для Windows и Mac, iOS и Android.
Стоимость: бесплатно командам до пяти человек. Дальше, начиная с тарифа Lite, от 199 ₽ в месяц за пользователя.
Фичи для контроля задач:
- Уведомления в Телеграм. Так никто ничего не пропустит
- Удобно разделять работу по командам внутри проекта
- Перелинковка задач, в том числе между разными досками
- Таймер времени на задачах
- Аналитика загруженности, выполненных задач и закрытых проектов, трекер активности пользователей
- Гибкие настройки для разных пользователей: роль Гостя (может смотреть, но не трогать), разные уровни администрирования (Админ и Суперадмин), а ещё кастомные роли, которые можно настроить самим
- Можно тегать исполнителей в комментариях
- Много интеграций со сторонними сервисами
Недостатки:
- Не все функции интуитивно понятны
- Глюки уведомлений — не всегда получается провалиться в сущность задачи с уведомлений
Сервис постоянно обновляется и когда-нибудь захватит мир — за планами можно следить на дорожной карте. Так что, если какой-то фичи нет сейчас, надо просто подождать.
Asana
Известный и сильный планировщик, мастодонт рынка! Закроет абсолютно все задачи по проектам.
Как пользоваться: в браузере, в приложениях для Windows и Mac, для iOS и Android.
Стоимость: от $10,99 за пользователя в месяц. Дорого, и российской картой не оплатишь.
Фичи для контроля задач:
- Тончайшая детализация задач — от подзадач и связей до эпиков и верхнеуровневого планирования
- Кастомные поля и многочисленные теги
- Можно ставить и трекать цели
- Гибкая настройка уведомлений по задачам
- Интерфейс настолько хорош, что трекер кажется простым как молоток
- 15 пользователей на бесплатном тарифе. Это больше, чем во многих других трекерах
- Нет ограничений по количеству задач на бесплатном плане
Недостатки:
- Много фич за пейволлом, то есть по факту — недоступны
- Один проект — одна доска, нельзя вести несколько процессов параллельно
Asana — мощный трекер. И тут загвоздочка — чтобы использовать его правильно, придётся поработать. Не даром у них даже своя академия есть!
Планфикс
Масштабный инструмент с широкими возможностями по управлению проектами. Много фич для построения работы большой команды. Есть хорошие шаблоны проектов, в том числе и кастомные. На базовом тарифе открываются большинство функций.
Как пользоваться: в браузере, в приложениях iOS и Android.
Стоимость: от €3 за пользователя в месяц.
Фичи для контроля задач:
- Связанные, повторяющиеся, суммарные и какие-только-не задачи
- Чек-листы и шаблоны задач, которые можно реюзать
- Есть генерация стандартных отчётов
- Много интеграций для выстраивания В2С-процессов
Недостатки:
- Сложный интерфейс
- Странная логика доступных на бесплатном тарифе функций
Сервис, в котором, скорее всего, придётся долго разбираться и учить команду. Но если получится, то можно много чего там настроить: омниканальную работу с клиентами, маркетинговые коммуникации, работу HR.
Todoist
Минималистичный таск-трекер с основными фичами. Подойдёт, если ничего, кроме отслеживания задач, от сервиса и не нужно. Кажется, его идеальное применение — совмещать личный планер с рабочим: для этого есть разделение на личные проекты и рабочее пространство, которым можно делиться с командой.
Как пользоваться: в браузере (ещё доступно расширение), в приложениях для Windows, Linux и Mac, для iOS и Android, даже для смарт-часов.
Стоимость: $6 за юзера в месяц. Оплатить российской картой не получится, но команда сервиса предлагает варианты.
Фичи для контроля задач:
- Автозаполнение задач по ключевым словам, например — датам
- Классная система тегов и меток приоритетов
- Комментарий к задаче можно оставить текстом, аудио, эмодзи или сразу прицепить туда интеграцию со стороннего сервиса
- На мой взгляд — самый приятный среди всех таск-трекеров UI
Недостатки:
- Из видов отображения — только доска и список. Календарь странно обособлен
Todoist — простой в хорошем смысле таск-трекер. Достоин включения в список, потому что он красивый и отлично делает свою работу! Платную версию заполучить непросто, но она, возможно, и не понадобится.
YouTrack
Трекер, который будто заточен под IT, но в сценариях использования предлагают маркетинг, поддержку, дизайн. Доски можно делить на дорожки — в YouTrack они называются свимлейны, — чтобы распределять типы задач и разграничивать работу команд.
Как пользоваться: в браузере, в приложениях iOS и Android, Windows и MacOS. Можно установить коробочную версию.
Стоимость: облачная версия от $3,67 за пользователя в месяц. Чем больше пользователей — тем дешевле. Оплатить российской картой не получится.
Фичи для контроля задач:
- Деление на спринты
- Burndown-диаграмма
- Удобный поиск по задачам
Недостатки:
- Интерфейс местами перегружен и очень непривычен
- Чтобы, например, поменять заголовки колонок, надо идти в подменю
Серьёзный трекер, который всё-таки лучше подойдёт для IT-команд. Очень радует полноценный бесплатный доступ без функций за пейволлами. Тем не менее придётся повозиться, чтобы разобраться.
