Как организовать работу удалённых сотрудников

Пандемия закончилась, а вот желание работать в кровати и не тратить часы на дорогу до офиса — нет. Четверть россиян иногда или постоянно работает из дома, удалёнку готовы предоставить 43% российских работодателей, но есть нюанс: эта роскошь доступна далеко не каждому сотруднику таких компаний.

В этой статье разберёмся, почему так происходит, обсудим последние тренды, связанные с удалёнкой, а также покажем, как настроить дистанционную работу так, чтобы не терять контроль и людей.

Что такое удалённая работа и кому она подходит

Что такое удалённая работа, все поняли в 2020 году, когда вынужденно заперлись по домам из-за пандемии COVID-19. С тех пор смысл фактически не менялся — разве что теперь можно работать не только из дома, но и из общественных мест.

Работать удалённо — значит выполнять свои рабочие обязанности, но без привязки к офису. Главное — наличие стабильного интернета, компьютера и связи, а место ты выбираешь самостоятельно: можно из дома, или в кафе, или на берегу моря. 

Что там по свежим данным и исследованиям:

Бытует мнение, что работодатели в России пытаются возвращать сотрудников в офис. Но рынок вакансий пока эту теорию не подтверждает. Публикуем свежую статистику портала SuperJob, которую опубликовала Российская газета:

Аналитики аккуратно отмечают, что спрос на работу из любой точки мира не падает, а на некоторых специалистов, наоборот, стремительно растёт. Вот какую статистику приводит РБК, ссылаясь на исследования сервиса «Авито Работа»:

Также РБК сообщает, ссылаясь на исследования, что каждый третий сотрудник, работающий удалённо, готов уволиться, если его попытаются вернуть в офис.

Держим в голове, что удалёнка подходит не всем: скажем очевидное и невероятное, но пока что нельзя представить работника завода, который точит детали из дома, или врача, который принимает пациентов на дому.

Кажется, что пока рановато говорить о том, что мы все вернёмся к той самой жизни, когда нужно обязательно в графике 5/2 ездить на работу в офис в час пик. На то есть свои причины.

Плюсы и минусы удалёнки

Мы могли бы сказать, что у удалённой работы есть только плюсы, но давай называть вещи своими именами: минусы тоже есть. Разберём отдельно для руководителей и сотрудников.

Для руководителя

Для сотрудника

Какие бывают форматы удалённой работы

Как мы уже выяснили, спрос растёт не только на полную удалёнку, но и на гибридный формат, который также набирает обороты и считается золотой серединой.

Разберём, какие ещё могут быть варианты для руководителей и сотрудников. Чтобы и рыбку съесть, и поработать продуктивно суметь.

Полностью удалённая модель

Работа и коммуникация между отделами и сотрудниками проходит в удалённом формате, а вопрос об аренде офиса вообще не стоит. С одной стороны, это удобно, а с другой — есть свои минусы и если не выстроить процессы как надо, то взамен продуктивности ты получишь хаос. 

Примерно так выглядит человек, который сидит на удалёнке пятый день подряд

Remote-first

Ты можешь ходить в офис, но это необязательно. Такая модель подразумевает изначально, что удалёнщики в приоритете, а ходить в офис — это твоё желание, если хочется сменить обстановку и выйти в люди. Вся коммуникация и рабочие встречи происходят всё равно в онлайн-формате. 

Гибридный формат

Ты ходишь в офис только в определённые дни два-три раза в неделю, а всё остальное время работаешь из дома. Формат идеально подойдёт тем, кто не может 24/7 находиться дома. Из плюсов: ты общаешься с людьми и погружаешься в рабочие процессы в офисе, а дома можешь работать, не отвлекаясь на походы в курилку или обсуждение последних новостей с коллегами. 

Обычно количество дней в офисе определяется по желанию. Ещё есть и такой вариант: ты работаешь в основном удалённо, но несколько раз в месяц нужно будет присутствовать на работе очно. Удобно, если, например, работа в Москве, а ты живёшь в Подмосковье. 

