Когда начался карантин, я получила первый опыт удалённой работы — до этого я 3 года была «офисным клерком». По-началу это было интересно, но вскоре однообразная домашняя обстановка начала угнетать — энтузиазм снижался, сил становилось меньше, ещё и постоянно отвлекалась — то подруга скинет смешной мем, то полежать захочу или музыку послушать. Короче, прокрастинировала, как могла.
Работа в команде тоже хуже — непонятно, как грамотно выстроить процессы. В офисе проще — подойдёшь к коллеге, обсудите и примите решение. На удалёнке иначе — куча переписок, файлы в разных чатах — нет структуры, а чтобы найти нужный файл, тратишь кучу времени, перерывая переписки.
Я начала искать инструменты, которые упростят работу из дома и оптимизируют процессы, а теперь собрала проверенный из них в эту подборку. Это, кстати, не первая подборка фич для удалённой работы — в разгар карантина Саша Машков уже делал такую, а я дополню.
Управление задачами и командой
На удалёнке таск-менеджер стал моей «правой рукой» — помогал фиксировать задачи сразу по двум проектам. Это разгрузило мозг (и рабочий стол, заваленный листочками и стикерами с задачами) — я думала о работе, а не о том, как не забыть чего.
Если хочешь, чтобы команда работала продуктивно и не забывала о важных задачах — попробуй внедрить таск-менеджер. Вот какими я пользовалась:
Trello (веб, Windows, iOS, macOS, Android)
Интуитивно понятный таск-менеджер, а ещё — один из самых популярных. Но я не смогла его полюбить — не нравятся канбан-доски, а календарное планирование в Trello платное. А ещё не привлёк интерфейс — предпочитаю более минималистичный дизайн.
Плюсы:
- Интуитивно понятный и простой интерфейс;
- Удобно работать в команде;
- Наличие русского языка.
Минусы:
- Устаревший дизайн;
- Мало фич в бесплатной версии.
Стоимость: бесплатно с ограничениями, платная версия — 10$ за пользователя в месяц при оплате за год.
WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Из всех таск-менеджеров WEEEK оказался наиболее подходящим — недельное расписание оказалось киллер-фичей, это очень удобно. Ещё в WEEEK самый привлекательный интерфейс из всех таск-менеджеров, что я тестировала.
Кроме задачника в WEEEK входит База Знаний — хранилище документов и текстовых файлов. Структурируй всё по папкам, чтобы любой сотрудник зашёл и ознакомился. Ещё — CRM-система для создания воронок продаж. Теперь информация по проектам хранится в одном месте.
Плюсы:
- Минималистичный и приятный дизайн;
- Мультисервисность — и таск-менеджер, и хранилище текстовых файлов, и CRM-система. Всё в одном месте;
- Недельное планирование задач;
- Гибкие настройки уведомлений — выбирай, какие уведомления приходят, и куда (например, в Telegram).
Минусы:
- CRM-сервис вышел недавно и пока на бета-версии, поэтому иногда случаются баги.
- Нет месячного календаря.
- В мобильной версии меньше фич, чем в веб-версии.
Стоимость: бесплатно до 5 человек, больше — 590₽ за пользователя в месяц.
Asana (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Asana понравился, хотя было сложно разобраться — много неявных фич и непонятно, как всё работает. Например, только спустя год я узнала, что в Asana есть календарное планирование.
В целом, в Asana есть всё для работы в команде. А ещё — приятный интерфейс.
Плюсы:
- Минималистичный интерфейс;
- Разнообразие функций для работы в команде;
- Несколько видов планирования задач — доски, календари, списки. Выбирай удобный вариант.
Минусы:
- Слишком маленькие блоки и шрифт. Не критично, но хотелось бы побольше.
Стоимость: до 15 человек бесплатно, больше — 800₽ за пользователя в месяц при оплате сразу за год.
Todoist (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Todoist я использовала для личных задач — даже ставила цели на год и создавала списки покупок. Я не поняла, как работать с командой, но для управления задачами в одиночку подходит — интерфейс понятный, а фич для работы с задачами хватает.
Плюсы:
- Минималистичный дизайн;
- Удобно управлять задачами, так как они разделены по дням.
Минусы:
- Нет подзадач;
- Непонятно, как работать в команде.
Стоимость: до 5 человек — бесплатно, до 25 человек — 229₽ в месяц за пользователя при оплате за год и 329₽ — до 50 человек.
Общение внутри команды
- Для переписок у нас Telegram, но рассмотри ещё Slack или WhatsApp — смотря, что удобнее. Считаю Telegram надёжнее и там больше возможностей, а ещё работает с десктопа без подключения телефона. С WhatsApp это не прокатит — чтобы открыть его на компе, открываешь сначала на телефоне, что супер неудобно.
- Для звонков используем Zoom и Microsoft Teams. Ещё подойдут Telegram и Google Meet.
Совместный доступ
Выбирай инструменты, в которых команда сможет работать над проектами совместно — чтобы упростить процессы.
Figma
В Figma шеришь доступ сотрудникам, а те сам редактируют в онлайн-режиме. Раньше приходилось скачивать файлы и отправлять, получать правки и переделывать. Теперь сотрудник сам заходит и меняет, что не нравится.
TeamViewer
Когда сидишь в офисе, и коллега жалуется, что запутался в задаче — садишься за его комп и быстренько помогаешь разобраться, что пошло не так. На удалёнке, чтобы объяснить, как всё работает, создаёшь пошаговую инструкцию из 10 скринов… В общем, много бессмысленных действий.
С TeamViewer это не нужно — подключаешься удалённо к чужому компьютеру и работаешь на нём.
Держим пароли под контролем
Я постоянно забываю пароли, а приложений использую кучу, у каждой разные данные для входа. Поэтому специальный инструмент для хранения — необходимость для забывчивых. Советую 1Password или встроенную функцию «Пароли» (если у тебя iOS). Первый инструмент, правда, платный.
Не забывай отдыхать
Помодоро-таймер
До этого я рассказала о таск-менеджерах, которые помогают управлять задачами и проектами, теперь — о методах управлении задачами. Например, метод Помодоро.
Концепция — делишь рабочее время на отрезки и фиксируешь таймером. Помогает бороться с прокрастинацией — вот у тебя 15 минут на работу, а потом 5 на отдых и дальше также. Если любишь отдохнуть во время рабочего дня и проводишь на диване по полчаса — Помодоро поможет работать эффективнее и не выгорать.
Таймер есть во многих таск-менеджерах — например, в WEEEK. Ну или будильник в телефоне тоже подойдёт.
Приложения для медитации
Медитации успокаивают нервную систему, что полезно после сложной задачки или рабочего конфликта. Или чтобы пережить однообразную домашнюю обстановку и оставаться продуктивным, не выгорая.
Советую медитировать 1-2 раза в день по 5-10 минут. Например, во время рабочего дня — чтобы переключиться и отдохнуть.
Для этого есть куча приложений и видео на Ютубе. Кстати, в WEEEK тоже есть — правда, пока что там лишь расслабляющая анимация, но скоро появятся мелодии.
Расслабляющая музыка
На всех музыкальных платформах (Яндекс.Музыка, Spotify и др.) есть плейлисты под настроение. Устал и хочешь отдохнуть — включай расслабляющий плейлист или фоновую музыку — поможет успокоиться и зарядиться энергией для дальнейшей работы.
Это лишь часть инструментов, которые помогут оставаться продуктивным, работая из дома. Выбирай те, что понравятся, и внедряй их в команде — чтобы вместе работать над проектами и задачами.
Подписаться 