YouGile
Российский таск-трекер со всеми нужными фичами. Фишка — отдельный чат под каждой задачей. Все функции сервиса бесплатные для команд до 10 человек.
Как пользоваться: в браузере, десктопных приложениях на Windows, MacOS, Linux, в приложениях iOS и Android.
Стоимость: 333 ₽ в месяц за пользователя для команд любого размера.
Фичи для контроля задач:
- Быстрый доступ к разделам своих и чужих задач
- Шаблоны задач — для быстрой постановки однотипных
- Вшитый полноценный корпоративный мессенджер
Недостатки:
- Нет базы знаний. Если она нужна, придётся привязывать стороннюю
- Чат по задаче — кажется, это потенциальный флуд
Неплохое решение для маленьких команд, которым не нужны обширные проджектовые фичи.
Kaiten
Мощный таск-трекер с гибкими настройками рабочего пространства, редактором документов и базой знаний.
Как пользоваться: в браузере, в мобильных приложениях под iOS и Android
Стоимость: 420 ₽ в месяц за пользователя на стандартном тарифе. За доплату можно подключать разные модули.
Фичи для контроля задач:
- Двойные доски, WIP лимиты и другие прелести продвинутых досок, чтобы Канбан-метод реально работал
- Много вариантов просмотра задач
- В задачи и процессы можно добавлять много деталей
- Автоматизации и ограничения
- Встроенный редактор документов — бальзам на душу для нас, копирайтеров
Недостатки:
- Новому пользователю легко потеряться в интерфейсе
- Так и не нашёл, как убрать птичек с заставки, — зачем они мне в рабочем инструменте?
На бесплатной версии нет ограничений по количеству пользователей, но недоступны некоторые модули. Хотя этого может хватить для небольшой команды.
Shtab
Простой, не перегруженный трекер с приятной ценой.
Как пользоваться: в браузере, в приложениях для MacOS, Linux, Windows, в мобильном приложении iOS.
Стоимость: от 195 ₽ в месяц за пользователя при оплате за год.
Фичи для контроля задач:
- Трекинг времени — можно считать зарплаты на почасовке
- Есть матрица Эйзенхауэра
- Самая низкая стоимость в этой подборке
Недостатки:
- Нет документов
- Путаница в понятиях: команды делятся на комнаты, но кажется, что проекты должны делиться на команды
Хороший выбор, если команде не нужен масштабный сервис для работы над большими проектами.
Мегаплан
Скорее огромная бизнес-система, чем таск-трекер. Если твой бизнес связан с продажами и работой с клиентами — есть смысл обратить внимание.
Как пользоваться: в браузере, в приложениях на iOS и Android
Стоимость: базовый тариф от 549 ₽ в месяц за пользователя. При оплате за год-два будут хорошие скидки.
Фичи для контроля задач:
- Качественная и удобная CRM
- Есть функционал для управления складом (!)
- Много тарифов
Недостатки:
- Я так и не понял, как вывести проект на Канбан-доску
Ведение задач в этой системе — скорее приятное дополнение к CRM и другим инструментам для ведения бизнеса. Ну, и для внедрения может понадобиться полноценная интеграция.
Ganttpro
Как ясно из названия — сервис заточен под диаграмму Ганта. Тем не менее доски в нём тоже есть.
Как пользоваться: в браузере, приложениях iOS и Android.
Стоимость: от $7,99 за пользователя в месяц.
Фичи для контроля задач:
- Хранилище файлов неограниченно
- Много возможностей для сортировки задач
- Можно массово редактировать задачи
Недостатки:
- Вместо бесплатных тарифов идут триалы
Сервис подойдёт командам, которые визуализируют задачи именно в виде диаграммы Ганта. Интерфейс непрост, но разобраться всё равно не так уж сложно, по сравнению с другими «тяжёлыми» сервисами.
Как эффективно ставить задачи сотрудникам
Если ставить задачи сотрудникам абы как, то ни один таск-трекер не достанет проект оттуда, где солнце не светит. Чтобы сервисы помогали, а не мешали команде работать, задачи надо ставить детально.
- Чётко прописывай заголовок задачи — центральный предмет — и ставь её в формате «Что сделать?». Например, не «Релиз по выставке», а «Написать релиз по открытию выставки Художника N».
- Добавляй расширенную информацию по задаче в карточку — так умеют все таск-трекеры. Туда же можно вшить файлы, ссылки, ТЗ, брифы. Всё будет в одном месте и исполнителю не надо будет копаться в поисках данных.
- Проставляй задачам дедлайны, чтобы команда могла их приоритизировать. Особенно это важно, если много задач выполняются параллельно.
- Назначай исполнителей — особенно, если работаешь с удалённой командой и хочешь уйти от постановки задач в чатах.
- Пользуйся возможностями трекеров. Декомпозируй задачи на подзадачи, связывай задачи между собой, проси коллег включать таймеры на карточках.
👍 Детальное описание задач сработает на ретроспективу — когда-нибудь обязательно понадобится найти, что команда делала с 27 ноября по 1 декабря 2023 года. А ты из будущего скажешь себе спасибо за прежнюю дотошность!
Подписаться 