Распределённая команда по локациям и тайм-зонам

Когда работаешь из дома в России, а твой коллега подключается на созвон из Таиланда. Сотрудники работают удалённо и из любой точки земного шара. Из плюсов — не привязываясь к географии, проще найти ценного сотрудника.

Останется дело за малым — адаптировать работу под разницу часовых поясов, потому что такой формат подразумевает, что не все коллеги должны быть онлайн в одно и то же время. 

Этот вариант подойдёт для отделов, которые должны работать круглосуточно. Таким образом, можно построить сменный график без потери здорового сна для сотрудников. 

Удалёнка для отдельных функций или проектных ролей

Идеально для организаций, где работает больше 30 человек. В таком случае 80% сотрудников работает в офисе, а бухгалтерию, документооборот и маркетинг отдают удалёнщикам.

Таким образом работодатель повышает шансы найти крутого специалиста, не привязываясь к одному региону, а также экономит место в офисе, который не резиновый. Главное — грамотно расставить приоритеты: кто нужен в офисе, а кто справится с задачами из дома.

Этапы организации удалённой работы

Этот раздел мы создали и для руководителей, и для сотрудников. Первые смогут контролировать работу без микроменеджмента и нервотрёпки, вторые научатся самодисциплинироваться и работать самостоятельно, без лишних напоминаний о дедлайнах.

Этап 1: настройка коммуникаций в команде

Можно, конечно, общаться с коллегами в чате и содрогаться каждый раз, когда тебя тегнули, но зачем этот стресс, когда можно просто взять и перенести всю коммуникацию по рабочим вопросам в таск-менеджер? Так тебе будет проще ориентироваться в том, кто за что отвечает, и видеть, как идут дела по проекту.

Если всё ещё сомневаешься, то вот контрольный аргумент: задачи в чатах и сообщения часто могут потеряться в потоке. Если перенесёшь общение по работе в таск-менеджер, то уже никто не сможет отмазаться в стиле «Ой, прости, сообщение куда-то улетело».

Этап 2: внедрение системы управления задачами

Без чёткого планирования невозможно работать. Все задачи в голове не удержишь. Даже такая база, как планирование на листке бумаги, не спасёт в том случае, если только по одному проекту задач сотни. 

Чтобы уберечь себя от седых волос и дёргающегося глаза, нужно просто хотя бы попытаться начать планировать в таск-менеджере, который заточен под это.

Мы не говорим о методологиях управления проектами, потому что внедрить их не так просто. Но начать хотя бы расписывать задачи и делить их на более простые — по зубам каждому. Таким образом хаоса в голове станет в разы меньше, а работа станет системнее. Это мы гарантируем.

Этап 3: обеспечение технической инфраструктуры

Мы выше уже упомянули этот нюанс: некоторые крупные компании, в том числе и в России, предоставляют рабочую технику сотрудникам на удалёнке в зависимости от должности.

Например, работникам кол-центра обязательно нужно настроить телефонию и подключить наушники с микрофоном. Нужно быть готовым к тому, что придётся настраивать программы, раздавать доступы и иметь при себе технического специалиста, который в случае чего удалённо сможет подключиться к компьютеру сотрудников.

Этап 4: настройка процессов контроля и отчётности

Определись, каким образом ты будешь контролировать работу. Рабочие созвоны — это лишь верхушка айсберга, хотя и полезная вещь, чтобы спросить у конкретного сотрудника: «А что, собственно, сделано за сегодня?»

Но если в организации работает больше десяти человек, то тратить часы на онлайн-встречи как будто бы нецелесообразно. Поэтому проще выстроить понятные метрики, отслеживать выполненные задачи конкретного сотрудника в таск-менеджере. Ну а вообще, ты можешь не париться и зайти в сервис «Аналитика» в Weeek. Мы сделали его как раз на этот случай: чтобы можно было отследить вообще всю работу конкретного сотрудника вплоть до того, сколько времени у него уходит на одну задачу.

Этап 5: формирование базы знаний компании

Договорённость, которой не стоит пренебрегать. Полезна для онбординга удалённых сотрудников и не только. База знаний — это единое хранилище для всех важных документов компании: начиная от полезных инструкций и миссий, заканчивая документами по конкретному проекту.

Всё можно систематизировать и разложить по полочкам в Базе знаний WEEEK. Останется лишь кинуть ссылочку коллегам. Кстати, даже те, у кого нет доступа к рабочему пространству, смогут эти документы читать. 

Этап 6: построение корпоративной культуры на удалёнке

Один из самых сложных пунктов, который многие недооценивают. Если сотрудник работает не в офисе, то это не значит, что дома он просто пьёт кофе и делает вид, что у него много дел. 

Ситуацию усложняет тот факт, что если сотрудники разбросаны по всему миру, просто так не устроишь корпоратив или тимбилдинг. Но некоторые компании с этим справляются: например, из плюшек предлагают не только ДМС, но и компенсацию спорта и даже абонементы на массаж (ну, если ты, конечно, можешь себе это позволить).

Также тимбилдинги можно перенести в онлайн: например, несколько раз в месяц проводить звонки и играть в игры, общаться, устраивать тематические встречи и так далее.

Этап 7: мотивация и предотвращение выгорания

Выгореть на удалёнке очень легко, потому что стирается грань между работой и отдыхом. Но есть несколько вариантов решения: во-первых, установить чёткий график работы и принять тот факт, что писать коллеге в нерабочее время — это ужасно дурной тон.

Во-вторых, можно контролировать нагрузку. Один человек не в состоянии хорошо выполнить 10 сложных задач в день. Поэтому важно всегда отслеживать, не горит ли кресло у конкретного сотрудника, просто потому, что он взял на себя слишком много и не вывозит. 

Ты спросишь: как это сделать? Мы ответим: ну не спрашивать у каждого, как дела. Вместо этого можно открыть Загруженность в Weeek и увидеть реальную картину по нагрузке.

Этап 8: оценка эффективности удалённой работы

Думаем, что ты понимаешь, что можно работать восемь часов в день, но при этом ничего не сделать. Поэтому и вводят KPI — да, тот самый, про который говорят: «Достал уже».

Последнее, кстати, из-за того, что метрики применяются как попало или не имеют никакого отношения к реальности.

Как пошагово настроить удалённую работу в Weeek

Объясняем, как выстроить рабочие процессы на удалёнке в таск-менеджере, на примере Weeek. Потому что просто можем себе это позволить.

Шаг 1: создай единое рабочее пространство

Рабочее пространство — это то место, куда ты попадаешь после регистрации на сайте. В нём ты и команда видите свои задачи по проектам и чужие, если ты дашь доступ. Здесь получится отслеживать, как идёт работа, фильтровать задачи по исполнителям и дедлайнам, чтобы точно ничего не упустить.

Назови рабочее пространство так, как хочешь, например, «Наша компания»

Шаг 2: пригласи команду

Нажми на кнопку «Пригласить» или зайди в настройки и выбери «Пользователи». Ты можешь пригласить сотрудников по ссылке или отправить им приглашение на email.

Настрой роли — от этого будет зависеть, что конкретный сотрудник может делать в рабочем пространстве. От этой настройки зависит, сможет конкретный сотрудник случайно удалить задачу или нет. В Weeek есть четыре роли:

Шаг 3: создай проекты

Проекты позволяют разделять задачи разного содержания внутри одного рабочего пространства. В проектах удобно управлять работой с разными клиентами и заказчиками, отделами и командами компании, направлениями и объектами.

Нажми на «+» на панели сбоку и выбери «Создать проект» → назови его → нажми на «Создать».

Шаг 4: настрой доску задач

Перед тем как начать раскидывать задачи в проекте, определись, в каком виде тебе удобнее всего их отслеживать: в Weeek есть неделя, список, месяц, Канбан-доски и Гант. Их можно найти и поменять на верхней панели слева. А ещё ты можешь выбрать вид по умолчанию, если захочешь. Далее можно определиться с задачами.

У каждой задачи в карточке есть не только дедлайн, исполнитель, теги и приоритеты, но и описание, а также комментарии, в которых можно прояснить непонятные моменты. Таким образом ничего не потеряется и исполнителю не придётся скроллить ленту рабочего чата, чтобы найти нужную информацию.

Шаг 5: следи за нагрузкой команды

У нас есть функция Загруженность, где ты можешь следить за тем, кто перерабатывает, а кому, наоборот, не хватает задач. 

Проверить точку перегруза можно сразу на графике: наведи на столбик — и увидишь, на сколько превышена норма.

Шаг 6: собери базу знаний компании

База знаний — палочка-выручалочка, чтобы хранить всю информацию не абы где, а в одном месте. Здесь же можно прописать регламенты использования таск-менеджера, вести документы по клиентам и заводить приватные.

Шаг 7: пользуйся дополнительными инструментами, чтобы работать ещё продуктивнее

Пока все живут в 2026-м, перейди на новый уровень — продемонстрируй команде медитации Weeek, которые мы бережно продумали вместе с психологами для тех случаев, когда надо выдохнуть, успокоиться и взять себя в руки. Пять минут подышали — и погнали дальше покорять новые вершины. Также есть встроенный помодоро-таймер для продуктивной работы.

Инструменты находятся там же, где и сервисы, только чуть ниже.

Какие принципы обеспечивают стабильность удалённой работы

Асинхронность как стандарт, созвоны — исключение

Асинхронность значит, что сотрудники в состоянии сами принимать решения, особенно когда работают в разных часовых поясах и нет времени часами ждать ответа на вопрос, который можно прояснить самостоятельно.

Ремарка: асинхронность — это не просто. Нужен достаточный уровень дисциплины и самоорганизованности, чтобы работать по такому принципу.

Решения и договорённости — только письменно

Помним, что на словах ничего не решается, потому что в потоке задач что-то обязательно забудется, и это не зависит от того, насколько развита память. Одна из причин, зачем нужно всё планировать и вести базу знаний с ответами на все насущные вопросы.

Оцениваем по результату, а не по присутствию

Можно весь день быть в онлайне, но сделать лишь 10% задач, придумывая отмазки в стиле «Вырубился интернет» и прочее. Так не работает, если уж решили дать свободу сотрудникам, то это не значит, что нужно всё пускать на самотёк. Поэтому так важно внедрять KPI или другие метрики, которые помогут отслеживать работу сотрудника, чтобы похвалить или пожурить.

Внедряем понятный цикл работы

Система решает всё: если её нет, то никакие крутые инструменты тайм-менеджмента не спасут проекты от хаоса. Поэтому сначала выстраиваем то, каким образом команда будет работать над проектом: прописываем концепцию проекта, план работ, делим его на этапы, прописываем детально задачи, подзадачи, описания, теги, приоритеты, дедлайны и назначаем исполнителей. А после уже всё остальное. 

Контролируем доступ

Не всем сотрудникам нужны доступы к определённым проектам. В этом случае их можно настроить в WEEEK. Более того, ты можешь выделить отдельное рабочее пространство для себя и сделать его приватным.

Не допускаем выгорания: нагрузка, отдых, границы

Священные правила, которые ты можешь скопировать в отдельный документ, распечатать и повесить над рабочим местом:

Мудрые знают: чтобы не допустить перегруза, нужно просто зайти в Загруженность в Weeek и оценить ситуацию. Ничего нагляднее ещё пока не придумали.

Чек-лист действий для руководителя

Итак, если ты хочешь перевести сотрудников на дистант, то вот небольшой итоговый чек-лист, который поможет проконтролировать процесс:

Вот и всё! Лови сердечко и помни: те, кто читают наш блог, становятся богами планирования по умолчанию.

Щелкай задачи на раз-два

Задачи™ — созданы для классного таск-менеджмента

Документы на стероидах

База знаний™ — создана для документов и совместного чего-то там

Воронки продаж без ворон

CRM™ — создана для продаж и ведения бизнеса

Зарегистрироваться